Trong khi chưa nhận thức một cách đây đủ ba mối quan hệ về thủ tục hành chính như chỉ ra ở sơ đồ hình vẽ ..., mỗi một cơ quan hành chính Nhà nước khi phải giải quyết công việc cho công dân, các tổ chức, không ít trường hợp chưa nắm vững ngay chính những điều mà nhà nước quy định cách thức để giải quyết các công việc đó cho công dân, cho các tổ chức. Mặt khác, chính các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đề ra những quy định mang tính thủ tục đó nhiều trường hợp cũng không tự trả lời cơ cơ sở khoa học và thực tiễn hai câu hỏi: cần những gì và những gì đang có. Không ít trường hợp ban hành ra những quy định mang tính duy ý chí, không hiểu thực tiễn có cần hay không. Đăng ký hộ khẩu; cấp giẩy chứng nhận,… là những vấn đề đang bức xúc hiện nay.
Giai đoạn 2001-2006, chính phủ đã ban hành quy chế làm việc của hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước. Đây là những quy chế nhằm giúp từng cơ quan hành chính nhà nước cấp trung ương, tỉnh, huyện, xã làm căn cứ để thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước trên lĩnh vực, địa phương phụ trách. Đây cũng là lần đầu tiên có quy chế như trên cho các cơ quan hành chính nhà nước.
1) Quy chế hoạt động của Chính phủ (2003).
2) Quy chế hoạt động của Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ. 3) Quy chế làm việc (mẫu) của Uỷ ban Nhân dân tỉnh.
4) Quy chế làm việc của Uỷ ban Nhân dân huyện. 5) Quy chế làm việc của Uỷ ban Nhân dân xã.
Năm loại quy chế trên cố gắng tạo ra mô hình hoạt động thống nhất của cả hệ thống làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước. Đây là một trong những nỗ lực của Chính phủ giai đoạn 2002-2007 nhằm tạo ra được một hệ thống hành chính
thống nhất hướng đến mục tiêu của Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010 .
Trên thực tế, các cơ quan hành chính nhà nước phải xây dựng cụ thể chế độ hoạt động của mình và hiểu rõ hơn quyền hạn, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cơ quan, đặc biệt vấn đề thủ tục hành chính.
Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chưa hiểu rõ, cần cái gì và cần như thế nào. Trong khi ban hành những quyết định về các thủ tục đó hình như chưa thực sự chú ý đến cả hai yêu cầu: cần và đủ của một quyết định (đặc biệt là các loại quyết định quy định về mặt thủ tục.)37/.
Để giải quyết công việc của công dân, đòi hỏi trước hết cơ quan nhà nước phải nghiên cứu xem xét từ khía cạnh nhà nước. Chúng ta cần những loại quy định gì (thủ tục) để giải quyết công việc của công dân và đó cũng chính là những gì công dân cần đáp ứng để được nhà nước cung cấp những loại dịch vụ theo yêu cầu. Nghiên cứu những đòi hỏi đó phải đưa trên cơ sở cần thiết về quản lý nhà nước. Nhà nước cần hay không cần những thông tin (thủ tục) mà công dân cung cấp cho nhà nước, hay chỉ là một sự phức tạp hoá vấn đề để “hành dân”.
Một số quy định không nhất thiết phải có, vì sau khi nhận được thông tin đó cũng không cần để làm gì, chắc rằng không thể yêu cầu cung cấp. Trong khi đó, khá