24
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của công ty
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
P. KỸ THUẬT P.HÀNH CHÍNH – KẾ TOÁN
KẾ TOÁN
P. KINH DOANH P. KH SẢN XUẤT
P.GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC ĐỘI THI CÔNG XÂY DỰNG SỐ 1 ĐỘI THI CÔNG XÂY DỰNG SỐ 2 ĐỘI THI CÔNG XÂY DỰNG SỐ 4 ĐỘI THI CÔNG XÂY DỰNG SỐ 3 ĐỘI THI CÔNG COFFA ĐỘI XE CƠ GIỚI ĐỘI THI CÔNG ĐIỆN NƯỚC ĐỘI THI CÔNG LẮP ĐẶT KÍNH
25
3.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
+ Hội đồng thành viên: là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty.
Thành viên là tổ chức chỉ định người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên.
+ Giám đốc: Là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của
Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên; Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty; Tổ chức thực hiện kế họach kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty; Ban hành quy chế nội bộ của Công ty; Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức Công ty; Trình báo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên.
+ Phó Giám đốc: Là người tham mưu cho Giám đốc trong các vấn đề
cần thiết. điều hành công việc do Giám đốc phân công, đôn đốc và giám sát hoạt động của các bộ phận, đôn đốc tiến độ sản xuất sản phẩm. Thực hiện việc tham gia nhận hợp đồng mua bán với bên ngoài công ty giao dịch, dự toán, quyết toán, nghiệm thu.
+ Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
- Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng; - Công tác quản lý Vật tư, thiết bị;
- Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án; - Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công kiểm định chất lượng thi công, chất lượng công trình.
- Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn Công ty.
- Chủ trì xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết bị theo ca, Km… theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất.
Quản lý công tác nghiệm thu khối lượng, chất lượng từng phần và toàn bộ công trình xây dựng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Tổ chức nghiệm thu và chịu trách nhiệm về các tài liệu, hồ sơ hoàn công các công trình khi nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng và lưu trữ hồ sơ hoàn công. Phối hợp cùng các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh toán, quyết toán hợp đồng kinh tế.
Giám sát, theo dõi kiểm tra phát hiện kịp thời những sự cố kỹ thuật trong quá trình thi công và đề xuất các phương án xử lý trình Giám đốc phê duyệt cho các đơn vị thực hiện.
26
+ Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ làm công tác quản lý toàn diện về mặt tài chính, tổ chức hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Định kỳ lập báo cáo tài chính theo các biểu mẫu quy định để trình lên ban Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà nước.
` Giúp Giám đốc tổ chức bộ máy quản lý ở các bộ phận; tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực.
+ Phòng kinh doanh: Tìm nguồn hàng, tìm đối tác kinh doanh, tìm hiểu
thị trường và cung cấp các thông tin cần thiết về thị trường theo yêu cầu của ban Giám đốc. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ theo tháng/quý/năm và lập phương án kinh doanh.
+ Phòng Kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài
hạn về: Kế hoạch sản xuất các sản phẩm đo đạc bản đồ; kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; kế hoạch liên doanh, kinh doanh trong và ngoài nước. Tổ chức bảo vệ quyết toán các dự án, kế hoạch;
Tổ chức chỉ đạo việc xây dựng và thực hiện hệ thống tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật sản phẩm đo đạc bản đồ thuộc hệ thống sản xuất của Công ty để Giám đốc ban hành áp dụng thống nhất trong toàn Công ty. Tham gia lập các phương án kinh tế kỹ thuật đo đạc bản đồ, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, các dự án đầu tư thiết bị, đổi mới công nghệ. các dự án liên doanh, liên kết; tham gia xây dựng đơn giá tiền lương, quyết toán tiền lương hàng năm;
Tổ chức và thực hiện hoạt động tiếp thị, quảng cáo; tìm kiếm thị trường, việc làm; giúp Giám đốc Công ty đàm phán và tổ chức ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng; phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán quản lý, thanh lý hợp đồng. xác định và thanh toán công nợ với khách hàng;
Lập và trình Giám đốc ký quyết định giao, điều chỉnh các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm cho các đơn vị sản xuất trực thuộc Công ty thực hiện. Chỉ đạo nghiệp vụ, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở và kiểm tra các đơn vị sản xuất trong công tác kế hoạch sản xuất theo đúng Pháp luật, chính sách và các quy định của Công ty; đảm bảo sản xuất liên tục, nhịp nhàng, đúng tiến độ;
Soạn thảo và tổ chức phổ biến, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các văn bản quản lý thuộc phạm vi nghiệp vụ quản lý của Phòng;
Tổ chức khoa học việc quản lý lưu trữ các tài liệu. số liệu phục vụ công tác nghiệp vụ của Phòng và đáp ứng kịp thời, cụ thể, chính xác yêu cầu thông tin kế hoạch cho Giám đốc Công ty;
Đề xuất, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ làm công tác kế hoạch của Công ty và các đơn vị trực thuộc nhằm không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
27
Với cơ cấu tổ chức như trên, công ty đã xây dựng các bộ phận có chức năng cần thiết, phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Các bộ phận hoạt động tương đối hiệu quả, phối hợp với nhau vì sự phát triển chung của công ty.