Phân tích công việc là công cụ hữu hiệu giúp cho các doanh nghiệp ñang cần có sự thay ñổi về cơ cấu tổ chức giống như Bưu ñiện Hóc Môn nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Dù ñã xây dựng chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng nhưng vì vẫn còn nhiều chức danh công việc tại Bưu ñiện Hóc Môn chưa ñược phân tích nên sự phối hợp giữa các chức danh trong ñơn vị
chưa thực sựăn khớp; lãnh ñạo chưa thểñánh giá chính xác năng lực thực hiện của nhân viên dẫn tới chưa thể trả lương và kích thích họ kịp thời. Vì thế ñơn vị cần phải nhanh chóng hoàn thiện công tác phân tích công việc cho tất cả các chức danh công việc hiện có tại ñơn vị.
Để kết quả phân tích công việc vừa ñáp ứng ñược yêu cầu cung cấp thông tin công việc, trách nhiệm và quyền hạn của người ñược giao việc, vừa ñược sử dụng làm cơ sở quyết ñịnh cho công tác ñào tạo, tuyển dụng, ñánh giá nhân viên. Khi phân tích công việc, ñơn vị phải xây dựng ñược bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Đơn vị cần lưu ý là phải thiết lập bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho các chức danh theo biểu mẫu nhất ñịnh nhằm ñảm bảo
ñúng mục ñích của phân tích công việc cũng như ñảm bảo ñầy ñủ những nội dung chính cần có trong bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Trong luận văn, tác giảñã thiết lập bảng mô tả công việc của chức danh trưởng bưu cục ñể làm mẫu cho các chức danh khác (xem phụ lục 2).
Hiện nay có rất nhiều phương pháp ñể thu thập thông tin phân tích công việc. Dựa trên cơ sở lý thuyết so sánh với thực tế diễn ra tại ñơn vị, tác giảñưa ra phương pháp thu thập thông tin phù hợp với ñơn vị như sau:
• Đối với các chức danh thuộc bộ phận sản xuất, ñơn vị sử dụng kết hợp hai phương pháp bảng câu hỏi và quan sát tại nơi làm việc. Ở tất cả bưu cục và ñội vận chuyển thuộc Bưu ñiện Hóc Môn ñều ñược trang bị hệ thống camera quan sát, do
ñó, phương pháp quan sát tại nơi làm việc sẽ cho phép ñơn vị ghi nhận ñầy ñủ và chi tiết thời gian, mức ñộ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ; trách nhiệm khi thực hiện công việc, các thông tin về ñiều kiện làm việc…, ñồng thời tránh ñược hội chứng Hawthone khi thực hiện quan sát.
• Đối với các chức danh thuộc phòng chức năng, ñơn vị sử dụng kết hợp hai phương pháp bảng câu hỏi và nhật ký làm việc. Phân tích nhật ký ngày làm việc theo loại công việc thực hiện, theo hao phí thời gian thực hiện từng loại công việc…
Đối tượng cung cấp thông tin trong phương pháp nhật ký công việc, ngoài người trực tiếp thực hiện công việc thì cần lấy thêm ý kiến của trưởng bộ phận ñể xác minh tính chính xác thông tin mà người thực hiện công việc cung cấp.
• Phương pháp bảng câu hỏi sẽ giúp ñơn vị thu thập ñược những thông tin mà hai phương pháp quan sát nơi làm việc và nhật ký công việc không thể cung cấp hoặc việc cung cấp thông tin mất nhiều thời gian. Ví dụ, thông tin về cảm nhận của nhân viên về công việc: thời gian làm quen với công việc, cường ñộ làm việc, cần hỗ trợ khi thực hiện công việc…
Những hiệu quả do giải pháp ñem lại:
− − −
− Giúp ñơn vị tránh tình trạng nhân viên ñùn ñẩy trách nhiệm, nhân viên không cảm thấy bất công khi phải làm những công việc không ñược giao.
− − −
− Việc xây dựng các bảng mô tả công việc theo mẫu giúp cho lãnh ñạo dễ dàng so sánh ñể có thể kết hợp thực hiện hoặc làm ñơn giản một số công việc thậm chí loại bớt những công việc chồng chéo giữa các bộ phận. Đơn vị có thể tiến hành tổng hợp các công việc ñể các công việc này ñược thực hiện bằng các nhóm, tổ từ ñó giảm bớt ñược một số chức danh quản trị. Điều này ñáp ứng ñúng theo yêu cầu quản lý tập trung của BĐTP, giảm bớt công tác quản lý, lao ñộng gián tiếp, tập trung lực lượng cho sản xuất.
− − −
− Giúp cho lãnh ñạo ñơn vị sắp xếp hệ số mức ñộ phức tạp công việc cho từng chức danh công việc.
3.3.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên, ñề bạt nhân sự
Căn cứñịnh mức lao ñộng do BĐTP quy ñịnh ñối với bộ phận sản xuất thì ñơn vị ñang trong tình trạng thiếu lao ñộng do ñó nhu cầu ñủ người cho sản xuất là có thực. Mặc dù ñơn vị ñã tổ chức tuyển dụng nhiều lần nhưng việc tuyển dụng này vẫn chưa ñáp ứng ñược nhu cầu về số lượng lao ñộng. Nguyên nhân dẫn tới việc chưa cung ứng ñủ lao ñộng phù hợp với yêu cầu, một phần là do công tác tuyển dụng còn nhiều sai sót và hạn chế. Do ñó, muốn thu hút ñược những người có ñủ
năng lực, trình ñộ, nhiệt huyết và thật sự mong muốn ñược làm việc tại Bưu ñiện thì
ñơn vị cần phải hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân việc tại ñơn vị mình.
Hiện nay, mặc dù ñơn vịñã xây dựng ñược các bước thực hiện tuyển dụng nhưng vì trong các bước này chưa thể hiện ñược trách nhiệm của bộ phận tham gia vào công tác tuyển dụng nên tác giả ñề xuất quy trình tuyển dụng nhân viên như bảng 3.3 nhằm chuẩn hóa các thao tác và quy ñịnh rõ trách nhiệm của ñối tượng liên quan cũng như tài liệu, mẫu biểu cần có trong công tác tuyển dụng (xem phụ lục 3) và cũng ñưa ra một số lưu ý khi thực hiện các bước trong quy trình:
• Về ñề xuất tuyển dụng: nếu việc tuyển dụng là theo nội dung hoạch ñịnh thì phòng Tổng hợp làm phiếu ñề xuất tuyển dụng; còn nếu trong trường hợp tuyển dụng ñột xuất thì nơi phát sinh cần tuyển thêm người sẽ làm ñề xuất tuyển dụng.
• Về lựa chọn hồ sơứng viên tham gia dự tuyển phải ñược lựa chọn dựa trên bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cần tuyển nhân viên. Do ñó sẽ
có những công việc không thể tìm kiếm lao ñộng từ bên ngoài mà bắt buộc phải tuyển từ bên trong nội bộ như trưởng bưu cục, tổ trưởng, ñội trưởng khai thác, kiểm soát viên, … vì những chức danh này không những ñòi hỏi về bậc tay nghề mà còn phải có kinh nghiệm, hiểu biết về nghiệp vụ dịch vụ, tình hình hoạt ñộng của ñơn vị…
Đối với những chức danh có thể tuyển mới từ bên ngoài thì với tình trạng có thể
dư người ở bộ phận phòng ban chức năng như hiện nay, ñơn vị nên chọn các ứng viên từ nguồn cung ứng bên trong này trước. Khi nguồn bên trong không thể ñáp
ứng ñược nhu cầu thì ñơn vị tìm kiếm lao ñộng từ bên ngoài. Muốn thu hút ñược các ứng viên từ bên ngoài nộp hồ sơ dự tuyển thì tùy thuộc vào vị trí cần tuyển mà
báo tuyển dụng sao cho ñầy ñủ những thông tin cần thiết về yêu cầu vị trí cần tuyển. Ví dụ, khi cần tuyển lao ñộng bưu tá xã, ñơn vị có thể dựa vào mối quen biết với chính quyền ñịa phương, liên hệñịa phương ñể thông báo tuyển dụng tới người dân, nhất là những người có hoàn cảnh khó khăn, cần kiếm việc làm. Thực hiện ñược việc này, ñơn vị sẽ không tốn chi phí cho quảng cáo hay thông báo trên các phương tiện thông tin như báo chí, truyền hình… nhưng vẫn có thể thu hút ñược ứng viên và nâng cao ñược hình ảnh của mình trong việc giúp xã hội giải quyết công ăn việc làm cho những người gặp khó khăn.
• Về kiểm tra và phỏng vấn: trước khi kiểm tra, phỏng vấn ứng viên, ñơn vị
cần phải thiết lập hội ñồng phỏng vấn trong ñó xác ñịnh vai trò của từng thành viên và cùng thống nhất thông qua bảng câu hỏi kiểm tra với các tiêu thức ñánh giá ứng viên, hệ thống thang ñiểm ñánh giá các câu trả lời. Điểm quan trọng nhất là trong hội ñồng phải có sự tham gia của trưởng bộ phận cần bổ sung lao ñộng vì những người này là người trực tiếp sử dụng lao ñộng, họ sẽ có cảm nhận ứng viên có phù hợp với công việc hay không. Nhất là ñối với những ứng viên từ bên ngoài, ñơn vị
chưa hiểu rõ khả năng xử lý tình huống trong công việc của ứng viên. Do ñó, khi phỏng vấn, trưởng bộ phận cần quan tâm ñến sự thay ñổi ñộng thái, cử chỉ, hành
ñộng của ứng viên ñể hiểu ñược quan ñiểm, tình cảm của ứng viên; tập trung ñánh giá những nét chính của ứng viên như khả năng hòa hợp với mọi người, ñộng cơ
làm việc, kinh nghiệm thực tế, mức ñộ hiểu biết công việc…Công việc phỏng vấn rất quan trọng trong công tác tuyển dụng vì thếñơn vị nên có các chương trình huấn luyện về phỏng vấn ñối với nhân viên thường xuyên thực hiện công tác phỏng vấn.
• Đối với tuyển dụng lao ñộng mới, trước khi ký hợp ñồng lao ñộng thử việc,
ñơn vị nên thống nhất với ứng viên về các ñiều kiện làm việc, thời gian làm việc, lương bổng, ñào tạo, huấn luyện… ñể giảm bớt trường hợp bỏ việc của nhân viên mới.
• Về lưu hồ sơ: ñơn vị không chỉ thực hiện việc lưu hồ sơ của những ứng viên tham gia dự tuyển như hiện nay ñơn vịñang thực hiện mà ñơn vị cần phải thu thập
một số thông tin nhằm phân tích hiệu quả của ñợt tuyển dụng ñể có những biện pháp nâng cao hiệu quả tuyển dụng trong tương lai.
Bảng 3.2: Thông tin của ñợt tuyển dụng trong năm
Chỉ tiêu Đợt 1 Đợt 2 Đợt 3 Đợt 4 Đợt 5 Các chi phí cho ñợt tuyển dụng
Số lượng và chất lượng hồ sơ dự tuyển Hệ số giữa nhân viên mới tuyển và số ñược ñề nghị tuyển
Số lượng nhân viên chấp nhận
số lượng nhân viên từ chối nhận công việc Kết quả thực hiện công việc của nhân viên mới tuyển
Số lượng nhân viên mới bỏ việc
Bảng 3.3: Quy trình tuyển dụng nhân viên Trách nhiệm Trình tự Tài liệu, mẫu biểu liên quan Phụ trách các phòng ban, trưởng bưu cục Phiếu ñề xuất tuyển dụng
Giám ñốc Phiếu ñềd xuất tuyển
ụng Nhân viên nhân sự
Nhân viên nhân sự
Bảng trích yếu hồ sơ thông tin ứng viên Ban Giám ñốc/Trưởng bộ phận nhân sự Bảng trích yếu hồ sơ thông tin ứng viên
Nhân viên nhân sự “Điện thoại, email”
Ban Giám ñốc Phụ trách các phòng ban, trưởng bưu cục
Nhân viên nhân sự “Điện thoại”
Giám ñốc Phụ trách các phòng ban, trưởng bưu cục
Bảng ñánh giá nhân viên trong thời gian thử việc. Hợp ñồng
thử việc
Giám ñốc Quyết ñịnh ký hợp
ñồng lao ñộng Nhân viên nhân sự
Nguồn: theo tác giả
Những hiệu quả do giải pháp ñem lại
− − −
− Thực hiện theo ñúng yêu cầu của các bước trong quy trình tuyển dụng giúp ñơn vị luôn tuyển ñược ñúng người vào ñúng vị trí cần tuyển.
Đề xuất tuyển dụng + Phê duyệt - Tập hợp và thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ và trích
yếu thông tin
+
Lựa chọn
- Loại
Thông báo thời gian phỏng vấn
+
KTra/Pvấn -
Thông báo ngày hẹn Ký hợp ñồng LĐ-thử việc và sắp xếp thử việc
Quyết ñịnh LĐ có thời hạn
− − −
− Giúp ñơn vịñánh giá ñược hiệu quả của công tác tuyển dụng.
3.3.3.2. Hoàn thiện công tác ñề bạt nhân sự
Để khắc phục những hạn chế ñang tồn tại trong công tác ñề bạt, bổ nhiệm nhân viên như công tác còn mang nặng tính hình thức, chưa có tính thúc ñẩy thi ñua nhân viên cạnh tranh vào vị trí cao hơn, ña số nhân viên cho rằng không có cơ hội thăng tiến… Tác giảñề xuất một số biện pháp khắc phục công tác bổ nhiệm nhân sự:
− − −
− Thường xuyên tổ chức thi nghiệp vụ trong phạm vi của ñơn vị: Quản trị gia tài năng, Chuyên viên giỏi, Kiểm soát viên giỏi, Trưởng bưu cục năng ñộng…nhằm phát hiện những nhân tố mới ñể bố trí họ vào những vị trí thích hợp và cũng tạo thêm cơ hội cho những nhân viên ñang làm việc sự thi ñua, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn.
− − −
− Thường xuyên lập nhóm công việc ñể tạo thêm môi trường thử thách cho những nhân viên có khả năng thăng tiến ñể khi những nhân viên này ñược ñề bạt ở
chức vụ cao hơn thì sẽ nhận ñược sựủng hộ từ phía nhân viên cấp dưới, tránh ñược việc hình thành các nhóm “ứng viên không thành công” trong ñơn vị.
− − −
− Thiết lập hồ sơ nhân viên: ñơn vị phải lưu giữ mọi thông tin liên quan ñến nhân viên vể tuổi tác, thâm niên, trình ñộ học vấn, các hoạt ñộng tiêu biểu và kết quả ñạt ñược của nhân viên, mục tiêu phấn ñấu, những công việc ñã làm, mức ñộ
hoàn thiện công việc hiện tại, khả năng chịu áp lực…Đây là cơ sở vững chắc cho những quyết ñịnh ñề bạt nhân viên
− − −
− Xây dựng biểu ñồ thuyên chuyển cho từng bộ phận, phòng ban chức năng trong ñó chỉ rõ khả năng ñặc biệt, mức ñộ hoàn thành công việc hiện tại, khả năng thăng tiến của từng nhân viên…ñể làm cơ sở cho quyết ñịnh thăng cấp hoặc ñiều chuyển công tác mới.
− − −
− Lập cây thăng chức cho từng chức vụ quan trọng còn trống hoặc cần thay thế
Hình 3.3: Cây thăng chức (Nguồn: theo tác giả) Những hiệu quả do giải pháp ñem lại − − −
− Tạo thêm ñộng lực muốn thể hiện mình của các chức danh thuộc bộ phận quản lý −
− −
− Tránh bỏ sót bất kỳ ứng viên tiềm năng ñáp ứng ñược yêu cầu, tiêu chuẩn công việc ñề ra.
3.3.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện công tác ñào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Hiện nay, ở Bưu ñiện Hóc Môn, công tác ñào tạo vẫn còn nhiều bất cập như ñã nêu trong chương 2. Trong thời gian tới, ñể công tác này ngày càng tốt hơn, tác giả ñưa ra một số giải pháp như sau:
3.3.4.1. Xác ñịnh nhu cầu và xây dựng kế hoạch ñào tạo phát triển nguồn nhân lực
Yêu cầu của ñào tạo là ñào tạo ñúng người và ñúng nhu cầu, giải quyết ñược vấn