Ở những doanh nghiệp có đăng ký nội quy lao động, nhìn chung việc xử lý kỷ luật lao động đều căn cứ vào nội quy lao động và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về hình thức, trình tự và thủ tục. Theo báo cáo điều tra tình hình thực hiện pháp luật lao động của Viện khoa học lao động và các vấn đề xã hội, trong số 320 doanh nghiệp điều tra, có 98 doanh nghiệp (chiếm 30,62%) có xem xét xử lý kỷ luật ngƣời lao động; trong đó hình thức xử lý kỷ luật phổ biến nhất là khiển trách (84,11%), hình thức chuyển sang làm việc khác có mức lƣơng thấp hơn là 2,8%, 95 doanh nghiệp có kỷ luật sa thải nhân viên, chiếm 29,69%. Trong số này chỉ có 54 doanh nghiệp sau khi kỷ luật sa thải nhân viên có báo cáo cho cơ quan lao động địa phƣơng. Trong quá trình kỷ luật, hầu hết các trƣờng hợp xử lý đều có mặt đƣơng sự (99,5%) và đều đƣợc lập biên bản (98%). Hầu hết các doanh nghiệp này khi xem xét kỷ luật ngƣời lao động đều có tham khảo ý kiến của ban chấp hành công đoàn cơ sở13.
Tại công ty Ô tô Toyota Việt Nam, năm 1998 đã xử lý kỷ luật 31 trƣờng hợp. Trong đó có 16 trƣờng hợp xử lý với hình thức cảnh cáo bằng miệng (51%), 14 trƣờng hợp cảnh cáo bằng văn bản (45%) và 1 trƣờng hợp kỷ luật sa thải (4%). Các vi phạm chủ yếu là: bỏ vị trí làm việc, chơi bài trong giờ, đi làm muộn, nghỉ không lý do (trƣờng hợp sa thải). Năm 1999, xử lý 13 trƣờng hợp kỷ luật gồm 2 trƣờng hợp khiển trách miệng (15%), 10 trƣờng hợp khiển trách bằng văn bản (77%) và 1 trƣờng hợp trừ thƣởng (8%). Năm 2000 đã xử lý kỷ luật 21 trƣờng hợp, trong đó có 4 trƣờng hợp kỷ luật với hình thức cảnh cáo bằng miệng (19%) , 6 trƣờng hợp kỷ luật cảnh cáo bằng văn bản (29%) và 11 trƣờng hợp kỷ luật bằng hình thức trừ thƣởng (52%). Hành vi vi phạm chủ yếu là: chơi bài trong giờ làm việc, không thực hiện mệnh lệnh của cấp trên, vắng mặt không đƣợc phép, tự ý nghỉ không có lý do chính đáng, gây thiệt hại về tài sản của công ty14. Các trƣờng hợp xử lý kỷ luật đều tuân thủ các quy định của pháp luật về trình tự thủ tục và thẩm quyền, nên không gây ra bất cứ tranh chấp nào.
Ở một số doanh nghiệp có nội quy lao động, việc phân cấp xử lý kỷ luật nhân viên khá rõ ràng. Các cấp quản lý khác nhau sẽ tham gia vào từng giai đoạn khác nhau của quá trình xử lý kỷ luật lao động. Quy định cụ thể, rõ ràng sẽ giúp cho việc kỷ luật nhân viên đƣợc minh bạch, chính xác và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.
Sau đây chúng ta sẽ cùng xem một ví dụ về việc phân cấp xử lý kỷ luật lao động tại công ty PepsiCo Việt nam. Theo sơ đồ này, thì những trƣờng hợp xử lý kỷ luật ngƣời lao động với hình thức khiển trách miệng sẽ do Giám đốc bộ phận quyết định xử lý kỷ luật và thông báo tới ngƣời lao động; khiển trách bằng văn bản sẽ do các trƣởng phòng ra quyết định xử lý kỷ luật; còn đối với hình thức kỷ luật chuyển làm công việc khác có mức lƣơng thấp hơn trong thời hạn tối đa là 6 tháng, kéo dài thời hạn nâng lƣơng không quá 6 tháng, cách chức, hoặc sa thải thì ngƣời có thẩm quyền ra quyết định là Tổng giám đốc.
Sơ đồ phân cấp xử lý kỷ luật lao động15 Hình thức KL Cấp ra QĐ Khiển trách bằng miệng Khiển trách bằng văn bản Chuyển làm c/việc khác(*) Sa thải
Ngƣời giám sát nội quy Lập biên bản Lập biên bản Lập biên bản Lập biên bản
Cấp quản lý trực tiếp của nhân viên Đề nghị kỷ luật nhân viên Đề nghị kỷ luật nhân viên Đề nghị kỷ luật nhân viên Đề nghị kỷ luật nhân viên
Giám đốc bộ phận Phê duyệt và
thông báo
Xác nhận Xác nhận Xác nhận
Đại diện BCH Công đoàn Tán thành Tán thành Tán thành
Trƣởng phòng Phê duyệt Xác nhận Xác nhận
Giám đốc nhân sự Thẩm tra Thẩm tra
Tổng giám đốc Phê duyệt Phê duyệt
(*) Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng, hoặc chuyển làm công việc khác có mức lương thấp hơn trong thời hạn tối đa là 6 tháng, hoặc cách chức.
Qua sơ đồ, chúng ta thấy, việc phân chia thẩm quyền xử lý và trình tự xử lý rất rõ ràng, và có sự tham gia của tất cả các bên trong quan hệ lao động, phù hợp với quy định của pháp luật.
Ngoài ra, trong nội quy lao động của PEPSI cũng quy định rõ các giấy tờ cần thiết cho việc xử lý kỷ luật ngƣời lao động. Quy định này đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ kỷ luật khi xử lý kỷ luật ngƣời lao động, đồng thời tạo thuận lợi rất nhiều khi áp dụng. Điều 10.6 quy định các văn bản cần phải có trong thủ tục xem xét xử lý kỷ luật nhân viên16:
Hình thức KL Văn bản Khiển trách bằng miệng Khiển trách bằng văn bản Chuyển làm c/việc khác Sa thải Biên bản vi phạm
Đề nghị kỷ luật nhân viên Biên bản xử lý kỷ luật Quyết định kỷ luật NV x x x x x x x x x x x x x x x
Với việc quy định rõ ràng các hành vi vi phạm kỷ luật, các hình thức xử lý kỷ luật tƣơng ứng, cùng với trình tự thủ tục xử lý kỷ luật và việc thực hiện nghiêm túc những quy định đã đặt ra, các doanh nghiệp đã đảm bảo thực hiện tốt các quy định của pháp luật lao động về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.