5. Kết cấu của đề tài:
2.2.2.4. Đôn đốc người bán giao hàng
Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhân viên nhập khẩu của công ty TNHH Chí Hùng phải thường xuyên liên lạc với bên xuất khẩu để đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng của bên xuất khẩu, để công ty có những biện pháp phản ứng kịp thời với những sai sót, vi phạm có thể xảy ra. Việc đôn đốc này được thực hiện chủ yếu qua điện thoại và hệ thống máy tính đã được kết nối Internet của công ty.
2.2.2.5. Thuê phương tiện vận tải
Công ty TNHH Chí Hùng thường áp dụng phương thức vận tải bằng đường biển cho hoạt động nhập khẩu của công ty. Đôi khi, công ty cũng có sử dụng một số phương thức vận tải khác như: phương thức vận tải bằng đường sắt, đường hàng không… nhưng chỉ với số lượng nhỏ. Hiện nay, có đến 90% khối lượng hàng hoá nhập khẩu của công ty được thực hiện bằng đường biển, chỉ có khoảng 10% khối lượng hàng hoá nhập khẩu sử dụng các phương thức khác.
Trước đây, do công ty chưa có kinh nghiệm trong việc thuê phương tiện vận tải và chưa có nhiều thông tin về các hãng tàu nên công ty thường nhập khẩu theo giá CFR (Incoterm 2000) hoặc CIF (Incoterm 2000) vì nhà xuất khẩu sẽ đảm nhận nghiệp vụ thuê tàu. Nhưng sau một quá trình trau dồi kinh nghiệm và tìm hiểu và tạo lập mối quan hệ với các hãng tàu nên hiện nay công ty đã có thể chủ động trong việc nhận hàng, lựa chọn phương tiện vận tải, tuyến đường, thời gian xếp dỡ,… Vì thế, công ty dần chuyển sang thực hiện các hợp đồng nhập khẩu với giá FOB hoặc EXW để có thể giành quyền thuê phương tiện vận tải và tổ chức chuyên chở hàng hoá, mua bảo hiểm cho hàng hóa.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Khanh
Sau khi ký hợp đồng với bên xuất khẩu thì cán bộ nhập khẩu sẽ tiến hành nghiên cứu và chọn ra một hãng vận tải phù hợp với từng hợp đồng. Hãng vận tải này sẽ gửi một đơn đăng ký thuê tàu cho công ty để công ty điền những thông tin cần thiết như tên hàng, số lượng, số chuyến vận chuyển, giá trị hợp đồng,…
Đến ngày giờ quy định, đại diện của hãng vận tải sẽ tiến hành chất hàng lên tàu, hãng tàu này sẽ cấp một vận đơn chứng minh hàng hoá đã được xếp lên tàu và giao cho đại diện của công ty.Hãng tàu sẽ có nhiệm vụ nhận hàng ở cảng đi và chuyên chở hàng đến cảng đến, sau khi giao nhận hàng hoá ở cảng đến, công ty mới tiến hành thanh toán tiền cước cho hãng tàu. Công ty thường thuê tàu ở một số hãng nước ngoài như: Maesrsk – Sealand, Wanhai, K-Line, Danzaz,…
Trong nhiều trường hợp công ty phải sử dụng phương tiện đa phương thức vào những trường hợp hàng cần về ngay trong 2-3 ngày mà phương tiện tàu biển không kịp lịch chuyên chở thì công ty sử dụng cả phương tiện chuyên chở bằng hàng không và cả phương tiện chuyên chở bằng vận tải biển.Ngoài ra, tùy từng loại nguyên vật liệu, mà công ty sẽ lựa chọn phương thức vận tải phù hợp.Chẳng hạn như đối với những loại nguyên vật liệu có thời gian sử dụng ngắn,đặc biệt là trong điều kiện khí hậu nước ta nên thời gian sử dụng lại càng bị rút ngắn, vì vậy thời gian nhập khẩu càng nhanh càng tốt.Chính vì thế mà vấn đề đặt ra với công ty là phải lựa chọn hình thức vận tải phù hợp và tiết kiệm chi phí.
2.2.2.6. Mua bảo hiểm
Để giảm thiểu tối đa các thiệt hại khi xảy ra tổn thất, hư hỏng mất mát về hàng hóa như tàu bị mắc cạn, đắm, va nhau, nổ, mất tích, không giao hàng,… công ty thường mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nhân viên dựa vào đặc tính của hàng hóa, cách đóng gói phương tiện vận chuyển để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp, bảo đảm an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả kinh tế cao.
Trước đây, công ty thường ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện CIF nên người bán có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá. Nhưng trong những năm gần đây, do đã thành thạo công tác thuê phương tiện vận tải nên công ty dần chuyển sang ký kết hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện FOB và EXW do đó công ty phải tiến hànhnghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu công ty thường hay sử dụng điều kiện bảo hiểm A và C. Đối với hàng hoá có giá trị thấp và gặp ít rủi ro thì công ty sử dụng điều kiện tối thiểu là điều kiện bảo hiểm loại C, đối với những hàng hoá có giá trị cao hơn thì công ty sử dụng điều kiện bảo hiểm loại A. Giá trị của bảo hiểm thường là 110% giá CIF, tuy nhiên tuỳ vào từng mặt hàng và đặc điểm của nó mà các công ty mua bảo hiểm cho phù hợp. Đối với công ty TNHH Chí Hùng, do công ty chủ yếu nhập khẩu nguyên vật liệu để phục vụ cho dây chuyền sản xuất nên giá trị bảo hiểm thường là 100% giá CIF, còn mức phí bảo hiểm loại A thường vào khoảng 0.25%. Riêng đối với hàng container, công ty thường mua bảo hiểm theo điều kiện C, kèm theo một số điều kiện phụ.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Khanh
Thời gian đầu công ty thường mua bảo hiểm của một số hãng nước ngoài do bên xuất khẩu giới thiệu. Tuy nhiên, khi trong quá trình thực hiện hợp đồng có những thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá xảy ra thì công ty gặp rất nhiều trở ngại trong việc khiếu nại bồi thường.Hiện tại công ty thường mua bảo hiểm của các hãng bảo hiểm như: Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bảo Long, Công ty Bảo hiểm Bảo để thuận tiện cho việc khiếu nại bồi thường khi có sự thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá trên đường vận chuyển. Nếu là trường hợp nhập khẩu uỷ thác thì công ty uỷ thác sẽ thanh toán phí bảo hiểm cho công ty theo thoả thuận của cả hai bên. Công ty TNHH Chí Hùng luôn cân nhắc tính toán để mua bảo hiểm với mức giá bảo hiểm và loại điều kiện bảo hiểm phù hợp nhất với từng lô hàng và đảm bảo tốt nhất cho hàng hoá.
2.2.2.7. Làm thủ tục Hải quan 2.2.2.7.1. Chuẩn bị hồ sơ 2.2.2.7.1. Chuẩn bị hồ sơ
Sau khi ký hợp đồng, công ty xuất khẩu sẽ lập và gửi bộ chứng từ cho người nhập khẩu - công ty TNHH Chí Hùng.Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ thì nhân viên nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra chứng từ.
Kiểm tra chứng từ:
Hợp đồng, Invoice, Packing list, Bill of Lading, các chứng từ phải thống nhất với nhau, nếu có gì không phù hợp với hợp đồng thì công ty TNHH Chí Hùng phải thông báo cho đối tác để bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp, đặc biệt Bill of Lading là một chứng từ quan trọng cho việc thanh toán và nhận hàng. Khi kiểm tra lưu ý:
Hợp đồng:
- Số - Mô tả hàng hóa
- Ngày - Phương thức thanh toán
- Bên bán - Thời gian và địa điểm giao hàng
- Bên mua - Điều kiện giao hàng
Invoice:
- Số - Mã số SWIFT
- Ngày - Số tài khoản
- Ngày giao hàng - Người hưởng lợi
- Ngân hàng của người hưởng lợi - Mô tả hàng hóa: Mô tả như nội dung hợp đồng Packing list:
- Số và ngày như trên Invoice - Tên tàu
- Mô tả hàng hóa - Cảng bốc
- Bill of Lading - Cảng dỡ
- Người gửi hàng - Tổng số cont
SVTH: Nguyễn Thị Phương Khanh
Lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery order):
Liên hệ với đại lý hãng tàu, đóng phí để nhận lệnh giao hàng D/O. Để lấy được D/O nhân viên nhập khẩu phải mang một số chứng từ:
- Giấy giới thiệu của công ty (01 bản chính). - Giấy thông báo hàng đến (01 bản sao). - Vận đơn đường biển B/L (01 bản chính).
Khi có biên lai “Đã thu tiền” nhân viên sẽ dựa vào B/L để cấp 03 lệnh giao hàng.
2.2.2.7.2. Khai báo Hải quan điện tử
Để tiến hành khai báo doanh nghiệp cần máy tính kết nối với hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu của Tổng cục, chi cục Hải quan dựa trên phần mềm ECUS – khai báo và nộp chứng từ ngay.Khai báo Hải quan điện tử xong, doanh nghiệp vẫn phải mang chứng từ đến chi cục Hải quan khai báo tiến hành mở tờ khai.
Thời gian bắt đầu khai báo là từ khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu nhưng không vượt quá 30 ngày.Trong quá trình khai báo Hải quan cần nghiên cứu mã số hàng hóa để áp dụng đúng mức thuế suất.
Hiện nay công ty sử dụng phần mềm khai báo điện tử của công ty Thái Sơn.
Hình 2.1: Hình ảnh về phần mềm khai báo Hải quan điện tử tại công ty Chí Hùng
Từ ngày 01/11/2013, công ty đã sử dụng chữ ký số để khai báo Hải quan điện tử khi khai báo Hải quan, giúp đảm bảo thuận tiện, nhanh chóng, an toàn trong giao dịch giữa cơ quan Hải quan với doanh nghiệp, cơ quan Hải quan dễ dàng xác thực được đối tượng tham gia trực tuyến, dữ liệu gửi đến mang tính bảo mật cao, tránh được tình trạng giả mạo truyền thông tin tờ khai.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Khanh
Hình 2.2: Hình ảnh khai báo Hải quan điện tử
Khi khai báo Hải quan người khai Hải quan sẽ tiến hành các bước sau:
- Tạo thông tin khai Hải quan điện tử trên máy tính theo đúng các tiêu chí và khuôn dạng chuẩn theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan và chịu trách nhiệm trước tính chính xác của các thông tin khai Hải quan điện tử.
- Nhập các thông tin theo yêu cầu của tờ khai Hải quan điện tử : + Cục Hải quan: Cục Hải quan Tỉnh Bình Dương
+ Chi cục Hải quan đăng ký tờ khai: + Chi cục Hải quan cửa khẩu nhập:
1. Người xuất khẩu: 9. Vận đơn số/ngày: 2. Người nhập khẩu: 10. Cảng xếp hàng: 3. Người ủy thác: 11. Cảng dỡ hàng:
4. Đại lý làm thủ tục Hải quan: 12. Phương tiện vận tải/ Ngày đến/ Tên, số hiệu: 5. Loại hình kinh doanh: 13. Nước xuất khẩu:
6. Hóa đơn thương mại: 14. Điều kiện giao hàng: 7. Giấy phép số/ Ngày: 15. Đồng tiền thanh toán:
8. Hợp đồng: 16. Phương thức thanh toán:
Sau khi điền đầy đủ thông tin nhân viên công ty sẽ và bấm nút “Khai báo”, sẽ hiện ra cửa sổ thông báo “Bạn có muốn sử dụng chữ ký số không”, bấm “ Yes” để áp dụng chữ ký số. Sau đó sẽ hiện ra cửa sổ nhập mã Pin USB Token và mật khẩu.Sau khi ký điện tử hồ sơ sẽ được gởi đến chi cục Hải quan khai báo. Khi nhận được thông tin khai báo, Hải quan sẽ xem xét, nếu có sai lệch Hải quan sẽ gửi lại yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa, nếu các chứng từ và danh sách khai báo phù hợp thì Hải quan sẽ cấp số và phân luồng tờ khai.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Khanh
Doanh nghiệp Hệ thống Công chức và lãnh đạo chi cục
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình thông quan điện tử hàng hóa xuất nhập khẩu
Kiểm tra thực tế hàng hóa Không Có Có Rà soát Khai thông tin TKHQĐT Không, từ chối trả về. Nêu lý do Hệ thống tự động kiểm tra điều kiện
tiếp nhận
Cấp số tiếp nhận Kiểm tra điều kiện
đăng ký tờ khai Có Thông tin phản hồi Thông tin phản hồi Cấp số tờ khai Phân luồng + Luồng xanh + Luồng vàng + Luồng đỏ Xác nhận thông quan. Kiểm tra thu phí, thuế Quản lý, hoàn chỉnh hồ sơ
Hàng qua khu vực giám sát Kiểm tra hồ sơ
Đề xuất chuyển luồng
Lãnh đạo phê duyệt Có đủ điều kiện Có đủ điều kiện Có đủ điều kiện Không, từ chối trả về. Nêu lý do Có
SVTH: Nguyễn Thị Phương Khanh
Chuẩn bị bộ chứng từ khai báo Hải quan hàng hóa nhập khẩu:
Nhân viên xuất nhập khẩu công ty Chí Hùng chuẩn bị bộ chứng từ bao gồm: - Tờ khai Hải quan hàng hóa nhập khẩu: 02 bản chính.
- Phụ lục tờ khai Hải quan hàng hóa nhập khẩu. - Giấy giới thiệu của công ty: 01 bản.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Contract): 01 bản sao. - Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản chính.
- Phiếu đóng gói hàng (Packing list): 01 bản chính. - Vận đơn đường biển (Bill of Lading): 01 bản sao y. - Giấy nộp tiền.
- Công văn xin nợ chứng từ (trường hợp nợ chứng từ): 01 bản chính.
Những chứng từ bản sao phải có con dấu của công ty. Riêng Contract, Invoice, Packing list phải có dấu “SAO Y BẢN CHÍNH”. Sau khi nhân viên đóng tiền sẽ nhận được giấy đã chuyển tiền vào tài khoản Hải quan.
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu:
Cách lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu HQ/2012-TKĐT Tiêu thức 1: Người xuất khẩu:
Nếu biết mã số thuế thì ghi nhưng thường là để trống.
Ghi đầy đủ và chính xác tên công ty xuất khẩu, địa chỉ rõ ràng cụ thể: Tiêu thức 2: Người nhập khẩu:
Ghi đầy đủ, chính xác mã số thuế của đơn vị nhập khẩu. Tên công ty, địa chỉ rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
Tiêu thức 3: Người ủy thác:
Nếu có thương nhân ủy thác cho người nhập khẩu, phải ghi đầy đủ và chính xác nếu không có thì bỏ trống.
Tiêu thức 4: Đại lý làm thủ tục Hải quan
Đại lý làm thủ tục nếu có thì phải ghi đầy đủ và chính xác. Tiêu thức 5: Loại hình.
Công ty nhập khẩu theo loại hình nào thì ghi loại hình đó vào. Tiêu thức 6: Hóa đơn thương mại:
Dựa vào hồ sơ khách hàng cung cấp căn cứ vào hóa đơn thương mại ta ghi vào ô này số hoá đơn và ngày của hóa đơn.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Khanh
Tiêu thức7: Giấy phép số, Ngày, Ngày hết hạn Tiêu thức 8: Hợp đồng
Căn cứ trên hợp đồng mà khách hàng đã ký: Số hợp đồng, ngày kí hợp đồng, ngày hết hạn của hợp đồng.
Tiêu thức 9: Vận tải đơn.
Số vận tải đơn, ngày phát hành vận tải đơn dựa trên vận tải đơn. Tiêu thức 10: Cảng xếp hàng.
Căn cứ trên B/L ghi tên cảng, địa điểm nơi mà từ đó hàng hoá được xếp lên phương tiện vận tải đến Việt Nam.
Tiêu thức 11: Cảng dỡ hàng.
Căn cứ trên giấy báo hàng đến ghi tên cảng, địa điểm nơi hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải.
Tiêu thức12: Phương tiện vận tải.
Tên và số hiệu tàu dựa trên vận tải đơn mà khách hàng gửi qua. Tiêu thức 13: Nước xuất khẩu.
Ghi tên và mã số nước, nơi hàng hoá được xuất bán cuối cùng đến Việt Nam. Tiêu thức 14: Điều kiện giao hàng.
Căn cứ trên hợp đồng thương mại ghi rõ điều kiện giao hàng mà hai bên đã thỏa thuận và ký kết.
Tiêu thức 15: Phương thức thanh toán.
Ghi rõ phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận trên hợp đồng. Tiêu thức 16: Đồng tiền thanh toán.
Ghi mã số của loại tiền dùng để thanh toán (nguyên tệ) được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại.
Tiêu thức 17: Tỷ giá tính thuế:
Tỷ giá giữa đồng Việt Nam với đồng tiền nước ngoài dùng để xác định trị giá tính thuế là tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm tính thuế. Các doanh nghiệp có thể vào trang web của cục Hải quan:www.customs.gov.vnhoặc xem tỷ giá tại các cửa khẩu Hải quan trực tiếp nơi đăng ký tờ khai.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Khanh
Tiêu thức 18: Mô tả hàng hóa:
Nếu từ ba mặt hàng trở xuống thì ghi đầy đủ, chính xác. Nếu từ 3 mặt hàng trở lên thì ghi chung chung còn lại khai chi tiết trên tờ phụ lục theo đúng mẫu HQ/2009 –