2.3.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Số liệu sử dụng trong đề tài là số liệu thứ cấp bao gồm các chứng từ, sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính trong 3 năm (2011-2013) và 6 tháng đầu năm 2014 đƣợc phòng kế toán của DNTN Thành Tín 2 cung cấp.
2.3.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
-Sử dụng phƣơng pháp hạch toán theo hình thức Nhật ký chung để thực hiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
-Sử dụng phƣơng pháp so sánh số tuyệt đối và so sánh số tƣơng đối để phân tích các chỉ tiêu doanh thu, chi phí trong gia đoạn 2011-2013, 6 tháng đầu năm 2014, từ đó xác định mức độ biến động của từng chỉ tiêu qua từng thời điểm để đánh giá xu hƣớng phát triển của doanh nghiệp.
-Dùng phƣơng pháp mô tả và phân tích chi tiết quá trình luân chuyển chứng từ tại doanh nghiệp để tìm ra mặt hạn chế của công tác kiểm soát thông tin kế toán tại doanh nghiệp.
- Phân tích một vài chỉ số tài chính nhƣ tỷ số lợi nhuận ròng trên doanh
thu (ROS), tỷ số lợi nhuận ròng trên tổng tài sản (ROA), tỷ số lợi nhuận ròng trên vốn chủ sở hữu (ROE)... để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đề ra giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh.
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN THÀNH TÍN 2
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP NGHIỆP
Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng việt: DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN THÀNH TÍN 2.
Doanh nghiệp tƣ nhân Thành Tín 2 là một doanh nghiệp đƣợc thành lập theo Quyết định số 5901000183 do Sở Kế Hoạch Đầu Tƣ Tỉnh Sóc Trăng cấp Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh với mã số doanh nghiệp 2200202663 vào ngày 10/12/2001.
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt tại: số 558 Quốc lộ 1A, Phƣờng 2, Thành phố Sóc Trăng, Tỉnh Sóc Trăng, Việt Nam.
Số điện thoại: 0793.821185
Khi mới thành lập doanh nghiệp chỉ có một chi nhánh, nhƣng do nhu cầu sử dụng phƣơng tiện đi lại ngày càng cao và sự phát triển không ngừng của doanh nghiệp nên doanh nghiệp đã mở thêm một chi nhánh.
Hiện tại doanh nghiệp có 2 chi nhánh:
-Chi nhánh 1 DNTN Thành Tín 2, địa chỉ 177 Trần Hƣng Đạo, phƣờng 3, thành phố Sóc Trăng, tỉnh Sóc Trăng.
-Chi nhánh 2 DNTN Thành Tín 2, địa chỉ 238 – 240 Phú Lợi, phƣờng 2, thành phố Sóc Trăng, tỉnh Sóc Trăng.
Số vốn từ ban đầu là 3.000.000.000 đồng.
Phạm vi hoạt động: Sóc Trăng, Long An, Cần Thơ, Cà Mau, Bạc Liêu…
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Doanh nghiệp ra đời dƣới hình thức là một DNTN chuyên kinh doanh các mặt hàng:
Mua bán xe gắn máy, ô tô.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn kinh doanh các mặt hàng nhƣ mua bán phân bón...
Bảng 3.1 Bảng đăng ký ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
Tên ngành Mã ngành
1 Bán mô tô, xe máy 4541
(Chính)
2 Bán gạo 4631
3 Bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng 4663
4 Bán xăng, dầu và các sản phẩm liên quan 46613
5 Bán khí đốt và các sản phẩm có liên quan Chi tiết: Khí dầu mỏ hóa lỏng
46614
6 Bán lẻ ô tô con (loại 12 chỗ ngồi trở xuống) 4512
7 Bán thóc, ngô và các loại ngũ cốc khác 46201
8 Bán phân bón, thuốc trừ sâu và hóa chất khác sử dụng trong nông nghiệp. Chi tiết: Bán phân bón
46691
Nguồn:Công ty cung cấp, 2014
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 3.3.1 Sơ đồ tổ chức
Doanh nghiệp đƣợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Nguồn: Doanh nghiệp cung cấp
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý DNTN Thành Tín 2
3.3.2 Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban
- Giám đốc: chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trƣớc pháp luật và cơ quan chủ quản. Bên cạnh đó, Giám đốc còn là ngƣời trực tiếp giao dịch và ký kết các hợp đồng kinh tế. Là ngƣời có đầy đủ các quyền lực đã quy định trong điều lệ doanh nghiệp. Bộ phận kỹ thuật Bộ phận bán hàng Phòng kế toán Giám đốc Kho
-Phòng kế toán:
Có chức năng tham mƣu cho ban Giám Đốc trong việc quản lý tài sản và nguồn vốn, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh.
Kiểm tra giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh qua hệ thống tiền tệ.
Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo dõi về mặt sổ sách, việc chuyển dịch tài sản công nợ. Lập thủ tục thu, chi hàng tháng.
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Lập bảng cân đối kế toán hàng tháng, quý.
- Báo cáo quyết toán định kỳ theo quy định.
-Bộ phận kỹ thuật: lắp ráp các thiết bị, sửa chữa và bảo hành các thiết bị xe cho khách hàng.
-Bộ phận bán hàng: chịu trách nhiệm về việc mua bán và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
-Kho: là nơitổ chức lƣu trữ, sắp xếp hàng hóa, cung cấp số lƣợng tồn kho hàng ngày.
3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Nguồn: Phòng kế toán, 2014
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của doanh nghiệp Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán kho Kế toán tiền lƣơng Kế toán bán hàng
3.4.2 Nhiệm vụ, vai trò của các bộ phận trực thuộc
Phòng kế toán có 4 ngƣời. Trong đó có một kế toán trƣởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán tiền lƣơng kiêm thủ quỹ và một kế toán bán hàng kiêm kế toán kho.
-Kế toán trưởng: có trách nhiệm và chịu trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toán bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo chế độ quản lý hiện hành. Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát tài chính kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán trƣởng hƣớng dẫn nhiệm vụ cho các nhân viên hạch toán.
Sau mỗi kỳ kế toán hoặc định kỳ ngắn hạn, kế toán trƣởng còn giúp Giám đốc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh nhằm đánh giá đúng thực trạng của doanh nghiệp, tìm ra nguyên nhân yếu kém và đề xuất giải pháp khắc phục và phát huy điểm mạnh giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn.
-Kế toán tổng hợp: là trợ lý cho kế toán trƣởng, tổng hợp thống kê tình hình tài chính của doanh nghiệp, cập nhật chứng từ, nghiệp vụ phát sinh trong ngày.
-Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi trong ngày và báo cáo định kỳ.
-Kế toán tiền lương: theo dõi chấm công hàng tháng, lập bảng lƣơng cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.
-Kế toán kho: theo dõi xuất nhập vật tƣ hàng hóa của doanh nghiệp. -Thủ quỹ: quản lý tiền mặt của doanh nghiệp, thu chi tiền theo phiếu thu, phiếu chi và bảo quản các chứng từ để đối chiếu với các bộ phận liên quan.
3.4.3 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
Các chính sách kế toán doanh nghiệp áp dụng phù hợp với quy định chung của Nhà Nƣớc, bao gồm:
-Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm);
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng;
-Chế độ kế toán áp dụng: Theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ;
-Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc;
-Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phƣơng pháp tính theo giá đích danh;
-Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên;
-Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định đang sử dụng: Khấu hao theo đƣờng thẳng;
-Nguyên tắc và phƣơng pháp ghi nhận doanh thu
-Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ
3.4.4 Hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. -Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY
Đối với mỗi doanh nghiệp, kết quả kinh doanh là những gì doanh nghiệp đạt đƣợc sau quá trình kinh doanh nhất định, nó cũng là kết quả cần đạt đƣợc và là mục tiêu cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Sau đây là kết quả và những phân tích sơ lƣợc về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp những năm gần đây:
Bảng 3.2 So sánh kết quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm ( 2011-2013)
Đơn vị tính: ngàn đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Số tiền (ngàn đồng) Tỷ lệ (%) Số tiền (ngàn đồng) Tỷ lệ (%) - Doanh thu 65.771.582 58.908.362 77.445.051 (6.863.220) (10,43) 18.536.689 31,47 Bán hàng 65.279.869 58.353.455 77.002.747 (6.926.414) (10,61) 18.649.292 31,96 Cung cấp dịch vụ 491.713 554.907 442.304 63.194 12,85 (112.603) (20,29) - Chi phí 65.553.134 58.629.760 77.277.805 (6.923.374) (10,56) 18.648.045 31,81 Giá vốn 64.962.241 58.092.994 76.812.001 (6.869.247) (10,57) 18.719.007 32,22 Chi phí quản lý kinh
doanh 590.894 536.766 465.804 (54.128) (9,16) (70.962) (13,22)
- Lợi nhuận trƣớc thuế 218.448 278.602 167.246 60.154 27,54 (111.356) (39,97)
-Dựa vào bảng 3.2, ta thấy:
Từ năm 2011 đến năm 2013 doanh nghiệp chỉ phát sinh duy nhất một loại doanh thu, đó là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Trong 3 năm này doanh nghiệp không phát sinh doanh thu tài chính và thu nhập khác.
Qua 3 năm từ năm 2011-2013, nhìn chung doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp tăng giảm không ổn định.
- Năm 2012, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp
chỉ đạt 58.908 triệu đồng, giảm 6.863.220 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 10,43% so với năm 2011. Nguyên nhân doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2012 giảm là do doanh thu bán hàng giảm. Trong năm 2012 doanh thu bán hàng giảm 6.926.414 ngàn đồng, tƣơng đƣơng giảm 10,61% so với năm 2011. Mặc dù doanh thu cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong năm này tăng 63.194 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 12,83%. Nhƣng khoản tăng này tƣơng đối nhỏ, không đủ để bù đắp khoản giảm của doanh thu bán hàng. Mặt khác, doanh thu của doanh nghiệp phụ thuộc duy nhất vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp lại không có các khoản doanh thu nào khác ngoài doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để bù đắp bớt phần nào khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bị giảm của doanh nghiệp. Cụ thể hơn:
+ Năm 2012 việc kinh doanh xe gắn máy của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, kinh tế khó khăn đã ảnh hƣởng đến quyết định mua xe của ngƣời dân, do đó sản lƣợng bán ra của năm 2012 giảm so với năm 2011. Đây là tình hình chung của các công ty kinh doanh xe gắn máy trong nƣớc. Bên cạnh đó, một yếu tố xuất phát từ phía chính các hãng xe khi liên tiếp tung ra những mẫu xe, phiên bản mới đủ chủng loại đã làm cho thị trƣờng bán nhiều mua ít. Mặt khác, sự mở rộng hệ thống đại lý rộng khắp của các hãng xe cũng phần nào chia bớt thị phần trong khi đó doanh nghiệp lại không có nhiều chính sách khuyến mãi để thu hút khách hàng làm cho sản lƣợng xe máy bán ra của doanh nghiệp trong năm 2012 bị giảm so với năm 2011. Bên cạnh đó năm 2012 doanh nghiệp không kinh doanh xăng dầu nữa, do giải thể chi nhánh kinh doanh xăng dầu, điều này làm cho doanh nghiệp mất đi khoản doanh thu do kinh doanh xăng dầu mang lại, mặc dù năm 2011 kinh doanh xăng dầu đã mang lại cho doanh nghiệp một khoản doanh thu cũng khá cao.
+ Ngƣợc lại với doanh thu bán hàng là doanh thu cung cấp dịch vụ. Doanh thu bán hàng năm 2012 giảm thì doanh thu cung cấp dịch vụ năm 2012 tăng. Nguyên nhân chính làm cho doanh thu cung cấp dịch vụ tăng là do tiền hỗ trợ các hoạt động bán hàng mà doanh nghiệp nhận đƣợc từ Công ty TNHH
Yamaha Motor Việt Nam do làm đại lý cho công ty này tăng cao. Năm 2012 doanh nghiệp đã đạt chỉ tiêu bán hàng mà Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam đề ra cho doanh nghiệp nên công ty này đã hỗ trợ một phần chi phí bán hàng cho doanh nghiệp. Điều này cũng góp phần làm tăng doanh thu cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong năm 2012. Nhƣng lƣợng tăng là quá ít, không đủ lớn để làm tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2012 của doanh nghiệp.
- Năm 2013, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp
đã tăng mạnh trở lại. So với năm 2012, năm nay khoản doanh thu này đạt 77.445.051 ngàn đồng, tăng 18.536.689 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 31,47%, đây là một mức tăng mà rất nhiều doanh nghiệp kỳ vọng đạt đƣợc. Để làm đƣợc điều này phải kể đến nổ lực không biết mệt mỏi của toàn thể nhân viên cùng lãnh đạo của doanh nghiệp trong việc nghiên cứu và tìm hiểu thị trƣờng.
Trong năm 2013, doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đạt 77.002.747 ngàn đồng, tăng 18.649.292 ngàn đồng, tƣơng đƣơng tăng 31,97%. Nguyên nhân chính làm cho doanh thu bán hàng của doanh nghiệp năm 2013 tăng nhiều đến vậy là do năm này doanh nghiệp đã mạnh dạng kinh doanh dòng xe gắn máy của các hãng mới cùng với thực hiện nhiều chính sách khuyến mãi nhƣ tặng áo thun, nón bảo hiểm hay hỗ trợ phí trƣớc bạ… Điều này làm cho lƣợng xe bán ra trong năm 2013 tăng mạnh. Năm 2013 doanh nghiệp đã mạnh dạng kinh doanh dòng xe của hãng Piaggio, dòng xe mà trƣớc đó doanh