- Giám đốc: chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trƣớc pháp luật và cơ quan chủ quản. Bên cạnh đó, Giám đốc còn là ngƣời trực tiếp giao dịch và ký kết các hợp đồng kinh tế. Là ngƣời có đầy đủ các quyền lực đã quy định trong điều lệ doanh nghiệp. Bộ phận kỹ thuật Bộ phận bán hàng Phòng kế toán Giám đốc Kho
-Phòng kế toán:
Có chức năng tham mƣu cho ban Giám Đốc trong việc quản lý tài sản và nguồn vốn, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh.
Kiểm tra giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh qua hệ thống tiền tệ.
Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo dõi về mặt sổ sách, việc chuyển dịch tài sản công nợ. Lập thủ tục thu, chi hàng tháng.
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Lập bảng cân đối kế toán hàng tháng, quý.
- Báo cáo quyết toán định kỳ theo quy định.
-Bộ phận kỹ thuật: lắp ráp các thiết bị, sửa chữa và bảo hành các thiết bị xe cho khách hàng.
-Bộ phận bán hàng: chịu trách nhiệm về việc mua bán và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
-Kho: là nơitổ chức lƣu trữ, sắp xếp hàng hóa, cung cấp số lƣợng tồn kho hàng ngày.
3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Nguồn: Phòng kế toán, 2014
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của doanh nghiệp Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán kho Kế toán tiền lƣơng Kế toán bán hàng
3.4.2 Nhiệm vụ, vai trò của các bộ phận trực thuộc
Phòng kế toán có 4 ngƣời. Trong đó có một kế toán trƣởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán tiền lƣơng kiêm thủ quỹ và một kế toán bán hàng kiêm kế toán kho.
-Kế toán trưởng: có trách nhiệm và chịu trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toán bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo chế độ quản lý hiện hành. Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát tài chính kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán trƣởng hƣớng dẫn nhiệm vụ cho các nhân viên hạch toán.
Sau mỗi kỳ kế toán hoặc định kỳ ngắn hạn, kế toán trƣởng còn giúp Giám đốc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh nhằm đánh giá đúng thực trạng của doanh nghiệp, tìm ra nguyên nhân yếu kém và đề xuất giải pháp khắc phục và phát huy điểm mạnh giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn.
-Kế toán tổng hợp: là trợ lý cho kế toán trƣởng, tổng hợp thống kê tình hình tài chính của doanh nghiệp, cập nhật chứng từ, nghiệp vụ phát sinh trong ngày.
-Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi trong ngày và báo cáo định kỳ.
-Kế toán tiền lương: theo dõi chấm công hàng tháng, lập bảng lƣơng cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.
-Kế toán kho: theo dõi xuất nhập vật tƣ hàng hóa của doanh nghiệp. -Thủ quỹ: quản lý tiền mặt của doanh nghiệp, thu chi tiền theo phiếu thu, phiếu chi và bảo quản các chứng từ để đối chiếu với các bộ phận liên quan.
3.4.3 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
Các chính sách kế toán doanh nghiệp áp dụng phù hợp với quy định chung của Nhà Nƣớc, bao gồm:
-Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm);
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng;
-Chế độ kế toán áp dụng: Theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ;
-Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc;
-Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phƣơng pháp tính theo giá đích danh;
-Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định đang sử dụng: Khấu hao theo đƣờng thẳng;
-Nguyên tắc và phƣơng pháp ghi nhận doanh thu
-Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ
3.4.4 Hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. -Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY
Đối với mỗi doanh nghiệp, kết quả kinh doanh là những gì doanh nghiệp đạt đƣợc sau quá trình kinh doanh nhất định, nó cũng là kết quả cần đạt đƣợc và là mục tiêu cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Sau đây là kết quả và những phân tích sơ lƣợc về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp những năm gần đây:
Bảng 3.2 So sánh kết quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm ( 2011-2013)
Đơn vị tính: ngàn đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Số tiền (ngàn đồng) Tỷ lệ (%) Số tiền (ngàn đồng) Tỷ lệ (%) - Doanh thu 65.771.582 58.908.362 77.445.051 (6.863.220) (10,43) 18.536.689 31,47 Bán hàng 65.279.869 58.353.455 77.002.747 (6.926.414) (10,61) 18.649.292 31,96 Cung cấp dịch vụ 491.713 554.907 442.304 63.194 12,85 (112.603) (20,29) - Chi phí 65.553.134 58.629.760 77.277.805 (6.923.374) (10,56) 18.648.045 31,81 Giá vốn 64.962.241 58.092.994 76.812.001 (6.869.247) (10,57) 18.719.007 32,22 Chi phí quản lý kinh
doanh 590.894 536.766 465.804 (54.128) (9,16) (70.962) (13,22)
- Lợi nhuận trƣớc thuế 218.448 278.602 167.246 60.154 27,54 (111.356) (39,97)
-Dựa vào bảng 3.2, ta thấy:
Từ năm 2011 đến năm 2013 doanh nghiệp chỉ phát sinh duy nhất một loại doanh thu, đó là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Trong 3 năm này doanh nghiệp không phát sinh doanh thu tài chính và thu nhập khác.
Qua 3 năm từ năm 2011-2013, nhìn chung doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp tăng giảm không ổn định.
- Năm 2012, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp
chỉ đạt 58.908 triệu đồng, giảm 6.863.220 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 10,43% so với năm 2011. Nguyên nhân doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2012 giảm là do doanh thu bán hàng giảm. Trong năm 2012 doanh thu bán hàng giảm 6.926.414 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 10,61% so với năm 2011. Mặc dù doanh thu cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong năm này tăng 63.194 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 12,83%. Nhƣng khoản tăng này tƣơng đối nhỏ, không đủ để bù đắp khoản giảm của doanh thu bán hàng. Mặt khác, doanh thu của doanh nghiệp phụ thuộc duy nhất vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp lại không có các khoản doanh thu nào khác ngoài doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để bù đắp bớt phần nào khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bị giảm của doanh nghiệp. Cụ thể hơn:
+ Năm 2012 việc kinh doanh xe gắn máy của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, kinh tế khó khăn đã ảnh hƣởng đến quyết định mua xe của ngƣời dân, do đó sản lƣợng bán ra của năm 2012 giảm so với năm 2011. Đây là tình hình chung của các công ty kinh doanh xe gắn máy trong nƣớc. Bên cạnh đó, một yếu tố xuất phát từ phía chính các hãng xe khi liên tiếp tung ra những mẫu xe, phiên bản mới đủ chủng loại đã làm cho thị trƣờng bán nhiều mua ít. Mặt khác, sự mở rộng hệ thống đại lý rộng khắp của các hãng xe cũng phần nào chia bớt thị phần trong khi đó doanh nghiệp lại không có nhiều chính sách khuyến mãi để thu hút khách hàng làm cho sản lƣợng xe máy bán ra của doanh nghiệp trong năm 2012 bị giảm so với năm 2011. Bên cạnh đó năm 2012 doanh nghiệp không kinh doanh xăng dầu nữa, do giải thể chi nhánh kinh doanh xăng dầu, điều này làm cho doanh nghiệp mất đi khoản doanh thu do kinh doanh xăng dầu mang lại, mặc dù năm 2011 kinh doanh xăng dầu đã mang lại cho doanh nghiệp một khoản doanh thu cũng khá cao.
+ Ngƣợc lại với doanh thu bán hàng là doanh thu cung cấp dịch vụ. Doanh thu bán hàng năm 2012 giảm thì doanh thu cung cấp dịch vụ năm 2012 tăng. Nguyên nhân chính làm cho doanh thu cung cấp dịch vụ tăng là do tiền hỗ trợ các hoạt động bán hàng mà doanh nghiệp nhận đƣợc từ Công ty TNHH
Yamaha Motor Việt Nam do làm đại lý cho công ty này tăng cao. Năm 2012 doanh nghiệp đã đạt chỉ tiêu bán hàng mà Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam đề ra cho doanh nghiệp nên công ty này đã hỗ trợ một phần chi phí bán hàng cho doanh nghiệp. Điều này cũng góp phần làm tăng doanh thu cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong năm 2012. Nhƣng lƣợng tăng là quá ít, không đủ lớn để làm tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2012 của doanh nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Năm 2013, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp
đã tăng mạnh trở lại. So với năm 2012, năm nay khoản doanh thu này đạt 77.445.051 ngàn đồng, tăng 18.536.689 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 31,47%, đây là một mức tăng mà rất nhiều doanh nghiệp kỳ vọng đạt đƣợc. Để làm đƣợc điều này phải kể đến nổ lực không biết mệt mỏi của toàn thể nhân viên cùng lãnh đạo của doanh nghiệp trong việc nghiên cứu và tìm hiểu thị trƣờng.
Trong năm 2013, doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đạt 77.002.747 ngàn đồng, tăng 18.649.292 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 31,97%. Nguyên nhân chính làm cho doanh thu bán hàng của doanh nghiệp năm 2013 tăng nhiều đến vậy là do năm này doanh nghiệp đã mạnh dạng kinh doanh dòng xe gắn máy của các hãng mới cùng với thực hiện nhiều chính sách khuyến mãi nhƣ tặng áo thun, nón bảo hiểm hay hỗ trợ phí trƣớc bạ… Điều này làm cho lƣợng xe bán ra trong năm 2013 tăng mạnh. Năm 2013 doanh nghiệp đã mạnh dạng kinh doanh dòng xe của hãng Piaggio, dòng xe mà trƣớc đó doanh nghiệp không kinh doanh. Điều đặc biệt là mặc dù mới kinh doanh nhƣng dòng xe này lại bán khá chạy trên thị trƣờng và mang lại doanh thu khá cao cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng kinh doanh trở lại dòng xe của hãng Honda, dòng xe mà năm 2012 doanh nghiệp không kinh doanh do chính sách đặt hàng của hãng Honda nên doanh nghiệp không lấy hàng về bán. Nhƣng đến năm 2013 thì dòng xe Honda lại đƣợc rất nhiều ngƣời ƣa chuộng, đặc biệt là dòng xe Air Black và dòng SH… Với mẫu mã đẹp và còn tiết kiệm nhiên liệu nhờ đó mà năm này xe của hãng Honda đã bán chạy và mang lại doanh thu cũng rất cao cho doanh nghiệp. Bên cạnh xe gắn máy thì phân bón cũng là mặt hàng đem lại doanh thu rất cao, đây có thể coi là mặt hàng chủ lực thứ hai của doanh nghiệp sau xe gắn máy.
Đối với doanh thu cung cấp dịch vụ thì năm 2013 doanh thu này chỉ đạt 442.304 ngàn đồng, giảm 112.603 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 20,29% so với năm 2012. Nguyên nhân chính là do hoa hồng mà doanh nghiệp nhận đƣợc từ các công ty cho thuê tài chính giảm mạnh. Bên cạnh hoa hồng thì chiết khấu thƣơng mại và tiền hỗ trợ các hoat động bán hàng mà doanh nghiệp
năm nay cũng giảm, kéo theo doanh thu cung cấp dịch vụ năm 2013 của doanh nghiệp đã giảm một lƣợng đáng kể.
Tổng chi phí qua 3 năm từ năm 2011 đến năm 2013 cũng tăng giảm không đều. So với năm 2011 thì tổng chi phí năm 2012 giảm, so với năm 2012 thì tổng chi phí năm 2013 lại tăng mạnh. Cụ thể là tổng chi phí năm 2012 giảm 6.923.374 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 10,56%. Nhƣng đến năm 2013 thì tổng chi phí tăng 18.648.045 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 31,81%. Sở dĩ, tổng chi phí năm 2012 giảm so với năm 2011 là do trong khu vực xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh mà doanh nghiệp lại ít thực hiện các chính sách khuyến mãi để thu hút khách hàng cùng với sức mua của thị trƣờng cũng giảm làm cho sản lƣợng xe bán ra trong năm giảm kéo theo giá vốn hàng bán cũng giảm theo. Năm 2012, chi nhánh kinh doanh xăng dầu giải thể do doanh nghiệp không kinh doanh xăng dầu nữa, thay vào đó năm này doanh nghiệp lại kinh doanh phân bón. Dù giá vốn của phân bón khá cao, nhƣng cũng không đủ để bù đắp phần chi phí giá vốn hàng bán bị giảm do không kinh doanh xăng dầu và lƣợng xe bán ra bị giảm. Đây là nguyên nhân làm chi phí giá vốn năm 2012 giảm 6.869.247 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 10,57%. Bên cạnh đó chi phí quản lý kinh doanh năm 2012 cũng giảm 54.128 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 9,16% so với năm 2011, do lƣợng xe tiêu thụ đƣợc ít hơn so với năm 2011 nên chi phí quà tặng khách hàng mua xe cũng thấp đi, nhờ vậy lợi nhuận trƣớc thuế của doanh nghiệp năm 2012 không những không giảm mà còn cao nhất trong 3 năm. So với năm 2011, lợi nhuận trƣớc thuế năm 2012 tăng 60.154 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 27,54%. So với năm 2012, lợi nhuận trƣớc thuế năm 2013 giảm 111.356 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 39,97%. Mặc dù tổng doanh thu năm 2013 tăng mạnh nhƣng do giá mua xe đầu vào của năm này cao nên lợi nhuận trƣớc thuế của doanh nghiệp vẫn bị giảm dù cho chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp đã giảm một lƣợng đáng kể là 70.962 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 13,22% do không còn phân bổ chi phí trang thiết bị dùng cho công tác bán hàng vào chi phí quản lý kinh doanh.
Bảng 3.3 So sánh kết quả HĐKD 6 tháng đầu năm 2013-2014
Đơn vị tính: ngàn đồng
Nguồn: Bảng cân đối tài khoản quý 1 và quý 2 của năm 2013 và năm 2014