- Giữ vững vị trí của mình trên thị trƣờng trong tỉnh và các tỉnh lân cận. -Luôn giữ tốt mối quan hệ với các đối tác kinh doanh.
-Không ngừng xây dựng và phát triển thƣơng hiệu và uy tín của doanh nghiệp trên thị trƣờng.
-Đẩy mạnh công tác bán hàng để tăng doanh thu, nắm bắt đầy đủ thông tin kịp thời, bám sát thị trƣờng để nâng cao năng lực cạnh tranh.
-Tiếp tục thực hiện sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp, xây dựng và phát triển doanh nghiệp ngày càng mạnh, bền vững, có tốc độ tăng trƣởng nhanh và có tính cạnh tranh cao.
- Phát huy và nâng cao uy tín sẵn có và thƣơng hiệu của doanh nghiệp, nổ lực tìm kiếm thêm nhiều đối tác cũng nhƣ khách hàng mới góp phần mở rộng thêm thị trƣờng kinh doanh cho doanh nghiệp.
CHƢƠNG 4
KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ PHÂN TÍCH KẾT QUẢ
KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN THÀNH TÍN 2 4.1 KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN THÀNH TÍN 2
4.1.1 Kế toán bán hàng
4.1.1.1 Chứng từ, sổ sách
- Phiếu bán hàng; - Phiếu xuất kho;
- Hóa đơn giá trị gia tăng; - Phiếu thu, phiếu chi; - Phiếu hạch toán; - Sổ nhật ký chung;
- Sổ chi tiết, sổ cái liên quan…
4.1.1.2 Luân chuyển chứng từ
a) Bán hàng thu tiền ngay
- Tại bộ phận bán hàng: sau khi khách hàng đồng ý mua hàng, bộ phận bán hàng lập phiếu bán hàng gồm 2 liên: liên 1 giữ lại tại bộ phận làm cơ sở để đối chiếu khi cần thiết, liên 2 gửi cho bộ phận kho.
- Tại bộ phận kho: sau khi nhận đƣợc phiếu bán hàng từ bộ phận bán hàng gửi lên, bộ phận kho sẽ kiểm tra hàng tại kho và xét duyệt phiếu bán hàng rồi lập phiếu xuất kho gồm 2 liên: liên 1 lƣu tại bộ phận kho cùng với phiếu bán hàng để làm cơ sở đối chiếu khi cần thiết, liên 2 gửi cho bộ phận kế toán kèm theo hàng hóa.
- Tại bộ phận kế toán: sau khi nhận đƣợc liên 2 của phiếu xuất kho từ bộ phận kho gửi lên, bộ phận kế toán căn cứ vào liên 2 của phiếu xuất kho lập hóa đơn GTGT gồm 2 liên: liên 2 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa. Khi khách hàng trả tiền mua hàng, bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào liên 1 của hóa đơn GTGT để lập phiếu thu gồm 2 liên: liên 2 gửi cho khách hàng. Liên 1 của phiếu thu, liên 2 của phiếu xuất kho cùng với liên 1 của hóa đơn GTGT sẽ đƣợc đối chiếu và làm căn cứ ghi sổ kế toán. Sau đó đƣợc lƣu lại theo thứ tự tại bộ phận để làm cơ sở đối chiếu khi cần.
Bộ phận bán hàng Bộ phận kho Bộ phận kế toán Bắt đầu Lập phiếu bán hàng Khách hàng Đồng ý mua 2 1 Phiếu bán hàng 2 Phiếu bán hàng Xét duyệt phiếu bán hàng, lập phiếu xuất kho 2 Phiếu bán hàng đã duyệt 2 1 Phiếu xuất kho 2 Phiếu xuất kho Hàng hóa Lập hóa đơn GTGT 2 1 Hóa đơn GTGT 2 Phiếu xuất kho Hàng hóa Khách hàng Tiền Lập phiếu thu, thu tiền
khách hàng Hàng hóa 1 Hóa đơn GTGT Ghi sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết 1 Hóa đơn GTGT 2 Phiếu xuất kho Kết thúc N N N Tiền 2 1 Phiếu thu Khách hàng 1 Phiếu thu Nguồn: Phòng kế toán
b)Bán hàng trả chậm
Quy trình bán hàng trả chậm gồm hai quy trình nhỏ: quy trình bán hàng và quy trình thu tiền bán hàng.
- Quy trình bán hàng:
Tại bộ phận bán hàng: sau khi khách hàng đồng ý mua hàng, bộ phận bán hàng lập phiếu bán hàng gồm 2 liên: liên 1 giữ lại tại bộ phận làm cơ sở để đối chiếu khi cần thiết, liên 2 gửi cho bộ phận kho.
Tại bộ phận kho: sau khi nhận đƣợc phiếu bán hàng từ bộ phận bán hàng gửi lên, bộ phận kho sẽ kiểm tra hàng tại kho và xét duyệt phiếu bán hàng rồi lập phiếu xuất kho gồm 2 liên: liên 1 lƣu tại bộ phận kho cùng với phiếu bán hàng để làm cơ sở đối chiếu khi cần thiết, liên 2 gửi cho bộ phận kế toán kèm theo hàng hóa.
Tại bộ phận kế toán: sau khi nhận đƣợc liên 2 của phiếu xuất kho từ bộ phận kho gửi lên, bộ phận kế toán căn cứ vào liên 2 của phiếu xuất kho lập hóa đơn GTGT gồm 2 liên: liên 2 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa, liên 1 của hóa đơn GTGT đƣợc dùng để lập phiếu hạch toán xác nhận khách hàng mua chịu hàng của doanh nghiệp. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT và phiếu hạch toán, kế toán bắt đầu ghi lên sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản liên quan nhƣ sổ chi tiết phải thu khách hàng. Sau đó các chứng từ này đƣợc lƣu lại theo thứ tự để kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
- Quy trình thu tiền bán hàng trả chậm:
Khi khách hàng đến doanh nghiệp trả tiền hoặc điện thoại thông báo đã trả tiền hàng qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra sổ phải thu khách hàng rồi lập phiếu thu nếu khách hàng đến doanh nghiệp trả tiền. Phiếu thu gồm 2 liên: liên 2 gửi cho khách hàng, liên 1 dùng để ghi sổ kế toán. Ngƣợc lại nếu khách hàng thông báo trả tiền qua tài khoản thì bộ phận kế toán sẽ liên hệ với ngân hàng để kiểm tra số tiền trong tài khoản, nếu ngân hàng thông báo số tiền trong tài khoản của doanh nghiệp tăng, lúc này bộ phận kế toán sẽ lập phiếu hạch toán để hạch toán nghiệp vụ khách hàng trả tiền qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Phiếu thu hoặc phiếu hạch toán của doanh nghiệp sẽ làm căn cứ để bộ phận kế toán ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp các tài khoản liên quan. Sau đó hai phiếu này sẽ đƣợc lƣu lại theo thứ tự để kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
Bộ phận bán hàng Bộ phận kho Bộ phận kế toán Bắt đầu Lập phiếu bán hàng Khách hàng Đồng ý mua 2 1 Phiếu bán hàng 2 Phiếu bán hàng Xét duyệt phiếu bán hàng, lập phiếu xuất kho 2 Phiếu bán hàng đã duyệt 2 1 Phiếu xuất kho 2 Phiếu xuất kho Hàng hóa Lập hóa đơn GTGT 2 1 Hóa đơn GTGT 2 Phiếu xuất kho Hàng hóa Khách hàng Lập phiếu hạch toán Hàng hóa 1 Hóa đơn GTGT Phiếu hạch toán Ghi sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Phiếu hạch toán 1 Hóa đơn GTGT 2 Phiếu xuất kho Kết thúc N N N Nguồn: Phòng kế toán
Bắt đầu Khách
hàng
Kiểm tra sổ theo dõi phải thu khách hàng rồi lập phiếu thu Trả tiền mặt Trả tiền mặt 2 1 Phiếu thu Khách hàng Ghi sổ kế toán 1
Phiếu thu Sổ chi tiết Sổ tổng hợp N Bộ phận kế toán Bắt đầu Khách hàng
Kiểm tra sổ theo dõi phải thu khách hàng, tài khoản ngân hàng rồi lập phiếu
hạch toán Thông báo trả tiền Thông báo trả tiền
Ghi sổ kế toán Sổ chi tiết Sổ tổng hợp N Phiếu hạch toán Phiếu hạch toán Trả bằng tiền mặt
Trả bằng tiền mặt Trả bằng chuyển khoảnTrả bằng chuyển khoản
Kết thúc
Kết thúc Tiền
Tiền
Nguồn: Phòng kế toán
- Nhận xét:
Quy trình bán hàng thu tiền ngay và quy trình bán hàng trả chậm: Hai quá trình này đƣợc doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từ bộ phận bán hàng đến bộ phận kế toán. Sau khi khách hàng đồng ý mua hàng, bộ phận bán hàng đã lập phiếu bán hàng để xác thực rằng khách hàng đã đồng ý mua hàng. Từ đó dựa vào phiếu bán hàng này, bộ phận kho mới có căn cứ để lập phiếu xuất kho nếu phiếu bán hàng đƣợc kiểm tra và duyệt. Qua quá trình trình này, ta có thể thấy việc bán hàng của doanh nghiệp đƣợc kiểm soát rất chặt chẽ, tránh đƣợc tình trạng bán sai mặt hàng, chất lƣợng, làm mất uy tín doanh nghiệp, đặc biệt là rất dễ quy ra tránh nhiệm khi có sai sót xảy ra. Căn cứ vào phiếu bán hàng để lập phiếu xuất kho, đặc biệt việc lập phiếu bán hàng và phiếu xuất kho đƣợc tách biệt cho 2 bộ phận khác nhau lập, việc làm này giúp doanh nghiệp tránh đƣợc tình trạng lạm dụng chức vụ mà ghi khống chứng từ ảnh hƣởng đến tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán có căn cứ cụ thể là liên 2 của phiếu xuất kho thì mới lập hóa đơn GTGT, rồi từ hóa đơn GTGT kế toán mới lập phiếu thu (đối với bán hàng thu tiền ngay) hoặc lập phiếu hạch toán (đối với bán hàng trả chậm), điều này giúp bộ phận kế toán xuất hóa đơn GTGT, lập phiếu thu hay phiếu hạch toán một cách chính xác hơn, tránh đƣợc việc ghi sai tên và số lƣợng hàng hóa đối với hóa đơn GTGT cũng nhƣ tránh ghi sai nội dung của phiếu thu hoặc phiếu hạch toán. Bên cạnh đó, việc ghi sổ sách kế toán cũng đƣợc bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu một cách chặt chẽ. Đối với bán hàng thu tiền ngay, kế toán phải kiểm tra đối chiếu từ phiếu xuất kho, phiếu thu cho đến hóa đơn GTGT rồi từ đó mới ghi sổ. Cũng nhƣ đối với quy trình bán hàng thu tiền ngay, đối với quá trình bán hàng trả chậm, kế toán cũng phải kiểm tra đối chiếu từ phiếu xuất kho, phiếu hạch toán cho đến hóa đơn GTGT rồi cũng mới ghi sổ. Việc làm này giúp kế toán ghi sổ một cách chính xác hơn, tránh đƣợc tình trạng sai lệch thông tin.
Tuy nhiên, quá trình này vẫn còn hạn chế ở chổ lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT, doanh nghiệp để cho bộ phận kế toán lập. Điều này có thể dẫn đến tình trạng ghi sai thông tin trên hóa đơn. Vì bộ phận kế toán là không phải là bộ phận tiếp nhận giao dịch với khách hàng, bộ phận này sẽ không biết rõ thông tin khách hàng, tên mặt hàng, số lƣợng mua cũng giá bán của mặt hàng mà khách hàng mua. Do đó rất dễ dẫn đến ghi sai thông tin hóa đơn, hoặc sót thông tin trên hóa đơn.
Quá trình thu tiền bán hàng trả chậm:
Quy trình này cũng có đƣợc những ƣu điểm. Khi khách hàng đến doanh nghiệp trả tiền hoặc điện thoại thông báo đã trả tiền hàng qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra sổ phải thu khách hàng rồi
lập phiếu thu nếu khách hàng đến doanh nghiệp trả tiền. Ngƣợc lại nếu khách hàng thông báo trả tiền qua tài khoản thì bộ phận kế toán sẽ liên hệ với ngân hàng để kiểm tra số tiền trong tài khoản, nếu ngân hàng thông báo số tiền trong tài khoản của doanh nghiệp tăng, lúc này bộ phận kế toán sẽ lập phiếu hạch toán nghiệp vụ khách hàng trả tiền qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Qua đây cho thấy, doanh nghiệp có căn cứ cụ thể thì doanh nghiệp mới lập các chứng từ nhƣ phiếu thu, hay phiếu hạch toán để xác nhận khách hàng đã trả tiền mua hàng trƣớc đó. Và cũng từ hai chứng từ này doanh nghiệp mới ghi sổ kế toán. Tuy nhiên với việc khách hàng trả tiền qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thì doanh nghiệp chƣa nhận đƣợc giấy báo của ngân hàng mà doanh nghiệp chỉ cần xác nhận qua điện thoại với nhân viên ngân hàng doanh nghiệp đã lập phiếu hạch toán. Việc làm nhƣ vậy sẽ khiến doanh nghiệp không có chứng từ để đối chiếu kịp thời với phiếu hạch toán nếu có sai sót hay gian lận gì xảy ra, ảnh hƣởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
4.1.1.3 Một số nghiệp vụ phát sinh
1. Ngày 01/04/2014, xuất bán cho chị Đinh Thị Mỹ Hằng một xe Piaggio Vespa Primavera 125 3vie-100 với giá chƣa thuế là 58.181.818 đồng/xe, thuế suất thuế GTGT là 10%. Doanh nghiệp đã thu đủ bằng tiền mặt.
- Chứng từ lập ghi sổ: XK1462/XE, PT229, ngày 01/04/2014.
- Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0002004 của doanh nghiệp tƣ nhân Thành Tín 2.
2. Ngày 02/05/2014, xuất bán cho Chi nhánh DNTN Ánh Sáng_Cửa hàng Ánh Phụng 06 chiếc xe Yamaha Exciter 55P1 với giá chƣa thuế là 36.000.000đ/chiếc, thuế suất VAT là 10%. Khách hàng đã thanh toán đủ bằng chuyển khoản.
- Chứng từ lập ghi sổ: XK1545/XE, PHT1095, ngày 02/05/2014.
- Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0002112 của doanh nghiệp tƣ nhân Thành Tín 2, bảng kê chi tiết số khung và số máy xe.
3. Ngày 05/05/2014, xuất bán cho anh Chiêm Trƣờng Tuấn một xe Honda Airblade Fi màu đỏ đen theo hóa đơn GTGT số 0002119, với giá chƣa thuế là 33.636.364 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%. Doanh nghiệp đã thu đủ bằng tiền mặt.
- Chứng từ lập ghi sổ: XK1552/XE và PT315, ngày 05/05/2014.
- Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0002119 của doanh nghiệp tƣ nhân Thành Tín 2.
4. Ngày 12/05/2014, thu tiền chi phí hỗ trợ phục vụ bảo hành Quý 1 năm 2014 từ Công ty VMEP số tiền 17.700.000 đồng, trong đó thuế VAT là 1.609.091 đồng. Công ty VMEP đã chuyển khoản trả tiền hỗ trợ phục vụ bảo hành Quý 1 năm 2014 cho doanh nghiệp.
- Chứng từ lập ghi sổ: PHT1103, ngày 12/05/2014.
- Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0002129 của doanh nghiệp tƣ nhân Thành Tín 2.
5. Ngày 24/05/2014, xuất kho bán cho anh Nguyễn Trung Thành một xe ô tô con Honda Civic 1,8L AT theo phiếu xuất kho XK1638/XE với giá bán chƣa thuế GTGT là 677.272.727 đồng, thuế suất VAT là 10%, khách hàng đã trả bằng tiền mặt 145.000.000 đồng, số còn lại trả bằng chuyển khoản.
- Chứng từ lập ghi sổ: XK1638/XE, PT401, PHT1187, ngày 24/05/2014.
- Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0002150 của doanh nghiệp tƣ nhân Thành Tín 2.
6. Ngày 14/06/2014, chi tiền mặt trả tiền điện sử dụng tháng 06/2014 cho Công ty Điện lực Sóc Trăng, số tiền chƣa thuế 3.376.117 đồng, thuế suất thuế GTGT 10%.
- Chứng từ lập ghi sổ: PC507, ngày 14/06/2014.
- Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0191458 của Công ty Điện lực Sóc Trăng.
7. Ngày 14/06/2014, chi tiền mặt trả tiền điện thoại sử dụng tháng 06/2014 cho Trung tâm Viễn thông TP.Sóc Trăng, số tiền chƣa thuế 293.428 đồng, thuế suất thuế GTGT 10%.
- Chứng từ lập ghi sổ: PC508, ngày 14/06/2014.
- Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0370061 của Trung Tâm Viễn thông TP. Sóc Trăng.
8. Ngày 30/06/2014, thu bán lẻ phụ tùng xe máy trong tháng 06/2013 số tiền 58.714.953 đồng, thuế GTGT 10%.
- Chứng từ ghi sổ: XK183/PT, PT652, ngày 30/06/2014.
- Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0002181 của doanh nghiệp tƣ nhân Thành Tín 2 cùng bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
4.1.1.4 Lên các sổ sách liên quan
Từ các chứng từ phát sinh, bộ phận kế toán của doanh nghiệp sẽ lên các sổ sách liên quan.
Đơn vị: DNTN Thành Tín 2
Địa chỉ: TP.Sóc Trăng, T.Sóc Trăng
Mẫu số: 02 - TT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC PHIẾU CHI Ngày 14 tháng 06 năm 2014 Số: PC507 Nợ: 6421, 1331 Có: 1111 Họ, tên ngƣời nhận tiền: Công ty Điện lực Sóc Trăng
Địa chỉ: TP.Sóc Trăng, T.Sóc Trăng Lí do chi: trả tiền điện tháng 06/2014 Số tiền: 3.713.729đ./.
Viết bằng chữ: Ba triệu bảy trăm mƣời ba ngàn bảy trăm hai mƣơi chín đồng./. Kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0191458 của Công ty Điện lực Sóc Trăng chứng từ gốc. Ngày 14 tháng 06 năm 2014 Giám đốc (ký, đóng dấu, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngƣời lập (ký, họ tên)