3.2.3.1 Ban giám đốc
Điều hành và quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật, các quy chế/quy định của Ngân hàng và trong thẩm quyền đƣợc Tổng giám đốc, Hội
PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG PHÒNG KINH DOANH PHÒNG VẬN HÀNH
sở ủy quyền, phân công, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Chi nhánh.
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, phƣơng án kinh doanh cũng nhƣ các chỉ tiêu, nhiệm vụ khác theo quyết định, ủy quyền của Hội sở trên toàn Chi nhánh.
Đại diện cho Ngân hàng trong các mối quan hệ với các cơ quan hữu quan, khách hàng, đối tác kinh doanh, cơ quan quản lý ngành ngân hàng…trong phạm vi liên quan đến hoạt động kinh doanh của Chi nhánh trong thẩm quyền đƣợc giao.
Thƣờng xuyên giám sát và chỉ đạo công tác quản lý rủi ro nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và bảo quản tuân thủ chặt chẽ hoạt động của Ngân hàng trên toàn Chi nhánh.
Chịu trách nhiệm về an toàn hoạt động Ngân hàng của đơn vị mình, kiểm soát và xử lý kịp thời, hiệu quả mọi phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Thực hiện các công việc khai thác theo ủy quyền của Tổng giám đốc, Hội sở.
3.2.3.2 Phòng dịch vụ khách hàng
Thu, chi tiền mặt để phục vụ việc gửi tiền tiết kiệm của dân cƣ, tiền gửi thanh toán của cá nhân và doanh nghiệp.
Mua bán ngoại tệ vãng lai theo quy định của pháp luật.
Giao dịch để cung cấp các dịch vụ cho khách hàng: Chi trả kiều hối, phát hành thẻ, Internet banking, Mobile banking…
Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của khách hàng, tiếp nhận và tƣ vấn thông tin về các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng cho khách hàng.
Thực hiện bán chéo sản phẩm theo quy định của Hội sở trong từng thời kỳ.
Làm đầu mối tiếp nhận nhu cầu, yêu cầu của khách hàng, trực tiếp hoặc phối hợp với các bộ phận khác trong việc giải quyết hoặc đề bạt với ngƣời có thẩm quyền để giải quyết các yêu cầu của khách hàng.
Tham mƣu cho Giám đốc chi nhánh về công tác quản lý và giao dịch kho quỹ tại chi nhánh.
Thực hiện quản lý và điều khiển tiền mặt đảm bảo theo yêu cầu thanh toán cho khách hàng và hiệu quả kinh doanh của toàn chi nhánh.
Tổ chức các hoạt động kiểm đếm đóng bó tiền mặt, các hoạt động nộp rút tiền mặt với các Ngân hàng khác và Ngân hàng Nhà nƣớc, các hoạt động thu chi kiểm đếm hộ khách, các hoạt động nhận giữ tài sản nhờ gửi, và các hoạt động ngân quỹ khác do Giám đốc chi nhánh giao theo từng thời kỳ.
Thực hiện hạch toán kế toán và giải ngân cho khách hàng.
Thực hiện hoạt động thanh toán theo sự hƣớng dẫn của trung tâm thanh toán tập trung tại trụ sở.
3.2.3.3 Phòng kinh doanh
Phát triển cơ sở khách hàng, phát triển thị phần hoạt động ngân hàng trên địa bàn, thực hiện marketing sản phẩm nhằm cung ứng một cách tốt nhất, có hiệu quả nhất các sản phẩm về huy động vốn, sử dụng vốn và các dịch vụ khác của TienPhong Bank tới khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp.
Tiếp xúc, hƣớng dẫn khách hàng, bán chéo sản phẩm, dịch vụ ngân hàng ; Tƣ vấn, góp ý và đề xuất sản phẩm, dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng ; Kiến nghị các sản phẩm, dịch vụ mới phục vụ nhu cầu của khách hàng.
Thẩm định hồ sơ tín dụng của khách hàng để thực hiện việc cho vay theo quy định của pháp luật và quy định của TienPhong Bank, đảm bảo tính pháp lý và khả năng trả nợ của khách hàng và mang lại thu nhập cho TienPhong Bank. Thƣờng xuyên nhắc nhở, đôn đốc khách hàng trả nợ.
Tiếp cận kiểm tra sử lý hồ sơ xuất, nhập và thanh toán quốc tế trƣớc khi chuyển cho trung tâm thanh toán tập trung tại Hội sở.
3.2.3.4 Phòng vận hành
- Hoạt động tín dụng, bảo lãnh
Kiểm soát hạn mức tín dụng đƣợc duyệt và việc tuân theo các hạn mức đó tại chi nhánh.
Cập nhật hạn mức tín dụng và các thay đổi về hệ thống, cung cấp thông tin liên quan đến tình hình hạn mức.
Soạn thảo, xây dựng các hợp đồng tín dụng, hợp đồng đảm bảo tài sản và tiến hành các thủ tục công chứng, đăng ký giao dịch và các thủ tục theo quy định cho khách hàng tại chi nhánh.
Kiểm soát các hợp đồng tín dụng và các tài sản đảm bảo theo hồ sơ tín dụng đã đƣợc phê duyệt của toàn chi nhánh.
Kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ quá hạn, trực tiếp tham gia các khoản nợ.
Lƣu trữ bản gốc các tài liệu, hợp đồng, văn bản và các tài liệu khác có liên quan đến tín dụng tài sản đảm bảo tại trụ sở chi nhánh.
Thực hiện công tác báo cáo về các lĩnh vực tín dụng tại chi nhánh theo quy định của pháp luật, của Ngân hàng Nhà nƣớc và theo quy định nội bộ của TienPhong Bank.
- Hoạt động Hành chính nhân sự
Chịu trách nhiệm mua sắm sửa chữa, thay thế những tài sản, trang thiết bị hƣ hỏng tại chi nhánh.
Dịch vụ tài chính: các dịch vụ chuyển tiền, dịch vụ phục vụ nội bộ, phục vụ các sự kiện, visa xuất nhập cảnh, công chứng….
Lễ tân, văn thƣ: đảm bảo các dịch vụ lễ tân, tổng đài, quản lý con dấu, quản lý nguồn công văn đi, đến qua hành chánh (fax, thƣ), sao lƣu tài liệu theo yêu cầu của các bộ phận.
Quản lý tài sản và công cụ lao động của chi nhánh: đăng ký, cấp phát tài sản mua hoặc thuê. Đảm bảo các dịch vụ bảo hành, bảo trì, bảo hiểm tài sản, kiểm kê, thanh lý tài sản theo định kỳ. Lập kế hoạch bảo trì, bảo dƣỡng tài sản.
Quản lý các tòa nhà thuê, mua lại trụ sở chi nhánh đảm bảo vận hành an toàn, vệ sinh, hiệu quả.
Đảm bảo môi trƣờng làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, giảm thiểu các nguy cơ mất an toàn lao động và đảm bảo an ninh công sở.
Phối hợp với phòng quản trị nguồn nhân lực Hội sở trong việc lập kế hoạch và tuyển dụng. Quản trị nhân sự (lƣơng, thƣởng, các chế độ chính sách liên quan).
Đào tạo nhân sự tại chi nhánh trong thẩm quyền của Giám đốc chi nhánh.
Phát triển mạng lƣới: chịu trách nhiệm tìm kiếm địa điểm để phát triển mạng lƣới của chi nhánh. Phối hợp với các bộ phận liên quan đến Hội sở và chi nhánh nhƣ PR, IT…để cho tổ chức triển khai sửa chữa, lắp đặt và trang trí trụ sở chi nhánh theo chỉ đạo nhƣ các địa điểm theo đúng quy mô hình chuẩn do hội sở ban hành.
Quản lý, vận hành hệ thống công nghệ thông tin: xây dựng và triển khai các phần mềm ứng dụng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh theo chỉ đạo của trung tâm công nghệ thông tin tại hội sở.
Thực hiện công tác hạch toán kế toán: các chi phí của Chi nhánh trong thẩm quyền của Giám đốc chi nhánh, quản lý tài sản cố định, quản lý ngân sách, thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nƣớc (trừ thuế Thu nhập doanh nghiệp) thực hiện theo chế độ báo cáo thống kê, báo cáo tài chính định kỳ theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nƣớc và hội sở.
- Hoạt động kiểm soát sau
Kiểm soát sau các chứng từ của phòng Dịch vụ khách hàng, đảm bảo các chứng từ đƣợc thực hiện theo đúng quy định của TienPhong Bank và Hội sở.