3.2.1.1. Hoàn thiện chính sách tuyển dụng và bố trí sử dụng nhân viên
Công tác tuyển dụng lao động đóng vai trò quan trọng trong công tác đào tạo phát triển nhân lực tại I – Resort. Do đó chất lượng lao động đầu vào có vai trò quan
trọng, ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác tuyển dụng tại I - Resort được thực hiện thống nhất trên cơ sở quy chế tuyển dụng của công ty.
Kết quả khảo sát đánh giá nhân viên đối với chính sách tuyển dụng của công ty cho thấy vẫn còn những tồn tại như:
- Vẫn thực hiện chế độ ưu tiên khi thực hiện tuyển lao động với đối tượng là những người có thâm niên bên các công ty du lịch khác, và ưu tiên nhân viên bên F17 chuyển sang.
- Tuyển lao động chưa được dựa trên cơ sở mô tả chức danh công việc: Phân tích công việc là cơ sở của tuyển chọn và tuyển dụng lao động, tuy nhiên tại I - Resort công tác tuyển dụng lao động chưa được dựa trên cơ sở phân tích công việc.
Chất lượng lao động đầu vào sẽ có tác động đến công tác quản trị nguồn nhân lực nói chung và công tác đào tạo phát triển nhân lực nói riêng. Nâng cao được chất lượng lao động tuyển dụng sẽ góp phần giúp cho công tác đào tạo theo khe hở năng lực có hiệu quả hơn.
a. Hoàn thiện quy trình tuyển chọn nhân viên
- Chính sách tuyển chọn nhân viên phải được I - Resort xem trọng hơn vì đây là khâu quyết định chất lượng đầu vào của nhân lực. Hiện tại việc tuyển chọn nhân viên còn khép kín, độ mở rất hạn chế vì chủ yếu nhân sự bên F17 chuyển sang với quy trình rất giản đơn. Đã đến lúc cần thực hiện công khai việc tuyển chọn (xem xét cả hai nguồn tuyển chọn bên trong và bên ngoài công ty); các tiêu chuẩn tuyển chọn phải được xây dựng cụ thể, rõ ràng, minh bạch, quy trình tuyển chọn phải chặt chẽ, quy cũ.
- Cần hướng đến tuyển những ứng viên trẻ hội đủ yêu cầu, sáng tạo và năng động. Công ty có thể tham khảo quy trình tuyển chọn đề xuất như sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình tuyển chọn nhân viên
Theo quy trình tuyển dụng đề xuất, các bước công việc cần thực hiện như sau:
+ Bước 1: Căn cứ chức năng nhiệm vụ SXKD đảm trách, các phòng ban, các đơn vị sẽ cân đối nhu cầu về nhân lực bộ phận mình, tiến hành phân tích công việc, mô tả công việc, lập số lượng cần tuyển, tiêu chuẩn cần tuyển.
+ Bước 2: Lập phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân lực, sau đó chuyển phiếu yêu cầu này sang phòng tổ chức.
+ Bước 3: phòng tổ chức sẽ kiểm định biên, tiêu chuẩn dựa trên định biên lao động. Sau đó phản hồi thông tin cho phòng ban, đơn vị sử dụng lao động thống nhất và quyết định chỉ tiêu tuyển dụng.
Kế hoạch nhân lực bộ phận Tổng hợp yêu cầu nhân lực cần tuyển Thẩm định yêu cầu Ra kế hoạch tuyển dụng Xác định nguồn tuyển dụng Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Tổ chức thi tuyển Phỏng vấn lần 1 Nhận và thẩm định hồ sơ Ra thông báo tuyển dụng Trả hồ sơ Trả hồ sơ Phỏng vấn lần 2 Thẩm tra, đánh giá, lựa chọn Đạt yêu cầu- làm thủ tục tiếp nhận Ký hợp đồng thử việc Đánh giá sau thử việc Chấm dứt hợp đồng thử việc Ra quyết định tuyển chọn
+ Bước 4: Phòng tổ chức sé thiết lập kế hoạch tuyển dụng được giám đốc ký duyệt, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch.
+ Bước 5: Phòng tổ chức thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao động, xác định nguồn cung cấp, xây dựng hệ thống lưu trữ nguồn cung cấp.
+ Bước 6: Bằng các hình thức khác nhau ( truyền đạt, giao tiếp, văn bản, đăng thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng…), phòng tổ chức sẽ thông báo tuyển dụng: trong nội bộ, bên ngoài, các nguồn cung ứng khác. Nội dung thông báo cần: mô tả công việc cần tuyển dụng, yêu cầu về trình độ- kỹ năng công việc, thể chất, điều kiện làm việc…
+ Bước 7: Phòng tổ chức tiếp nhận hồ sơ, phân loại. Sau đó thông tin cho các ứng cử viên bổ sung hồ sơ. Chuyển trả hồ sơ không đạt yêu cầu. Lọc hồ sơ và lập danh sách mời ứng viên phỏng vấn lần 1.
+ Bước 8: Phòng tổ chức phỏng vấn lần 1, thông tin giới thiêu sơ lược về công ty cho ứng viên. Đánh giá kết quả phỏng vấn lần 1, gửi trả hồ sơ không đạt và xếp lịch thi tuyển, phỏng vấn lần 2.
+ Bước 9: Phòng tổ chức ra đề theo yêu cầu cần tuyển dụng, tổ chức thi tuyển và chấm điểm. Gửi trả hồ sơ không đạt yêu cầu.
+ Bước 10: Với những ứng viên đạt yêu cầu phòng tổ chức sẽ tổ chức mời các phòng ban, đơn vi sử dụng nhân lực phối hợp phỏng vấn lần 2, tổ chức đánh giá kết quả phỏng vấn lần 2. Gửi trả hồ sơ ứng viên không đạt yêu cầu.
+ Bước 11: Phòng tổ chức thẩm tra lý lịch và quá trình làm việc, thông tin kết quả sau cùng và hẹn gặp người trúng tuyển, thông tin ngày giờ tiếp nhận ứng viên. Gửi trả hồ sơ của những ứng viên không đạt sau thẩm tra.
+ Bước 12: Phòng tổ chức tiến hành thủ tục tiếp xúc ban đầu với ứng viên, thiết lập kế hoạch huấn luyện đào tạo. Ký hợp đồng huấn luyện đào tạo, bảng cam kết, sau đó hướng dẫn nội quy lao động và truyền thống, lịch sử của công ty.
+ Bước 13: Công ty sẽ ký hợp đồng thử việc, thiết lập và thống nhất hệ thống chỉ tiêu sau giai đoạn thử viêc. Lập biên bản bàn giao thử việc cho các phòng ban, đơn vị sử dụng.
+ Bước 14: Phòng tổ chức và các phòng ban, đơn vị sử dụng nhân lực đánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt hợp đồng thử việc đối với các ứng viên không đạt, lập thủ tục chuyển các ứng viên đạt sang chính thức.
+ Bước 15: Phòng tổ chức ra quyết định tuyển dung trình giám đốc ký và tổ chức ký hợp đồng lao động không thời hạn theo chính sách, chế độ cho người lao động được tuyển dụng.
b. Hoàn thiện việc bố trí sử dụng nhân viên
- Người lao động cho dù tuyển mới hay đang làm việc, mỗi phòng ban của I - Resort cần thống nhất quan điểm bố trí đúng người, đúng việc. Theo phân cấp của công ty, bố trí việc cho nhân viên thuộc thẩm quyền của trưởng phòng ban, đơn vị. Để thực hiện tốt điều này cần lưu ý một số vấn đề sau:
+ Liệt kê tất cả chức năng, nhiêm vụ cần thực hiện trong phòng ban, đợn vị theo quy định của công ty.
+ Liệt kê tất cả các chứ năng nhiệm vụ chủ yếu thực tế đang thực hiện trong phòng ban, đơn vị.
+ Đối chiếu chức năng, nhiệm vụ thực tế thực hiện so với quy định của công ty để bổ sung những nhiệm vụ còn bỏ sót, điều chỉnh và phân công lại những công việc còn chồng chéo. Việc tiến hành phân công bố trí được thực hiện căn cứ theo:
- Bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc, yêu cầu, đặc điểm, nội dung của từng công việc
- Năng lực thực tế của người lao động.
- Đảm bảo nguyên tắc: Mỗi công việc đều có người thực hiện, việc thực hiện không bị chồng chéo, công việc được thực hiện bởi người phù hợp nhất, giúp họ phát huy tối đa sức mạnh của mình và khi bất kỳ người nào vắng mặt thì công việc của người đó có thể được người khác đảm đương thay mà không làm gián đoạn đến hoạt động SXKD chung.
- Thường xuyên tổ chức thi nghiệp vụ trong I - Resort nhằm phát hiện những nhân tố mới để bố trí họ vào vị trí thích hợp và kiến nghị họ từ phòng ban này sang phòng ban khác thích hợp hơn.
c. Chuẩn bị đội ngũ kế cận cho cấp quản lý của I - Resort
- Cần xây dựng sơ đồ thuyên chuyển nhân viên có nghĩa là xây dựng đội ngũ kế cận cho các cấp quản lý. Trong sơ đồ thuyên chuyển nhân viên cần nêu rõ các ứng viên cho từng cấp. Mỗi ứng viên đều có các thông tin:
+ Thành tích và năng lực đối với công việc hiện tại. + Thành tích và năng lực đới với công viêc tương lai.
- Mỗi cấp quản lý đều phải có nhiều ứng viên và mỗi ứng viên có thể hướng tới đảm nhận nhiều trọng trách khác nhau.
- Mạnh dạn đề bạt, bổ nhiệm những nhân viên trẻ có năng lực và đạo đức vào những vi trí lãnh đạo then chốt.
3.2.1.2. Hoàn thiện chế độ đề bạt, điều động nhân viên
Sự ra đi của các nhân viên giỏi chỉ vì họ không có cơ hội thăng tiến là một trong những nguyên nhân phổ biến đang diễn ra tại các doanh nghiệp buộc các nhà lãnh đạo phải quan tâm nhiều hơn đến việc đề bạt, bổ nhiệm hoặc bố trí công việc có mức độ phức tạp hơn và thu nhập cao hơn. Đây cũng là phần quan trọng trong chiến lược phát triển nhân lực ở những nơi biết chăm lo đến yếu tố con người và mong muốn giữ chân người giỏi. Tuy nhiên đó không phải là lý do duy nhất để luân chuyển nhân viên. Một con người, nếu trong một thời gian dài phải thực hiện những công việc và nhiệm vụ quen thuốc đề độ tẻ nhạt sẽ đánh mất khả năng đánh già tinh tường, sắc sảo, khách quan, mất lòng tin và triệt tiêu động lực làm việc của họ. Sự thay đổi đúng lúc sẽ giúp nhân viên tích lũy được nhiều kinh nghiệm mới, thổi vào họ một luồng sinh khí mới, kích thích họ hăng say lao động, đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiêp.
Để hoàn thiện chế độ đề bạt, điều động nhân viên cần thực hiện các giải pháp sau: - Xây dựng tiêu chuẩn cho từng chức danh:
Xây dựng tiêu chuẩn cho từng chức danh sẽ đề bạt. Khi bổ nhiệm vào chức vụ nào đó, công ty sẽ trao cho ứng viên đó bảng tiêu chuẩn của chức danh sẽ đảm nhiệm. Trong bảng tiêu chuẩn của chức danh sẽ đảm nhiệm bao gồm 3 nội dung chính:
+ Nội dung 1: Tiêu chuẩn cần có để đảm nhiệm chức vụ đó. Nội dung này sẽ giúp cho cấp trên có thể lựa chọn đúng ứng viên đạt tiêu chuẩn đề bạt. Mặt khác ứng viên được đề bạt hiểu rõ những khiếm khuyết và hạn chế của mình để có biện pháp tự khắc phục.
+ Nội dung 2: Nhiệm vụ và chức năng của người đảm nhiệm chức vụ đó. Như vậy người đề bạt hiểu rõ công việc cần triển khai, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, có thể triển khai nhanh chóng công việc.
+ Nội dung 3: Quyền lợi và hướng thăng tiến trong tương lai cũng như yên tâm trong cương vị mới. Điều này I - Resort chưa thật sự làm có hiệu quả vì các trưởng bộ phận, các chức danh chủ chốt đều do nhân viên bên F17 chuyển sang đảm nhận nên việc đề bạt sẽ còn theo cảm tính và sẽ làm theo lối mòn kinh nghiệm của bản thân, dù
kinh nghiệm là điều đáng quý nhưng cần phải biết thử thách ở một môi trường mới, một chuyên môn mới.
Do đó biện pháp cần thiết là xây dựng bảng tiêu chuẩn của chức danh sẽ đảm nhiệm cho từng chức danh trong I – Resort.
Xây dựng sơ đồ thuyên chuyển nhân viên:
Nói cụ thể hơn là xây dựng đội ngũ kế cận cho các cấp quản trị. Trong sơ đồ nêu rõ những ứng viên có khả năng đào tạo để đảm nhận cho từng chức danh. Nội dung thông tin cần cung cấp của các ứng viên là: tuổi tác, giới tính, tình hình đảm nhận công việc hiện tại, khả năng đảm nhận công việc dự kiến đề bạt.
Thông qua sơ đồ cấp trên có thể biết được những mặt mạnh, những mặt yếu của từng nhân viên để có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng, đào tạo. Mặt khác ứng viên sẽ biết được hướng thăng tiến trong tương lai để nổ lực phấn đấu.
Bên canh đó, theo bản thân tôi, I - resort cần thực hiện thêm các chế độ:
+ Làm giàu công việc: là giao thêm công việc để nhân viên có trách nhiệm nhiều hơn, chủ động hơn, kiểm soát công việc của mình nhiều hơn và nhận được nhiều thông tin phản hồi hơn. Như vậy nhân viên sẽ phát huy tài năng, nghề nghiệp của mình, thông qua đó tạo nguồn để đề bạt hoặc bố trí công việc phức tạp hơn hoặc có trọng trách hơn.
+ Mở rộng công việc: Là giao thêm cho nhân viên một công việc có mức độ phức tạp tương tự với công việc đang làm. Điều này có thể phát huy khả năng của nhân viên, có thể kiêm chức và kiêm nghề, thông qua đó tăng thêm thu nhập và tạo nguồn để đề bạt.
+ Luân chuyển công việc: là luân phiên thay đổi công việc giữa các nhân viên. Khi một nhóm nhân viên thành thạo công việc nào đó, có thể bớt một hay hai cá nhân trong nhóm làm công việc của một nhóm khác. Sau một thời gian nhất định, việc luân chuyển của các nhóm có thể làm được công việc của nhau. Điều này giúp nhân viên có thể thay thế công việc của nhau khi cần và lãnh đạo có thể điều phối khi cần thiết và bản thân nhân viên sẽ có khả năng toàn diện.
+ Ủy quyền cho nhân viên: Ủy quyền hay ủy thác là giao một phần công việc cho nhân viên. Khi thực hiện ủy quyền, nhân viên sẽ được huấn luyện thêm một phần việc khác và khả năng nghiệp vụ của nhân viên sẽ được nâng lên. Sau nhiều lần ủy quyền, nhân viên sẽ có khả năng toàn diện, thông qua đó tạo nguồn để đề bạt vào vị trí cần thiết.