Nên bỏ điều kiện “người sử dụng lao động đi vắng” trong quy định về
việc ngƣời sử dụng lao động uỷ quyền cho ngƣời khác xử lý kỷ luật ngƣời lao động. Việc ủy quyền xử lý kỷ luật đối với hình thức khiển trách không yêu cầu bằng văn bản, còn đối với các hình thức kỷ luật khác việc ủy quyền bắt
buộc phải thực hiện bằng văn bản. Chỉ cần 1 điều kiện là ngƣời sử dụng lao động uỷ quyền xử lý kỷ luật lao động bằng hình thức văn bản đã đảm bảo tính pháp lý của quyết định kỷ luật lao động. Bởi vì, theo nguyên tắc của ủy quyền thì khi có tranh chấp xảy ra, hay có sự việc liên quan tới luật pháp, thì ngƣời uỷ quyền sẽ là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật, chứ không phải ngƣời đƣợc uỷ quyền. Ngƣời đƣợc ủy quyền sẽ chỉ chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời uỷ quyền mà thôi. Hơn nữa, việc xác lập quan hệ lao động – ký hợp đồng lao động – pháp luật cũng cho phép uỷ quyền, mà thực hiện kỷ luật lao động là một trong những hoạt động quản lý quan hệ lao động này. Thông tƣ số 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 9 năm 2003, tại phần II quy định về giao kết, thay đổi nội dung của hợp đồng lao động. Trường hợp những người có thẩm quyền không trực tiếp giao kết hợp đồng lao động thì có thể ủy quyền cho người khác bằng văn bản, trừ trường hợp đã quy định về phân cấp quản lý nhân sự.
Pháp luật chỉ nên đưa ra các nội dung thông tin chính cần có trong hồ sơ xử lý kỷ luật lao động, chứ không nên đưa ra các mẫu xử lý kỷ luật cụ thể. Thông tƣ 19/2003/TT-BLĐTBXH quy định các mẫu phải sử dụng trong kỷ luật lao động nhƣ: Bản tƣờng trình diễn biến sự việc xảy ra, thông báo về việc xem xét xử lý kỷ luật lao động, biên bản xử lý vi phạm kỷ luật lao động, quyết định về việc thi hành kỷ luật lao động, quyết định về việc tạm đình chỉ công việc.
Quy định các mẫu mà doanh nghiệp phải theo trong các trƣờng hợp này là quá cứng nhắc và khó thực hiện. Thông tin cần thì có thể thiếu, mà thông tin có thì có thể lại không cần. Quy định thực hiện hồ sơ kỷ luật theo các mẫu này cũng giống nhƣ quy định bắt buộc sử dụng mẫu hợp đồng lao động trƣớc đây. Do vậy, không nên đƣa các mẫu cụ thể mà chỉ cần yêu cầu những nội dung chính phải có trong các mẫu này.
Pháp luật nên quy định người lao động có nghĩa vụ trả lời thông báo
xem xét vi phạm kỷ luật lao động. Khi nhận đƣợc thông báo họp xem xét
hành vi vi phạm kỷ luật lao động của ngƣời sử dụng lao động, ngƣời lao động phải có nghĩa vụ tới tham dự; trong trƣờng hợp không tới tham dự đƣợc, ngƣời lao động phải có lý do chính đáng và phải thông báo tới ngƣời sử dụng lao động. Nếu ngƣời lao động không có lý do chính đáng và không thông báo
tới ngƣời sử dụng lao động, thì ngƣời sử dụng lao động có quyền xử lý kỷ luật vắng mặt. Trƣờng hợp có lý do chính đáng và có thông báo kịp thời tới ngƣời lao động, thì cũng chỉ đƣợc hoãn 2 lần, đến lần thông báo thứ 3, ngƣời lao động phải có mặt trong buổi họp. Nếu ngƣời lao động không tới, ngƣời sử dụng lao động có quyền xử lý kỷ luật vắng mặt.