9. Bố cục của luận văn:
3.2.2. Phát triển dịch vụ thông tin thư viện mới
3.2.2.1 Dịch vụ mượn liên thư viện
Dịch vụ mượn liên thư viện (ILL - Inter Library Loan) ra đời là một nhu cầu tất yếu trong quá trình hoạt động của các thư viện. Mượn liên thư viện là hình thức phục vụ bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu của NDT của thư viện mình. Một số cơ quan thông tin - thư viện nằm trong cùng một khu vực địa lý hoặc cùng đáp ứng tin cho một số ngành, chuyên ngành khoa học sẽ liên kết với nhau cho phép NDT của mỗi cơ quan thành viên thông qua dịch vụ tổ chức của thư viện mình sử dụng chung nguồn tài liệu của tất cả các cơ quan này. Đây là hình thức chia sẻ nguồn lực thông tin tích cực giữa các thư viện để phục vụ đối tượng NDT đa dạng.
Dịch vụ này tạo ra những điều kiện tốt nhất để thỏa mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin; tiết kiệm được kinh phí cho các thư viện.
Từng thư viện thành viên sẽ bao quát được việc NDT của họ để mượn tài liệu gì, ở thư viện nào, chi phí bao nhiêu. Phía NDT, họ không cần biết tài liệu họ chọn nằm ở thư viện nào, mà chỉ cần biết họ có thể mượn tài liệu đó qua thư viện mà họ là NDT và với chi phí bao nhiêu?
Điều kiện quan trọng để duy trì mượn liên thư viện là phải có mục lục liên hợp, phần mềm mượn liên thư viện giữa các thư viện tham gia và cần phải xây dựng một chính sách liên thư viện cụ thể.
Trong điều kiện bùng nổ thông tin hiện nay, sự hợp tác giữa các thư viện là cần thiết hơn bao giờ hết, nhằm tiết kiệm tối đa kinh phí cho các thư viện và bạn đọc mà vẫn đảm bảo sự thỏa mãn về nhu cầu tin. Với Ban thông tin - thư viện và đào tạo sau Đại học , nhu cầu sử dụng tài liệu luôn phát triển và phong phú, do vậy việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong
81
Viện và bên ngoài Viện là rất cần thiết. Chính vì vậy, việc tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện là việc cần phải làm đối với thư viện để đáp ứng nhu cầu tin của NDT .
Hiện tại, Viện có thể tiến hành dịch vụ này theo phương án sau:
Liên kết với các thư viện của các đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, văn phòng Chính phủ, các Bộ khác, các Sở Khoa học và Công nghệ. Sau khi tổ chức thành công mục lục liên thư viện. Để dịch vụ này được áp dụng có hiệu quả, Viện cần xây dựng một quy định về chính sách mượn (loại hình tài liệu, thời gian mượn, giá cả dịch vụ...), quy trình mượn, trả giữa các thư viện của các Viện nghiên cứu. Bên cạnh đó các thư viện của các Viện và Viện cần kết hợp chặt chẽ với nhau trong việc đề nghị bổ sung tài liệu để tránh bổ sung trùng lặp.
- Về chính sách mượn
+ Loại hình tài liệu mượn : sách hay báo, tạp chí, tài liệu điện tử.... + Thời gian mượn
+ Phương thức mượn, trả + Giá cả của dịch vụ
- Về quy trình mượn (đưa ra từng bước cụ thể) + Đối với tài liệu in ấn
+ Đối với tài liệu điện tử
Tóm lại, việc tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện giữa các thư viện của các Viện sẽ gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn đầu mới triển khai. Do vậy cần phải có sự phối hợp và bàn bạc chặt chẽ với nhau giữa các thư viện trước khi triển khai dịch vụ mượn liên thư viện này, vì đây là dịch vụ đòi hỏi phải có sự đầu tư và sự quan tâm thực sự của Ban giám đốc và các phòng chức năng liên quan. Có như vậy, Viện mới thực sự triển khai được dịch vụ này để mở rộng nguồn lực thông tin, tiết kiệm kinh phí bổ sung tài liệu, công sức xử
82
lý tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho NDT khai thác nguồn tài liệu một cách có hiệu quả.
3.2.2.2 Tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Mục đích của dịch vụ này là giúp NDT ( cá nhân hoặc tập thể) nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và toàn diện thông tin thư mục mới nhất hoặc những thành tựu mới nhất trong các lĩnh vực khoa học, giúp NDT rút ngắn thời gian tra tìm thông tin để thực hiện mục đích nghiên cứu, giảng dạy của mình.
Đối tượng sử dụng dịch vụ này thường là các nhà nghiên cứu, giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học.
Các hình thức triển khai dịch vụ:
Hàng năm thư viện cần có danh mục chuyên đề gửi tới các Viện nghiên cứu.
Trên cơ sở đó, NDT sẽ đăng ký sử dụng dịch vụ thông qua một hợp đồng hay một biên bản có xác nhận của đơn vị NDT đang công tác, học tập.
Thư viện sẽ cung cấp cho NDT thư mục các tài liệu mới nhất được chọn lọc theo từng chuyên đề nhất định theo định kỳ thời gian thỏa thuận.
Các sản phẩm được cung cấp qua dịch vụ này có thể là: thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề ( có tóm tắt, chú giải qua ngôn ngữ gốc của tài liệu - nếu là tài liệu tiếng nước ngoài), bản sao một phần hoặc toàn bộ tài liệu gốc.
Để tiến hành dịch vụ này cần phải có đội ngũ cán bộ giỏi về nghiệp vụ, hiểu biết sâu về các chuyên nghành khoa học, có khả năng đưa ra được danh mục chuyên đề phù hợp với hướng nghiên cứu của NDT trong từng Viện.
3.2.2.3 Dịch vụ dịch thuật tài liệu
Hàng năm Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện được bổ sung một khối lượng lớn tài liệu ngoại văn về các tài liệu chuyên ngành. Số lượng NDT có nhu cầu sử dụng loại tài liệu này ngày càng gia tăng.
83
Đa số cán bộ nghiên cứu và giảng dậy của Viện có thể sử dụng thành thạo các kỹ năng ( nghe, nói, đọc, viết) của một đến hai ngoại ngữ.Tuy nhiên, không phải NDT nào cũng có khả năng đọc hiểu và khai thác được thông tin trong tài liệu ngoại văn chuyên ngành. Để tận dụng được triệt để, tối đa loại tài liệu này Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện cần phát triển dịch vụ dịch thuật tài liệu.
Thư viện cần phối hợp với các chuyên gia trong các lĩnh vực khoa học đào tạo trong các Viện nghiên cứu để tổ chức dịch thuật tài liệu.Lựa chọn dịch thuật những tài liệu có giá trị thông tin cao. Chú trọng dịch một số tài liệu có giá trị lý luận và khoa học để làm tài liệu tham khảo cho các cán bộ nghiên cứu, giảng viên và học viên.
Dịch vụ này chủ yếu dựa vào lao động thủ công của con người, do đó chi phí về thời gian và nhân lực cho dịch vụ này tương đối lớn. Vì vậy cần có sự hợp tác chặt chẽ của thư viện và các chuyên gia để việc thực hiện, khai thác và sử dụng dịch vụ này trở nên có hiệu quả nhất.