A trong thời gian qua
2.2.2.1. Phân tích thực trạng việc thực hiện chức năng thu hút, bố trí nhân lực tại Công ty
a. Phân tích công việc tại Trường Giang A
Phân tích công việc, xây dựng các Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc được coi là vấn đề then chốt của hoạt động quản trị nguồn
nhân lực, tại Công ty Trường Giang A hiện chưa chính thức tiến hành công việc này. Điều kiện tiến hành công việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc chủ yếu do lãnh đạo cấp trên trực tiếp trao đổi với nhân viên dưới quyền mà chưa quy định cụ thể bằng văn bản. Chính vì lẽ đó, các nhân viên phụ trách những công việc khác nhau rất khó tìm hiểu được công việc của những nhân viên khác. Ngay cả đồng nghiệp trong cùng phòng ban đôi khi người này cũng không nắm rõ hết công việc của người kia, điều này gây trở ngại rất lớn mỗi khi cần có sự hỗ trợ, thay thế công việc cho nhau (lúc đồng nghiệp nghỉ ốm, thai sản, nghỉ phép theo chế độ,...) hoặc khi có sự điều động nhân viên từ đơn vị này sang đơn vị khác, bản thân nhân viên được điều động cũng hết sức bị động vì không biết cụ thể công việc mới là gì. Điều quan trọng hơn là: Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc là cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí, sử dụng và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Để khắc phục những vấn đề này Công ty cần tổ chức phân tích công việc để xây dựng hai văn bản quan trọng là Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc để có cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí hoặc hoán đổi công việc khi cần thiết.
b. Công tác tuyển dụng tại Trường Giang A Nguồn tuyển dụng:
Là một công ty TNHH, Trường Giang A thường đăng quảng cáo tuyển nhân viên trên các phương tiện thông tin đại chúng, do đó những người có nhu cầu tìm việc rất dễ tiếp cận được thông tin về tuyển dụng của Công ty.
Nguồn tuyển dụng tại Trường Giang A qua các năm được thống kê dưới đây: Bảng 2.2: Nguồn tuyển dụng của công ty
STT Tiêu chí Tần suất Tỷ lệ % 1 Từ quảng cáo tuyển dụng 45 46,9 2 Từ các trường đào tạo, trung tâm dịch vụ việc làm 34 35,4 3 Nhân viên cũ của doanh nghiệp 0 0 4 Nhân viên trong công ty giới thiệu 17 17,7 5 Cộng đồng nhân sự giới thiệu 0 0
Tổng 96 100
Theo kết quả khảo sát, nguồn tuyển dụng bổ sung thiếu hụt nhân lực của công ty hiện nay chủ yếu từ quảng cáo tuyển dụng (chiếm 46,9%). Hình thức này bù đắp được nhân sự ngay và tạo cơ hội cho người lao động trong xã hội, tuy nhiên chính sách này mang lại những hạn chế đối với việc cạnh tranh trong tuyển dụng, nhiều lao động công nhật bên trong công ty có thể mất cơ hội trở thành lao động chính thức, đồng thời công ty cũng bỏ qua cơ hội tuyển chọn được ứng viên tốt nhất từ chính những lao động đã làm việc tại công ty. Ngoài ra, giải pháp tuyển dụng tại các trường đào tạo, trung tâm dịch vụ việc làm cũng đáp ứng được yêu cầu trong bối cảnh thị trường lao động khan hiếm nguồn lực chất lượng cao (chiếm 35,4%) và một phần nhỏ người lao động được tuyển dụng từ nguồn nhân viên trong công ty giới thiệu (17,7%).
Tiêu chuẩn tuyển dụng:
Tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty được quy định tùy theo từng vị trí tuyển dụng và tùy vào từng thời điểm tuyển dụng của công ty. Tuy nhiên thực tế ít được áp dụng, chỉ giữ lại một vài tiêu chuẩn cơ bản, còn lại mang tính chủ quan hoặc theo các mối quan hệ. Hầu như chưa có trường hợp tuyển dụng nào vì không đáp ứng được yêu cầu thử việc mà bị sa thải. Một số tiêu chuẩn tuyển dụng thường được Trường Giang A áp dụng trong thời gian qua:
- Trình độ học vấn và trình độ chuyên môn. - Giới tính, sức khỏe, nơi thường trú.
- Kinh nghiệm làm việc.
- Có khả năng làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm.
Do đó tiêu chuẩn tuyển chọn hiện nay tại Trường Giang A cũng chưa đầy đủ hoàn chỉnh và cụ thể.
Các bước của quy trình tuyển dụng:
Các bước của quy trình tuyển dụng được thể hiện như sau:
Sơ đồ 2.2: Các bước của quy trình tuyển dụng hiện nay tại Trường Giang A
Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính Ra quyết định tuyển dụng Phỏng vấn và báo kết quả Kiểm tra hồ sơ Nhận hồ sơ chuẩn bị tuyển dụng
- Bước chuẩn bị tuyển dụng:
Để chuẩn bị tuyển dụng, Trường Giang A giao cho phòng tổ chức hành chính lên kế hoach theo nhu cầu hiện tại của công ty về số lượng lao động và đề xuất của các bộ phận khác về nhân sự.
- Bước thu nhận và sơ tuyển hồ sơ:
Tất cả các hồ sơ đều được chuyển về Phòng Tổ chức, tại đây chủ yếu kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ: Đơn xin việc, Bản khai lý lịch có chứng thực của địa phương, Giấy khám sức khỏe của các cơ quan y tế có thẩm quyền và bản sao có công chứng các bằng cấp, Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tất cả bộ hồ sơ đều theo mẫu chung thống nhất của Nhà nước, Trường Giang A chưa có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ và cho công việc khác nhau.
- Bước phỏng vấn:
Phỏng vấn được tiến hành rất hình thức, chủ yếu để hỏi thêm các thông tin về ứng viên vì đa phần các hồ sơ xin việc đều do CBCNV trong Công ty “gửi” hoặc sinh viên mới tốt nghiệp từ các trường CĐ-ĐH trong tỉnh, chưa chú trọng vào các kiến thức và kỹ năng liên quan đến khả năng thực hiện công việc.
- Bước ra quyết định tuyển dụng:
Các hồ sơ sau khi phỏng vấn đạt yêu cầu, công ty sẽ báo kết quả trúng tuyển và các ứng viên sẽ được giới thiệu sơ lược về Công ty, nội quy lao động,... sau đó được ký hợp đồng thử việc, thời gian thử việc theo quy định (thường là 1 tháng) và được hưởng 80% lương theo thỏa thuận. Khi hết thời gian thử việc, nếu không có gì trở ngại, người lao động sẽ có quyết định tuyển dụng và được ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Trong quyết định tuyển dụng có nêu rõ: Chức vụ, nơi làm việc, hệ số lương cấp bậc. Kể từ khi ký hợp đồng lao động, người lao động được hưởng 100% lương theo thỏa thuận, được tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
c. Phân công, bố trí và đề bạt nhân viên * Phân công, bố trí nhân viên:
Đối với những người lao động mới vào làm việc được phân công, bố trí công việc phù hợp với khả năng; đối với những người đang làm việc, thỉnh
thoảng cũng được phân công thêm, giảm bớt hay hoán chuyển công việc trong nội bộ một phòng ban, đơn vị. Tất cả động thái này đều do trưởng phòng ban, đơn vị tự quyết định. Tuy nhiên nhìn chung toàn Trường Giang A tồn tại nhiều tầng nấc quản lý, bộ máy cồng kềnh, vấn đề giải quyết nhân viên dôi dư hoặc không phù hợp với vị trí đang đảm nhận gặp rất nhiều khó khăn đã ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất lao động cũng như nghị lực làm việc, khả năng cống hiến, ý chí phấn đấu của những CBCNV khác có tâm và có tầm.
Điều động CBCNV từ phòng ban, đơn vị này sang phòng ban, đơn vị khác đôi khi cũng diễn ra. Việc điều động do Giám đốc Công ty ra quyết định mà nguyên nhân có thể xuất phát từ:
- Điều phối lại lao động giữa nơi này với nơi khác cho phù hợp hơn.
- Một số CBCNV thông qua tự học tập từ bên ngoài hoặc được Trường Giang A tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề sẽ được điều động sang nơi khác đảm trách công tác mới.
- Do mắc phải sai phạm nên thuyên chuyển công tác, điều động sang nơi khác. - Điều động vì lý do tổ chức cán bộ, điều này có nghĩa các cán bộ trong diện quy hoạch được điều động kinh qua nhiều vị trí khác nhau trước khi được đề bạt, bổ nhiệm.
- Một ít trường hợp giải quyết theo nguyện vọng của người lao động (để làm việc gần nhà, để thuận đường đưa đón con đi học,...).
- Điều động lao động tạm thời đến một nơi để hỗ trợ nơi này giải quyết các công việc trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó sẽ trả về lại nơi cũ.
Như vậy việc phân công hợp lý hay không hợp lý có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thực hiện công việc của nhân viên, đến hiệu quả làm việc của cả một phòng ban, đơn vị và sau cùng là ảnh hưởng đến thành quả của toàn Công ty.
* Vấn đề đề bạt, bổ nhiệm:
Về nguyên tắc, qua quá trình làm việc những người có trình độ chuyên môn cao, tay nghề giỏi, phấn đấu tốt, có năng lực lãnh đạo, có đạo đức lối
sống lành mạnh,... tức hội đủ các điều kiện trong Quy chế này sẽ được đưa vào diện cán bộ quy hoạch. Đến thời điểm thích hợp, cán bộ trong diện quy hoạch sẽ được đề bạt, bổ nhiệm. Tuy nhiên thực tế đôi khi không diễn ra như vậy, những người trong diện quy hoạch không phải lúc nào cũng “vừa hồng, vừa chuyên”, danh sách cán bộ quy hoạch hết sức kín đáo, tế nhị và là việc “rất riêng” của Ban giám đốc và Phòng Tổ chức hành chính. Một số trường hợp xứng đáng được đề bạt, bổ nhiệm nhưng vướng phải rào cản phải là đảng viên, trong khi để phấn đấu trở thành đảng viên lại là một vấn đề khác; c hưa kể một vài người được đề bạt, bổ nhiệm nhưng không thuộc diện cán bộ quy hoạch.
Xem xét quy trình đề bạt, bổ nhiệm trong thời gian qua cho thấy Công ty đã có một bước tiến trong quy trình này bằng việc mạnh dạn xây dựng Quy chế về công tác cán bộ. Tuy nhiên thực tế thực hiện chưa thực sự công khai và minh bạch để mọi người cùng phấn đấu, còn nghiêng về hồ sơ lý lịch, thâm niên công tác,... đã ảnh hưởng đến động cơ phấn đấu của những người giỏi, tạo ra rào cản đối với họ, nặng nề hơn làm cho họ nản chí, thậm chí rời bỏ doanh nghiệp. Lý giải cho vấn đề này có thể do:
+ Công ty chưa thực hiện việc phân tích chi tiết vị trí công việc và năng lực cán bộ ở từng vị trí để từ đó có thể quy hoạch cán bộ một cách khoa học.
+ Việc đề bạt, bổ nhiệm còn bị tác động, chi phối bởi nhiều phía.
2.2.2.2. Phân tích thực trạng việc thực hiện chức năng đào tạo, phát triển nhân lực tại Công ty
a. Phân tích quy trình đào tạo
Việc đào tạo nhân viên trong một doanh nghiệp có thể thực hiện theo ba giai đoạn: Lúc mới đầu nhận việc, trong thời gian nhận việc và để chuẩn bị cho những công việc mới. Nội dung đào tạo có thể liên quan đến khía cạnh nghiệp vụ của công việc hoặc có thể về quan hệ con người trong công việc hoặc để nâng cao trình độ nhận thức và xử lý vấn đề:
- Đào tạo lúc mới bắt đầu nhận việc:
Đây là việc mà trong thời gian qua công ty đã và đang thực hiện, c ác nhân viên mới đều được hướng dẫn hay giới thiệu (chức năng nhiệm vụ, mục
tiêu hoạt động, nội quy lao động, các chính sách và chế độ,...) để họ làm quen với môi trường hoạt động mới, tạo tâm trạng thoải mái, an tâm trong những ngày đầu tiên làm việc. Đặc biệt là do đặc thù của lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh nên yêu cầu đầu tiên với tất cả các ứng viên trúng tuyển trước khi được đi làm tại công ty là phải nắm vững về các điều kiện làm việc.
- Đào tạo trong lúc làm việc:
Việc đào tạo này có thể tiến hành theo hai cách: Vừa làm vừa học hoặc tạm ngưng công việc để học. Hiện na y C ông t y TNHH Trường Giang A đang áp dụng phổ biến cách vừa làm vừa học, đề cao việc thực tập, học bằng thực hành tại chỗ. Hằng năm tùy theo kinh phí đào tạo được cấp Công ty tổ chức mở các lớp tập huấn cho CBCNV theo từng mảng công việc. Còn tạm ngưng công việc để học được vận dụng ít hơn, đa số CBCNV học ở các trường, lớp đào tạo bên ngoài đều vào buổi tối hoặc ngày nghỉ.
- Đào tạo cho công việc tương lai:
Đây là cách thức đào tạo cho đội ngũ CBCNV trong diện quy hoạch cán bộ nhằm cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để họ không những làm tốt công việc hiện tại mà còn làm tốt công việc tương lai khi được thăng chức.
Nhìn chung quy trình đào tạo tại Trường Giang A cơ bản đáp ứng được yêu cầu của hoạt động SXKD. Vấn đề còn lại là tính hiệu quả trong đào tạo ra sao và làm gì để hoàn thiện chức năng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực cho công ty sẽ được trình bày trong phần tiếp theo.
b. Các hình thức đào tạo
Có thể nói công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực được Trường Giang A quan tâm và hằng năm đều dành ra một khoản kinh phí nhất định để triển khai thực hiện. Nội dung các chương trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực chủ yếu nhằm nâng cao tay nghề cho CBCNV và phát triển trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Trong nội dung chương trình đào tạo, có hình thức: Công ty tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ do các chuyên viên
giàu kinh nghiệm đảm trách và/hoặc mời các giảng viên có uy tín phụ trách lớp học; Công ty gửi đi đào tạo hoặc người lao động tự đi học được Trường Giang A hỗ trợ học phí thì sau thời gian theo học phải báo cáo kết quả học tập về Công ty. Tất cả các trường hợp đào tạo nêu trên đều được hưởng lương trong thời gian đi học, còn lại số CBCNV tự nguyện đi học nâng cao trình độ đều phải tự túc và được hưởng lương trong thời gian đi học nếu học ngoài giờ (Số này Phòng tổ chức không nắm được, mà khi người lao động hoàn thành chương trình học nộp bằng tốt nghiệp về Phòng để bổ sung hồ sơ và thay đổi hệ số chức danh).
Trong các hình thức đào tạo trên, Trường Giang A chú trọng nhiều hơn cho hình thức chủ động tổ chức đào tạo. Theo cách này, Công ty sẽ chỉ đích danh người lao động nào phải tham gia đào tạo và nội dung được đào tạo là gì. Còn hình thức đào tạo do CBCNV tự đăng ký học bên ngoài thường xuất phát từ nguyện vọng của cá nhân.
Như vậy các hình thức đào tạo tại Công ty khá đa dạng, bao trùm được nhiều mảng kiến thức mà một doanh nghiệp như Trường Giang A đang cần. c. Đánh giá kết quả đào tạo
Trong tổng số lao động được đào tạo qua các năm gần đây, lao động là nam giới chiếm đa số, những người có trình độ từ cao đẳng trở lên được đào tạo nhiều nhất.
Sau mỗi đợt, khóa đào tạo, Trường Giang A chưa tổ chức lấy ý kiến của nhân viên về kết quả đào tạo. Đánh giá kết quả đào tạo sau mỗi đợt, khóa đào tạo là một việc làm cần thiết và Trường Giang A có thể sử dụng các phương pháp sau:
- Đánh giá bằng phiếu thăm dò
- Đánh giá của cấp quản lý trước và sau đào tạo
Việc tổ chức lấy ý kiến của nhân viên về kết quả đào tạo sau mỗi đợt, khóa đào tạo cho chúng ta thấy rằng công tác đào tạo ở Công ty đã tập trung đúng đối tượng cần được đào tạo và hiệu quả đào tạo cũng cao.
Tuy nhiên để cho nguồn lao động ngày càng có chất lượng cao hơn nữa thì Công ty cần đặc biệt quan tâm đến việc định hướng, chọn đối tượng để
đào tạo và chương trình đào tạo cần sát với thực tế hơn nữa, cũng như phải có định hướng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.2.2.3. Phân tích thực trạng việc thực hiện chức năng duy trì nguồn nhân lực