v. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2.1 Tìm hiểu hoạt động thanh toán quốc tế tại chi nhánh Tân Bình
So với các Ngân hàng khác, hoạt động TTQT của Ngân hàng Bưu điện Liên Việtcó sự khác biệt. Hoạt động TTQT của Ngân hàng được thực hiện không chỉ ở riêng từng chi nhánh mà còn có sự tham gia của phòng TTQT thuộc Hội sở Ngân hàng tại TP.HCM. Cũng có thể nói hoạt động TTQT của Ngân hàng Liên Việt được thực hiện tập trung tại Hội sở
Hội sở của Ngân hàng là nơi kiểm tra, giám sát, cung cấp những thông tin liên quan, lưu trữ hồ sơ và thu thập số liệu kết quả kinh doanh. Ngoài ra, cũng như là nơi đưa ra nhưng văn bản, quyết định, tư vấn hổ trợ… nhằm mục đích hổ trợ cho các bộ phận TTQT của các chi nhánh hoạt động hiệu quả
Bộ phận TTQT của Ngân hàng Bưu điện Liên Việt chi nhánh quận Tân Bình trực thuộc vào phòng Khách hàng. Phòng Khách hàng được thành lập ngay khi chi nhánh chính thức đi vào hoạt động và là một bộ phận chủ chốt, đóng góp rất nhiều vào thành công chung của chi nhánh trong những năm qua. Hiện nay, phòng Khách hàng bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và các nhân viên. Riêng về hoạt động TTQT, phòng Khách hàng của chi nhánh đã thành lập 1 tổ riêng phụ trách các nghiệp vụ liên quan. Tổ TTQT này gồm 3 thành viên.
Chức năng và nhiệm vụ chính của tổ TTQT này là: Trực tiếp giao dịch, tư vấn đối, trao đổi với Khách hàng về các nghiệp vụ phát sinh; tiến hành thực hiện các nghiệp vụ TTQT phát sinh trên cơ sở chịu trách nhiệm về các hành động, quyết định của mình cũng như dựa theo nhu cầu phát sinh của Khách hàng tại chi nhánh về các nghiệp vụ TTQT đó. 2.2.1.2 Kết quả hoạt động thanh toán quốc tế hiện nay tại chi nhánh Tân Bình
Bảng 2.3 Số liệu tình hình doanh thu từ hoạt động dịch vụ tại chi nhánh Tân Bình Đơn vị tính: tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 So sánh 2012-2013 So sánh 2013-2014
Tuyệt đối Tương đối
(%) Tuyệt đối Tương đối (%) Chuyển tiền 0.7 1.0 1.4 0.3 42.9% 0.4 40% Nhờ thu 0.5 0.7 0.9 0.2 40.0% 0.2 28.6% Tín dụng chứng từ 1.1 1.5 2.2 0.4 36.4% 0.7 46.7% Tổng doanh thu TTQT 2.3 3.2 4.5 0.9 39.1% 1.3 40.6% Tổng doanh thu TTQT 2.3 3.2 4.5
Tổng doanh thu chi nhánh 49.8 58.1 69.8
% doanh thu TTQT 4.6% 5.5% 6.5%
Biểu đồ 2.2 Doanh thu từ hoạt động dịch vụ tại chi nhánh Tân Bình từ 2012 -2014
Nhận xét:
Qua biểu đồ và bảng số liệu trên cho thấy doanh thu tăng liên tục qua các năm từ 2.3 (2012) tăng 0.9 tỷ đồng lên 3.2 tỷ đồng (2013). Và từ 3.2 tỷ đồng (2013) tăng 1.3 tỷ đồng lên 4.5 tỷ đồng (2014). Cụ thể như sau:
Hoạt động chuyển tiền
Giai đoạn 2012-2013 tăng 0.3 tỷ đồng từ 0.7 tỷ đồng năm 2012 lên 1 tỷ đồng năm 2013 tức là tăng 42.9%
Giai đoạn 2013-2014 tăng 0.4 tỷ đồng từ 1 tỷ đồng năm 2012 lên 1.4 tỷ đồng năm 2014 tức là tăng 40%
Hoạt động nhờ thu
Giai đoạn 2012-2013 tăng 0.2 tỷ đồng từ 0.5 tỷ đồng năm 2012 lên 0.7 tỷ đồng năm 2013 tức là tăng 40%
Giai đoạn 2013-2014 tăng 0.2 tỷ đồng từ 0.7 tỷ đồng năm 2012 lên 0.9 tỷ đồng năm 2014 tức là tăng 28.6%
Hoạt động tín dụng chứng từ
Giai đoạn 2012-2013 tăng 0.4 tỷ đồng từ 1.1 tỷ đồng năm 2012 lên 1.5 tỷ đồng năm 2013 tức là tăng 36.4% 0 0.5 1 1.5 2 2.5 2012 2013 2014
Biểu đồ kết quả kinh doanh các nghiệp vụ TTQT tại chi nhánh Tân Bình năm 2012 đến 2014 - đơn vị tính: tỷ đồng
Giai đoạn 2013-2014 tăng 0.7 tỷ đồng từ 1.5 tỷ đồng năm 2012 lên 2.2 tỷ đồng năm 2014 tức là tăng 46.7%
Việc doanh số tăng liên tục như vậy là một tín hiệu đáng mừng cho chi nhánh, chứng tỏ các hoạt động thanh toán quốc tế vẫn đang phát triển. Trong đó, hoạt động tín dụng chứng từ đóng góp vào mức doanh số cao nhất, tiếp đến là hoạt động chuyển tiền. Tuy rằng tỷ lệ phần trăm doanh thu TTQT đóng góp vào doanh thu chung của toàn chi nhánh là không lớn (4.6% năm 2012, 5.5% năm 2013, 6.5% năm 2014) nhưng tỷ lệ phần trăm đóng góp vào doanh thu chung này đang ngày càng lớn dần. Điều này càng khẳng định thêm một lần nữa là các hoạt động TTQT tại chi nhánh đang ngày một phát triển
2.2.2 Nghiệp vụ tín dụng chứng từ nhập khẩu tại chi nhánh Tân Bình 2.2.2.1 Sơ đồ quy trình thực hiện 2.2.2.1 Sơ đồ quy trình thực hiện
Ở nghiệp vụ tín dụng chứng từ này, Ngân hàng đóng vai trò là Ngân hàng phát hành L/C quy trình thực hiện được chia làm 3 giai đoạn như sau:
Sơ đồ 2.3 Thực tế quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ nhập khẩu
Nơi thực hiện Bước Quy trình
Giai đoạn 1
Chi nhánh Ngân hàng Bưu điện Liên Việt
1 Tư vấn nghiệp vụ cho Khách hàng có nhu cầu mở L/C
2 Tiếp nhận hồ sơ từ người yêu cầu mở L/C
3 Kiểm tra thông tin trên phiếu đề nghị mở L/C và trình duyệt yêu cầu phát hành L/C
4
Đăng nhập Flexcube, nhập nội dung yêu cầu mở L/C của Khách hàng và hồ sơ liên quan để gửi lên phòng TTQT tại hội sở
Giai đoạn 2
phòng TTQT Hội sở Ngân hàng Bưu điện Liên Việt
5 Thông báo cho phía Ngân hàng bên nhà xuất khẩu L/C đã được mở.
6
Nhận, kiểm tra và kết luận về tính hợp lệ của bộ chứng từ ngân hàng phía nhà xuất khẩu.
7 Ra công văn chỉ thị gửi về chi nhánh
Giai đoạn 3
Chi nhánh Ngân hàng Bưu điện Liên Việt
8 Xin ý kiến Khách hàng là nhà nhập khẩu và tiến hành thanh toán theo công văn chỉ đạo
9 Ký hậu vận đơn (nếu có) và hoàn tất thủ tục khác.
2.2.2.2 Các bước thực hiện
Giai đoạn 1: Tiến hạnh tại chi nhánh Ngân hàng
- Nhân viên tổ TTQT có trách nhiệm tư vấn và hướng dẫn người yêu cầu phát hành L/C đầy đủ, chi tiết các điều kiện, hồ sơ, thủ tục phát hành L/C theo quy định hiện hành liên quan đến nghiệp vụ L/C nhập khẩu khi người yêu cầu phát hành L/C có nhu cầu.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ từ người yêu cầu phát hành L/C.
- Nhân viên tổ TTQT tiếp nhận hồ sơ từ người yêu cầu phát hành L/C theo quy định. Hồ sơ gồm có:
Đơn yêu cầu mở L/C (theo mẫu của LienVietBank).
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu (đối với Doanh nghiệp giao dịch lần đầu).
Hợp đồng ngoại thương hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng.
Giấy phép nhập khẩu của Bộ quản lý chuyên ngành đối với hàng nhập khẩu có điều kiện.
Hồ sơ đề nghị vay vốn (đối với L/C phát hành bằng vốn vay). Hợp đồng mua bán ngoại tệ (theo mẫu của LienVietBank). - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ theo quy định tại thủ tục này.
- Đóng dấu, ký nhận trên Giấy đề nghị phát hành L/C và ghi rõ ngày giờ nhận, tên người nhận, ký nhận.
Bước 3: Kiểm tra thông tin trên phiếu đề nghị mở L/C và trình duyệt yêu cầu phát hành L/C.
- Các nội dung kiểm tra gồm có: hồ sơ pháp lý của Khách hàng, Tiền để ký quỹ và để thu các khoản phí trong tài khoản Khách hàng.
Nếu Khách hàng ký quỹ 100%, nhân viên tổ TTQT phòng Khách hàng sẽ tiến hành lập phiếu hạch toán và gửi hồ sơ lên hội sở. Hồ sơ bao gồm: phiếu đề nghị mở L/C của Khách hàng, Phiếu đề nghị mở L/C của chi nhánh, Hợp đồng ngoại thương, Các chứng từ pháp lý khác tùy từng trường hợp cụ thể:
Nếu Khách hàng không ký quỹ 100%, nhân viên tổ TTQT phòng Khách hàng sẽ thẩm định khả năng tài chính của Khách hàng và lập tờ trình cho vay Khách
hàng. Sau đó sẽ gửi hồ sơ lên hội sở giống như trên nhưng kèm theo thêm quyết định cho vay.
Lưu ý: Việc lập Tờ trình thẩm định Khách hàng và trình duyệt phát hành L/C thực hiện theo quy định hiện hành.
- Trên Tờ trình thẩm định Khách hàng phải thể hiện rõ những nội dung sau:
Loại L/C (trả ngay, trả chậm bao nhiêu ngày, xác nhận, chuyển nhượng, L/C cho phép đòi tiền bằng điện/ Thư…).
Trị giá L/C.
Dung sai (nếu có). Số tiền ký quỹ.
Hợp đồng ngoại thương (số và ngày).
Cảng đi, cảng đến, mặt hàng nhập khẩu, người thụ hưởng. Hình thức đảm bảo, nếu:
Tín chấp: ghi rõ “Tín chấp”.
Đảm bảo bằng hạn mức tín dụng: ghi rõ “đảm bảo bằng hạn mức vay/ bảo lãnh/…” .
Đảm bảo bằng tài sản bảo đảm: ghi rõ “tài sản đảm bảo là … (mã tài sản…), tỷ lệ đảm bảo …” .
- L/C sẽ được phát hành trong thời gian sớm nhất kể từ khi Khách hàng gửi bộ hồ sơ đầy đủ. Thông thường là dưới 2 ngày làm việc.
Bước 4: Đăng nhập Flexcube, nhập nội dung yêu cầu mở L/C của Khách hàng và hồ sơ liên quan để gửi lên phòng TTQT tại hội sở.
- Nhân viên tổ TTQT tiến hành đăng nhập vào phần mềm Flexcube để tiến hành nhập dữ liệu, scan/fax hồ sơ phát hành L/C của Khách hàng lên phòng TTQT tại Hội sở. Cách nhập nội dung như sau:
- Tại giao diện chính của phần mềm Flexcube, chọn giao dịch phát hành L/C, chọn mã sản phẩm và chọn loại L/C
- Nhập vào số tiền, loại tiền tệ, ngoại tệ, phần trăm dôi dư (tolerance) và ngày tháng (ngày phát hành, ngày có hiệu lực, ngày hết hạn của L/C, …)
Tại ô Parties, nhập vào các thông tin của người yêu cầu phát hành L/C và thông tin của người thụ hưởng
Tại ô Ship/Docs nhập vào thông tin các chứng từ yêu cầu và thông tin của hành trình (ngày và địa điểm đến, đi, xếp hàng, dở hàng, chuyển hàng từng phần, chuyển tải,…) và mô tả hàng hóa.
Nhập tỷ giá quy đổi, Chọn các mức phí dựa vào biểu phí đã được công bố để tính phí cho Khách hàng, Thu phí VAT
Kiểm tra lại số phí đã in ra, công tác phòng chống rửa tiền nếu không có ghi vấn thì tiến hành lưu lại
Scan/ fax các hồ sơ có liên quan
Giai đoạn 2: được thực hiện tại phòng TTQT tại Hội sở
Bước 5: Thông báo cho phía Ngân hàng bên nhà xuất khẩu L/C đã được mở
- Sau khai nhận được hồ sơ và dữ liệu từ chi nhánh, nhân viên phòng TTQT quốc tế thông báo cho bên phía nhà xuất khẩu và ngân hàng cùa họ về việc L/C đã được mở
- Bước 6: Nhận, kiểm tra và kết luận tính hợp lệ của bộ chứng từ ngân hàng phía nhà xuất khẩu.
- Sau khi nhận được bộ chứng từ, phòng TTQT tại Hội sở sẽ kiểm tra theo đúng các quy định, nguyên tắc cần tuân thủ của L/C.
- Hội sở sẽ ra thông báo về tính hợp lệ và bất hợp lệ của bộ chứng từ Bước 7: Ra công văn chỉ thị về chi nhánh về kết quả kiểm tra.
- Sau khi kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ và lưu trữ hồ sơ tại Hội sở để tiện cho việc kiểm tra theo dõi. Phòng TTQT tại hội sở thông báo về cho chi nhánh để nhân viên tổ TTQT của chi nhánh đến nhận bộ chứng từ.
Giai đoạn 3: Thực hiện tại chi nhánh Ngân hàng Bưu điện Liên Việt
Bước 8: Xin ý kiến Khách hàng là nhà nhập khẩu và tiến hành thanh toán theo công văn chỉ đạo
- Nhân viên tổ TTQT nhận chứng từ, thông báo cho Khách hàng và xin ý kiến của Khách hàng để tiến hành việc thanh toán
- Nếu bộ chứng từ hợp lệ, bắt buộc Khách hàng phải thanh toán trong thời gian hiệu lực theo quy định
- Nếu bộ chứng từ bất hợp lệ và Khách hàng chấp nhận thanh toán thì vẫn sẽ thanh toán bình thường. Trường hợp Khách hàng không đồng ý thanh toán thì sẽ có 2 trường hợp xảy ra tùy vào ý kiến của Khách hàng:
Giữ bộ chứng từ chờ chỉ thị trong khi Hội sở sẽ điện thông báo phía ngân hàng nước ngoài để bổ sung hoàn thiện bộ chứng từ. Sau đó, sẽ tiến hành thanh toán bình thường
Hoàn trả lại bộ chừng từ cho phía nhà xuất khẩu. Bước 9: Ký hậu vận đơn (nếu có) và hoàn tất thủ tục khác
- Sau khi Khách hàng thanh toán, nhân viên tổ TTQT phòng Khách hàng sẽ ký hậu vận đơn (nếu có) và giao bộ chứng từ cho Khách hàng để họ đi nhận hang. - Hoản thiện các thủ tục khác để kết thúc nghiệp vụ.
Lưu ý về việc tu chỉnh L/C và hủy L/C
Việc hủy và tu chỉnh L/C có thể xuất phát từ người xuất khẩu hoặc ngân hàng mở L/C và phải thõa mãn các điều kiện: còn trong thời gian hiệu lực của L/C, được thực hiện bằng văn bản, kết quả cuối cùng phải có sự xác nhận của ngân hàng mở L/C.
2.2.3 Nghiệp vụ tín dụng chứng từ xuất khẩu tại chi nhánh Tân Bình 2.2.3.1 Sơ đồ quy trình thực hiện 2.2.3.1 Sơ đồ quy trình thực hiện
Nghiệp vụ tín dụng chứng từ xuất khẩu chủ yếu được thực hiện ở phòng thanh toán quốc tế tại hội sở Ngân hàng Bưu điện Liên Việt và thường được chia làm 3 giai đoạn với sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.4 Thực tế quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ xuất khẩu
2.2.3.2 Các bước thực hiện
Giai đoạn 1: tiếp nhận và xử lý L/C từ ngân hàng phát hành
Ngân hàng tiếp nhận L/C gốc từ phía ngân hàng phát hành L/C, kiểm tra tính xác thực của L/C để đảm bảo L/C không phải là chân thực.
Giai đoạn 2: thông báo L/C cho nhà xuất khẩu và nhận, xử lý bộ chứng từ
Sau khi tiếp nhận L/C từ phía ngân hàng mở L/C, ngân hàng tiến hành thông báo cho nhà xuất khẩu qua điện thoại và giao L/C cho nhà xuất khẩu để họ tiến hành kiểm tra đối chiếu về các điều khoản so với hợp đồng đã ký kết. Lưu ý rằng, bản gốc L/C hoặc L/C sửa đổi sẽ được giao trực tiếp cho khách hàng tại hội sở hoặc qua dịch vụ Bưu điện. Nếu có sai sót thì nhà xuất khẩu phản hồi lại với ngân hàng để tiến hành thông tin sang phía nhà nhập khẩu yêu cầu sửa đổi L/C.
Nếu không sai sót thì nhân viên phòng thanh toán quốc tế sẽ tiến hành thu phí dịch vụ từ phía khách hàng, tiếp nhận và kiểm tra sự phù hợp của bộ chứng từ và trình lãnh đạo ký duyệt.
Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu chiết khấu bộ chứng từ thì phòng thanh toán quốc tế sẽ lập tờ trình gửi lãnh đạo ký duyệt dưới hình thức chiết khấu có truy đòi: ngân hàng thực hiện chiết khấu bộ chứng từ nhưng có quyền thu lại tiền chiết khấu, lãi chiết khấu và các chi phí liên quan khác trong trường hợp không nhận được tiền từ ngân hàng nước ngoài. Lưu ý: nhà xuất khẩu có thể xuất trình bộ chứng từ tại bất cứ chi nhánh phòng giao dịch nào trong cả nước để tiến hành chiết khấu.
Giai đoạn 3: gửi bộ chứng từ sáng phía nhà nhập khẩu, thanh toán và đóng hồ sơ.
giai đoạn 1: tiếp nhận và xử lý L/C từ ngân hàng phát
hành
giai đoạn 2: thông báo L/C cho nhà xuất khẩu và nhận
bộ chứng từ
giai đoạn 3: gửi bộ chứng từ sang phía
nhà nhập khẩu, thanh toán và đóng
Sau khi tiếp nhận bộ chứng từ, ngân hàng sẽ gửi bộ chứng từ sang phía ngân hàng phát hành L/C để nhận thanh toán và thanh toán lại cho nhà xuất khẩu. Theo dõi và rà soát lại việc thanh toán để ghi nhận lại số liệu và đóng hồ sơ.