8. Cấu trúc của luận văn
3.2.2. Xây dựng kế hoạch quản lý Tổ chuyên mô nở các TTGDTX tỉnh
Thanh Hóa một cách khoa học
3.2.2.1. Mục tiêu của giải pháp
Đề xuất giải pháp xây dựng kế hoạch quản lý tổ chuyên môn một cách khoa học nhằm có sự thống nhất đồng bộ từ BGĐ đến TTCM trong điều hành quản lý các hoạt động của tổ, tránh chồng chéo công việc dẫn đến sự nhàm chán của giáo viên. Từ đó nhằm khắc phục tình trạng sinh hoạt tổ chuyên môn mang tính hành chính; cần đi sâu, sát vào những vấn đề đặt ra trong công tác chuyên môn của từng môn học; nâng cao tay nghề cũng như kỹ năng, nghiệp vụ sư phạm cho từng giáo viên.
3.2.2.2. Nội dung của giải pháp
- BGĐ xây dựng kế hoạch quản lý tổ chuyên môn cụ thể đến từng tuần trong Quy chế hoạt động của cơ quan. Trên cơ sở đó, phân công chuyên môn và công tác kiêm nhiệm cho từng cán bộ, giáo viên.
- TTCM xây dựng kế hoạch cho tổ mình quản lý trên cơ sở công việc của từng giáo viên được phân công.
- Mỗi đồng chí cán bộ, giáo viên xây dựng Kế hoạch cá nhân và đăng kí thi đua đầu năm theo công việc mình được giao.
3.2.2.3. Cách thức thực hiện giải pháp
a, Đối với BGĐ
Căn cứ chức năng lãnh đạo toàn diện và lập kế hoạch quản lý tổng thể; Giám đốc là người trực tiếp xây dựng kế hoạch chỉ đạo hoạt động tổ chuyên môn như một nội dung trọng yếu. Yêu cầu kế hoạch phải đạt bao gồm:
- Các nội dung cụ thể định hướng mục tiêu, nội dung, phương pháp cho từng mặt hoạt động.
- Người chỉ đạo trực tiếp, gián tiếp và trách nhiệm của người chỉ đạo. Đối tượng quản lý bao gồm: Giám đốc với vai trò tổng quản lý các đơn vị tổ. Tổ trưởng, người luôn đóng vai trò chủ đạo trong quá trình hoạt động của một đơn vị và Phó giám đốc được ủy quyền quản lý chỉ đạo từng nội dung công việc, và giám sát hoạt động của một số tổ nhất định.
- Các mốc thời gian nghiệm thu sản phẩm công việc (từng phần và hoàn thiện)
- Cơ chế thực hiện bao gồm các căn cứ văn bản chỉ đạo, nhân lực, CSVC và kinh phí thực hiện.
Có 2 loại kế hoạch cần được phân biệt :
- Kế hoạch định kỳ : Sinh hoạt tổ, nhóm chuyên môn trong các tuần lễ. - Kế hoạch cho các hoạt động chuyên đề dài ngày và các hoạt động
không định kỳ : Thao giảng, Nghiên cứu khoa học (SKKN); học tập theo chuyên đề,…
Các kế hoạch này được triển khai theo mốc thời gian cụ thể:
- Kế hoạch tổng thể đầu năm: công bố vào tuần 1 hoặc 2 tháng 8 hàng năm: nội dung hoạt động tổ được xác định tới từng học kỳ và từng tháng.
- Kế hoạch tổng thể từng tháng: công bố vào tuần 1 của các tháng trong năm học; nội dung được xác định tới từng tuần.
2. Triển khai kế hoạch vào thực tiễn
- Thống nhất nội dung quy trình làm việc với tổ trưởng chuyên môn và các phó giám đốc được chỉ đạo và nắm tình hình đơn vị tổ phụ trách.
- Tổ trưởng chỉ đạo trực tiếp các hoạt động theo quy trình thống nhất. Quy trình này bao gồm:
+ Quán triệt yêu cầu về mục tiêu, nội dung của hoạt động theo định hướng của giám đốc tới các tổ viên, gắn với tình hình tổ.
+ Phân công công việc cụ thể cho các tổ viên và lịch hoạt động cụ thể. + Tổ chức thực hiện các nội dung cụ thể theo những phương pháp tương ứng, sáng tạo phù hợp đặc điểm tổ.
+ Ghi chép quá trình thực hiện bằng các hình thức nhật ký, biên bản. + Đơn vị tổ tự tổng kết ưu khuyết điểm, nêu kiến nghị và báo cáo giám đốc sau khi quá trình hoàn thiện.
+ Duy trì hoạt động báo cáo đột xuất (về các thông tin) và định kỳ (về kết quả)
- Trong quá trình thực hiện, Giám đốc sử dụng Ban thanh tra chuyên môn thực hiện kiểm tra đánh giá khối lượng, chất lượng công việc của Tổ chuyên môn và báo cáo thông tin. Trong những hoạt động kéo dài thời gian và quan trọng, hoặc ở đơn vị tổ có vấn đề, Giám đốc sẽ tham gia trực tiếp thu nhận và xử lý thông tin, sau đó ra các quyết định quản lý kịp thời.
3. Tổng kết và rút kinh nghiệm
- Giám đốc thu nhận báo cáo từ 2 nguồn thanh tra chuyên môn và đơn vị tổ, thực hiện tập hợp dữ liệu xây dựng báo cáo.
- Tổ chức hội thảo đánh giá với cán bộ chủ chốt trưng cầu ý kiến.
- Tổng kết hoạt động tại cơ quan theo quy trình đánh giá, thực hiện khen thưởng phê bình và nêu bài học bổ khuyết.
b, Đối với TTCM
Trong các nội dung trên, việc lập kế hoạch hoạt động cho tổ của TTCM chiếm vị trí quyết định vì đó là nơi trực tiếp điều hành mọi hoạt động chuyên môn trong trường học.
Bản chất của quản lý nằm trong kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng điều chỉnh có mục đích bản thân các hoạt động. Soạn thảo kế hoạch hoạt động của TCM có nghĩa là trù liệu cả một tổ hợp những nội dung, biện pháp và định hướng thời gian cho hoạt động này. Kế hoạch hoạt động của TCM phải là một bộ phận hữu cơ của kế hoạch năm học, đồng thời là một mắt xích quan trọng của chu trình quản lý mà TTCM dành thời gian thỏa đáng cho hoạt động quản lý này.
Việc lập kế hoạch hoạt động của TCM phải có cơ sở khoa học dựa trên lý luận về kế hoạch hoá, phải đảm bảo nguyên tắc, quy trình và phương pháp lập kế hoạch.
TTCM cần có những hiểu biết cơ bản về kế hoạch, các loại kế hoạch của TCM và quy trình xây dựng kế hoạch để vận dụng vào việc xây dựng kế hoạch hoạt động của TCM và tổ chức, hướng dẫn GV trong tổ xây dựng kế
hoạch chuyên môn của cá nhân, đảm bảo các quy định hiện hành và phù hợp với điều kiện thực tế.
Thực tế cho thấy việc xây dựng kế hoạch quản lý hoạt động tổ chuyên môn trước đây nhìn chung Giám đốc các trung tâm ở các huyện cũng còn bỏ ngõ, chưa quan tâm lắm đến việc xây dựng kế hoạch của tổ như thế nào; việc kiểm tra hồ sơ sổ sách chưa thường xuyên và kịp thời, hình thức kiểm tra còn sơ sài, qua loa; tổ trưởng chuyên môn thì chưa được qua đào tạo, chưa được tập huấn về công tác quản lý của TTCM; một số tổ trưởng cũng chưa có nhiều kinh nghiệm trong tác quản lý tổ. Từ đó, việc lên kế hoạch tổ cũng chưa sâu sát, chưa tìm ra nguyên nhân và giải pháp để khắc phục những hạn chế, thiếu sót, nội dung sinh hoạt tổ chưa đi vào nền nếp, còn mang nặng tính hình thức. Từ đó, kế hoạch xây dựng tổ cũng như việc quản lý hoạt động tổ chưa khoa học nên phần nào cũng ảnh hưởng đến chất lượng giáo dục của trung tâm. Thiết nghĩ, người tổ trưởng phải có trách nhiệm tự nghiên cứu, rút kinh nghiệm, tự học tập bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; cùng trung tâm vạch ra mục tiêu cụ thể ngay từ đầu năm học; có như vậy thì chất lượng giáo dục mới được nâng lên. Để làm được điều này thì người TTCM cần thực hiện:
1. Các loại kế hoạch ở TCM
Trong hoạt động của TCM ở Trung tâm GDTX có nhiều loại kế hoạch được xây dựng và thực hiện, trong đó, có 2 loại kế hoạch cơ bản và phổ biến, đó là:
- Kế hoạch năm học của TCM.
- Kế hoạch hoạt động trong năm học của GV. Bên cạnh 2 loại kế hoạch trên, còn có:
- Kế hoạch học kỳ, Kế hoạch hàng tháng: Là sự cụ thể hóa của kế hoạch năm học cho từng khoảng thời gian nhất định.
- Kế hoạch hoạt động: Các kế hoạch được xác lập trước khi tiến hành một hoạt động (hoặc một phạm vi hoạt động mang tính chuyên đề) để triển khai nhiệm vụ theo kế hoạch năm học. Ví dụ: kế hoạch thực hiện các chuyên đề cải tiến PPDH; kế hoạch hội giảng; kế hoạch dự giờ; kế hoạch bồi dưỡng HS giỏi - phụ đạo HS yếu - kém; kế hoạch tổ chức hoạt động ngoại khóa; kế hoạch nâng cao chất lượng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ GV trong tổ.
Về mặt pháp quy, có 2 loại kế hoạch nằm trong nhiệm vụ của TCM, được quy định trong Điều lệ trường trung học. Đó là: KH hoạt động năm học của TCM và KH hoạt động trong năm học của GV.
Một trong những nhiệm vụ và nội dung quản lý quan trọng của TTCM là xây dựng kế hoạch hoạt động của TCM. Đó là sự khởi đầu có ý nghĩa nền tảng đảm bảo cho toàn bộ quá trình quản lý, tổ chức và chỉ đạo của người TTCM đạt được các yêu cầu: đúng, trúng và có hiệu quả.
2. Kế hoạch năm học của tổ chuyên môn
Kế hoạch năm học của TCM (gọi tắt là “Kế hoạch tổ chuyên môn”) là bản dự kiến KH triển khai tất cả các hoạt động của TCM trong một năm học, nhằm thực hiện những mục tiêu phát triển của TCM và của trung tâm.
Kế hoạch năm học của TCM có những đặc điểm:
- Là công cụ có tính pháp quy để TTCM quản lý, chỉ đạo các hoạt động của TCM;
- Là cơ sở để xây dựng các kế hoạch khác của TCM;
TCM;
- Là phương tiện để thực thi kế hoạch năm học của trung tâm; - Do TTCM trực tiếp chỉ đạo xây dựng.
* Những yêu cầu đối với việc xây dựng kế hoạch TCM
Đảm bảo tính mục đích: Xây dựng kế hoạch TCM nhất thiết cần phải
xác định rõ các mục tiêu phát triển cần hướng tới, các nhiệm vụ cần phải giải quyết, các trạng thái thay đổi tích cực cần đạt được của TCM. Hệ thống mục tiêu đó của TCM không tách rời mà gắn bó mật thiết và hướng tới các mục tiêu phát triển của trung tâm.
Đảm bảo tính khoa học: Xây dựng kế hoạch TCM cần phải dựa trên
những cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn, thông qua việc phân tích tình hình một cách đầy đủ, chính xác các thông tin từ kỳ kế hoạch trước, nhận rõ những mặt mạnh, mặt yếu, chỉ rõ nguyên nhân thành công và không thành công, nhận thức được các yếu tố tác động đến việc thực hiện kế hoạch ở giai đoạn mới.
Đảm bảo tính cụ thể, đo được
Các mục tiêu, chỉ tiêu trong kế hoạch TCM cần phải rõ ràng, cụ thể, có thể đo được; các nguồn lực thực hiện cần được tổ chức một cách tường minh; các biện pháp thực hiện cần được đề xuất một cách cụ thể để thực hiện thuận lợi.
Đảm bảo tính thực tiễn, khả thi
Kế hoạch TCM cần phải là hình ảnh phản chiếu tình hình thực tế của TCM, của trung tâm, năng lực thực hiện cụ thể của đội ngũ GV trong tổ và nguồn lực của TCM cũng như của trung tâm. Sự phù hợp giữa kế hoạch của
TCM và thực tiễn sẽ đảm bảo cho mọi mục tiêu và nhiệm vụ có thể thực hiện và đạt kết quả như mong muốn.
Đảm bảo tính linh hoạt
Thực tế của TCM, của trung tâm trong năm học có thể không diễn ra không đúng như dự kiến ban đầu. Do vậy, cần linh hoạt phát hiện điểm không phù hợp của kế hoạch TCM và điều chỉnh kịp thời về mục tiêu, nhiệm vụ và việc khai thác, sử dụng nguồn lực.
Đảm bảo tính dân chủ
Kế hoạch TCM cần phải là kết quả thống nhất của trí lực tập thể cán bộ, GV trong tổ. Nếu quá trình xây dựng kế hoạch TCM, mọi thành viên trong tổ đều được biết, được chia sẻ bàn bạc và nhất trí sẽ là cơ sở liên kết, tập hợp những nỗ lực hành động nhằm đạt mục tiêu chung; đồng thời, sẽ tạo điều kiện cho mọi người tham gia kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện.
Đảm bảo tính dân chủ trong quá trình xây dựng kế hoạch TCM sẽ tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của GV, tạo ra cơ chế công khai, minh bạch, cùng tham gia công tác quản lý TCM và quản lý TTGDTX.
Đảm bảo tính hệ thống, nhất quán trong tổ chức trung tâm
Xây dựng kế hoạch TCM cần đảm bảo mối liên hệ tương hỗ với kế hoạch các TCM và bộ phận khác trong trung tâm, cùng hướng tới thực hiện kế hoạch của trung tâm.
* Ý nghĩa của việc xây dựng kế hoạch tổ chuyên môn
- Kế hoạch TCM thể hiện tầm nhìn của TTCM về phương hướng phát triển các mặt hoạt động của TCM trong năm học tới, thể hiện qua các mục tiêu, yêu cầu, các biện pháp và nguồn lực để thực hiện mục tiêu đó.
- Kế hoạch TCM có ý nghĩa như là phương tiện, công cụ quản lý quan trọng giúp TTCM tổ chức, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra đánh giá một cách thống nhất các hoạt động của tập thể TCM cũng như của từng thành viên trong tổ.
- Kế hoạch TCM giúp TTCM chủ động, tự tin trong công tác quản lý, chỉ đạo các hoạt động của TCM.
Đối với các thành viên trong tổ
- Kế hoạch TCM thể hiện thống nhất ý chí, nguyện vọng và khả năng phấn đấu vươn lên để phát triển (tâm và lực) của tập thể giáo viên trong TCM. - Kế hoạch TCM chỉ rõ phương hướng hành động và phối hợp cho mọi thành viên trong tổ.
- Là cơ sở có tính pháp lý cho mỗi thành viên trong TCM xác định kế hoạch hoạt động trong năm học.
Đối với Giám đốc
- Kế hoạch TCM là một trong những loại kế hoạch cơ bản và có tầm quan trọng nhất trong quản lý trung tâm; nó là sự triển khai cụ thể việc thực hiện tầm nhìn, chiến lược phát triển và kế hoạch hoạt động trong năm học của trung tâm;
- Kế hoạch TCM có ý nghĩa như là một phương tiện quan trọng trong công tác quản lý, chỉ đạo phát triển trung tâm của Giám đốc, nhất là về
phương diện chuyên môn, nghiệp vụ; đồng thời là một trong những cơ sở cho hoạt động kiểm tra, đánh giá của Giám đốc.
3. Xây dựng kế hoạch năm học của tổ chuyên môn
Xây dựng kế hoạch TCM trong các TTGDTX là sự xác định một cách có căn cứ khoa học những mục tiêu, nhiệm vụ của TCM và định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện có kết quả những nhiệm vụ, chỉ tiêu đó.
Bản chất của việc xây dựng kế hoạch TCM là xác định xem trong năm học tới, TCM hướng đến những mục tiêu phát triển nào; muốn thực hiện các mục tiêu phát triển đó cần phải làm gì, làm thế nào, khi nào làm và ai sẽ làm.
Hiện nay trên thực tế, ở các TTGDTX có nhiều cách xây dựng kế hoạch hoạt động của TCM như:
- GĐ tự xây dựng sau đó yêu cầu các tổ thực hiện.
- GĐ xây dựng kế hoạch có tham khảo ý kiến của một số người có trách nhiệm (BGĐ, Chủ tịch công đoàn, TTCM…)
- Thành lập nhóm xây dựng kế hoạch cho các TCM do GĐ phụ trách trong đó có các TTCM làm công tác tham mưu.
- Giao cho TTCM xây dựng kế hoạch trên cơ sở kế hoạch chung của trung tâm sau đó GĐ duyệt trước khi thực hiện.
- Giao cho PGĐ phụ trách chuyên môn xây dựng kế hoạch.
Trong các cách thực hiện xây dựng kế hoạch như trên thì cách thứ ba là tốt hơn cả, bởi vì “Tổ xây dựng kế hoạch” sẽ tập hợp được trí tuệ tập thể một cách có định hướng, có tổ chức, thể hiện được nguyên tắc tập trung dân chủ, GĐ sẽ có thêm lực lượng để suy nghĩ và thực thi công việc một cách có hiệu quả. Tuy nhiên, GĐ cần có định hướng trước và dự báo để khi cần thiết phải
có ý kiến chỉ đạo trong việc lựa chọn các kế hoạch phù hợp với điều kiện và thực tiễn của trung tâm.
Khi thành lập một “Tổ xây dựng kế hoạch” thì các thành viên trong tổ sẽ