Bưu điện TPHCM cần nghiên cứu để phát triển hệ thống các quầy hàng bán lẻ hàng hóa kết hợp với việc kinh doanh các dịch vụ bưu chính viễn thông tại các
điểm giao dịch bưu điện như sau:
- Những lợi thế khi phát triển các quầy bán hàng:
Tận dụng mặt bằng hiện có, tận dụng lực lượng lao động sẵn có tại đơn vị bưu cục
Địa điểm kinh doanh thuận lợi do được lợi thế vềđịa điểm du lịch.
- Quy mô quầy hàng: phát triển 2 quầy bán hàng lưu niệm tại 2 điểm giao dịch trung tâm là Bưu cục Giao dịch Sài Gòn, Bưu cục Giao dịch Quận 5. Tận dụng sảnh giao dịch rộng để bố trí các mặt hàng lưu niệm để phục vụ khách du lịch nước ngoài.
- Mặt hàng kinh doanh: đơn vị nên tổ chức kianh donh các mặt hàng mới gắn liền với các dịch vụ bưu chính viễn thông như: hàng lưu niệm, thiệp, thiết bị
viễn thông, tin học, văn phòng phẩm.
- Đối tượng khách hàng: chủ yếu là khách đến giao dịch tại bưu điện, khách
nước ngoài đi du lịch.
- Chi phí bỏ ra để thực hiện giải pháp:
- Chi phí ban đầu: chi phí quầy kệ, bàn, máy vi tính tổng cộng khoảng 800 triệu đồng. Chi phí này sẽđược phân bổ vào chi phí ở2 năm đầu của quá trình kinh doanh, mỗi năm phân bổ khoảng 400 triệu đồng
- Chi phí kinh doanh: Dự kiến chi phí bỏ ra ởnăm đầu của quá trình kinh doanh khoảng 1.800 triệu đồng , trong đó bao gồm:
- Chi phí giá vốn hàng hóa: (761 triệu x 2 quầy) = 1522 triệu đồng - Chi phí khấu hao nhà cửa: (25 triệu x 2 quầy) = 50 triệu đồng - Chi phí tiền lương ( 4,5 triệu x 12 tháng x 4 người) = 216 triệu đồng - Chi phí điện, nước, điện thoại (4 triệu x 2 quầy) = 8 triệu đồng - Chi phí khác (2 triệu x 2 quầy) = 4 triệu đồng
+ Hiệu quả mang lại khi thực hiện giải pháp
chi phí để kinh doanh dịch vụ bán hàng hóa thì sẽ thu lại được đồng lợi nhuận, Cụ
thểnhư sau:
- Doanh thu (85 triệu/tháng x 12 tháng x 2 quầy) : 2.040 triệu đồng - Chi phí bao gồm chi phí ban đầu và chi phí nămđầu tiên : 1.850 triệu đồng
- Lợi nhuận trước thuế : 190 triệu đồng
- Tỷ suất lợi nhuận so với chi phí : 0,10
Tỷ suất lợi nhuận so với chi phí ởnăm đầu tiên không cao nhưng kể từnăm
thứ 2 trởđi khi đã thu hồi được chi phí ban đầu thì hiệu quả kinh doanh sẽ được
tăng lên.
Hiệu quả về mặt kinh tế - xã hội: Dịch vụ này mang lại sự tiện ích cho khách
hàng khi đến du lịch tại TP.HCM.
3.2.2.3. Phát triển dịch vụ vận chuyển hàng khách
Để sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực và tài sản của đơn vị, Bưu điện tỉnh nên mạnh dạn chuyển sốlượng xe đang phục vụ cho sản xuất kinh doanh sang vừa phục vụ cho sản xuất kinh doanh vừa kinh doanh vận chuyển hành khách với giải pháp kinh doanh cụ thểnhư sau:
- Lợi thế kinh doanh: Dịch vụ này tận dụng 7 tài xế là lao động ký hợp
đồng dài hạn hiện có và sốlượng 12 đầu xe hiện có tại đơn vị.
- Địa điểm kinh doanh: Nhằm tập trung nguồn lực khai thác dịch vụ, Bưu điện TPHCM nên chuyển toàn bộđầu xe dư của các bưu điện trung tâm, bưu điện huyện về trung tâm khác thác vận chuyển đểđiều hành chung.
- Số lượng xe tham gia kinh doanh: 18 chiếc, gồm 11 xe loại 16 chỗ ngồi, 7 xe loại 7 chỗ.
- Giá cả: Đơn vị cần xây dựng đơn giá vận chuyển hợp lý, linh hoạt theo từng thời điểm trong năm để thu tiền khách hàng, nên có chính sách khuyến mại ở giai đoạn đầu khi mới đưa dịch vụ vào kinh doanh.
thể, chính xác cho từng xe để thanh toán chi phí với tài xế.
- Tiền lương của tài xế: sẽ được khoán khoảng 20 % theo doanh thu thu
được của chính tài xế đó mang lại, không phân biệt tài xế là lao động dài hạn hiện có tại đơn vị hay tài xếlà lao động thuê ngoài xã hội, có như vậy mới có thể khuyến khích tài xế tìm kiếm thêm khách hàng.
- Trình tự thực hiện: Khi khách hàng có nhu cầu thuê xe, nhân viên bưu điện tiếp nhận yêu cầu của khách hàng (đi đâu, đi vào ngày nào, ghé mấy chỗ, khoảng thời gian bao lâu, địa điểm đưa, đón, tên và số điện thoại liên hệ), xem lại lịch trình của xe, thoả thuận giá cả và ký hợp đồng với khách hàng, tổ chức đưa đón
khách theo hợp đồng thoả thuận, sau khi trả khách về, thu tiền và xuất hoá đơn
khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu).
+ Chi phí bỏ ra để thực hiện giải pháp: Dự kiến chi phí bỏ ra trong năm đầu khoảng 1.284,44 triệu đồng, trong đó bao gồm:
- Chi phí nhiên liệu (khoảng 22 % doanh thu) : 332,64 triệu đồng - Chi phí khấu hao (300triệu/8năm x 70% x 12 chiếc) : 315 triệu đồng - Chi phí mua bảo hiểm xe (5,8 triệu/chiếc x 12 chiếc) : 69,6 triệu đồng - Chi phí sửa chữa, thay vỏ xe (18 triệu/năm x 12 chiếc) : 216 triệu đồng - Chi phí tiền lương (khoảng 20 % doanh thu) : 302,4 triệu đồng - Lệ phí cầu đường (10.000/chuyến x 20chuyến/tháng x12tháng x 12xe): 28,8
triệu đồng
- Chi phí khác : 20 triệu đồng
+ Hiệu quả mang lại khi thực hiện giải pháp
Hiệu quả về mặt tài chính: Nếu đơn vị bỏ ra một đồng chi phí thì sẽ mang lại
đồng lợi nhuận, hay tỷ lệ lãi thu được tính trên chi phí bỏ ra từ dịch vụ cho thuê xe khoảng 35% năm. Cụ thểnhư sau:
- Doanh thu (12chiếcx15chuyến/thángx0,7triệux12tháng) : 1.512 triệu đồng
- Chi phí : 1284,44 triệu đồng
- Tỷ suất lợi nhuận so với chi phí (227,56/1284,44) : 0,17
Nếu không tính chi phí khấu hao 315 triệu đồng và chi phí mua bảo hiểm xe 69,6 triệu đồng do tận dụng số đầu xe hiện có tại đơn vị thì lợi nhuận sẽtăng lên là
612,16 triệu đồng. Khi đó tỷ suất lợi nhuận so với chi phí sẽ là 0,47 hay bỏ ra một
đồng chi phí để kinh doanh dịch vụ vận chuyển hành khách thì sẽ thu được 0,53
đồng tiền lãi.
Hiệu quả về mặt kinh tế - xã hội: Tăng thêm dịch vụ cung cấp cho khách hàng, tạo thêm nguồn thu và công việc làm.
Hiệu quả về sử dụng nguồn lực: do các đầu xe được TCTy giao sử dụng
nhưng không sử dụng hết công suất, việc tổ chức khai thác được loại hình dịch vụ này giúp đơn vị sử dụng hiệu quảcác xe đã được đầu tư, nhưng ít sử dụng.
3.2.2.4. Tăng cường công tác tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách
hàng
Công tác tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng là một trong những nội dung quan trọng để thu hút và phát triển khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.
Để làm tốt công tác này Bưu điện TPHCM cần thực hiện những vấn đề sau: - Thiết lập cơ sở dữ liệu khách hàng
Mục tiêu của việc thiết lập cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung là nắm bắt tình hình sử dụng dịch vụ của khách hàng hiện có để đưa ra các chính sách chăm sóc khách hàng phù hợp, đồng thời xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm
năng để phục vụ cho việc tiếp thị, bán hàng.
Nội dung thông tin cần cập nhật là những thông tin cơ bản về khách hàng
như tên, địa chỉ, ngày kỷ niệm, thông tin vềcá nhân người trực tiếp giao dịch với
bưu điện; thông tin về mức độ sử dụng dịch vụ hiện tại hàng tháng của khách hàng.
Đối tượng khách hàng cần cập nhật thông tin là những khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ bưu chính thường xuyên như các tổ chức, doanh nghiệp và cá
nhân kinh doanh.
Phương thức lấy thông tin đối với khách hàng hiện có nên lấy trực tiếp từ khách hàng đểđảm bảo chính xác. Sử dụng nguồn dữ liệu trực tiếp khi khách đến giao dịch để khai thác và phân lớp khách hàng
Thời điểm cập nhật thông tin, những thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, người giao dịch chỉ cập nhật lần đầu. Các thông tin về doanh thu của từng
khách hàng nên thường xuyên cập nhật theo đúng chi tiết ban đầu đã đưa ra.
- Tiếp thịbán hàng đối với khách hàng tiềm năng
Trước hết, đơn vị cần đẩy mạnh việc triển khai tiếp thị tới các khách hàng lớn tiềm năng, các khách hàng có mối quan hệ gần gũi với đơn vị như các Sở, các tổ chức đoàn thể xã hội, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, các Toà nhà có nhiều văn phòng, siêu thị, các doanh nghiệp phân phối, các đối tác có liên quan… Sau đó mở rộng ra các đối tượng khác. Hình thức tiếp thị bao gồm trực tiếp gặp gỡ, trao đổi, thuyết phục hoặc phát tờrơi, gửi tài liệu giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của đơn vị.
Xây dựng và thực hiện các chính sách giảm giá, khuyến mại, ưu đãi sử dụng dịch vụgia tăng… đối với từng phân lớp đối tượng khách hàng khi sử dụng các sản phẩm, dịch vụ trên cơ sở các chính sách đối với từng nhóm khách hàng theo từng thời kỳ.
Chủ động giới thiệu số điện thoại bán hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng,
bộ phận giải quyết khiếu nại của đơn vịtrên các phương tiện thông tin truyền thông cũng như thông báo trên các phương tiện bưu chính nhằm tạo thuận tiện cho khách hàng khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ hoặc muốn tìm hiểu thông tin về các dịch vụ bưu chính. Số điện thoại dành cho bán hàng, chăm sóc khách hàng phải chọn số dễ
nhớ, dễ liên lạc và được phân cử bộ phận trực trả lời 24/7.
Xác định cấp đơn vị hoặc cá nhân có thẩm quyền quyết định việc sử dụng dịch vụ để gặp gỡ, đàm phán và tiến tới ký hợp đồng sử dụng. Trường hợp khách
hàng chưa sử dụng dịch vụ ngay thì tiếp tục trao đổi, thuyết phục nhằm thu hút khách hàng. Nếu nhu cầu của khách hàng vượt quá thẩm quyền của đơn vị thì phải
trao đổi ngay với đơn vị cấp trên để phối hợp giải quyết.
Sau khi ký hợp đồng, nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng ngay thì cần phải
đáp ứng nhanh chóng, kịp thời và chu đáo cho khách hàng.
- Chăm sóc khách hàng hiện có
Phát triển được khách hàng mới đã khó nhưng giữ được khách hàng sử dụng dịch vụ lâu dài còn khó hơn rất nhiều. Để giữ được khách hàng hiện có,
Bưu điện tỉnh cần thường xuyên thực hiện các nội dung sau:
Thường xuyên cử cán bộ, chuyên viên trực tiếp gặp gỡ, thăm hỏi và liên hệ
với khách hàng lớn, khách hàng sử dụng thường xuyên các dịch vụ bưu chính để
nắm bắt các nhu cầu, mong muốn của khách hàng đồng thời xử lý kịp thời các nhu cầu phát sinh mới của khách hàng. Thông báo thường xuyên cho khách hàng các
thông tin có liên quan như sản phẩm, dịch vụ mới, giá cước, khuyến mại…
Giải quyết nhanh các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng lớn. Trường hợp yêu cầu của khách hàng vượt quá thẩm quyền của Bưu điện TPHCM thì phải nhanh chóng báo cáo, xin ý kiến cấp trên để giải quyết cho khách hàng.
Xây dựng chính sách chăm sóc khách hàng linh hoạt theo từng thời kỳ, từng dịch vụ và từng đối tượng khách hàng; cần xác định rõ loại dịch vụ cũng như địa bàn ít bị cạnh tranh hoặc bị cạnh tranh nhiều để có chính sách chăm sóc cho phù
hợp. Đồng thời phải tổ chức thực hiện trích thưởng hoặc chiết khấu cho khách hàng kịp thời. Ngoài chính sách trích thưởng đơn vị có thể áp dụng thêm các chính sách
khác như miễn phí dịch vụ cộng, tặng quà cho khách hàng lớn nhân ngày kỷ niệm, ngày lễ, tổ chức hội nghịkhách hàng định kỳhàng năm.
Tuyển đội ngũ làm công tác này từ đơn vị cơ sở có trình độ chuyên môn về
nghiệp vụ, kiến thức chăm sóc khách hàng, có ngoại hình, giao tiếp tốt.
3.2.3.HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH
3.2.3.1. Sử dụng tiết kiệm chi phí
Rà soát và kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng chi phí tại các đơn vị, đặc biệt là chi phí vận chuyển, nhiên liệu và một số chi phí chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi tại đơn vị và Bưu điện TPHCM; Đánh giá hiệu quả hoạt động của từng điểm giao
dịch cụ thểđể quyết định việc duy trì, bãi bỏ hoặc tìm kiếm địa điểm mới thích hợp, doanh thu cao; Tiết kiệm điện nước, theo dõi, khoán sử dụng cho từng Bưu cục, Bộ
phận công tác, …; Tiếp tục cải tiến quy trình sử dụng ấn phẩm để giảm chi vật liệu nghiệp vụ cho đơn vị; Tổ chức thực hiện duyệt cấp vật tư tập trung nhằm tăng cường hiệu quả chi phí trong việc áp dụng định mức cũng như tiết kiệm lao động
cho đơn vị; Một số khoản chi có thể tiết kiệm được ngay đó là chi phí đặt báo (thay báo in bằng báo điện tử), chi phí văn phòng trong chuyển phát công văn (chuyển
văn bản bằng giấy, bằng chuyển tin qua mạng tin học nội bộ của Bưu điện TPHCM), hạn chế các cuộc gọi điện thoại không cần thiết, sử dụng máy điều hoà tiết kiệm (qui định việc sử dụng tiết kiệm điện máy điều hòa).
3.2.3.2. Từng bước hoàn thiện chương trình quản trị rủi ro
Để triển khai chương trình quản trị rủi ro có hiệu quả, phù hợp với môi
trường kinh doanh của doanh nghiệp, đơn vị cần thực hiện ngay những công việc
đặt nền tảng cho chức năng quản trị rủi ro gồm những nét cơ bản sau:
- Tuyển nhân viên có nghiệp vụ về quản trị rủi ro bố trí tại Phòng kế toán thống kê tài chính của Bưu điện TPHCM.
- Tổ chức đào tạo nâng cao nhằm bổ sung, tăng cường kiến thức về nghiệp vụ, vai trò của công tác quản trị rủi ro và bất định trong cán bộ công nhân viên.
- Tiến hành phân tích, nhận dạng và lập bảng tổng hợp những rủi ro và những bất định cơ bản nhất mà đơn vịđang phải đối mặt.
- Tiến hành phân tích đo lường rủi ro về cả mặt tần suất và mật độ rủi ro.
Trên cơ sởđó tiến hành phân loại sơ bộđể lọc lại những rủi ro cơ bản nhất đe doạ
sự tồn tại cũng như những mục tiêu chính yếu của tổ chức mà đơn vị cần phải có giải pháp đối phó ngay.
- Đưa ra những giải pháp cụ thể để kiểm soát những rủi ro đã xác định ở trên. Hướng giải pháp có thể bao gồm từ tránh né, ngăn ngừa, giảm thiểu, chuyển giao quản trị.
- Hình thành những nền tảng cho chương trình quản trị rủi ro như thiết lập và hoàn thiện hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu các định hướng dài hạn …
- Đồng thời công ty phải triển khai thực hiện ngay những công việc cấp bách nhất của chức năng này như sau:
- Theo dõi, kiểm soát khoản phải thu, thu hết công nợ phát sinh khi cung cấp dịch vụ, hàng hoá cho khách hàng.
- Sử dụng những tài khoản dự phòng để thiết lập ngân quỹ tự tài trợ cho rủi ro về nợkhó đòi và giảm giá hàng tồn kho.
- Đề xuất những giải pháp kiểm soát thích hợp đểđối phó với nạn chảy máu chất xám. Nhất là việc đề ra các giải pháp cải thiện điều kiện môi trường làm việc, các chếđộ chính sách đãi ngộlao động, nhất là đối với những người lao động giỏi.
- Hoạch định các rủi ro kinh doanh và rủi ro tài chính tổng hợp qua việc phân tích lựa chọn các phương án, cơ cấu đầu tư và cơ cấu vốn phù hợp với sự biến
động của doanh thu và mục tiêu tối thiểu đặt ra của đơn vị.
- Hoàn thiện hệ thống tài chính kế toán thống kê cũng như hệ thống thuế