Quy trỡnh ỏp dụng nghiệp vụ thanh toỏn nhờ thu tại cỏc ngõn

hàng thương mại

Tại cỏc ngõn hàng khỏc nhau thỡ cú những quy định riờng về quy trỡnh thực hiện nghiệp vụ thanh toỏn nhờ thu nhưng nhỡn chung đều tuõn theo những bước cơ bản sau:

* Nhờ thu nhập khẩu

- Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ thanh toỏn quốc tế - nhờ thu

Ngõn hàng thương mại tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu quốc tế (gồm cả nhờ thu trơn và nhờ thu kốm chứng từ) do hệ thống ngõn hàng và cỏc tổ chức tớn dụng gửi đến, nhiều khi trường hợp đặc biệt cú thể do khỏch hàng ủy thỏc gửi đến trực tiếp với mục đớch nhờ thu số tiền liờn quan đến chứng từ

Sau khi nhận được bộ chứng từ nhờ thu nhập khẩu, ngõn hàng cú trỏch nhiệm cụ thể như sau:

+ Kiểm tra lệnh nhờ thu và cỏc thụng tin trờn lệnh của người gửi chứng từ để đảm bảo lệnh nhờ thu cung cấp cỏc chỉ dẫn một cỏch chớnh xỏc, đầy đủ và toàn diện như tờn, địa chỉ của người thanh toỏn, người gửi chứng từ, cỏc chỉ dẫn và hướng dẫn thanh toỏn phải đảm bảo tớnh chất rừ ràng.

70

+ Ngõn hàng chỉ được phộp thực hiện cỏc thao tỏc thanh toỏn quốc tế theo đỳng những hướng dẫn cụ thể trong lệnh nhờ thu đưa ra.

+ Nếu chỉ dẫn nhờ thu cú phần nào đú khụng rừ ràng, mập mờ hoặc do một nguyờn nhận nào đú khụng thể thực hiện được thỡ ngõn hàng phải nhanh chúng tỡm cỏch bỏo ngay cho bờn gửi chứng từ nhờ thu quốc tế.

+ Ngõn hàng khụng cú trỏch nhiệm kiểm tra nội dung của bất cứ chứng từ nào cú liờn quan đến chứng từ nhờ thu, tuy nhiờn trước khi cú ý định thụng bỏo hoặc gửi chứng từ cho người trả tiền thanh toỏn viờn phải đối chiếu về mặt số lượng và loại chứng từ thực tế nhận được với bảng liệt kờ chứng từ của người lập lệnh nhờ thu, nếu phỏt hiện xuất hiện bất cứ sự khỏc biệt hoặc thiếu mất chứng từ so với liệt kờ phải lập tức bỏo ngay cho bờn gửi chứng từ

- Thụng bỏo nhờ thu và xử lý chứng từ

Sau khi nhận được thụng tin và kiểm tra số lượng, loại chứng từ nhờ thu như quy định trờn, ngõn hàng tiến hành lập thụng bỏo nhờ thu gửi cho khỏch hàng - người cú trỏch nhiệm thanh toỏn hay chấp nhận thanh toỏn như chỉ dẫn trong lệnh nhờ thu đú. Ngõn hàng chỉ giao chứng từ cho khỏch hàng khi nhận đủ số tiền phải thanh toỏn cho người thụ hưởng (đối với chứng từ nhờ thu thanh toỏn ngay D/P) hoặc nhận được sự chấp nhận thanh toỏn (đối với chứng từ nhờ thu chấp nhận D/A). Quỏ trỡnh nhận thụng bỏo nhờ thu và nhận tiền thanh toỏn, nếu cú những vướng mắc cần trao đổi, ngõn hàng trực tiếp liờn lạc với người gửi chứng từ thụng qua phương thức thụng tin thớch hợp như thư, telex, cable hoặc thụng qua tập tin MB99 trờn mạng thanh toỏn của ngõn hàng đú.

- Thanh toỏn, chấp nhận

Khi nhận được số lượng tiền chuyển đến, ngõn hàng sẽ nhanh chúng phải thanh toỏn ngay cho người thụ hưởng theo đỳng chỉ dẫn của lệnh nhờ thu

71

trờn cơ sở trớch tài khoản, điều chuyển vốn theo đỳng quy trỡnh thanh toỏn nhờ thu quốc tế hiện hành của ngõn hàng thương mại đú.

Khi nhận được sự chấp nhận thanh toỏn của người trả tiền, ngõn hàng phải thụng bỏo cho người gửi chứng từ sự chấp nhận trả tiền thụng qua Telex hoặc thụng qua tập tin MT99 trong mạng thanh toỏn của ngõn hàng đú.

* Nhờ thu xuất khẩu

- Tiếp nhận và xử lý chứng từ

Ngõn hàng nhận chứng từ nhờ thu của khỏch hàng ủy thỏc, sau khi kiểm tra thỡ gửi bộ chứng từ kốm theo chỉ dẫn thanh toỏn đến Ngõn hàng của người trả tiền theo đỳng thụng lệ quốc tế theo phương thức chuyển tiền phỏt nhanh qua bưu điện, chỉ dẫn đũi tiền tiếp theo đú sẽ được chuyển vào tài khoản NOSTRO của ngõn hàng tại phớa bờn nước ngoài

- Xử lý thụng tin trong quỏ trỡnh thanh toỏn

Trong quỏ trỡnh chờ thanh toỏn, nếu ngõn hàng cú nhận được bất cứ thụng tin nào về tỡnh trạng bộ chứng từ đều phải cõn nhắc xem xột kỹ lưỡng cỏc thụng tin, đối chiếu với hồ sơ lưu hoặc liờn hệ với người thụ hưởng để cú biện phỏp xử lý phự hợp, trong trường hợp cần thiết phải tra soỏt trực tiếp tra telex hoặc tập tin MB99 mà ngõn hàng chuyển đến Ngõn hàng nhận chứng từ

- Thụng bỏo thanh toỏn và chấp nhận thanh toỏn

Khi nhận được thụng bỏo thanh toỏn (D/P) hoặc chấp nhận thanh toỏn (D/A) từ Ngõn hàng nước ngoài đó nhận chứng từ, Ngõn hàng cú trỏch nhiệm thụng bỏo cho người thụ hưởng số tiền được thanh toỏn, chấp nhận thanh toỏn và cỏc khoản phớ dịch vụ liờn quan đến nghiệp vụ nhờ thu tại nước ngoài hay phớ dịch vụ thanh toỏn trong nước cần thu tiếp.

Sau đõy một số quy trỡnh ỏp dụng thực tế thực hiện nghiệp vụ thanh toỏn nhờ thu tại một số ngõn hàng thương mại:

72

(a) Tại Ngõn hàng Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Việt Nam (Agribank):

* Quy trỡnh nhờ thu hàng nhập

1. Tiếp nhận chứng từ: Thanh toỏn viờn kiểm tra tờn và địa chỉ Ngõn

hàng được ủy nhiệm nhờ thu trờn thư nhờ thu, đảm bảo chứng từ được gửi đỳng địa chỉ.

2. Kiểm tra chứng từ bao gồm:

- Kiểm tra tờn, địa chỉ của khỏch hàng nhận nhờ thu;

- Kiểm tra số lượng từng loại chứng từ so với liệt kờ chứng từ ghi trờn thư nhờ thu. Nếu chứng từ bị thiếu, phải điện bỏo ngay cho Ngõn hàng gửi nhờ thu;

- Kiểm tra chỉ thị nhờ thu, hỡnh thức nhờ thu trờn thư nhờ thu. Nếu chỉ thị khụng rừ ràng, khụng dẫn chiếu URC 522, hỡnh thức nhờ thu khụng được thực hiện thỡ Chi nhỏnh sẽ điện thụng bỏo ngay cho Ngõn hàng gửi nhờ thu và

ghi rừ: "Chỳng tụi đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của quý Ngõn hàng,

trong vũng 10 ngày làm việc kể từ ngày điện nếu khụng nhận được sự trả lời, chỳng tụi sẽ trả lại chứng từ cho quý Ngõn hàng sau khi quý Ngõn hàng đó thanh toỏn cỏc phớ liờn quan" ;

- Lập 02 giấy bỏo nhờ thu hàng nhập theo mẫu quy định, 01 bản gửi khỏch hàng, 01 bản lưu hồ sơ nhờ thu;

- Chuyển giấy bỏo cựng toàn bộ chứng từ nhờ thu đến Phụ trỏch phũng trỡnh Lónh đạo ký duyệt;

- Nếu khỏch hàng từ chối nhận chứng từ do Chi nhỏnh gửi, thanh toỏn viờn sẽ thụng bỏo ngay cho Ngõn hàng gửi nhờ thu, nội dung thụng bỏo phải nờu rừ chờ chỉ thị và yờu cầu trả điện phớ thụng bỏo kốm cước phớ chuyển trả chứng từ.

73

3. Giao chứng từ nhờ thu và thụng bỏo chấp nhận thanh toỏn

- Nếu là nhờ thu D/A: Chi nhỏnh chỉ giao chứng từ cho khỏch hàng khi khỏch hàng cam kết trả tiền bằng văn bản theo giấy bỏo nhờ thu hàng nhận theo mẫu, hoặc ký chấp nhận thanh toỏn lờn hối phiếu vào ngày đỏo hạn.

+ Giao chứng từ cho khỏch hàng

+ Lập điện thụng bỏo cho Ngõn hàng gửi nhờ thu về việc chấp nhận trả tiền của người nhập khẩu, ngày trả tiền theo mẫu điện MT 412

+ Ba ngày trước khi đến hạn thanh toỏn, Chi nhỏnh nhắc khỏch hàng trả tiền. Khi khỏch hàng cú đề nghị thanh toỏn, Chi nhỏnh lập điện trả tiền theo mẫu và thu phớ theo quy định.

- Nếu là nhờ thu D/P: khi khỏch hàng cú đủ tiền để thanh toỏn bộ chứng từ nhờ thu hoặc đó hoàn thành thủ tục vay Chi nhỏnh sẽ thực hiện:

+ Yờu cầu khỏch hàng chấp nhận thanh toỏn trờn giấy bỏo nhờ thu hàng nhập theo mẫu

+ Giao chứng từ cho khỏch hàng, yờu cầu ký nhận.

+ Lập điện trả tiền MT 202, theo chỉ thị nhờ thu, trỡnh lónh đạo ký duyệt, thu phớ theo quy định hiện hành.

- Nếu là nhờ thu D/TC: quy trỡnh như nhờ thu D/A, chỉ khỏc là thanh toỏn viờn giao chứng từ cho khỏch hàng khi khỏch hàng xuất trỡnh giấy hứa trả tiền, thư cam kết biờn lai tớn thỏc do chớnh khỏch hàng lập.

* Nhờ thu hàng xuất khẩu

1. Tiếp nhận chứng từ nhờ thu: Thanh toỏn viờn tiếp nhận chứng từ do

khỏch hàng xuất trỡnh kốm Giấy yờu cầu gửi chứng từ nhờ thu cú đầy đủ chữ ký ủy quyền theo mẫu.

2. Kiểm tra chứng từ nhờ thu: Chi nhỏnh khụng cú trỏch nhiệm kiểm

tra nội dung chứng từ, nhưng cú thể xem xột một số điểm cú bản để lưu ý khỏch hàng nếu phỏt hiện cú sự khỏc biệt trờn chứng từ.

74

3. Tiến hành nhờ thu

- Nếu khỏch hàng khụng chỉ định ngõn hàng thu hộ, Chi nhỏnh sẽ chọn một ngõn hàng thớch hợp, cú mối quan hệ đại lý với Ngõn hàng.

- Nếu ngõn hàng nước ngoài từ chối thanh toỏn ngoài từ chối thanh toỏn chứng từ nhờ thu, Chi nhỏnh sẽ thụng bỏo ngay cho khỏch hàng và yờu cầu khỏch hàng cú ý kiến bằng văn bản về việc xử lý chứng từ.

4. Thanh toỏn kết quả nhờ thu: Khi nhận được thanh toỏn của ngõn

hàng nước ngoài, Chi nhỏnh bỏo Cú cho khỏch hàng sau khi đó khấu trừ số tiền chiết khấu và lói chiết khấu (nếu cú), thu phớ theo quy định hiện hành.

b) Tại Ngõn hàng TMCP Đụng Nam Á (Seabank)

* Quy trỡnh tiếp nhận và thụng bỏo nhờ thu nhập khẩu Bước 1: Tiếp nhận chứng từ và thụng bỏo cho khỏch hàng.

Chuyờn viờn, Quan hệ khỏch hàng, Chi nhỏnh tiếp nhận bộ chứng từ của ngõn hàng nước ngoài gửi đến nhờ thu, đúng dấu “RECEIVED” và lưu lại ngày giờ nhận, số AWB của đơn vị chuyển phỏt.

Chuyờn viờn, Thanh toỏn quốc tế, Chi nhỏnh lập giấy bỏo chứng từ nhờ thu hàng nhập và chuyển tới khỏch hàng.

Bước 2: Đề nghị phũng Thanh toỏn quốc tế-Trung tõm thanh toỏn đăng

ký nhờ thu nhập khẩu.

Chuyờn viờn, Thanh toỏn quốc tế, Chi nhỏnh lập Đề nghị đăng ký nhờ thu nhập khẩu và Bảng kờ luõn chuyển chứng từ, sau đú trỡnh lónh đạo chi nhỏnh phờ duyệt.

Chuyển hồ sơ về phũng Thanh toỏn quốc tế-Trung tõm thanh toỏn thụng qua sharepoint/fax.

Bước 3: Phũng Thanh toỏn quốc tế-Trung tõm thanh toỏn tiếp nhận hồ

sơ từ Chi nhỏnh và đăng ký trờn hệ thống T24.

Tiếp nhận hồ sơ đăng ký Nhờ thu do Chuyờn viờn Quan hệ khỏch hàng Chi nhỏnh chuyển lờn thụng qua scan.

75

Kiểm tra chứng từ nhờ thu.

Thụng bỏo lại cho Chi nhỏnh về tỡnh trạng hồ sơ nhận được.

Thực hiện nhập thụng tin bộ chứng từ nhờ thu vào hệ thống T24, đồng thời hạch toỏn thu phớ. Chuyển hồ sơ và giao dịch cho Kiểm soỏt viờn duyệt.

Bước 4: Duyệt cấp 1 bản ghi đăng ký giao dịch nhờ thu nhập khẩu. Bước 5: Duyệt cấp 2 bản ghi đăng ký nhờ thu nhập khẩu.

Bước 6: Lưu trữ và phõn phối chứng từ.

Lưu hồ sơ tại phũng Thanh toỏn quốc tế-Trung tõm thanh toỏn gồm: Hồ sơ đăng ký nhờ thu của Chi nhỏnh chuyển lờn, giấy bỏo chứng từ nhờ thu hàng nhập cú ý kiến của Khỏch hàng do chi nhỏnh chuyển lờn.

Lưu hồ sơ tại Chi nhỏnh gồm: Bộ chứng từ Nhờ thu nhận được từ Ngõn hàng nước ngoài, Đề nghị đăng ký nhờ thu nhập khẩu, Giấy bỏo chứng từ nhờ thu hàng nhập cú ý kiến của Khỏch hàng.

* Quy trỡnh từ chối thanh toỏn bộ chứng từ nhờ thu nhập khẩu Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra Đề nghị từ chối thanh toỏn nhờ thu nhập

khẩu từ khỏch hàng.

Bước 2: Đề nghị phũng Thanh toỏn quốc tế-Trung tõm thanh toỏn lập

điện từ chối thanh toỏn nhờ thu nhập khẩu.

Bước 3: Tiếp nhận Đề nghị từ chối thanh toỏn Nhờ thu nhập khẩu của

chi nhỏnh và lập điện từ chối thanh toỏn nhờ thu trờn SWIFT.

Bước 4: Duyệt cấp 1 điện từ chối thanh toỏn nhờ thu nhập khẩu. Bước 5: Duyệt cấp 2 điện từ chối thanh toỏn nhờ thu nhập khẩu. Bước 6: Nhận và thực hiện theo chỉ thị của Ngõn hàng nước ngoài. Bước 7: Lưu trữ và phõn phối chứng từ, bao gồm: Đề nghị từ chối

thanh toỏn nhờ thu nhập khẩu, Điện từ chối thanh toỏn nhờ thu, Cỏc chỉ thị của ngõn hàng nước ngoài (nếu cú).

76

* Quy trỡnh trả lại bộ chứng từ nhờ thu nhập khẩu

Bước 1: Nhận chỉ thị của Ngõn hàng nước ngoài và thụng bỏo cho

chi nhỏnh.

Bước 2: Thụng bỏo cho khỏch hàng chỉ thị của Ngõn hàng nước ngoài. Bước 3: Chuyển trả bộ chứng từ nhờ thu nhập khẩu cho Ngõn hàng

nước ngoài và đề nghị phũng Thanh toỏn quốc tế-Trung tõm thanh toỏn tất toỏn nhờ thu/thu phớ trờn T24.

Bước 4: Tất toỏn giao dịch nhờ thu nhập khẩu trờn T24 và làm điện

thụng bỏo cho Ngõn hàng nước ngoài trờn SWIFT.

Bước 5: Duyệt cấp 1 tất toỏn giao dịch nhờ thu nhập khẩu trờn T24 và

điện thụng bỏo trờn hệ thống SWIFT.

Bước 6: Duyệt cấp 2 tất toỏn giao dịch nhờ thu nhập khẩu trờn T24 và

điện thụng bỏo trờn hệ thống SWIFT.

Bước 7: Lưu trữ và phõn phối chứng từ. * Quy trỡnh thanh toỏn nhờ thu trả ngay

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thanh toỏn bộ chứng từ nhờ thu

nhập khẩu của khỏch hàng.

Bước 2: Kiểm tra nguồn tiền thanh toỏn và liờn hệ với phũng nguồn

vốn và kinh doanh ngoại tệ để thu xếp nguồn ngoại tệ bỏn cho khỏch hàng (nếu cú).

Bước 3: Phờ duyệt hồ sơ thanh toỏn ký hậu vận đơn (nếu cú).

Bước 4: Thực hiện hạch toỏn cỏc nguồn tiền vào tài khoản thanh toỏn

và giao chứng từ cho khỏch hàng.

Hạch toỏn bỏn ngoại tệ và giải ngõn tiền vay vào Tài khoản thanh toỏn (nếu cú). Lập phiếu giao nhận chứng từ nhờ thu nhập khẩu, phõn chia bộ chứng từ bàn giao cho khỏch hàng và bộ chứng từ ngõn hàng giữ lại.

Bước 5: Đề nghị phũng Thanh toỏn quốc tế-Trung tõm thanh toỏn thực

77

Bước 6: Phũng Thanh toỏn quốc tế-Trung tõm thanh toỏn tiếp nhận và

kiểm tra hồ sơ từ Chi nhỏnh.

Bước 7: Thực hiện soạn điện trờn hệ thống T24: Lập điện thanh toỏn

MT202 trờn hệ thống T24 và hạch toỏn thu phớ.

Bước 8: Duyệt cấp 1 điện thanh toỏn nhờ thu nhập khẩu. Bước 9: Duyệt cấp 2 điện thanh toỏn nhờ thu nhập khẩu.

Bước 10: Giỏm đốc Trung tõm thanh toỏn/Người được ủy quyền duyệt

giao dịch trờn SWIFT.

Vào mục “Authorize queue” của SWIFT để kiểm tra lần cuối và duyệt cỏc bức điện đó được P.TTQT-TTTT/NĐUQ duyệt cấp 2 trờn hệ thống T24. Chuyển hồ sơ tới Chuyờn viờn TTQT để thực hiện xuất điện ra file. pdf và lưu trữ hồ sơ.

Bước 11: Lưu trữ và phõn phối chứng từ. * Quy trỡnh chấp nhận nhờ thu trả chậm

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ chấp nhận thanh toỏn.

Bước 2: Ký hậu vận đơn (nếu cú) và Bàn giao bộ chứng từ nhờ thu

trả chậm.

Bước 3: Phờ duyệt hồ sơ chấp nhận thanh toỏn tại Chi nhỏnh.

Bước 4: Đề nghị phũng Thanh toỏn quốc tế-Trung tõm thanh toỏn thực

hiện chấp nhận thanh toỏn nhờ thu trả chậm.

Bước 5: Phũng Thanh toỏn quốc tế-Trung tõm thanh toỏn tiếp nhận và

kiểm tra hồ sơ chấp nhận thanh toỏn từ Chi nhỏnh.

Bước 6: Soạn điện chấp nhận thanh toỏn bộ chứng từ nhờ thu trả chậm

trờn SWIFT.

Bước 7: Duyệt cấp 1 điện chấp nhận thanh toỏn bộ chứng từ nhờ thu

trả chậm trờn SWIFT.

Bước 8: Duyệt cấp 2 điện chấp nhận thanh toỏn bộ chứng từ nhờ thu

78

Bước 9: Giỏm đốc Trung tõm thanh toỏn/Người được ủy quyền duyệt

điện trờn hệ thống SWIFT.

Bước 10: Theo dừi hạn thanh toỏn.

Bước 11: Lưu trữ và phõn phối chứng từ. 3.1.5. Một số rủi ro xảy ra trong thực tiễn

3.1.5.1. Cỏc rủi ro tiềm ẩn khi chọn phương thức thanh toỏn nhờ thu.

Cỏc doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia thương mại quốc tế thường khụng lường trước được những vấn đề rủi ro khi kớ kết hợp đồng với cỏc đối tỏc nước ngoài vỡ cả những nguyờn nhõn chủ quan và khỏch quan.