5. Kết cấu của đề tài:
2.2.2.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Sau khi kiểm tra hàng hóa, nếu thấy hàng hóa có tổn thất hay hàng giao không đúng về mặt chất lượng hay số lượng đã quy định bên trong hợp đồng ngoại thương, công ty phải lập biên bản giám định hàng hoá, ghi rõ ngày tháng kiểm tra hàng, thiếu hàng hay chất lượng của hàng không đúng, đóng gói, bao bì của hàng không đạt chất lượng,... Khi lập biên bản giám định phải có sự chứng kiến của đại diện nhà cung cấp, sau đó phải yêu cầu họ xác nhận, ký vào biên bản để sau này làm căn cứ khiếu nại,…Sau đó, công ty sẽ tiến hành thủ tục khiếu nại.Công ty thường căn cứ vào các nguyên nhân khác nhau gây ra tổn thất để giải quyết đòi bồi thường, từ đó các đối tượng phải bồi thường và mức độ bồi thường cũng khác nhau. Thông thường, các đối tượng phải bồi thường cho công ty sẽ thay đổi tuỳ theo từng trường hợp cụ thể như sau:
Đối tượng bồi thường là nhà cung cấp:
Công ty sẽ tiến hành khiếu nại nhà cung cấp khi nhà cung cấp không giao hàng, giao hàng chậm, giao hàng thiếu, phẩm chất của hàng hóa hay quy cách của bao bì không phù hợp với quy định của hợp đồng,…
SVTH: Nguyễn Thị Phương Khanh
Đối tượng bồi thường là công ty vận tải:
Tiến hành khiếu nại công ty vận tải khi bản thân họ vi phạm hợp đồng, cụ thể: khi công ty vận tải không mang tàu đến hoặc mang tàu đến chậm, khi hàng hóa bị tổn thất, mất mát, thiếu hụt do chính lỗi của công ty vận tải.
Trường hợp công ty nhập khẩu theo điều kiện giao hàng CIF (nhà cung cấp phải thuê tàu và mua bảo hiểm), thì nếu có sai sót gì đối với hàng hoá thì nhà cung cấp sẽ phải giải quyết trực tiếp với công ty vận chuyển và mọi chi phí, phí tổn do nhà cung cấp chịu.
Nhưng trong một số trường hợp công ty ký hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện giao hàng FOB, công ty là người ký hợp đồng vận chuyển và mua bảo hiểm cho hàng hoá, thì lúc này công ty sẽ yêu cầu chủ tàu bồi thường, tuỳ theo thực trạng của hàng hoá và mức độ thiệt hại mà công ty vận chuyển sẽ thanh toán, bồi thường, ngoài ra còn căn cứ vào các điều khoản ở trong hợp đồng vận chuyển của công ty ký với công ty vận chuyển.
Đối tượng bồi thường là công ty bảo hiểm:
Giống như đối với công ty vận chuyển, quyền đòi bồi thường với công ty bảo hiểm cũng có khi thuộc về nhà cung cấp căn cứ vào hợp đồng bảo hiểm của công ty bảo hiểm ký với nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp sẽ tiến hành bồi thường cho công ty, theo như đã cam kết trong hợp đồng nhập khẩu.Trường hợp công ty trực tiếp mua bảo hiểm cho hàng hoá, khi có sự cố xảy ra như thiên tai, lũ lụt, cháy,... các loại rủi ro mà công ty đã mua bảo hiểm và được quy định trong hợp đồng bảo hiểm, thì công ty sẽ là người đòi bồi thường.
Khi đưa ra yêu cầu đòi bồi thường thì trước hết công ty phải viết đơn đòi bồi thường, kèm theo giấy chứng nhận do cơ quan thương kiểm cấp, bản sao hợp đồng bảo hiểm, hoá đơn, bản sao của vận đơn, báo cáo xử lý hàng hoá của hải quan, cơ quan cảng vụ, tất cả đều phải có dấu xác nhận của các cơ quan có thẩm quyền. Chứng nhận dỡ thiếu hay hư hỏng hàng hoá thường do thuyền trưởng ký xác nhận và có kiểm nghiệm của công ty bảo hiểm.
2.2.2.9. Thanh toán
Có một số phương thức thanh toán chủ yếu mà công ty thường sử dụng để thanh toán hàng nhập khẩu là: phương thức tín dụng chứng từ (L/C), phương thức điện chuyển tiền (TTR) và phương thức nhờ thu trả tiền ngay (D/P).
Trong đó, đối với các đối tác cũ, uy tín, công ty thường chấp nhận thanh toán theo phương thức nhờ thu trả tiền ngay (D/P) và phương thức điện chuyển tiền (TTR) do đặc điểm đối tác quen thuộc, hiểu rõ về nhau và có được sự tin tưởng nhất định. Lúc đó, công ty sẽ không cần tiến bành khâu mở L/C, tiết kiệm được khoản chi phí mở L/C. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu trả tiền ngay (D/P) thì: bộ chứng từ gốc được chuyển đến từ bên xuất khẩu thông qua ngân hàng nhờ thu,
SVTH: Nguyễn Thị Phương Khanh
ngân hàng nhờ thu sẽ thông báo cho công ty để công ty thực hiện trả tiền ngay rồi nhận lấy bộ chứng từ đó.
Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền (TTR) thì: khi nhận được bộ chứng từ gốc từ phía đối tác gửi đến, cán bộ thực hiện kiểm tra tính phù hợp của hợp đồng và bộ chứng từ. Nếu thấy phù hợp thì viết lệnh chuyển tiền để chuyển tiền gửi đến ngân hàng nhận chuyển tiền yêu cầu họ chuyển tiền để trả cho phía đối tác đồng thời sẽ trả một khoản lệ phí cho ngân hàng nhận chuyển tiền.Khoản lệ phí này thay đổi tuỳ từng ngân hàng khác nhau.
Còn đối với những hợp đồng có giá trị lớn và với những đối tác mới, công ty sẽ sử dụng phương thức L/C để thanh toán.Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C) thì: do công ty thường sử dụng hình thức thư tín dụng không huỷ ngang và trả tiền ngay nên sau khi nhận được bộ chứng từ gốc do phía đối tác hoặc ngân hàng mở L/C chuyển đến, nhân viên nhập khẩu của công ty sẽ kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với hợp đồng đã ký thì viết lệnh thanh toán, nếu không hợp lệ có thể từ chối thanh toán.
2.2.2.10. Thanh lý hợp đồng
Đối với các tác đã làm ăn và hợp tác lâu dài với công ty thì việc thanh lý hợp đồng diễn ra cùng lúc với việc thanh lý tờ khai.
Về thời hạn của hợp đồng thì hai bên ngầm hiểu 6 tháng kể từ ngày ký kết, trong thời hạn này, nếu có khúc mắc gì về các chi tiết của hợp đồng hay các vấn đề về thanh toán, giao hàng, chất lượng thì có quyền đề xuất và thương lượng với nhau để giải quyết, sau khi hết thời hạn 6 tháng thì mọi nghĩa vụ và trách nhiệm hay quyền lợi gì liên quan đến hợp đồng chấm dứt.