Phân tắch môi trường bên trong (nội bộ) của doanh nghiệp là cơ sở giúp doanh nghiệp biết rõ ựiểm mạnh, ựiểm yếu của mình so với ựối thủ cạnh tranh; ựồng thời giúp các nhà quản trị biết ựược khả năng nắm bắt lợi thế cạnh tranh trong từng thời kỳ. Theo Fred David, phân tắch môi trường bên trong của doanh nghiệp tập trung vào các lĩnh vực hoạt ựộng sau: quản trị, marketing, tài chắnh, sản xuất/tác nghiệp, nghiên cứu và phát triển, hệ thống thông tin.
(1) Về hoạt ựộng quản trị
Hoạt ựộng quản trị bao gồm 4 chức năng cơ bản như hoạch ựịnh, tổ chức, lãnh
ựạo và kiểm soát.
- Hoạch ựịnh: bao gồm tất cả các hoạt ựộng quản trị liên quan ựến việc chuẩn bị cho tương lai. Cụ thể là dự ựoán, thiết lập mục tiêu, ựề ra các chiến lược, phát triển các chắnh sách, hình thành các kế hoạch.
- Tổ chức: bao gồm tất cả các hoạt ựộng quản trị tạo ra cơ cấu của mối quan hệ
giữa quyền hạn và trách nhiệm. Cụ thể là thiết kế tổ chức, chuyên môn hóa công việc, mô tả công việc, chi tiết hóa công việc, mở rộng kiểm soát, thống nhất mệnh lệnh, phối hợp sắp xếp, thiết kế công việc và phân tắch công việc.
- Nhân sự: Trong môi trường kinh doanh luôn biến ựộng như hiện nay, nhân sự
của doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện các chiến lược, quyết ựịnh sự thành bại của doanh nghiệp. Nếu chiến lược ựưa ra có ựúng ựắn, ựầy triển vọng, và khả thi nhưng con người trong tổ chức không ựủ năng lực ựể thực hiện thì chiến lược ựưa ra ựó cũng không hiệu quả. Chức năng chắnh của nhân sự
như việc tuyển mộ, huấn luyện, sử dụng, ựãi ngộ, ựánh giá, khuyến khắch ựộng viên và sa thải.
- Kiểm soát: Liên quan ựến tất cả các hoạt ựộng quản lý nhằm ựảm bảo cho kết quả thực tế phù hợp, nhất quán với kết quả ựã ựược hoạch ựịnh. Những hoạt ựộng chủ yếu: kiểm tra chất lượng, kiểm soát tài chắnh, bán hàng, hàng tồn kho, chi phắ, phân tắch những thay ựổi, thưởng phạt.
(2) Về Marketing: Nghiên cứu marketing ựể nhận diện các cơ hội thị trường, phân khúc thị trường, lựa chọn thị trường mục tiêu và ựịnh vị thị trường; ựồng thời phân tắch khách hàng và các yếu tố có liên quan ựể hình thành các chiến lược marketing
ựịnh hướng khách hàng và marketing cạnh tranh Ầ Thông qua hoạt ựộng marketing doanh nghiệp thiết kế, tổ chức thực hiện và kiểm tra các chiến lược sản phẩm, giá cả, mạng lưới phân phối và xúc tiến bán hàng. Hiểu rõ các hoạt ựộng marketing, nhà quản trị sẽ xác ựịnh cụ thể các nhiệm vụ của chức năng này, những công việc cần thực hiện trong từng thời kỳ.
(3) Về tài chắnh: điều kiện tài chắnh thường ựược xem là phương pháp ựánh giá vị
thế cạnh tranh tốt nhất của công ty và là ựiều kiện thu hút nhất ựối với các nhà ựầu tư.
để hình thành hiệu quả các chiến lược cần xác ựịnh những ựiểm mạnh và ựiểm yếu về tài chắnh của doanh nghiệp. Nó ựược thể hiện qua việc phân tắch một số chỉ tiêu tài chắnh cơ bản như khả năng thanh toán, cơ cấu tài sản, cơ cấu vốn, tỷ suất sinh lờiẦ
ựiều này sẽ làm cho việc xây dựng chiến lược của công ty trở nên khả thi hơn.
(4) Về sản xuất/tác nghiệp: bao gồm tất cả các hoạt ựộng nhằm biến ựổi ựầu vào thành hàng hóa và dịch vụ. Quá trình quản trị sản xuất/tác nghiệp bao gồm 5 loại quyết ựịnh hay 5 chức năng: quy trình, công suất, hàng tồn kho, lực lượng lao ựộng và chất lượng.
(5) Về nghiên cứu và phát triển: để ựánh giá mặt mạnh, mặt yếu của hoạt ựộng này người ta thường dựa vào chi phắ dành cho chúng. Có bốn phương pháp thường
ựược sử dụng ựể xác ựịnh chi phắ nghiên cứu và phát triển: ựầu tư cho càng nhiều dự án càng tốt; sử dụng phương pháp tắnh theo phần trăm doanh số bán hàng; so sánh với chi phắ nghiên cứu và phát triển của ựối thủ cạnh tranh; xác ựịnh xem sản phẩm mới thành công như thế nào và sau ựó tắnh ngược trở lại ựể xác ựịnh nhu cầu
ựầu tư cho nghiên cứu và phát triển.
(6) Về hệ thống thông tin: Thông tin liên kết tất cả các chức năng trong kinh doanh với nhau và cung cấp cơ sở cho tất cả các quyết ựịnh quản trị. Nó là nền tảng của tất cả các tổ chức. Thông tin biểu hiện những bất lợi hay lợi thế cạnh tranh chủ yếu.
đánh giá ựiểm mạnh và ựiểm yếu về các hệ thống thông tin bên trong của công ty là khắa cạnh quan trọng của việc thực hiện cuộc kiểm soát nội bộ. Hệ thống thông tin là nguồn chiến lược quan trọng, theo dõi các thay ựổi của môi trường, nhận ra những mối ựe dọa trong cạnh tranh, và hỗ trợ cho việc thực hiện, ựánh giá và kiểm soát chiến lược.
* Ma trận ựánh giá các yếu tố nội bộ (IFE Matrix Ờ Internal Factor Evaluation Matrix): là công cụ ựược sử dụng ựể tóm tắt và ựánh giá những mặt mạnh và mặt yếu quan trọng của các bộ phận kinh doanh chức năng, và nó cũng cung cấp cơ sở ựể xác ựịnh và ựánh giá mối quan hệ giữa các bộ phận này.
Theo Fred R. David, cũng như ma trận EFE, ựể xây dựng ma trận IFE cũng gồm 5 bước:
- Bước 1: Liệt kê các yếu tố nhưựã ựược xác ựịnh trong qui trình phân tắch nội bộ. Sử dụng từ 10 - 20 yếu tố bên trong, bao gồm cả những ựiểm mạnh và ựiểm yếu.
- Bước 2: Ấn ựịnh tầm quan trọng bằng cách phân loại từ 0,0 (không quan
trọng), tới 1,0 (quan trọng nhất) cho từng yếu tố. Tầm quan trọng ựược ấn ựịnh cho mỗi yếu tố nhất ựịnh cho thấy tầm quan trọng tương ựối của yếu tố ựó ựối với sự
thành công của doanh nghiệp trong ngành. Tổng cộng của tất cả các mức ựộ quan trọng này phải bằng 1,0.
ựiểm yếu lớn nhất (phân loại bằng 1), ựiểm yếu nhỏ nhất (phân loại bằng 2), ựiểm mạnh nhỏ nhất (phân loại bằng 3), hay ựiểm mạnh lớn nhất (phân loại bằng 4). Như
vậy sự phân loại này dựa trên cơ sở doanh nghiệp, trong khi mức ựộ quan trọng ở
bước 2 dựa trên cơ sở ngành.
- Bước 4: Nhân mỗi mức ựộ quan trọng của từng yếu tố với hệ số phân loại của nó ựể xác ựịnh sốựiểm quan trọng cho từng yếu tố (bước 4 = bước 2 x bước 3). - Bước 5: Cộng tất cả sốựiểm quan trọng cho mỗi biến sốựể xác ựịnh tổng số ựiểm quan trọng của doanh nghiệp.
Bất kể ma trận IFE có bao nhiêu yếu tố, tổng số ựiểm quan trọng có thể ựược phân loại thấp nhất là 1,0 cho ựến cao nhất là 4,0 và số ựiểm trung bình là 2,5. Số ựiểm quan trọng tổng cộng thấp hơn 2,5 cho thấy doanh nghiệp yếu về nội bộ và số ựiểm cao hơn 2,5 cho thấy doanh nghiệp mạnh về nội bộ.