Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức như trên, để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Hầu hết mọi công việc đều được thực hiện ở phòng kế toán của công ty, từ khâu thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo tài chính.
3.1.4.1 Cơ cấu tổ chức
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
3.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của kế toán
+ Kế toán trưởng: Trợ giúp cho Giám đốc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính, thông tin kinh tế, hạch toán kế toán. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo đồng thời chịu sự kiểm tra về mặt nghiệp vụ của cấp trên và cơ quan tài chính thống kê. Tổ chức quản lý dữ liệu. giữ bí mật dữ liệu. kiểm tra việc chấp hành bảo vệ tài sản, tiền vốn, các chính sách chế độ đối với người lao động, kiểm kê đánh giá lại tài sản theo đúng chủ trương và chế độ của Công ty.
Có trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức phân phối hoạt động kinh tế. Tham gia nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh. Tổ chức thi hành, hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý các chế độ, thể lệ tài chính kinh tế do Nhà nước quy định.
Phân phối chỉ đạo các nhân viên kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán thống kê, tổ chức phản ánh đầy đủ kịp thời, trung thực mọi hoạt động của đơn vị, lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê quy định. Thực hiện việc
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VẬT TƯ KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN NGÂN HÀNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TIỀN LƯƠNG
28
trích nộp, thanh toán theo đúng chế độ, thực hiện các quy định về kiểm kê. Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành luật pháp, thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Thực hiện đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cũng như phổ biến và hướng dẫn quy định mới cho các bộ phận, cá nhân có liên quan cũng như trong bộ máy kế toán. Tiến hành phân tích kinh tế, tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh mà trọng tâm là kế hoạch tài chính đồng thời không ngừng củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán trong đơn vị.
Kế toán trưởng có quyền phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán thống kê làm việc tại Công ty, có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong đơn vị cung cấp những tài liệu thông tin cần thiết cho công việc kế toán và kiểm kê. Các loại báo cáo kế toán thống kê phải có chữ ký của Kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý. Kế toán trưởng có quyền từ chối không thực hiện những mệnh lệnh vi phạm pháp luật, đồng thời phải báo cáo kịp thời những hành động sai trái của thành viên trong đơn vị cho các cấp có thẩm quyền tương ứng.
+ Kế toán tổng hợp
- Kiểm tra toàn bộ các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh.
- Kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp. - Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và đúng với thực tế không.
- Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi. - Tính giá thành, định khoản các nghiệp vụ về giá thành.
- Kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ. - In sổ kế toán.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thống kê.… - Lập các báo cáo thuế.
- Cùng kế toán trưởng giải trình, cung cấp tài liệu, số liệu cho các cơ quan như: thuế, kiểm toán, các đoàn thanh tra kiểm tra khi có yêu cầu. - Kiến nghị và đề xuất các biện pháp khắc phục cải tiến .
+ Kế toán vật tư
Thực hiện các công việc liên quan đến vật tư hàng hoá như:
- Phản ánh tình hình Nhập- xuất- tồn vật tư hàng hóa ở các kho trực tiếp do công ty quản lý.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, chính xác của các phiếu nhập, phiếu xuất, hướng dẫn các bộ phận trong công ty thực hiện đúng quy định của nhà nước. - Mở thẻ kho, kiểm tra thẻ kho, chốt thẻ kho của từng kho của công ty thực hiện theo đúng quy định của nhà nước.
- Đối chiếu với kế toán tổng hợp vào cuối tháng, căn cứ vào sổ kế toán của mình, cuối tháng đối chiếu với số liệu kế toán do máy cung cấp.
- Thực hiện việc kiểm kê khi có quyết định kiểm kê.
+ Kế toán thanh toán: Theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền, lập sổ, thẻ chi tiết về tài sản bằng tiền của Công ty.
+ Kế toán ngân hàng
29
- Theo dõi tiền gửi, các khoản tiền gửi, tiền vay của các ngân hàng trong công ty.
- Báo cáo số dư hàng ngày tiền gửi và tiền vay của công ty với trưởng phòng và với giám đốc.
- Báo cáo với trưởng phòng về kế hoạch trả nợ vay đối với từng ngân hàng.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ dùng để chuyển tiền, kiểm tra lại tên đơn vị, số tài khoản, mã số thuế, tên ngân hàng mà mình chuyển tiền vào đó, báo cáo với Trưởng phòng những trường hợp bất hợp lý, sai sót.
+ Kế toán tiền lương
Thực hiện các công việc liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương gồm:
- Lập, ghi chép, kiểm tra và theo dõi công tác chấm công và bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Tính ra số tiền lương, số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng các quy định của nhà nước.
- Căn cứ vào bảng duyệt lương của cả đội và khối gián tiếp của công ty kế toán tiến hành thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Thủ quỹ: Tiến hành thu, chi tại Công ty căn cứ vào các chứng từ thu,
chi đã được phê duyệt, hàng ngày cân đối các khoản thu, chi, vào cuối ngày lập các báo cáo quỹ, cuối tháng báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
3.1.4.3 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Để phù hợp với quy mô của công ty và các nghiệp vụ phát sinh cũng như phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán, hiện nay công ty hạch toán kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, áp dụng hình thức "Nhật ký chung" và sử dụng các loại chứng từ biểu mẫu in sẵn do Bộ tài chính, cục thống kê và cơ quan có thẩm quyền ban hành. Đồng thời thực hiện đầy đủ các biểu mẫu quy định trong pháp lệnh kế toán thống kê, đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp.
- Sổ sách và chứng từ kế toán áp dụng: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái, các sổ chi tiết, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT...
- Niên độ kế toán là 01 năm (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12). - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng.
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá vốn hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
30
- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B-01/DNN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B-02/DNN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B-03/DNN
- Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B 09-DNN
3.1.4.4 Trình tự ghi chép theo hình thức nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3. 5. 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
31
Hình 3.3 Sơ đồ hạch toán theo hình thức sổ nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng. hoặc định kỳ Đối chiếu. kiểm tra
3.2 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2010 – 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
3.2.1 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2010 – 2012 Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
32
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2010 – 2012
ĐVT: Đồng
Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty, 2010,2011,2012 Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2010 2011 2012 2011/2010 2012/2011 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu BH và cung cấp DV 13.923.704.324 7.802.636.297 10.435.781.993 (6.121.068.027) (43,96) 2.633.145.696 33,75
2. Các khoản giảm trừ doanh thu - - - -
3. DT thuần về BH và cung cấp DV 13.923.704.324 7.802.636.297 10.435.781.993 (6.121.068.027) (43,96) 2.633.145.696 33,75 4. Giá vốn hàng bán 10.627.259.579 6.262.329.563 7.674.533.182 (4.364.930.016) (41,07) 1.412.203.619 22,55 5. LN gộp về BH và cung cấp DV 3.296.444.745 1.540.306.734 2.761.248.811 (1.756.138.011) (53,27) 1.220.942.077 79,27 6. Doanh thu hoạt động tài chính 4.236.706 1.694.399 2.640.793 (2.542.307) (60,01) 946.394 55,85 7. Chi phí tài chính 768.842.455 - 1.087.633.084 (768.842.455) (100) 1.087.633.084 - - Trong đó: Chi phí lãi vay 768.842.455 - 1.087.633.084 (768.842.455) (100) 1.087.633.084 - 8. Chi phí quản lý kinh doanh 2.462.456.420 1.522.744.549 1.619.616.034 (939.711.871) (38,16) 96.871.485 6,36 9. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 69.382.576 19.256.584 56.640.486 (50.125.992) (72,25) 37.383.902 194,14
10. Thu nhập khác - - 556.818.747 - - 556.818.747 -
11. Chi phí khác - - 557.782.564 - - 557.782.564 -
12. Lợi nhuận khác - - (963.817) - - (963.817) -
13. Lợi nhuận kế toán trước thuế 69.382.576 19.256.584 55.676.669 (50.125.992) (72,25) 36.420.085 189,13 14. Chi phí thuế TNDN 13.300.209 4.814.146 9.743.417 (8.486.063) (63,80) 4.929.271 102,39 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN 56.082.367 14.442.438 45.933.252 (41.639.929) (74,25) 31.490.814 218,04
33
Qua số liệu từ bảng 3.1 cho ta thấy tình hình kinh doanh của công ty qua 3 năm 2010-2012 có nhiều biến động. Cụ thể là, doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ đạt cao nhất vào năm 2010 là 13.923.704.324 đồng và thấp nhất vào năm 2011 là 7.802.636.297 đồng. Sang năm 2012 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty đạt 10.435.781.993 đồng tăng 2.633.145.696 đồng tương ứng tăng 33,75% so với năm 2011. Nhìn chung doanh thu tăng giảm không đều qua các năm. Doanh thu năm 2011 giảm đáng kể là do thời tiết thay đổi thất thường, đồng thời công ty còn chịu sự cạnh tranh của nhiều đối thủ khác lớn mạnh hơn, bên cạnh đó còn chịu sự ảnh hưởng của lạm phát tăng cao làm giá vật tư liên tục tăng dẫn đến giá vốn tăng mà yêu cầu khách hàng luôn là giá thấp, nên công ty không đáp ứng được yêu cầu và đã không ký được nhiều hợp đồng đã làm cho doanh thu giảm đáng kể.
Bên cạnh sự biến động của doanh thu thì chi phí cũng có nhiều biến động. Cụ thể, trong tổng chi phí, giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn nhất so với chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác. Cụ thể, năm 2010 giá vốn hàng bán là 10.627.259.579 đồng đến năm 2011 giảm 4.364.930.016 đồng tương đương giảm 41,07%. Đến năm 2012 thì chi phí giá vốn là 7.674.533.182 đồng tăng 1.412.203.619 đồng tương ứng 22,55% so với năm 2011. Nhìn chung giá vốn hàng bán tăng (giảm) theo doanh thu, theo đơn đặt hàng xây dựng công trình. Tuy nhiên giá vốn hàng bán tăng tỷ lệ sắp xỉ doanh thu chứng tỏ Công ty kiểm soát nguyên liệu đầu vào chưa tốt.
Doanh thu thuần đạt cao nhất vào năm 2010 dẫn đến lợi nhuận gộp cũng đạt cao nhất với số tiền là 454.901.516 đồng. Trong năm 2011 do doanh thu thuần giảm mạnh nên làm cho lợi nhuận gộp đạt thấp nhất là 1.540.306.734 đồng, giảm 1.756.138.011 đồng tương ứng giảm 53,27% so với năm 2010. Đến năm 2012 do giá vốn hàng bán tăng cùng với sự tăng cao của doanh thu thuần đã làm lợi nhuận này đạt 2.761.248.811 đồng tăng 1.220.942.077 đồng tương ứng tăng 79,27% so với năm 2011.
Doanh thu hoạt động tài chính cũng tăng cao vào năm 2010 là 2.306.390 đồng, sang năm 2011 doanh thu này chỉ đạt 2.640.793 đồng, giảm 2.542.307 đồng tương ứng giảm 60,01% so với năm 2010, đến năm 2012 doanh thu này có chiều hướng tăng hơn so với năm 2011 cụ thể là đạt 2.640.793 đồng tăng 946.394 tương ứng 55,85% so với năm 2011. Nguồn thu chủ yếu của doanh thu này là lãi từ tiền gửi ngân hàng.
Ngoài chi phí giá vốn thì chi phí quản lí doanh nghiệp cũng có nhiều biến động, đặc biệt chi phí này tăng cao nhất trong năm 2010 là 2.462.456.420 đồng, và thấp nhất vào năm 2011 giảm còn 1.522.744.549 đồng tương đương giảm 38,16% so với năm 2010, sang năm 2012 chi phí quản lý kinh doanh là 1.619.616.034 đồng, tăng thêm 96.871.485 đồng tương đương với 6,36% so với năm 2011. Do công ty có nhiều hoạt động trong năm 2010 như Công ty có buổi họp mặt giao lưu các đơn vị bạn và có nhiều mối quan hệ đối tác nên đẩy chi phí quản lí doanh nghiệp tăng trong khi đó năm 2011 công ty có ít hoạt động nên chi phí quản lý doanh nghiệp giảm nhưng không đáng kể, đến năm 2012 thì lại có sự tăng nhẹ so với năm 2011.
34
Chi phí tài chính của công ty phát sinh chủ yếu là từ lãi vay của ngân hàng. Trong năm 2010 chi phí tài chính là 768.842.455 đồng, sang năm 2011 công ty không có vay vốn từ các tổ chức tín dụng bên ngoài nên năm này không phát sinh chi phí tài chính. Đến năm 2012 chi phí tài chính tăng cao nhất với số tiền là 1.087.633.084 đồng, trong năm này công ty ký kết được nhiều hợp đồng nhưng do khách hàng chưa thanh toán hết công nợ nên công ty phải vay mượn vốn từ các tổ chức tín dụng để mua vật tư, thuê nhân công và đầu tư vào máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và theo kịp tuyến độ công trình.
Mặc dù có nhiều chính sách kích cầu của nhà nước, công ty đã tìm kiếm được hợp đồng mới, nhu cầu xây dựng đã trở lại nhưng lợi nhuận sau thuế của công ty cũng không khách quan. Cụ thể là lợi nhuận sau thuế năm 2011 đạt