3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
2.3Thực trạng quy trình nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT:
Nguồn: P. Xuất nhập khẩu
Sơ đồ 2.3 Quy trình nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT 2.3.1 Lập kế hoạch nhập khẩu:
Bộ phận thực hiện: phòng Xuất nhập khẩu.
Ban quản lý công ty lệnh cho nhân viên phòng Xuất nhập khẩu tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích những số liệu đó và rút ra kết luận. Dựa trên những kết luận này, phòng Xuất nhập khẩu sẽ tiến hành lập kế hoạch nhập khẩu, trình ban quản lý công ty ký duyệt. Nội dung thông tin cần thu thập gồm:
-Tình hình cung - cầu hàng hoá trên thị trường: Các nhà cung ứng đang hoạt động trên thị trường và nhu cầu hiện tại, tiềm năng của mặt hàng đó trong tương lai, từ
Lập kế hoạch nhập khẩu
Đàm phán và ký kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng
Chuẩn bị bộ chứng từ tờ khai Hải quan Nhận chứng từ nhập khẩu
Đăng ký tờ khai Hải quan Kiểm hoá, tính thuế
Thông quan hàng hoá
Thực hiện thủ tục thanh toán
đó xác định được tình hình cạnh tranh cũng như cơ hội tại thị trường đang nghiên cứu.
-Giá cả hàng hoá: Trong kinh doanh, đặc biệt trong buôn bán ngoại thương, việc xác định giá cả là việc làm hàng đầu vì nó ảnh hưởng lớn nhất đến sự sống còn của doanh nghiệp.
Ngoài ra, cần nghiên cứu một số yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty trên thị trường như: quan hệ chính trị, văn hoá, pháp luật, chính sách kinh tế, thuế nhập khẩu…
Bảng 2.5 Kế hoạch nhập khẩu theo nhóm sản phẩm 2013 – 2014 ĐVT: triệu đồng Sản phẩm 2013 2014 Thiết bị gia đình 1.400 1.550 Thiết bị y tế 1.000 1.200 Nguồn: P. Xuất nhập khẩu Bảng 2.6 Danh sách một số mặt hàng nhập khẩu của công ty năm 2013 STT Tên hàng hoá
1 Máy giặt công suất lớn 200kg 2 Máy giặt công nghiệp công suất 150kg
3 Máy giặt – vắt tự động công nghiệp, gia nhiệt bằng hơi nóng, công suất 120kg
4 Máy giặt – vắt công nghiệp 70 – 120kg
5 Máy sấy công nghiệp, gia nhiệt bằng hơi nóng, công suất 50kg 6 Máy ủi trục lăn công nghiệp, gia nhiệt bằng hơi nóng
… …
Nguồn: P. XNK và Tác giả tổng hợp
2.3.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng:
Bộ phận thực hiện: phòng Sale & Marketing hoặc Giám đốc (những lô hàng có giá trị lớn).
Hiện nay, hình thức nhập khẩu chính tại Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT là nhập khẩu trực tiếp.
Nhập trực tiếp có nghĩa là công ty giao dịch trực tiếp với nhà xuất khẩu về các thoả thuận liên quan đến hàng hoá, giao nhận và thanh toán bằng thư từ, điện tín hoặc gặp mặt trực tiếp để ký kết hợp đồng. Khi có yêu cầu nhập khẩu từ khách hàng có yêu cầu về loại hàng nào đó , công ty sẽ tiến hành nhập khẩu loại hàng hoá đó để phân phối cho khách hàng.
Việc đàm phán ở Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT khá đơn giản nên được thực hiện bởi nhân viên phòng Sale & Marketing. Phương thức đàm phán chủ yếu là qua điện thoại và thư thương mại. Ngoài ra, công ty còn sử dụng fax hoặc email như một phương tiện để chuyển nội dung những bức thư trên một cách thường xuyên, rất ít khi đàm phán trực tiếp. Trừ những lô hàng lớn, phức tạp, có giá trị lớn thì chính Giám đốc sẽ đứng ra đàm phán trực tiếp.
Một số đối tác của Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT:
Bảng 2.7 Một số đối tác của công ty giai đoạn 2012 – 2014
Tên đối tác 2012 2013 2014
GUANGZOU YOUJA MACHINERY CO.,LTD
ECO CORPORATION CO.,LTD SEA-LION MACHINERY CO.,LTD (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
PEO GROUP COMPANY FOSHAN GOWORLD LAUNDRY
EQUIPMENT CO.,LTD …
Nguồn: P. Xuất nhập khẩu
Từ bảng 2.7, ta có thể nhận thấy số đối tác của Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT ngày càng được mở rộng. So sánh bảng 2.4 và bảng 2.5, năm 2013, công ty hoàn thành vượt mức chỉ tiêu nhập khẩu nhóm sản phẩm thiết bị gia đình 159,13 triệu
đồng, chưa hoàn thành chỉ tiêu nhập khẩu nhóm sản phẩm thiết bị y tế 71,26 triệu đồng.
2.3.3 Thực hiện hợp đồng:
Bộ phận thực hiện: phòng Xuất nhập khẩu. Nhận chứng từ nhập khẩu:
Các chứng từ: Invoice, Packing List, Bill of Lading sẽ được người xuất khẩu gửi trực tiếp qua bưu điện hoặc các đường chuyển phát nhanh đến Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT. Dựa vào các chứng từ đó và hợp đồng ngoại thương, nhân viên phòng Xuất nhập khẩu của công ty sẽ tiến hành lập bộ chứng từ và lên tờ khai Hải quan. Trong quá trình lên tờ khai, nhân viên Xuất nhập khẩu phải xem xét kỹ và chỉnh sửa cho phù hợp vì bộ chứng từ rất quan trọng để có thể nhận được hàng.
Chuẩn bị bộ chứng từ tờ khai Hải quan: -Tờ khai hải quan: 02 bản.
-Phụ lục tờ khai hải quan: 02 bản. -Bảng kê chi tiết (packing list): 01 bản. -Hoá đơn thương mại (invoice): 01 bản. -Tờ khai trị giá tính thuế: 02 bản.
-Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O): 01 bản (nếu có). -Hợp đồng mua bán hàng hoá: 01 bản.
-Giấy phép nhập khẩu (nếu có). -Vận tải đơn (B/L): 01 bản. -Giấy giới thiệu: 01 bản. -Lệnh giao hàng: 01 bản.
-Công văn nợ chứng từ gốc (nếu có). Đăng ký tờ khai Hải quan:
-Tại cảng, nhân viên giao nhận ở phòng Xuất nhập khẩu của Công ty tuân thủ theo quy định của cảng để làm thủ tục Hải quan. Nhân viên giao nhận sẽ xuất trình bộ chứng từ khai Hải quan cho Công chức tiếp nhận hồ sơ, công chức Hải quan nhập mã số thuế nhập khẩu của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của doanh nghiệp trên hệ thống máy tính và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
•Trong trường hợp doanh nghiệp được phép mở tờ khai thì tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ Hải quan. Nếu hồ sơ hợp lệ thì công chức hải quan sẽ nhập thông tin tờ khai vào hệ thống mạng máy tính.
•Trong trường hợp không đủ khả năng mở tờ khai hoặc không thoả mãn các quy định về thuế ( doanh nghiệp không được ân hạn thuế hoặc chưa có bảo lãnh số tiền thuế phải nộp ) thì công chức hải quan sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không được phép mở tờ khai.
-Sau khi nhập thông tin mà doanh nghiệp cung cấp (trên bộ chứng từ hải quan), thông tin này được máy tính tự động xử lý và đưa ra lệnh hình thức, mức độ kiểm tra. Công chức hải quan tiếp nhận hồ sơ, căn cứ vào đó đưa ra đề xuất mức độ tra.
Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra gồm một số tiêu chí cụ thể sau: có 3 mức độ khác nhau: 1, 2, 3 tương ứng với các mức xanh, vàng, đỏ.
•Mức 1: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá (luồng xanh).
•Mức 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá ( luồng vàng ). •Mức 3: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hoá ( luồng đỏ ).
Kiểm hoá, tính thuế:
Trước bước này, trong lúc chờ phân kiểm, đối với hàng lưu kho, nhân viên giao nhận mang D/O đến giám sát kho và yêu cầu công nhân kho cảng tìm vị trí hàng.
Sau khi có số tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi trên màn hình xem hàng của mình được miễn kiểm hay kiểm hoá. Nếu kiểm hoá thì xem ai là người kiểm và ai là người tính thuế. Sau khi đã biết tên công chức Hải quan kiểm hoá, nhớ phải ghi số tờ khai, tên công chức Hải quan kiểm hoá vào D/O và đối chiếu tại Hải quan kho, Hải quan kho sẽ ghi vị trí hàng để nhân viên thuận tiện trong việc kiểm hoá. Bước này gọi là Đối chiếu lệnh. Đối chiếu là xem hàng đã Lệnh được hiểu đơn giản vào kho hay chưa.
Trong quá trình kiểm hoá, công chức Hải quan có thể kiểm tra xác suất hoặc toàn bộ lô hàng tuỳ theo mức ra quyết định của cấp trên. Kết quả kiểm tra sẽ được xác nhận vào tờ khai và được nhập vào máy tính nếu tính nhầm thuế.
Công chức Hải quan bộ phận tính thuế sẽ kiểm tra lại việc áp mã cùng với mức thuế đã được nhân viên phòng Xuất nhập khẩu của Công ty tính sẵn trên tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Lúc này, công chức Hải quan sẽ kiểm tra lại việc áp mã và số tiền thuế xem đã đúng hay chưa. Nếu áp mã sai thì công chức Hải quan sẽ điều chỉnh. Nếu đã áp đúng mã số hàng hoá và số tiền thì công chức Hải quan sẽ cập nhật thông tin vào máy. Tiếp theo, công chức Hải quan tính thuế sẽ đóng dấu , ký tên xác nhận đã kiểm tra thuế.
Sau đó, bộ tờ khai lại được luân chuyển đến chi cục phó để chi cục phó kiểm tra lại xem có đồng ý với ý kiến của đội phó hay không và đưa ra mức chỉnh sửa cuối cùng.
Thông quan hàng hoá:
Sau khi các thủ tục trên hoàn thành, nhân viên giao nhận đến quầy thu tiền lệ phí Hải quan, cung cấp cho công chức Hải quan tên công ty, mã số thuế và số tờ khai. Sau khi đóng phí Hải quan sẽ được cấp 2 biên lai, 1 bản màu đỏ (bản lưu người khai Hải quan) do doanh nghiệp giữ lại, 1 bản màu tím (bảo soát) nộp cho công chức Hải quan để nhận lại tờ khai.
Nhân viên giao nhận của Công ty có thể chờ đọc đến tên công ty của mình rồi nhận lại hồ sơ hoặc đến rổ trả tờ khai tìm lại tờ khai của mình. Nhân viên giao nhận phải ký tên và ghi rõ tên công ty vào sổ theo dõi hàng nhập khẩu ở cảng.
2.3.4 Thực hiện thủ tục thanh toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ phận thực hiện: phòng Kế toán.
Tuỳ vào phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận trong bản hợp đồng mà thực hiện thủ tuc thanh toán. Công ty thường chọn phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện – trả sau ( TT trả sau ), do giữa các bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong kinh doanh và một phần do uy tín của công ty. Thông thường, sau khi nhận hàng, sau khoảng một tuần, công ty sẽ cử nhân viên phòng Kế toán đến ngân hàng để làm thủ tục thanh toán.
-02 Lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng. -Hồ sơ pháp lý.
-Hợp đồng nhập khẩu.
-Hoá đơn thương mại và các chứng từ gửi hàng khác như B/L, C/O… -Giấy phép nhập khẩu.
-Tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu.
Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển tiền cho ngân hàng của người xuất khẩu. Khi ngân hàng của người xuất khẩu thông báo và ghi có tài khoản của người xuất khẩu thì thủ tục thanh toán hoàn tất.
2.3.5 Thanh lý hợp đồng:
Bộ phận thực hiện: người chịu trách nhiệm ký hợp đồng ( nhân viên phòng Sale & Marketing hoặc Giám đốc).
Thanh lý hợp đồng đúng hạn:
Sau khi nhận hàng, nếu tình trạng lô hàng hoàn toàn bình thường như trong hợp đồng ngoại thương thì hợp đồng sẽ kết thúc sau khi thanh toán đầy đủ cho lô hàng.
Thanh lý hợp đồng trước hạn:
Hợp đồng được thanh lý trước hạn xảy ra khi:
-Hai bên tham gia ký kết hợp đồng cố gắng hoàn thành nghĩa vụ của mình trước thời hạn hợp đồng quy định.
-Do một trong hai bên huỷ hợp đồng. Tất nhiên, bên huỷ hợp đồng sẽ chịu mức bồi thường cho đối tác mà hai bên đã thoả thuận trong bản hợp đồng ngoại thương.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp như: thiếu hàng, hàng không đúng phẩm chất, hàng bị đổ vỡ…người đã ký hợp đồng sẽ tiến hành thoả thuận, đàm phán với người xuất khẩu để được giảm giá, trả hàng hoặc bồi thường tổn thất…Sau khi hai bên tiến thoả thuận xong và tiến hành thủ tục bồi thường thì hợp đồng được thanh lý.
Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT đã và đang không ngừng cố gắng phấn đấu xây dựng một hình ảnh tốt trong mắt khách hàng và các đối tác bằng uy tín và chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Trong thời kỳ suy thoái kinh tế lan rộng khiến nhiều doanh nghiệp trở nên lo ngại thì ban quản lý Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT vẫn đặt một niềm tin lớn vào tương lai của công ty. Bằng những phương pháp quản lý hiệu quả, những chiến lược kinh doanh đúng đắn và sự đoàn kết của toàn bộ nhân viên, công ty đang ngày càng trưởng thành mặc dù bên cạnh vẫn còn nhiều nhược điểm chưa khắc phục được.
2.4.1 Ưu điểm:
-Trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của nhân viên đáp ứng nhu cầu của công việc. -Nhân viên có sự phối hợp, đoàn kết và nỗ lực trong công việc.
-Công ty đầu tư và áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả giúp tạo điều kiện để nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình.
-Công ty luôn đặt chất lượng sản phẩm và dịch vụ chăm sóc khách hàng lên hàng đầu giúp tăng thêm uy tín và chỗ đứng của công ty trên thị trường.
-Môi trường làm việc thân thiện.
-Mức lương và chế độ dãi ngộ phù hợp. Ngoài những chế độ theo quy định của nhà nước, công ty còn có thêm các chuyến du lịch cho nhân viên, tiệc sinh nhật và các ngày lễ phụ nữ…
2.4.2 Nhược điểm:
- Công ty chưa có một đội ngũ chuyên về nghiên cứu thị trường, dẫn đến quá tải công việc cho nhân viên phòng Xuất nhập khẩu.
- Đa số hợp đồng được ký kết qua mail và fax nên chỉ bao gồm một số điều kiện cơ bản. Khi xảy ra tổn thất thiệt hại, công ty thường đàm phán để được hạ giá hàng hoá chứ đàm phán đòi bồi thường không mang lại hiệu quả.
- Sử dụng thời gian đàm phán hợp đồng chưa hiệu quả, làm tốn nhiều nhân lực, thời gian và chi phí cho công ty.
- Nguồn vốn hạn hẹp khiến quy trình diễn ra chậm trễ như: đóng thuế chậm, phải làm nhiều thủ tục khi khai Hải quan, mất nhiều thời gian. Đôi khi hàng về nhưng chưa kịp đóng thuế thì cũng không lấy được hàng, mà hàng để ở cảng quá 7 ngày sẽ bị thu thêm tiền kho bãi.
- Trong quá trình giải quyết khiếu nại, người đại diện chưa thể hiện tốt nên kết quả đàm phán thường bất lợi cho công ty.
- Đôi khi có sự không đồng nhất trong công việc giữa các phòng ban, làm mất nhiều thời gian. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Những điều đã được trình bày ở chương 1 thuộc về phần lý thuyết. Muốn thật sự tìm hiểu cách thức thực hiện quy trình nhập khẩu chi tiết như thế nào, mỗi cá nhân phải đi vào thực tế, tìm hiểu tình hình nhập khẩu hàng hoá ở công ty như thế nào mới làm rõ được vấn đề.
Dù biết rằng quy trình nhập khẩu hàng hoá chung đã có nhưng cách thức thực hiện ở mỗi doanh nghiệp lại có thể không hoàn toàn giống nhau.
So với quy trình nhập khẩu cơ bản thì quy trình nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT đã rút ngắn tại một số khâu, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Do có nhiều vấn đề có thể phát sinh ở mỗi bước trong quy trình nhập khẩu hàng hoá, cho nên đòi hỏi người thưc hiện ngoài việc có kiến thức chuyên môn, còn phải có kinh nghiệm và sự khéo léo, linh hoạt để giải quyết vấn đề.
Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT cũng không tránh khỏi những thiếu sót còn tồn tại trong quá trình nhập nhẩu. Nhưng