Báo cáo của trung tâm lợi nhuận được thực hiện bởi các công ty thành viên hay các trung tâm của Tổng công ty. Báo cáo thể hiện doanh thu, chi phí và kết quả của từng công ty, trung tâm và được tổng hợp để xác định hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Tổng công ty.
Báo cáo kết quả của một trung tâm lợi nhuận bao gồm báo cáo của các trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu của công ty, được thực hiện theo sự phân cấp từ các cấp quản lý từ thấp lên cao theo bảng 3.17
Bảng 3.17 Đơn vị : ...
Các báo cáo lợi nhuận của Trung tâm lợi nhuận
Thời gian : Tháng, quý, năm
Đơn vị tính : đồng
Chỉ tiêu Trung tâm/Cty In VH Cty Primexco Tổng cộng
KH TH CL KH TH CL KH TH 1. Doanh thu thuần
2. Biến phí - Sản xuất - Bán hàng - Quản lý DN 3. Đảm phí (1)-(2) 4. Định phí
- Kiểm soát được - Không kiểm soát được 5. Số dư bộ phận (3 - 4) 6. Chi phí quản lý chung của Tổng công ty phân bổ
Ngoài ra còn một số báo cáo khác được thực hiện theo yêu cầu phân tích sự biến động như Bảng 3.18 Báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận - Phụ lục 1.
3.3.3.4 Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tư tại Tổng công ty là trung tâm trách nhiệm cao nhất do Chủ tịch Hội đồng thành viên đứng đầu, chịu trách nhiệm tổng thể các mặt hoạt động đầu tư tại Tổng công ty, do vậy báo cáo trách nhiệm của Trung tâm đầu tư ngoài việc thể hiện sự biến động các chỉ tiêu về chi phí, doanh thu và lợi nhuận của toàn Tổng công ty còn phải thể hiện chỉ tiêu vốn đầu tư và hiệu quả đầu tư, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư ROI, lãi thặng dư RI... tại Tổng công ty và các đơn vị thành viên
Bảng 3.19 Đơn vị : ...
Báo cáo trách nhiệm của các Trung tâm Đầu tư
Thời gian : Tháng, quý, năm
Đơn vị tính : đồng
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch
1. Trung tâm - Doanh thu thuần - Biến phí + Chi phí NVL chính + Chi phí điện - Số dư đảm phí - Định phí + Chi phí SX +Thuế
Số dư Trung tâm - Chi phí chung của TCT phân bổ - Lợi nhuận trước thuế
- Chi phí thuế TNDN - Lợi nhuận sau thuế TNDN - Vốn đầu tư
- Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) - Lãi thặng dư (RI)
Tổng hợp toàn Tổng công ty - Số dư Công ty Mẹ
- Số dư Công ty Con - Số dư Công ty thành viên
- Chi phí chung toàn Tổng công ty - Lợi nhuận trước thuế
- Chi phí thuế TNDN - Lợi nhuận sau thuế TNDN - Vốn đầu tư
- Chi phí sử dụng vốn
- Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) - Lãi thặng dư (RI)
Ngoài ra để đánh giá hiệu quả đầu tư vốn của Tổng công ty vào các đơn vị thành viên là công ty cổ phần, qua đó phân tích và xem xét tái cơ cấu vốn đầu tư của Tổng công ty có hiệu quả nhất theo các bảng đính kèm Phụ lục
Bảng 3.20 Báo cáo phân tích hiệu quả sử dụng vốn đầu tư - Phụ lục 1 Bảng 3.21 Báo cáo phân tích tình hình sử dụng vốn đầu tư - Phụ lục 1 Bảng 3.22 Báo cáo phân tích tài chính theo mô hình Dupont - Phụ lục 1 Bảng 3.23 Báo cáo kết quả hoạt động SXKD - Phụ lục 1
3.3.4. Xác lập thời gian và quy trình xây dựng hệ thống báo cáo kế trách nhiệm tại Tổng công ty
Có 4 bước :
Bước 1 : Xác định các loại trung tâm trách nhiệm và chuẩn bị ngân sách Bước 2 : Đo lường kết quả hoạt động của mỗi trung tâm
Bước 3 : Lập báo cáo trung tâm trách nhiệm
Bước 4 : Xác lập thời gian, quy trình xây dựng hệ thống báo cáo trung tâm trách nhiệm và xử lý thông tin
Như vậy sau khi đã tiến hành phân cấp quản lý, xác định các trung tâm trách nhiệm và thiết lập hệ thống báo cáo trách nhiệm cho các trung tâm trách nhiệm, cần phải xác định cụ thể một số yêu cầu sau
(1) Về hình thức : Các báo cáo trách nhiệm cần được thực hiện theo hình thức thống nhất và tương ứng với yêu cầu quản lý của từng trung tâm trách nhiệm
(2) Về thời gian : Theo yêu cầu thường xuyên hay đột xuất của lãnh đạo đơn vị, thông thường tương ứng với chu kỳ sản xuất kinh doanh hàng tuần, tháng, quý, năm, các báo cáo trách nhiệm phải xác định được thời gian thực hiện thống nhất trong toàn Tổng công ty, cụ thể như sau
Bảng 3.24
TÓM TẮT NỘI DUNG CÁC LOẠI BÁO CÁO CỦA TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
Loại báo cáo Mục đích Người nhận Kỳ lập báo cáo
I/ Báo cáo dự toán
1. Dự toán kết quả kinh
doanh Ước tính CP, doanh thu & lợi nhuận Giám đốc, Tổng giám đốc Tháng/quý/năm 2. Dự toán chi phí NVL
trực tiếp Ước tính chi phí NVL chính sử dụng Quản đốc, PGĐ SX Tháng/quý/năm 3. Dự toán CP nhân công
trực tiếp Ước tính chi phí nhân công trực tiếp Quản đốc, PGĐ SX Tháng/quý/năm 4. Dự toán CP sản xuất
chung Ước tính CP sản xuất chung Quản đốc, PGĐ SX Tháng/quý/năm 5. Dự toán CP bán hàng &
CP quản lý DN Ước tính CP bán hàng & CP quản lý DN
Cửa hàng trưởng, GĐ Trung tâm, PGĐ KD
Tháng/quý/năm 6. Dự toán doanh thu Ước tính doanh thu
tiêu thụ Cửa hàng trưởng, GĐ Trung tâm, PGĐ KD
Tháng/quý/năm 7. Dự toán báo cáo kết
quả kinh doanh Ước tính doanh thu, chi phí, lợi nhuận GĐ trung tâm, GĐ Cty, PGĐ kinh doanh
Tháng/quý/năm 8. Dự toán giá vốn hàng
bán Ước tính giá vốn xuất bán trong kỳ GĐ trung tâm, GĐ Cty, PGĐ kinh doanh
Tháng/quý/năm 9. Dự toán sử dụng vốn
đầu tư Ước tính hiệu quả sử dụng vốn Giám đốc, TGĐ, Chủ tịch HĐTV Năm / chi tiết tháng, quý 10. Dự toán cần đối tài
sản – nguồn vốn Ước tính hiệu quả sử dụng vốn Giám đốc, TGĐ, Chủ tịch HĐTV Năm / chi tiết tháng, quý 11. Dự toán kết quả hoạt
động kinh doanh Ước tính lợi nhuận, kết quả đầu tư Giám đốc, TGĐ, Chủ tịch HĐTV Năm / chi tiết tháng, quý
II/ Báo cáo thực hiện
1. Báo cáo chi phí SX &
tính giá thành SP Xác định giá thành & chi phí phát sinh Giám đốc Tháng/quý/năm 2. Báo cáo phân tích biến
động chi phí NVL trực tiếp
Kiểm soát chi phí
NVL trực tiếp Quản đốc, giám đốc Tháng/quý/năm 3. Báo cáo chi phí nhân
công trực tiếp Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Quản đốc phân xưởng, Giám đốc Tháng/quý/năm 4. Báo cáo chi phí SX
chung Kiểm soát chi phí SX chung Quản đốc phân xưởng, Giám đốc Tháng/quý/năm 5. Báo cáo chi phí bán
hàng Kiểm soát chi phí bán hàng Cửa hàng trưởng, GĐ Trung tâm Tháng/quý/năm 6. Báo cáo chi phí quản lý Kiểm soát chi phí
7. Báo cáo doanh thu Giám sát tình hình
thực hiện doanh thu GĐ Trung tâm Ngày/ tháng/ quý/ năm 8. Báo cáo lợi nhuận Giám sát tình hình
thực hiện lợi nhuận GĐ Công ty, Tổng giám đốc Tháng/quý/năm 9. Báo cáo hiệu quả sử
dụng vốn đầu tư Giám sát tình hình sử dụng vốn GĐ Công ty, Tổng Giám đốc, Chủ tịch HĐTV
Quý / năm
III/ Báo cáo phân tích
Xác định các nhân tố tác động đến sự biến động của các chỉ tiêu Quản lý các bộ phận, Giám đốc, Tổng giám đốc Quý / năm
(3) Xử lý thông tin và mối liên hệ giữa các báo cáo tại các trung tâm trách nhiệm
Căn cứ theo phân cấp quản lý trong Tổng công ty, quá trình đánh giá trách nhiệm quản lý sẽ được thực hiện từ thấp lên cao căn cứ vào việc xác lập dự toán và kết quả thực hiện được trình bày qua các báo cáo tại các trung tâm trách nhiệm được lập định kỳ hay thường xuyên đối với từng cấp quản lý trong trung tâm trách nhiệm. Thông tin sau khi được thu thập, căn cứ vào các chứng từ gốc và các số liệu báo cáo kế toán được xử lý thông qua các phần mềm vi tính hoặc phân tích thủ công và thể hiện cụ thể trên các báo cáo sẽ được cung cấp cho các nhà quản trị ở từng cấp tương ứng. Qua đó, các nhà quản trị sẽ có cơ sở để đánh giá trách nhiệm kiểm soát và thực hiện các chỉ tiêu liên quan , giữa dự toán và kết quả thực hiện tại các trung tâm trách nhiệm của tổng công ty từ thấp đến cao.
Số lượng báo cáo được thiết lập dựa trên số lượng các cấp quản lý của tổng công ty, ví dụ đối với công ty Fahasa, các cửa hàng kinh doanh sách là các đơn vị nhỏ nhất đặt dưới sự kiểm soát của các cửa hàng trưởng, tập hợp các cửa hàng tại các khu vực khác nhau đặt dưới sự kiểm soát của các trung tâm sách đứng đầu là giám đốc trung tâm, công ty bao gồm nhiều trung tâm sách đặt dưới sự kiểm soát của giám đốc công ty và các công ty thành viên trong Tổng công ty đặt dưới sự kiểm soát của tổng giám đốc Tổng công ty. Như vậy báo cáo trách nhiệm thực hiện từ các cấp quản lý sẽ có số lượng chi tiết khác nhau và giảm dần khi báo cáo tiến lên các cấp quản lý cao hơn, do vậy các báo cáo cấp quản lý cao không phải là được thực hiện bằng cách cộng dồn các báo cáo của các cấp quản lý phía dưới. Tại mỗi cấp
quản lý các báo cáo thực hiện sẽ có số lượng chi tiết liên quan đến phát sinh và yêu cầu quản lý tại từng cấp quản lý tại các công ty thành viên.
Trình tự báo cáo trách nhiệm tại SCPC được thực hiện theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 3.1
Sơ đồ trình tự báo cáo kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty Văn hóa Sài Gòn
3.4. Các giải pháp khác hỗ trợ thực hiện xây dựng báo cáo kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty Văn hóa Sài gòn
Phòng ban (Cấp Cty) Phòng ban (Cấp Cty)
Trung tâm Sách
Nguyễn Huệ Trung tâm Sách Xuân Thu Phân xưởng
Tổ sản xuất Cửa hàng Sách
Nguyễn Huệ Cửa hàng Sách Xuân Thu Cửa hàng Sách Sài Gòn Cửa hàng Sách Tân Định Tổng Công ty Phòng ban (Cấp TCT) Công ty thành viên
3.4.1 Công tác phân quyền quản lý trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp
Nhằm đáp ứng được yêu cầu đổi mới trong điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trong năm 2012, một trong những giải pháp nhằm tháo gỡ khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo sức mạnh và đòn bẩy để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đó là thực hiện công tác tái cấu trúc lại cơ cấu bộ máy quản lý của Tổng công ty, thực hiện mô hình quản lý phân cấp, phân nhiệm rõ ràng giữa các cấp quản lý (Nguồn : Báo cáo kế hoạch sản xuất kinh doanh Tổng công ty năm 2012). Đây thật sự là một tiền đề hết sức thuận lợi để xây dựng thành công kế toán trách nhiệm tại đơn vị. Theo khảo sát, mô hình quản lý trước đây đó là quản lý có phân cấp và có kiêm nhiệm, tuy nhiên để xác định được trách nhiệm và có cơ sở để đánh giá mức độ thực hiện của các cấp, Tổng công ty cần xem xét thực hiện mô hình quản lý có phân cấp và không kiêm nhiệm, bởi vì những ưu thế của mô hình này như sau :
(1) Qua phân cấp quản lý không kiêm nhiệm, người quản lý cấp cao sẽ giảm bớt áp lực, khối lượng công việc (do đã phân cấp ủy quyền cho cấp dưới thực hiện các công việc thường xuyên tại các bộ phận) qua đó sẽ tập trung vào việc lập và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo hướng kế hoạch dài hạn và chiến lược lâu dài, cấp dưới được giao nhiệm vụ cụ thể sẽ có điều kiện để phát huy tính năng động, sáng tạo để hoàn thành công việc theo mục tiêu chung của toàn Tổng công ty.
(2) Việc phân cấp, phân quyền cụ thể giúp cho lãnh đạo các cấp quản lý trực tiếp giải quyết công việc, chủ động trong tiếp cận thông tin trong hoạt động sản xuất kinh doanh (thị trường, giá cả, khách hàng ...) từ đó chủ động, thích ứng với mọi diễn biến và thay đổi của môi trường kinh doanh của nền kinh tế thị trường hiện nay (3) Qua phân cấp cụ thể sẽ tạo điều kiện để phát hiện, đào tạo và bồi dưỡng các đội ngũ lãnh đạo kế thừa là những nhân viên đang phát huy được năng lực cụ thể qua các công việc mang tính đặc thù tại từng trung tâm trách nhiệm của doanh nghiệp, đồng thời có tác động đến việc khuyến khích, tạo dựng được môi trường thi đua tích cực và lành mạnh giữa các cá nhân và tập thể trong đơn vị thực hiện các chỉ
tiêu của từng bộ phận, từng trung tâm trách nhiệm theo mục tiêu chung của toàn Tổng công ty
3.4.2 Về tổ chức bộ máy kế toán phù hợp
Để việc thực hiện và sử dụng các thông tin báo cáo kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty được hiệu quả và thuận lợi, SCPC cần thiết sắp xếp lại cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán theo hướng kết hợp bộ phận thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị nhằm sử dụng chung các nguồn thông tin đầu vào sau đó xử lý theo yêu cầu riêng của các báo cáo trách nhiệm. Việc sắp xếp lại cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán phải có sự phân công, phân quyền cụ thể trong việc khai thác dữ liệu thông qua phần mềm kế toán được lựa chọn tại mỗi đơn vị, tránh chồng chéo, chậm trễ trong xử lý và cung cấp thông tin mang tính quản trị cho các cấp quản lý.
Việc bố trí đào tạo nhân sự thực hiện kế toán quản trị phải thường xuyên với định hướng thông suốt các nội dung của kế toán trách nhiệm đa dạng hóa nghiệp vụ và sử dụng thành thạo các công cụ xử lý thông tin, các phần mềm chuyên dụng kế toán
Căn cứ vào quy mô hoạt động của đơn vị, vào năng lực đội ngũ nhân viên kế toán và trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho công tác kế toán, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty có thể thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2
Sơ đồ bộ máy kế toán khi sắp xếp để thực hiện kế toán trách nhiệm
Theo đó bộ phận Kế toán quản trị được hình thành sẽ thực hiện nhiệm vụ :
- Lập dự toán và hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm của Tổng công ty (Công ty): Thông qua việc thu thập, xử lý thông tin về chi phí
+ Phân loại theo ứng xử : biến phí, đảm phí, định phí
+ Phân loại theo khả năng kiểm soát chi phí, chi phí kiểm soát được, chi phí không kiểm soát được ...)
Qua đó, phục vụ yêu cầu kiểm soát chi phí và cung cấp thông tin thích hợp cho việc điều hành hoạt động của lãnh đạo, thu thập các thông tin liên quan đến chi phí – giá thành , chi phí – doanh thu – lợi nhuận.
- Đánh giá, phân tích thông tin : Thông qua việc lập các báo cáo phân tích các báo cáo tại các trung tâm trách nhiệm trong tổng công ty (phân tích kết quả thực hiện so
Trưởng phòng Kế toán (Kế toán trưởng)
Phó phòng Kế toán
Kế toán Tài chính Kế toán Quản trị Bộ phận thực hiện nhiệm vụ kế toán Tài chính Bộ phận thực hiện nhiệm vụ kế toán Quản trị Kế toán dự toán Kế toán phân tích, đánh giá Kế toán Tổng hợp Kế toán Công nợ
Kế toán báo cáo KTTN ( ... )
với dự toán của các trung tâm trách nhiệm) để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động, tư vấn cho lãnh đạo tổng công ty (công ty) tìm ra các biện pháp điều