Uỷ nhiệm thu là hình thức thanh toán do ngời bán lập chứng từ đòi tiền để uỷ nhiệm cho Ngân hàng thu hộ tiền từ ngời mua theo giá trị hàng hoá đã giao hoặc dịch vụ đã cung ứng ở cùng hoặc khác ngân hàng. Trong trờng hợp thanh toán có liên quan đến hai ngân hàng khác hệ thống thì quá trình xử lý chứng từ và hạch toán phải tuân theo những quy định cụ thể của chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
Để đáp ứng hình thức này căn cứ vào hợp đồng thoả thuận giữa hai bên mua – bán về việc lựa chọn thanh toán uỷ nhiệm thu, các đơn vị phải thông báo bằng văn bản cho các ngân hàng của mình biết về việc lựa chọn hình thức này để có cơ sở cho các ngân hàng thanh toán.
* Thanh toán cùng ngân hàng:
Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho ngời mua, ngời bán lập các liên uỷ nhiệm thu gửi vào ngân hàng để yêu cầu thanh toán. ngân hàng sau khi kiểm soát nếu hợp lệ và tài khoản tiền gửi của bên mua có đủ tiền thì sẽ trích ngay tài khoản của ngời mua trả cho ngời bán đợc hạch toán nh sau:
Có TK tiền gửi thanh toán của bên bán.
Nếu tài khoản của ngời mua không đủ tiền sẽ “ nhập vào sổ ngoại bảng theo dõi” và khi tài khoản ngời mua có tiền sẽ tiến hành thanh toán và tính phạt chậm trả để trả tiền cho ngời bán.
* Thanh toán khác ngân hàng:
- Tại ngân hàng bên bán:
Ngời bán sau khi hoàn thành việc giao hàng cũng tiến hành lập uỷ nhiệm thu gửi vào ngân hàng phục vụ mình. Khi nhận đợc uỷ nhiệm thu của ngời bán nếu hợp lệ và hợp pháp, ngân hàng bên bán sẽ ghi “ nhập vào sổ theo dõi” và gửi chứng từ sang ngân hàng phục vụ bên mua để yêu cầu thanh toán. Khi nhận đợc chuyển tiền của ngân hàng bên mua qua quan hệ thanh toán vốn giữa hai ngân hàng thanh toán uỷ nhiệm thu trớc đây đã gửi thì lúc đó ngân hàng sẽ ghi “ xuất sổ theo dõi” và hạch toán nội bảng sẽ ghi:
Nợ TK thanh toán giữa các ngân hàng; Có TK tiền gửi thanh toán của bên bán. - Tại ngân hàng bên mua:
Khi nhận đợc uỷ nhiệm thu do ngân hàng bên bán chuyển sang hoặc bên bán trực tiếp nộp, sau khi kiểm soát nếu thấy hợp lệ, hợp pháp và trờng hợp tài khoản của ngời mua có đủ tiền sẽ trích tài khoản ngời mua và lập chứng từ thanh toán vốn với ngân hàng bên bán để chuyển tiền và bút toán đợc hạch toán:
Nợ TK tiền gửi thanh toán bên mua;
Có TK tiền gửi thanh toán giữa các ngân hàng.
Nếu tài khoản bên mua không đủ tiền thì kế toán ghi “ nhập vào sổ theo dõi” cho phía bên mua và thông báo cho ngời mua nộp tiền để thanh toán. Khi tài khoản của ngời mua có đủ tiền thì ngân hàng cũng tính phạt chậm trả đối với ngời mua:
chậm trả chậm trả chậm trả phạt
Đối với hình thức này hiện nay ít khách hành sử dụng vì có nhiều nhợc điểm, nh tốc độ thanh toán chậm, thủ tục rờm rà phức tạp và nếu nh một trong hai bên mua và bán không giữ uy tín trong thanh toán mua bán dễ xảy ra tranh chấp dẫn đến ngân hàng không chịu trách nhiệm giải quyết, vai trò của ngân hàng ở đây cha phát huy đợc tối đa. Nhng bên cạnh đó hình thức này cũng có một số u điểm, nh thiên về bảo vệ cho ngời bán còn đối với ngời mua thì khi mua hàng không phải ký cợc gì cả, vốn ngời mua không bị ứ đọng.
Hình thức này có thể thanh toán cùng ngân hàng, khác ngân hàng, dẫn đến phạm vi thanh toán rộng.