* Uỷ nhiệm chi là lệnh của chủ tài khoản giao cho ngân hàng phục vụ mình trích một số tiền xác định từ tài khoản tiền gửi của mình để chuyển trả cho ngời đợc hởng có tài khoản tại cùng hoặc khác ngân hàng.
Uỷ nhiệm chi đợc dùng trong thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ, thanh toán các kinh phí hàng hoá hoặc sử dụng để chuyển tiền cho các tổ chức và cá nhân dùng để chuyển vốn và chuyển kinh phí giữa các tổ chức trực thuộc của một đơn vị chủ quản nào đó.
- Trờng hợp thanh toán cùng một ngân hàng:
Sau khi nhận đủ hàng hoặc dịch vụ đã cung ứng hoặc khi có nhu cầu thanh toán các khoản công nợ, chủ tài khoản sẽ lập các bên uỷ nhiệm chi để yêu cầu ngân hàng trích tài khoản của mình để chuyển trả cho ngời thụ hởng.
Về phía ngân hàng sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và số d tài khoản của ngời trả tiền có đủ để thanh toán thì ngân hàng sẽ hạch toán :
Nợ TK ngời mua hàng( hoặc ngời trả tiền); Có TK ngời thụ hởng( bên bán).
- Trờng hợp thanh toán hoặc chuyển tiền khác ngân hàng nhng trong cùng hệ thống thì kế toán ngân hàng bên chi trả chuyển qua tài khoản liên hàng sang ngân hàng phục vụ bên thụ hởng và hạch toán:
Nợ TK của ngời trả tiền;
Có TK thanh toán giữa các ngân hàng cùng hệ thống (liên hàng đi).
+ Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hởng nhận đợc chuyển tiền sẽ hạch toán vào tài khoản của ngời thụ hởng, nếu ngời thụ hởng không có tài khoản tại ngân hàng ( chuyển tiền đứng tên cá nhân) thì hạch toán vào chuyển tiền phải trả. Cách hạch toán:
Nợ TK thanh toán giữa các ngân hàng( liên hàng đến );…
Có TK tiền gửi của ngời thụ hởng(nếu có TK tại ngân hàng );
Hoặc: Có TK chuyển tiền phải trả( nếu không có TK tại ngân hàng ).
+ Đối với uỷ nhiệm chi thanh toán khác ngân hàng không cùng hệ thống thì hạch toán tài khoản theo thanh toán bù trừ qua ngân hàng Nhà nớc:
Tại ngân hàng phục vụ bên chi trả hạch toán: Nợ TK của bên chi trả;
Có TK tiền gửi tại ngân hàng Nhà nớc ( TK thanh toán bù trừ). Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hởng hạch toán:
Nợ TK tiền gửi tại ngân hàng Nhà nớc( hoặc TK thanh toán bù trừ ); Có TK của ngời thụ hởng( hoặc TK chuyển tiền phải trả ).
Uỷ nhiệm chi- chuyển tiền là một hình thức thanh toán với phạm vi rộng, chiếm tỷ trọng cao trong thanh toán không dùng tiền mặt, là một trong những hình thức đợc khách hàng a dùng vì nó đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện phù hợp với ứng dụng thông tin hiện nay.
* Séc chuyển tiền cầm tay là một hình thức chuyển tiền do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của khách hàng và khách hàng trực tiếp mang tờ séc đó nộp vào ngân hàng nơi chuyển đến để đợc sử dụng tiền.
Séc chuyển tiền đợc sử dụng để chuyển tiền giữa hai ngân hàng trong một hệ thống để đảm bảo an toàn tài sản và tạo điều kiện cho ngân hàng có thể kiểm soát đợc tờ séc thì trên tờ séc chuyển tiền ngân hàng phải ghi ký hiệu mật và séc chuyển tiền có thời hạn, hiệu lực ( hiện nay là 30 ngày )
- Tại ngân hàng phát hành séc ( ngân hàng chuyển tiền ):
Khi khách hàng yêu cầu chuyển tiền bằng séc chuyển tiền cầm tay, khách hàng phải làm thủ tục để trích tài khoản của mình hoặc nộp tiền vào để ký quỹ số tiền cần chuyển. Trên lệnh chuyển tiền khách hàng phải ghi rõ ngời hởng đứng tên trên tờ séc và ngân hàng nơi chuyển đến. Ngân hàng sau khi kiểm soát nếu đủ điều kiện sẽ làm thủ tục phát hành séc cho khách hàng và hạch toán số tiền ký quỹ:
Nợ TK tiền gửi hoặc tiền vay đơn vị xin cấp séc; Có TK tiền gửi đảm bảo thanh toán.
Khi lập séc viết lồng hai liên: Bản chính và bản điệp ghi đầy đủ các yếu tố trên séc sau đó phải tính và ghi ký hiệu mật trên tờ séc trớc khi trao cho khách hàng.
+ Khi ngân hàng phát hành séc nhận đợc giấy báo nợ liên hàng gửi về thì phải kiểm soát, nếu đúng séc do đơn vị mình phát hành thì hạch toán:
Nợ TK tiền gửi đảm bảo thanh toán ;
Có TK tiền gửi thanh toán liên ngân hàng (chuyển tiền đến, liên hàng đến). - Tại ngân hàng nhận (thanh toán séc):
Khi nhận đợc tờ séc của khách hàng thì kế toán kiểm tra mẫu dấu chữ ký, sau đó kiểm soát kiểm tra ký hiệu mật đúng séc hợp lệ, hợp pháp và lập chứng từ chuyển Nợ ngân hàng để thanh toán với ngân hàng phát hành séc, hạch toán:
Nợ TK thanh toán liên ngân hàng (chuyển tiền đi, liên hàng đi); Có TK chuyển tiền phải trả.
Còn khi khách hàng rút tiền thì tuỳ theo yêu cầu của khách hàng và chứng từ mà ngân hàng sẽ chi trả cho ngời thụ hởng và khi trả sẽ hạch toán:
Nợ TK chuyển tiền phải trả đứng tên cá nhân; Có TK thích hợp.
Nh vậy séc chuyển tiền là hình thức an toàn nhất, nên khi mua hàng ở nơi khác nhiều khách hàng áp dụng để thanh toán.