Vì doanh nghiệp không sử dụng tài khoản 6422 “chi phí quản lý doanh nghiệp” trong việc hạch toán chi phí quản lý kinh doanh mà doanh nghiệp chỉ sử dụng tài khoản 6421 “chi phí bán hàng” để hạch toán nên phần này em chỉ phân tích cụ thể chi phí bán hàng. Bảng 4.9 Tình hình biến động chi phí bán hàng từ 2011-2013 Đơn vị tính: ngàn đồng 2011 2012 2013 Chênh lệnh 2012/2011 Chênh lệnh 2013/2012 Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ (ngàn đồng) (%) (ngàn đồng) (%) Lƣơng nhân viên 259.200 300.900 300.900 41.700 16,09 0 0 Dịch vụ mua ngoài 56.125 78.940 76.990 22.815 40,65 (1.950) (2,47) VPP, TTB 166.605 136.446 12.841 (30.159) (18,10) (123.605) (90,59) Quà tặng, quảng cáo 89.402 17.480 71.573 (71.922) (80,45) 54.093 309,45 Khác 19.562 3.000 3.500 (16.562) (84,66) 500 16,67
Nguồn: Tổng hợp từ những sổ sách kế toán của doanh nghiệp
Qua bảng 4.9 tình hình biến động chi phí bán hàng qua 3 năm từ năm 2011-2013 ta thấy có sự biến động tăng giảm rõ rệt giữa các loại chi phí trong chi phí bán hàng.
- Đầu tiên là sự chênh lệch giữa chi phí lƣơng nhân viên vào năm 2012 so với năm 2011. Do đầu năm 2012 doanh nghiệp tuyển thêm 2 nhân viên bán hàng nên phần chi phí lƣơng nhân viên bán hàng năm 2012 tăng 41.700 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 16,09%. Đến năm 2013 khi số lƣợng nhân viên đã đủ và ổn định nên phần chi phí lƣơng nhân viên của năm này không có phát sinh tăng thêm hay giảm xuống nữa.
- Tiếp theo là phần chi phí dịch vụ mua ngoài, năm 2012 chi phí này tăng 22.815 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 40,65% so với năm 2011. Năm 2012 và 2013 dịch vụ sửa chữa bảo trì xe gắn máy cho khách hàng diễn ra nhiều, làm cho số tiền điện phải trả vì sử dụng các thiết bị máy móc cũng tăng theo, bên cạnh đó tiền phí chuyển phát nhanh chứng từ cũng tăng làm cho chi phí dịch vụ mua ngoài của doanh nghiệp năm 2012 tăng 22.815 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 40,65%, đến năm 2013 chi phí này chỉ giảm nhẹ 2,47% so với năm 2012.
- Đối với văn phòng phẩm và trang thiết bị cửa hàng: Năm 2012, do số lƣợng văn phòng phẩm của năm trƣớc mua vẫn còn nên số lƣợng văn phòng phẩm mua thêm năm nay cũng không nhiều. Cùng với đó năm này không còn phân bổ chi phí trả trƣớc do mua sắm dàn máy vi tính vào năm 2011 để phục vụ hoạt động bán hàng và công tác kế toán nữa. Nhờ đó chi phí do mua văn phòng phẩm và phân bổ trang thiết bị năm 2012 đã giảm 30.159 ngàn đồng. Đến năm 2013, phần chi phí này đã giảm mạnh do không còn phần chi phí do phân bổ máy móc thiết bị bảo trì sửa chữa xe máy nữa nên chi phí này đã giảm đƣợc 123.605 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 90,59% so với năm 2012.
- Đối với chi phí quà tặng, quảng cáo: Năm 2012 doanh nghiệp ít thực hiện chính sách tặng quà cùng với quảng cáo để thu hút khách hàng nên doanh nghiệp chỉ tốn một số tiền nhỏ để chi mua quà tặng khách hàng, làm cho chi phí quà tặng, quảng cáo giảm 80,45% so với năm 2011. Đến năm 2013 thì ngƣợc lại, để thu hút khách hàng nên doanh nghiệp đã thực hiện nhiều chính sách tặng quà nhƣ tặng áo mƣa, áo thun, nón bảo hiểm… cùng với việc phát tờ rơi, do đó phần chi phí quà tặng, quảng cáo đã tăng 54.093 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng hơn 300% so với cùng kỳ năm trƣớc.
- Cuối cùng là chi phí bán hàng khác: Năm 2012, 2013 đã giảm so với năm 2011. Trong hai năm này doanh nghiệp không có phát sinh nhiều chi phí khác ngoài tiền lƣơng nhân viên, tiền dịch vụ mua ngoài, tiền mua văn phòng phẩm, quà tặng hay quảng cáo nhƣ năm 2011, mà trong hai năm này doanh nghiệp chỉ phát chi phí bán hàng khác là do chi phí thuế môn bài phải nộp hằng năm mà thôi. Vì lí do đó nên chi phí bán hàng khác của doanh nghiệp đã giảm so với năm 2011.
Bảng 4.10 Tình hình biến động chi phí bán hàng 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 của doanh nghiệp
Đơn vị tính: ngàn đồng 6 tháng đầu năm 2013 6 tháng đầu năm 2014 Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2014/2013 Số tiền (ngàn đồng) Tỷ lệ (%) Lƣơng nhân viên 189.000 189.000 0 0 Dịch vụ mua ngoài 40.819 33.910 (6.909) (16,93) VPP, TTB 2.915 1.080 (1.835) (62,95) Quà tặng, quảng cáo 40.727 50.000 9.273 22,77 Khác 3.500 3.500 0 0
Nguồn: Tổng hợp từ những sổ sách kế toán của doanh nghiệp
Từ bảng 4.10 tình hình biến động chi phí bán hàng 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 của doanh nghiệp, ta có thể thấy chi phí bán hàng của doanh nghiệp trong 6 tháng đầu năm 2014 không có biến động nhiều, chỉ có phí dịch vụ mua ngoài, tiền mua văn phòng phẩm, quà tặng và quảng cáo là có sự thay đổi. Trong khi đó tiền lƣơng nhân viên và phí khác lại không có sự thay đổi. Sáu tháng đầu năm 2014, tiền điện, tiền nƣớc đã giảm do số lƣợng sử dụng ít đi. Trong 2 quý đầu năm 2014 doanh nghiệp không có tổ chức kiểm tra, bảo trì xe máy cho khách hàng mà không thu tiền công, do đó máy móc thiết bị dùng trong việc sửa chữa bảo trì không sử dụng nhiều, điều này đã làm cho số lƣợng điện sử dụng trong 2 quý đầu năm 2014 ít đi. Đây là nguyên nhân chính làm cho phí dịch vụ mua ngoài giảm 6.909 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 16,93%. Bên cạnh đó số lƣợng văn phòng phẩm mua thêm trong kỳ cũng ít hơn do số lƣợng mua năm trƣớc vẫn còn sử dụng chƣa hết, góp phần làm cho doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc gần 2 triệu đồng so với năm cùng kỳ năm trƣớc. Chi phí quà tặng, quảng cáo có sự tăng trƣởng nhẹ so với 6 tháng đầu năm 2013. Do quà tặng nhƣ nó bảo hiểm, áo thun doanh nghiệp nhập về hồi quý 3 năm 2013 đã đƣợc sử dụng gần hết nên đến đầu năm 2014 doanh nghiệp phải nhập về thêm. Từ đó làm cho chi phí bỏ ra mua quà tặng tăng 22,77% so với 6 tháng đầu năm 2013.