3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
3.3.1.3 Hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc huy động vốn:
Hiện nay, Nhà nước đã tạo điều kiện rất nhiều cho các doanh nghiệp trong việc vay vốn ngân hàng. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn nhiều bất cập như: các khoản cho vay nhỏ nên đối với những lô hàng nhập khẩu lớn, doanh nghiệp thường phải chia nhỏ lô hàng thành những hợp đồng nhập khẩu nhỏ để phù hợp với điều kiện vay vốn. Điều này sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp, gây ra những ảnh hưởng không tốt từ phía đối tác xuất khẩu. Do đó, ngoài việc gây tốn thời gian, nó còn có thể làm lỡ mất các cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong thời gian tới, Nhà nước cần có cơ chế quản lý vốn vay hợp lý hơn nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp, giảm chi phí giao dịch với ngân hàng đồng thời cũng làm giảm chi phí kinh doanh cho các doanh nghiệp.
Có chính sách khuyến khích các doanh nghiệp trong nước nhập khẩu hàng hoá mà trong nước chưa có khả năng sản xuất bằng cách cho doanh nghiệp vay vốn với lãi suất thấp hơn lãi suất ngân hàng hoặc bằng hình thức bảo lãnh cho công ty có thể ký kết các hợp đồng nhập khẩu.
3.3.1.4 Xây dựng, nâng cấp cơ sở hạ tầng:
Nhà nước cần đầu tư vào hệ thống giao thông vận tải, thông tin liên lạc, kho hàng, cảng biển…để doanh nghiệp có thể giảm bớt:
-Chi phí vận chuyển, lưu kho. -Thời gian bốc dỡ hàng.
-Thực hiện thủ tục nhận hàng nhanh chóng. -Đảm bảo an toàn cho hàng hoá…
3.3.1.5 Kiểm soát biến động tỷ giá:
-Nâng cao tính minh bạch, nhất quán trong các chính sách của Ngân hàng Nhà nước và Chính phủ nhằm quản lý chính sách tiền tệ nói chung và chính sách tỷ giá nói riêng.
-Xây dựng hệ thống thông tin, thống kê số liệu ngoại tệ ra – vào trong nước, dự báo quan hệ cung – cầu trên thị trường, từ đó có chính sách điều hành tỷ giá và quản lý ngoại hối.
3.3.1.6 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ chuyên gia có năng lực:
Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ hoạt động kinh doanh đối ngoại của Nhà nước và các doanh nghiệp là nhiệm vụ cấp bách. Đội ngũ này phải là những người giỏi kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, nắm vững chính sách và luật pháp trong nước cũng như quốc tế để bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
3.3.2 Đối với Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT: 3.3.2.1 Về hoạt động nhập khẩu: 3.3.2.1 Về hoạt động nhập khẩu:
3.3.2.1.1 Lựa chọn đối tác:
Khi chọn nước nhập khẩu, công ty cần nghiên cứu đến sản xuất, chính sách và quan hệ kinh tế của nước đó. Điều kiện về địa lý cũng là vấn đề quan trọng khi công ty lựa chọn nước giao dịch, yếu tố này cho phép công ty đánh giá được khả năng sử dụng ưu thế về địa lý khi là người mua để giảm các chi phí vận tải. Việc nghiên cứu dựa trên cơ sở:
-Tình hình sản xuất của hãng về các mặt hàng máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với điều kiện trong nước, lĩnh vực và phạm vi kinh doanh để thấy được khả năng cung cấp lâu dài, thường xuyên liên kết kinh doanh và đặt hàng.
-Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, uy tín của hãng.
-Thái độ và quan điểm kinh doanh là vươn tới và chiếm lĩnh thị trường hay độc quyền về kinh doanh, giá cả, những quan điểm đối với bạn hàng, tìm hiểu uy tín và quan hệ đối tác trong kinh doanh cũng là một điều kiện quan trọng cho phép đi đến những quyết định trong mua bán một cách nhanh chóng và có hiệu quả hơn. Lựa chọn đối tác giao dịch tốt nhất là nên chọn những người xuất nhập khẩu trực tiếp, hạn chế các hoạt động trung gian.
Còn đối với các công ty nước ngoài đến công ty thông qua các nguồn thông tin quảng cáo mà họ nhận được ở sách báo, thoạt đầu, họ có thể giới thiệu qua Telex, thư hay Fax đến công ty và đưa ra một số mặt hàng mà ta nhập, nhận được thông tin này công ty phải tìm cách đánh giá đối tượng, tìm hiểu về hoạt động của đối tượng dựa trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề trên. Tìm hiểu các đối tượng bằng cách liên hệ với các bạn hàng trong và ngoài nước để biết được thông tin cần thiết về đối tác. Sau khi tiến hành sự thăm dò này, ta nên trả lời ngắn gọn là đã nhận được đơn chào hàng của họ và ta đang xem xét để có thể trả lời đầy đủ hơn hoặc từ chối ngay nếu mặt hàng không nằm trong kế hoạch nhập hàng. Sau khi xem xét, nếu tiến hành quan hệ thì hai bên sẽ tiến tới thoả thuận thương lượng với nhau với đầy đủ chi tiết về quy cách và phương thức thanh toán cho từng mặt hàng.
Khi tìm được bạn hàng có khả năng cung cấp máy móc thiết bị tốt sẽ làm giảm các chi phí giao dịch, giá cả ổn định, thuận lợi cho việc ký kết hợp đồng. Đặc biệt, nếu quan hệ tốt khi nhập khẩu giá trị lớn mà vốn huy động còn thiếu thì công ty có thể làm giấy ký nợ thông qua sự bảo lãnh của các ngân hàng, tổ chức khác. Điều đó giải quyết được bế tắc trước mắt về nhập khẩu của công ty.
3.3.2.1.2 Đa dạng hoá mặt hàng nhập khẩu:
Ngay trong lĩnh vực hoạt động, không một doanh nghiệp nào lại chỉ chuyên kinh doanh một số mặt hàng nhất định, như vậy sẽ rất mạo hiểm. Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT cũng luôn cố gắng tìm những mặt hàng mới, lợi nhuận cao để kinh
doanh. Do đó, công ty cần đa dạng hoá mặt hàng và dịch vụ kinh doanh trên cơ sở các mặt hàng và dịch vụ hiện có. Việc đa dạng hoá mặt hàng và dịch vụ kinh doanh vừa tạo điều kiện thoả mãn nhu cầu đa dạng của khách hàng, vừa tránh được rủi ro cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc nhập một mặt hàng mới không phải là đơn giản, nó vừa đòi hỏi thời cơ nhanh chóng, vừa đòi hỏi thận trọng sáng suốt, do vậy thu nhập mặt hàng mới phải chú ý đến các điều kiện sau:
-Đặc điểm của hàng hoá, chủng loại, đặc điểm kỹ thuật… -Có những doanh nghiệp nào đang kinh doanh mặt hàng này. -Thị trường tiêu thụ mặt hàng này.
Những việc làm trên là rất khó, đòi hỏi người cán bộ kinh doanh phải có kinh nghiệm, khả năng giao dịch, nắm bắt, thu thập, phân tích và xử lý thông tin…
Khi đa dạng hoá được các mặt hàng nhập khẩu thì khả năng cung cấp, đáp ứng nhu cầu nền kinh tế lớn, nó sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh của công ty so với các doanh nghiệp nhập khẩu khác trên thị trường. Từ đó có thể giải quyết được những khó khăn đang tồn tại như: vốn, cơ sở hạ tầng, khách hàng tiêu thụ…là điều kiện thuận lợi để công ty phát triển trong thời gian tới.
3.3.2.1.3 Đa dạng hoá hình thức nhập khẩu:
Cùng với việc đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh thì việc đa dạng hoá phương thức nhập khẩu là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong cạnh canh để đứng vững trên thị trường. Tuy nhiên, việc áp dụng các hình thức nhập khẩu mới đòi hỏi người cán bộ kinh doanh phải nâng cao nghiệp vụ, nắm vững quy trình nhập khẩu. Đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu trực tiếp. Bên cạnh đó, hình thức nhập khẩu uỷ thác máy móc thiết bị cũng được chú trọng hơn nữa.
Ngoài ra, công ty mạnh dạn và đẩy mạnh hình thức tạm nhập, tái xuất, hình thức này sẽ đem lại cho công ty một khoản lợi nhuận lớn. Đồng thời sẽ phát huy tối đa khả năng của bản thân công ty.
-Trong cơ chế thị trường, công ty thực hiện chính sách giao việc theo từng bộ phận. Do đó, giúp cho nhân viên có ý thức hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. Hiện tại, ngoài lượng các thành viên của công ty có khả năng làm việc chất lượng cao đem lại lợi nhuận sau khi hạch toán đầy đủ và làm nghĩa vụ đối với Nhà nước, công ty cần tăng cường kỹ năng và trách nhiệm quản lý kinh doanh qua một số chế độ thưởng phạt rõ ràng để các thành viên trong công ty có động cơ làm việc và nhận thức được điều đó.
-Biện pháp hoàn thiện trình độ và công tác nghiệp vụ nhập khẩu.
•Trong cơ chế chuyển đổi từ nền kinh tế chỉ huy bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, Nhà nước đang có những cố gắng nhằm phát huy những chức năng điều tiết của mình. Vì vậy, các chủ trương, chính sách của Nhà nước về quan hệ với nước ngoài thường xuyên có những thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. Do đó, người cán bộ làm công tác nhập khẩu phải nắm bắt được các tập quán thương mại về thị trường mà mình đang hoạt động. Điều này đòi hỏi họ phải luôn có thông tin, tài liệu phục vụ cho nghiên cứu. Để phục vụ tốt việc này, công ty phải luôn bổ sung các nguồn sách báo, tài liệu có liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình. Ngoài ra, công ty nên cho các cán bộ kinh doanh tham gia các lớp học ngắn hạn về vấn đề mới như: thị trường tài chính, chứng khoán, marketing, luật thuế và ngân sách Nhà nước…Việc tổ chức cho nhân viên đi học có thể tốn kém về chi phí nhưng sẽ mang lại hiệu quả lâu dài, không chỉ tăng khả năng hiểu biết về kinh tế xã hội nói chung và hiểu biết về nghiệp vụ kinh doanh nói riêng mà còn tạo ra tâm lý tốt trong công tác của nhân viên trong công ty.
•Đối với nghiệp vụ nhập khẩu: cần chặt chẽ hơn nữa trong việc xác định các điều khoản hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng là văn bản pháp lý của mỗi bên. Nhập khẩu là hoạt động mua bán với nước ngoài. Do đó, việc giao dịch, ký kết hợp đồng là rất quan trọng. Bất kỳ một sai sót nhỏ nào trong một điều khoản nào đó rất có thể mang lại hậu quả xấu, thậm chí là làm ăn thua lỗ. Tuy nhiên, nếu khéo léo thương lượng và có các điều kiện khác thì khi ký được hợp đồng, công ty sẽ làm ăn có hiệu quả.
•Về hợp đồng nhập khẩu: cần làm rõ căn cứ hợp đồng dựa trên pháp luật Việt Nam cũng như kết quả giao dịch theo sự thoả thuận của hai bên, tên hàng cần ghi
đầy đủ chính xác, vận chuyển cho phép chuyển tải hay không chuyển tải, về phương thức giao nhận cần nêu rõ chứng kiến của các bên đảm bảo sự khách quan cho tổn thất ( nếu có ). Khi nhận và kiểm tra việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu là một bước quan trọng trong công tác nhập khẩu. Khi nhận được các chứng từ nhận hàng nên kiểm tra chi tiết, cần đối chiếu yêu cầu của chứng từ mua hàng. Khi dỡ hàng, người cán bộ tiếp nhận cần quản lý chặt chẽ để hạn chế mất mát, đỗ vỡ. Những điều nêu trên rất cần thiết để giải quyết khó khăn trong ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty hiện nay.
3.3.2.2 Về hoạt động kinh doanh:
3.3.2.2.1 Nghiên cứu khách hàng và thị trường:
-Để củng cố vị trí của công ty đồng thời để tăng doanh số tiêu thụ, việc nghiên cứu khách hàng và thị trường tiêu thụ là một điều hết sức cần thiết. Vì mọi chi phí tạo ra trong quá trình nhập khẩu, nộp thuế đều được tính vào giá bán hàng hoá và người tiêu thụ là người phải chịu các chi phí đó. Do đó, đòi hỏi công ty phải nắm vững những thông tin chính xác về thị trường tiêu thụ để hàng hoá nhập khẩu dễ phù hợp với yêu cầu của khách hàng và phù hợp với khả năng thanh toán của họ. -Để tiếp cận tốt với khách hàng và việc tiêu thụ được nhanh chóng, công ty nên sử
dụng phương pháp và khả năng cung cấp hàng như tổ chức vận chuyển đưa hàng đến nơi có nhu cầu, tăng cường các dịch vụ lắp đặt, sữa chữa, bảo hành sau khi bán hàng. Sử dụng những hội nghị khách hàng, tặng quà, giảm bớt khoảng cách giữa người mua và người bán. Từ đó, công ty có thể rút ra các đặc tính về cấc loại thiết bị máy móc mà người tiêu dùng ưu thích về chủng loại, hình thức, chất lượng…
-Thông qua việc giúp khách hàng lắp đặt máy móc thiết bị, hướng dẫn người sử dụng, đảm bảo phụ tùng thay thế theo yêu cầu cũng là một hoạt động tạo uy tín của công ty với khách hàng để họ tin cậy trong lần giao dịch tiếp theo.
-Đối với Công ty Cổ phần giặt ủi y tế VT, hoạt động nhập khẩu chủ yếu dựa vào các đơn đặt hàng của các đơn vị trong ngành. Như vậy, ngoài việc tiếp cận với người tiêu dùng, công ty cần phải khuếch trương thanh thế của mình, có quan hệ và tín nhiệm với các tổ chức đơn vị đặt hàng trong và ngoài ngành nhằm tạo ra bạn
hàng quen thuộc, làm ăn lâu dài với công ty, qua đó nâng cao giá trị kim ngạch nhập khẩu.
3.3.2.2.2 Cải thiện nguồn vốn:
-Việc sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu liên quan trực tiếp đến sử dụng ngoại tệ. Ngoài vốn tự có, công ty còn vay thêm vốn của ngân hàng, huy động vốn từ cổ đông…Các nguồn này đáp ứng nhu cầu vốn lưu động nhưng phải được cân đối theo quy định chung của sản xuất kinh doanh.
-Tuy nhiên, do sử dụng ngoại tệ để nhập khẩu nên cần phải chú ý đến vấn đề ngoại hối và đặc biệt là đang trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế như hiện nay.Thông thường, công ty tiến hành mua hàng hoá ở nước ngoài bằng ngoại tệ. Khi thanh toán và bán được hàng thì việc có lãi hay không còn phải xem xét do tỷ giá của ngoại tệ thay đổi. Điều này có thể ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của công ty. Do vậy, công ty nên duy trì một số vốn ngoại hối với ngân hàng mình mở tài khoản, điều đó giúp cho công ty luôn có ngoại tệ trong tay.
-Tóm lại, nhập khẩu máy móc thiết bị đòi hỏi phải có một lượng vốn lớn mà chủ yếu là ngoại tệ. Thực trạng của công ty hiện nay là vấn đề thiếu vốn kinh doanh, tốc độ chu chuyển vốn còn chậm, giá trị mỗi hợp đồng còn nhỏ. Để có thể tạp chỗ đứng vững chắc trên thị trường, công ty phải có các biện pháp về thu hút, quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả. Công ty có thể tạo vốn bằng một số biện pháp sau: •Dựa vào khả năng vốn tự có của công ty, tính từ lợi nhuận để tăng cường vốn
trong hoạt động kinh doanh.
•Vay vốn tín dụng ngân hàng, đây là một trong những hình thức quan trọng tạo vốn kinh doanh cho công ty. Vay tín dụng có lợi là chúng ta có thể vay được lượng vốn tương đối lớn, có thể đảm bảo cho thanh toán nhanh nếu cần thiết. Tuy nhiên, vay vốn lãi suất cao, thủ tục rườm rà, gây khó khăn lớn cho công ty.
•Sử dụng các tài khoản chiếm dụng có hiệu quả. Trong quan hệ với bạn hàng nước ngoài, gây uy tín có thể trả chậm trong thời gian dài. Đồng thời, trong quan hệ với bạn hàng trong nước có thể nhận được khoản đặt cọc lớn. Công ty có thể sử dụng các nguồn vốn này vào kinh doanh, thanh toán các hợp đồng còn nợ trước đó. Tuy nhiên, đến kỳ thanh toán, công ty phải bảo đảm chi trả đầy đủ cho khách hàng.
3.3.2.2.3 Giảm chi phí lưu thông và phân bổ chi phí quản lý:
Trong công tác nhập khẩu thì phí vận chuyển chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí. Đặc biệt là trong nhập khẩu hàng hoá, nhập khẩu với khối lượng lớn.