4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.3 Thực trạng vấn đề quản trị nguồn nhân lực công ty Sơn Minh Phát
2.3.1 Thực trạng về Hoạch định nguồn nhân lực
Thực trạng của công tác hoạch định nguồn nhân lực qua các năm:
Bảng 2.7 Thực trạng hoạch định nguồn nhân lực từ 2011-2013
Đơn vị tính: người
Phòng ban
2011 2012 2013
Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế
Giám đốc 1 1 1 1 1 1 P. Giám đốc 1 1 1 1 1 1 Kinh doanh 14 12 8 6 10 8 Kỹ thuật 20 19 8 5 7 6 Kế toán 3 3 2 2 2 2 Kho 13 12 8 7 8 8 Tổng 52 48 28 22 29 26
(Nguồn: ban giám đốc công ty)
Như phân tích ở trên, trong các năm trước do khủng hoảng kinh tế thế giới từ năm 2008, ảnh hưởng mạnh đến nền kinh tế Việt nam, làm cho tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam bị ảnh hưởng xấu, trong đó mạnh nhất là bất động sản. Từ đó kéo theo hàng loạt các công ty kinh doanh, dịch vụ liên quan đều đi xuống.
Trong xu thế đó, công ty TNHH Sơn Minh Phát cũng không thoát khỏi tình hình chung, chịu ảnh hưởng nặng nề do không có nhiều đối tác, và nhiều công trình làm ăn, đồng thời trước đó công ty cũng đ ẩy mạnh về sơn xây dựng nên lượng nhân viên phụ trách cũng tăng theo, t ừ đó tạo gánh nặng về quỹ lương. Kết hợp các yếu tố trên làm cho tình hình kinh doanh của công ty đi xuống, thua lỗ tuy chưa phải ở
mức báo động nhưng cũng cần phải điều chỉnh lại quy mô công ty, và điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình.
Năm 2011, lượng nhân viên công ty khá đông, chủ yếu thuộc phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật. Giữa lượng nhân viên thực tế ít hơn so với kế hoạch 4 người, chủ yếu ở phòng kinh doanh và kỹ thuật, để nhằm tìm đầu ra cho sản phẩm do đây là 2 phòng có hoạt động mang lại lợi nhuận chủ yếu cho công ty. Nhưng trong tình hình giai đoạn 2011,định hướng hoạt động đầu tư nhiều cho mảng sơn xây dựng nhưng lại không có đầu ra, cộng thêm thu nhập thấp nên số lượng nhân viên thực tế ít hơn so với kế hoạch.
Cuối 2011, đầu 2012 công ty đã mạnh tay sa thải nhiều nhân viên, đặc biệt là các nhân viên chuyên thi công công trình, đồng thời giảm số lượng nhân viên kinh doanh mặt hàng sơn xây dựng xuống, mặt khác có những nhân viên tự nghỉ việc để tìm bến đỗ mới nên lượng nhân viên giảm đáng kể. Thực tế lượng nhân viên còn lại ít hơn so với dự doán của công ty 6 người. Công ty vẫn giữ lại mảng sơn xây dựng nhưng không mặn mà lắm, chỉ nhận phân phối và thầu những công trình chắc chắn mang lại lợi nhuận tài chính.
Trong tình hình từ năm 2011 đến nay thì vấn đề Biển Đông ngày càng nóng, tranh chấp chủ quyền biển đảo của Việt nam ngày càng tăng, do đó nhà nước Việt Nam đẩy mạnh đầu tư, có nhiều chính sách hỗ trợ cho các ngư dân miền trung sản xuất tàu thuyền đánh cá, cả tàu gỗ lẫn tàu sắt để ngư dân đánh bắt cá trên vùng biển của mình, đồng thời cũng là một cách để bảo vệ chủ quyền.
Nắm bắt cơ hội đó, công ty đã quyết định đẩy mạnh việc tiếp thị và phân phối sơn, cũng như nhận thi công phần sơn cho các công ty đóng tàu ngoài miền trung và đạt được một số thành công nhất định.
Từ những thành công bước đầu đó, công ty cũng mạnh dạn phát triển rộng rãi các thị trường khác, phân phối thêm sản phẩm cho các công ty đóng tàu cung cấp tàu bè cho các ngư trường khác như ở Cà Mau.
Đi theo định hướng phát triển mới, bước đầu vượt qua giai đoạn khó khăn, và muốn phát triển kinh doanh nên năm 2013 công ty đề ra kế hoạch tăng thêm nhân
sự cho phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật. Thực tế lượng nhân sự ít hơn kế hoạch 3 người.
Từ năm 2013 công ty bắt đầu hợp tác với đối tác đến từ Đài Loan là công ty Yung Chi, chuyên sản xuất sơn cao cấp cho tàu bè. Dự án này hứa hẹn rất phát triển vì thị trường này vẫn còn cực kỳ tiềm năng. Công ty dự định trong các năm tới sẽ đặt tại các tỉnh miền Trung và một số tỉnh khác mỗi nơi ít nhất một cửa hàng phân phối độc quyền các sản phẩm sơn cao cấp này.
Dựa vào tình hình hoạt động hiện tại và hoạch định trong tương lai thì nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên, đặc biệt là nhân viên bán hàng, nhân viên kỹ thuật về mảng sơn công nghiệp, sơn tàu bè. Còn nhân lực về mảng sơn xây dựng thì công ty chưa có ý định gì, mà chỉ chờ nền kinh tế đi lên, đặc biệt là lĩnh vực bất động sản được phá băng, khi đó công ty sẽ xem xét và đầu tư nhiều hơn,tuyển dụng nhân sự nhiều hơn trong mảng này.
2.3.2 Thực trạng về phân tích công việc
Hiện nay việc phân tích công việc thông qua các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đã trở thành hiện tượng quen thuộc ở các nước công nghiệp phát triển trên thế giới. Công ty TNHH Sơn Minh Phát đã tiến hành phân tích công việc của từng đối tượng nhân viên thông qua bản mô tả công việc của từng cá nhân. Với công việc đã được giao, thì nhân viên đó sẽ trình bày chi tiết, cụ thế về quy trình công việc của mình đã đư ợc phân công. Và sau đó sẽ nộp tất cả bản mô tả công việc đó lại cho giám đốc để tiến hành xem xét, phân tích công việc hiện tại của nhân viên đó.
2.3.3 Thực trạng về tuyển dụng nguồn nhân lực
Quy trình truyển dụng của công ty TNHH Sơn Minh Phát:
Sơ đồ 2.2 Quy trình tuyển dụng của công ty TNHH Sơn Minh Phát
( Nguồn: ban giám đốc công t y)
Quy trình tuyển dụng lao động trong Công ty được tiến hành theo các bước: - Nhu cầu tuyển dụng: căn cứ vào kế hoạch hoạt động kinh doanh, nguồn nhân lực hiện có, giám đốc tự cân đối nguồn nhân lực của mình có đáp ứng được yêu cầu
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng, nhận hồ sơ
Tổ chức phỏng vấn, kiểm tra
Thông báo kết quả
Ký hợp đồng thử việc
công việc đề ra không , nếu thiếu thì sẽ tiến hành tuyển dụng thêm lao động với số lượng mà công ty cần.
- Lập kế hoạch tuyển dụng: Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng, lập danh sách các lĩnh vực cần phải bổ sung thêm lao động.
- Thông báo tuyển dụng, tiến hành thu nhận hồ sơ: công ty tổ chức thông báo tuyển dụng dưới các hình thức khác nhau như: dán thông báo trước cổng Công ty, thông báo trên tivi, đài, báo,… Đồng thời nhận hồ sơ xin việc của người lao động có nhu cầu, từ đó xem xét và chọn lọc những ứng viên có đủ tiêu chuẩn để tiến hành phỏng vấn, xét tuyển hay không.
Tiến hành xét tuyển: Sau khi đã tiếp nhận hồ sơ xin việc thì hội đồng tuyển dụng tiến hành phân loại hồ sơ. Những hồ sơ nào đáp ứng đủ các tiêu chí mà Công ty đề ra và có thành tích nổi bật sẽ được tiếp tục nhận và o vòng tiếp theo, những hồ sơ không đạt sẽ bị loại (hồ sơ không đạt không được trả lại).
- Tiến hành phỏng vấn, kiểm tra: Với những hồ sơ đã được lựa chọn ở vòng xét tuyển thì các ứng viên đó sẽ được gọi đến công ty để thi chuyên môn hoặc phỏng vấn tùy theo yêu cầu của mỗi vị trí công việc và các hình thức thi tuyển khác nhau.
Người trúng tuyển được bố trí về các bộ phận đã được dự kiến sẽ tập sự với mục đích đánh giá kết quả thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty.
- Thông báo kết quả: sau khi tiến hành phỏng vấn thì công ty sẽ dựa trên kết quả phỏng vấn để chọn ra ứng viên phù hợp với nhu cầu của công ty. Từ đó thông báo kết quả cho người được chọn.
- Ký hợp đồng thử việc: thời gian thử việc từ 1 đến 2 tháng.
Hết thời hạn thử việc thì mới ký hợp đồng chính thức và hoàn thiện nốt thủ tục, hồ sơ theo yêu cầu của công việc. Mức lương chính thức thực hiện hợp đồng lao động được hưởng theo quy chế trả lươ ng của Công ty và tuân thủ đúng quy chế trả lương theo quy định của pháp luật. Các hình thức ký kết hợp đồng lao động:
Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 1 đến 3 năm.
Hợp đồng lao động thời vụ dưới 1 năm.
- Ký hợp đồng dài hạn và tiến hành hoàn thiện các thủ tục khác:
Khi hợp đồng lao động hết hiệu lực,giám đốc công ty sẽ căn cứ vào nhu cầu kinh doanh, năng lực người lao động để ký tiếp hợp đồng lao động mới hoặc chuyển hình thức hợp đồng lao động hay chấm dứt hợp đồng lao động.
Trong các năm vừa qua, do tình hình kinh tế chung khó khăn, nên công ty đã sa thải bớt nhân viên, điều chỉnh lượng nhân viên sao cho tinh gọn, phù hợp với quy mô của công ty, phù hợp với định hướng phát triển.
- Tình hình nguồn nhân lực của công ty từ 2011 – 2013:
Bảng 2.8 Tình hình nguồn nhân lực công ty từ 2011 - 2013
Đơn vị tính: người Phòng ban 2011 2012 2013 Giám đốc 1 1 1 Phó giám đốc 1 1 1 Phòng kinh doanh 12 6 8 Phòng kỹ thuật 19 5 6 Phòng kế toán 3 2 2 Kho 12 7 8 Tổng cộng 48 22 26
( Nguồn: ban giám đốc công ty)
Từ những số liệu ở trên ta có thể thấy công ty đã rất linh hoạt trong việc điều chỉnh quy mô công ty, tinh gọn mạnh mẽ bộ máy làm việc để giảm sự hao phí trong công việc cũng như lãng phí v ề tài chính.
Từ năm 2011 bước sang 2012 có 26 nhân viên nghỉ việc (một phần là tự nghỉ do thu nhập thấp, 1 phần công ty cho nghỉ việc để thu hẹp lại quy mô), chủ yếu là nhân viên chuyên thi công công trình cho công ty. Lúc này định hướng của công ty là không nuôi nguồn nhân lực trong mảng thi công nữa mà chỉ giữ lại những lực
lượng nòng cốt, giỏi chuyên môn, nhiều kinh nghiệm. Khi có công trình thì chỉ thuê thêm thợ theo hình thức hợp đồng thời vụ hoặc khoán theo khối lượng công viêc.
Trong giai đoạn này công ty đang gặp khó khăn nên có một số nhân viên cũng không mặn mà với công ty nên cũng xin nghỉ việc để tìm bến đỗ mới. Từ đó ta thấy năm 2012 quy mô công ty đã tinh gọn hẳn hơn so với năm 2011.
Từ năm 2012 công ty đã thay đổi định hướng kinh doanh phù hợp với tình hình kinh tế xã hội Việt Nam, đưa doanh thu tăng trở lại. Tạo đà phát triển trong năm kế tiếp. Trước sự phát triển tuy nhỏ bé đó, công ty đã tuyển dụng thêm nhân sự để có thể phát huy hết khả năng của mình.
Hiện tại thì tình hình kinh doanh công ty đang phát triển nhưng chưa thực sự bùng nổ, vẫn nằm trong khả năng hoạt động của lượng nhân viên hiện tại, nên trong các năm gần đây nhân sự của công ty không có sự thay đổi lớn, có một số thay đổi ở các bộ phận:
Phòng kỹ thuật: chưa có nhu cầu tuyển dụng thêm, hầu như là nhân viên cũ, dày dặn kinh nghiệm. Trong tình hình kinh tế như hiện nay thì để tìm một công ty khác tốt hơn công ty hầu như là khó. Bởi vậy các nhân viên của bộ phận kỹ thuật đang làm việc hầu hết đều là nhân viên đã làm ở công ty hơn 3 năm qua.
Phòng kinh doanh: công ty cũng thường tuyển dụng thêm nhân viên ở bộ phận này nhưng bộ phận này do hưởng thu nhập chủ yếu qua doanh số bán hàng, lương cố định không cao nên đôi khi những người mới vào không làm quen với công việc, không tạo ra doanh số thì họ thường xin nghỉ và kiếm công việc khác. Nên hầu như những nhân viên đang làm việc đều là nhân viên cũ, do họ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này và đồng thời có lượng khách hàng quen thuộc khá lớn,do đó thu nhập khá tốt.
Kho: đây là bộ phận nhân viên thường xuyên được thay thế, do tính chất công việc không phức tạp nhưng hơi cực, thu nhập không cao nên nhân viên thường không làm việc lâu dài, do đó công ty thường tuyển dụng thêm để thay thế lượng nhân viên thiếu hụt.
Phòng kế toán: tình hình sản xuất của công ty có đi lên, nhưng chưa thực sự quá lớn, do đó yêu cầu về công việc kế toán chưa quá nhiều, nên hiện tại công ty vẫn chưa có nhu cầu tuyển thêm nhân viên cho bộ phận kế toán.
Trên đây là những phân tích chung về tình hình tuyển dụng của công ty,qua đó ta có thể thấy với lượng nhân lực hiện tại đã đủ để đáp ứng cho các hoạt động kinh doanh của công ty. Nhưng hiện tại thì công ty cũng đang hợp tác để phân phối độc quyền sản phẩm sơn cao cấp dành cho tàu bè của công ty Yung Chi của Đài Loan, vì thị trường còn cực kỳ tiềm năng nên việc mở rộng quy mô, mạng lưới phân phối là việc chắc chắn, do đó trong tương lại 1 đến 2 năm tới sẽ cần tuyển dụng thêm nhân lực phục vụ cho sự phát triển, mở rộng của mình.
2.3.4 Thực trạng về đào tạo và phát triển
Sơ đồ đào tạo của công ty:
Sơ đồ 2.3 Quy trình đào tạo của công ty
(Nguồn: ban giám đốc công ty)
Nhân viên là nguồn lực cực kỳ quan trọng cho bất cứ một công ty nào, bởi vậy đào tạo nhân viên chính là một công việc đảm bảo sự bền vững, sự phát triển của công ty ở tương lai. Công ty TNHH Sơn Minh Phát cũng nhận thấy rõ ý nghĩa của việc đào tạo nhân viên nên hay đưa nhân viên đi đào tạo các khóa ngắn hạn để nâng cao kiến thức cũng như k ỹ năng làm việc.
Nắm bắt nhu cầu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo
Công ty xác định có 2 hướng đào tạo chính: đào tạo tại nơi làm việc và đào tạo ngoài nơi làm việc.
Đào tạo tại nơi làm việc: các nhân viên mới vào thường được đào tạo theo cách này. Nhân viên mới được người quản lý và các nhân viên đi trước hướng dẫn, chỉ bảo để từ đó có thể áp dụng ngay vào công việc.
Đào tạo ngoài nơi làm việc: tổ chức cho nhân viên đi học thêm các lớp ngắn hạn nhằm nâng cao kiến thức, nghiệp vụ, kỹ năng, kinh nghiệm.
Bảng 2.9 Số lượng nhân viên được đào tạo ngoài nơi làm việc từ 2011-2013
Đơn vị tính: người Phòng ban 2011 2012 2013 Giám đốc 1 1 - P. Giám đốc - 1 - Kỹ thuật - 1 1 Kinh doanh - 2 2 Kế toán - 1 1 Kho - - - Tổng cộng 1 6 4
(Nguồn: ban giám đốc công ty)
Bảng 2.10 Chi phí đào tạo ngoài nơi làm việc từ 2011-2013
Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 Chênh lệch (%) Chênh lệch (%) Chi phí đào
tạo bên ngoài 25,5 30 7 4,5 17,64 -23 -76,7
Nhận xét:
Trước năm 2011, công ty không chú trọng vào việc đào tạo nhân viên ngoài nơi làm việc,chủ yếu là đào tạo trong nội bộ, và một phần nguyên nhân nữa đó là công ty đang trong giai đoạn khó khăn nên phải tiết kiệm chi phí. Năm 2011 chỉ có Giám đốc đi đào tạo.
Từ 2012 công ty đã chú trọng hơn việc đào tạo nhân viên một cách bài bản, hỗ trợ nhân viên học thêm khóa học ngắn hạn để nâng cao kỹ năng làm việc,tuy có tăng chi phí nhưng lại tiết kiệm thời gian đào tạo nội bộ, tăng hiệu quả công việc. Năm 2012 số lượng được cử đi đào tạo nhiều hơn, chi phí tăng tương ứng.
Năm 2013, số lượng nhân viên được đi đào tạo giảm, và chi phí cũng giảm