1.2.7.1. Khái niệm
KPI – Key Performance Indicators trong tiếng Anh được hiểu là các chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu, hay chỉ số đo lường sự thành công (Key Success Indicators), hay còn được gọi bằng tên phổ biến là chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động, được xây dựng nhằm đánh giá được hiệu quả, sự tăng trưởng của các hoạt động trong doanh nghiệp so với mục tiêu đã đề ra. Nó giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình hoạt động và tăng trưởng so với mục tiêu của doanh nghiệp.
1.2.7.2. Đặc điểm của chỉ số KPI
KPI là những chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hay sự thành công của các hoạt động trong tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu mà nhà quản trị đưa ra. Mỗi một chức danh, phòng, ban, bộ phận sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Các nhà quản trị sẽ áp dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả các hoạt động đó. Mỗi chức danh, phòng, ban lại có những chỉ số KPI riêng, tuy nhiên, các chỉ số KPI đều mang những đặc điểm như sau:
Đáp ứng được năm tiêu chuẩn của một mục tiêu – được chỉ rõ trong phương
pháp quản trị mục tiêu MBO – SMART, đó là:
- S = Specific - Cụ thể, rõ ràng. Các chỉ số đưa ra phải thật cụ thể, rõ ràng.
Các chỉ số khi đưa ra phải giải thích được, chỉ số này nói lên điều gì? Tại sao lại lựa chọn chỉ số này? Chỉ số này được đo lường như thế nào?
- M = Measureable - Có thể đo đếm được. Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được
xác định và đo lường một cách chính xác. “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là chỉ số KPI do không có cách nào đo được sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với doanh nghiệp khác.
- A = Achievable - Có thể đạt được. Có rất nhiều các chỉ số KPI đo lường được
nhưng lại không phải là chìa khóa giúp các doanh nghiệp thành công. Khi chọn lựa các KPI nên lựa chọn những chỉ số thực sự cần thiết, giúp doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu. Chỉ số này sẽ theo sát mục tiêu – là những mục tiêu mà doanh nghiệp nhận thấy họ có nhiều yếu tố nhằm đạt được mục tiêu một cách thực tế. Vậy các KPI đưa ra cũng phải là những chỉ số thực tế có thể đạt được.
- R = Realistic - Thực tế. Các chỉ số đưa ra cũng cần cân nhắc và theo sát mục
tiêu và thực tế. Không nên đưa ra những chỉ số nằm ngoài khả năng đo lường thực tế, hoặc những KPI không đúng với thực tế công việc.
- T = Timed - Có thời hạn. Các chỉ số này được áp dụng trong thời gian bao lâu,
khi nào?
Là các chỉ số phi tài chính
KPI không được biểu thị bằng đơn vị tiền tệ như đồng, đôla… Nó có thể là số nhân viên tuyển dụng thành công trong một đợt tuyển dụng hay có bao nhiêu cuộc gặp gỡ hàng ngày của nhân viên bán hàng với khách hàng…
Các chỉ số phải được theo dõi thường xuyên
Không giống như các chỉ số đo lường khác, KPI là chỉ số thường xuyên được theo dõi và đánh giá, tùy theo thực trạng doanh nghiệp mà việc đánh giá được tiến hành theo tháng, quý hay năm.
Chịu tác động bởi đội ngũ quản trị cấp cao
Việc theo dõi thường xuyên sự biến động, thay đổi của các KPI luôn thu hút đội ngũ quản trị bởi đây là cách làm tương đối đơn giản, làm căn cứ để cấp quản trị đưa ra những quyết định của mình.
Đòi hỏi nhân viên các cấp phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh phù hợp
KPI có thể được gắn với từng nhân viên, để từ đó đo lường và đánh giá được nhân viên. Vì vậy chỉ có hiểu rõ KPI và có sự điều chỉnh hoạt động làm việc của bản thân nhằm hoàn thành tốt mục đích từ chính phía cá nhân từng nhân viên.
Có tác động đáng kể và tích cực tới các chỉ tiêu được đặt ra trong doanh nghiệp
Việc theo dõi KPI sẽ cho doanh nghiệp biết họ phải làm gì, thay đổi như thế nào. Cũng từ đó, sự cải thiện KPI sẽ có tác động tích cực đến các chỉ số khác.
1.2.7.3. Phân tích một số chỉ số KPI trong quản trị nguồn nhân lực
Hoạt động quản trị nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động khác nhau và có vai trò quan trọng ngang nhau, bởi bất kì một giai đoạn, một hoạt động nào trong chuỗi chu trình quản trị nguồn nhân lực gặp phải vấn đề rắc rối, cũng có thể mang đến những hậu quả cho doanh nghiệp. Vì vậy, có thể nói, từng hoạt động quản trị đều cần phải được theo dõi chặt chẽ, nghiêm túc, đòi hỏi cần có những chỉ số đo lường riêng, thích hợp và hiệu quả.
Khi áp dụng KPI, nhiều tổ chức cho rằng, cần phải có thật nhiều các chỉ số đo lường. Tuy nhiên, cái tên KPI – Key Performance Indicators, đã cho thấy, KPI là những chỉ số đánh giá đóng vai trò quan trọng, là “chìa khóa” cho mọi vấn đề trong quá trình quản trị. Và vì thế việc chọn thật nhiều chỉ số để đo lường là một sai lầm.
Điều quan trọng khi xây dựng các chỉ số cho một tổ chức, một bộ phận, một cá nhân nào đó, là phải chọn lựa được những KPI chuẩn nhất, tiêu biểu nhất, có ý nghĩa lớn nhất trong việc đạt được mục tiêu cho tổ chức doanh nghiệp. Mỗi hoạt động có thể chỉ cần có từ ba đến bốn chỉ số, tuy nhiên, nếu biết lựa chọn và xây dựng tốt, đó vẫn là những kim chỉ nam cho hoạt động của tổ chức. Dưới đây là những chỉ số thường được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới và cả tại Việt Nam.
a. KPI đánh giá về chế độ lương Mức thu nhập trung bình
Công thức = Tổng thu nhập / tổng nhân viên.
Ý nghĩa: Chỉ số này được dùng khi xem xét mức thu nhập trung bình của toàn
công ty, giúp doanh nghiệp xem xét mức thu nhập trung bình của công ty mình đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng, bởi thu nhập luôn là mối quan tâm lớn của nhân viên, việc có nguồn thu nhập bằng hoặc cao hơn so với trung bình ngành và trung bình đối thủ cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng nhân viên bị thu hút bởi đối thủ cạnh tranh khác.
Mức thu nhập giờ công trung bình
Công thức = Thu nhập trung bình / số giờ làm việc.
Ý nghĩa: Tỷ lệ này cũng là tỷ lệ so sánh thu nhập trung bình của doanh
nghiệp so với mức trung bình của ngành như chỉ số trên. Tuy nhiên, chỉ số này thường thích hợp cho các doanh nghiệp trực tiếp tổ chức sản xuất, trong đó có lao động chia ca và tính giờ công. Đối với những doanh nghiệp này, đây cũng là chỉ số được người lao động quan tâm.
Mức thu nhập theo chức danh.
Tuy hai chỉ số trên rất được quan tâm, đặc biệt là trong các doanh nghiệp trực tiếp tổ chức sản xuất. Tuy nhiên, mức thu nhập trung bình không phản ánh một cách chính xác thu nhập của các chức danh trong công ty và không phù hợp với những doanh nghiệp hay tổ chức không trực tiếp tổ chức sản xuất, vì vậy cần xây dựng mức thu nhập trung bình của từng chức danh để xây dựng quy chế lương.
Công thức = Tổng thu nhập / tổng nhân viên có chức danh đó.
Ý nghĩa: Khi xem xét mức thu nhập trung bình theo chức danh, doanh
nghiệp có thể xem xét mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa với thị trường bên ngoài.
Tỷ lệ chi phí lương
Công thức = Tổng chi phí lương / doanh số.
Ý nghĩa: Chỉ số này giúp doanh nghiệp xem xét xem mức chi phí này đã hợp
lý chưa, có phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay không, có phù hợp với tỷ lệ doanh thu, doanh số của doanh nghiệp hay không. Nếu tổng chi phí lương trong doanh nghiệp cao hơn so với doanh số đạt được trong một khoảng thời gian tương đối dài là tín hiệu không tốt cho tình hình kinh doanh của doanh nghiệp (đối với những doanh nghiệp có tuổi thọ thị trường tương đối lâu). Tuy nhiên, đây dường như lại là điều tất yếu đối với các doanh nghiệp mới tham gia thị trường.
b. KPI về tuyển dụng
Tổng số hồ sơ xin việc / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh) Công thức = Tổng số hồ sơ xin việc / đợt tuyển dụng.
Ý nghĩa: Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của doanh
nghiệp. Số lượng hồ sơ xin việc nhận được nhiều là tín hiệu tốt cho thấy: có thể là do danh tiếng doanh nghiệp tốt, có sức hấp dẫn lớn đối với ứng viên; có thể là do khâu truyền thông tốt; có thể là do chính sự hấp dẫn của công việc….
Lưu ý trong quá trình áp dụng chỉ số: Phòng Nhân sự trong doanh nghiệp cần
làm một bảng đánh giá hỏi lại ứng viên để xem xét xem số lượng hồ sơ xin việc của doanh nghiệp nhiều hay ít vì lý do nào để cải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới.
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
Khái niệm: Ứng viên đạt yêu cầu là các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản
theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp đề ra.
Công thức: Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = Số ứng viên đạt yêu cầu / tổng số
ứng viên.
Ý nghĩa: Nếu tỷ lệ này càng cao cho thấy doanh nghiệp đã truyền thông tốt
những yêu cầu cơ bản, cốt lõi của doanh nghiệp đến các ứng viên. Việc các ứng viên tự nhận biết được yêu cầu và tự so sánh đối chiếu với khả năng của bản thân, nếu thấy đáp ứng đủ hoặc một phần mới tham dự ứng tuyển sẽ giúp doanh nghiệp đỡ vất vả hơn trong việc lọc hồ sơ ứng viên. Tuy nhiên, nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ doanh nghiệp đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì, dẫn đến việc các ứng viên không đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu cũng tham gia dự tuyển.
Chỉ số đo lường hiệu quả trong việc quảng cáo tuyển dụng Tỉ lệ này = Tổng chi phí / Tổng số hồ sơ xin việc.
Ý nghĩa: Chỉ tiêu này mang ý nghĩa kinh tế quan trọng với các doanh nghiệp.
Nó xác định xem để thu được một hồ sơ xin việc bạn mất bao nhiêu đồng chi phí quảng cáo. Muốn chỉ tiêu này đạt được hiệu quả cao thì việc lựa chọn kênh truyền thông, quảng bá là hết sức quan trọng. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với mục đích nhân sự mình đang tìm kiếm, nhằm tiết kiệm chi phí nhưng lại có nhiều cơ hội lựa chọn được ứng viên từ số hồ sơ xin việc đã thu hút được. Và để đo lường hiệu quả của từng kênh có thể sử dụng chỉ số ở mục 3.2.5.
Thời gian để tuyển nhân viên
Công thức: Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi
yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, ví dụ là 21 ngày.
Ý nghĩa: Tuyển dụng không phải là công việc đơn giản. Việc tuyển chọn
được đúng người cần thiết đôi khi có thể mang lại những lợi ích to lớn cho tập thể, giảm bớt những rủi ro. Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận Nhân sự trong việc tìm người, thúc đẩy họ trong quá trình thu hút, tìm kiếm và lựa chọn ứng viên; vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực, tránh để xảy ra tình trạng thừa thiếu.
Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng
Khái niệm: Chỉ số này đo lường số hồ sơ nhận được, số hồ sơ đạt yêu cầu
trên mỗi chức danh.
Công thức: Chỉ số chi phí trung bình / hồ sơ = Tổng số tiền cho kênh quảng cáo
/ tổng số hồ sơ xin việc nhận được từ kênh đó.
Ý nghĩa: Chỉ số trên cho thấy với mỗi hồ sơ thu được thì từng kênh quảng
cáo doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền. Ta so sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc bạn chỉ thực hiện quảng cáo trên kênh hiệu quả nhất, có kết quả chỉ số tốt nhất, bởi việc lựa chọn kênh phù hợp còn phụ thuộc vào chính số lượng lao động trên thị trường với vị trí doanh nghiệp đang tuyển dụng.
c. KPI về an toàn lao động
An toàn lao động luôn là vấn đề được quan tâm chặt chẽ, đặc biệt trong một số lĩnh vực đặc thù như khai thác, xây dựng, hóa chất… Vì vậy, tại một số doanh nghiệp
nước ngoài, các chỉ số về an toàn lao động cho công nhân viên đã được xây dựng nhằm theo dõi gắt gao quá trình thực hiện an toàn lao động.
Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động
Tỷ lệ này được đo lường bằng số tai nạn lao động trong một tháng của mỗi bộ phận sản xuất. Tất nhiên chỉ số này luôn được các tổ chức cố gắng giữ ở mức cực thấp.
Ý nghĩa: Việc sử dụng tỉ lệ này giúp nhà quản trị giám sát được quá trình
thực hiện an toàn lao động một cách tổng quát và đơn giản nhất, nhằm định hướng cho việc thực hiện an toàn lao động trong doanh nghiệp.
Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động
Công thức: Bằng tổng thời gian mất mát của tất cả các chức danh liên quan
đến một tai nạn lao động (tổng hợp lại toàn bộ thời gian mất mát).
Ý nghĩa: Tổng chi phí liên quan đến thời gian mất mát gồm chi phí mất đi do
xảy ra tai nạn lao động và chi phí xử lý an toàn lao động. Ví dụ như tai nạn lao động làm đình trệ tiến độ công việc và ảnh hưởng không nhỏ tới môi trường và thành viên trong tổ chức. Các chi phí tổn thất trong thời gian này có thể do tâm lý của nhân viên sau tai nạn lao động, chi phí thuê nhân công để sản xuất bù lại thời gian đã mất, trường hợp xấu nhất là đền bù cho đối tác do chậm trễ hoặc ảnh hưởng tới hiệu quả công việc…
Tỷ lệ chi phí mất do an toàn lao động
Công thức: Chi phí mất do an toàn lao động = Số sản phẩm bị mất x đơn giá
(của người liên quan) + chi phí xử lý an toàn lao động.
Ý nghĩa: Xét dưới góc độ kinh tế, việc xảy ra tai nạn lao động đem lại những
tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Với chỉ số này, các doanh nghiệp nên theo dõi chi phí này ở các bộ phận khác nhau, với những tính chất công việc khác nhau, và so sánh theo từng tháng để có các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Thời gian huấn luyện an toàn lao động
Việc huấn luyện cho cán bộ, công nhân viên về an toàn lao động là việc làm rất cần thiết trong các tổ chức, doanh nghiệp. Đây là việc làm cần được ưu tiên lên hàng đầu nhằm tránh những tổn thất đáng tiếc có thể xảy ra. Tuy nhiên, việc huấn luyện và lường trước cho nhân viên về các trường hợp liên quan đến an toàn lao động thường không phải là dễ, bởi ít ai có thể tính toán một cách chính xác các trường hợp. Vì vậy, việc huấn luyện về an toàn lao động cần được tiến hành thường xuyên, định kì. Việc
tính toán thời gian được huấn luyện cho từng cá nhân và theo từng hạng mục khác nhau cần được theo dõi thường xuyên, thành một chỉ số quan trọng, nhằm xem xét thời gian, hạng mục huấn luyện như vậy đã đủ hay chưa, các thông tin cũng như hướng xử lí tình huống xảy đến trong công việc có được truyền tải tới nhân viên kịp thời hay không?
d. KPI về đào tạo
Tổng số giờ huấn luyện/nhân viên
Công thức: Chỉ số này bằng tổng số giờ huấn luyện trong một đơn vị thời