9. Bố cục của luận văn:
2.4.1. Đánh giá về sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
* Đánh giá về sản phẩm thông tin - thư viện
- Mức độ bao quát nguồn tin
Hệ thống sản phẩm của Viện tuy còn đơn giản, tuy nhiên mọi sản phẩm của Viện đều đã bao quát được toàn bộ nguồn hệ thống thông tin mà Viện hiện có.
67
Ngoài ra hệ thống sản phẩm của Viện qua điều tra khảo sát cũng đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu của NDT. Các loại hình sản phẩm đã có sự phát triển khá đồng đều, và hàng năm thư viện luôn phát triển các hoạt động nghiên cứu nhu cầu của đối tượng NDT mới để từ đó đáp ứng tốt hơn những nhu cầu này.
- Mức độ chính xác,khách quan
Thông tin được phản ánh trong các sản phẩm hoàn toàn sát thực với tài liệu gốc. Các cán bộ tại Viện đã tổ chức tốt các hoạt động nghiệp vụ như: xử lý, biên mục tài liệu... đồng thời loại bỏ những nguồn tài liệu mà giá trị sử dụng thấp, cũng như những tài liệu ít NDT có nhu cầu.
- Khả năng cập nhật thông tin và tìm kiếm thông tin
Khả năng cập nhật thông tin thể hiện ở chỗ thông tin trong các sản phẩm tiến hành đều đặn, bổ sung thường xuyên, đảm bảo tính liên tục. Còn khả năng tìm kiếm thông tin thể hiện ở các phương tiện tra cứu tin phải giúp NDT dễ sử dụng, khai thác. Tốc độ tìm tin linh hoạt, nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng tối đa NCT cho NDT. Ngoài ra, khả năng tim kiếm thông tin phải được thể hiện ở dưới nhiều hình thức tìm khác nhau như: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, thư mục hay trên các cở sở dữ liệu...
Tuy nhiên Viện vẫn còn có sản phẩm mà mức độ cập nhật thông tin còn kém, ví dụ như trang web của Viện. Đây là một sản phẩm mà nếu hoạt động tốt sẽ mang lại một hiệu quả rất cao, nhưng trang web của Viện lại quá kém về mức độ cập nhật,gây khó khăn và trở ngại cho NDT.
Đánh giá dịch vụ thông tin - thư viện
- Chi phí thực hiện dịch vụ:
Đây là một tiêu chí quan trọng để đánh giá dịch vụ. Chi phí này gồm chi phí hiện và chi phí ẩn
+ Chi phí ẩn phản ánh những khoản chi khó xác định: trình độ, kinh nghiệm, chuyên môn để xây dựng và bảo trì các nguồn thông tin
68
+ Chi phí hiện là tất cả những chi phí dễ dàng nhận thấy như chi phí in ấn tài liệu, chi phí sao chụp tài liệu, dịch tài liệu...
- Chất lượng của sản phẩm mà dịch vụ tạo ra để cung cấp cho người
dùng tin:
+ Các sản phẩm được tạo ra để cung cấp cho NDT của Viện hầu như
được đánh giá tương đối tốt
+ Nguồn tính có sự cập nhật thông tin nhanh chóng và đầy đủ, thông tin khách quan, có độ tin cậy cao.
- Tính thuận tiện:
Để sử dụng được dịch vụ của Viện NDT không gặp nhiều khó khăn trở ngại,tiếp cận với các dịch vụ, sản phẩm nhanh thuận tiện
Dựa trên những đánh giá về chất lượng của hệ thống sản phẩm và dịch vụ trên của Viện, có thể đánh giá ưu điểm và nhược điểm của hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện của Viện như sau:
Ưu điểm:
Về cơ bản các SP&DVTT-TV củaViện đã đáp ứng phần lớn nhu cầu thông tin của NDT.
- Các loại hình SP&DVTT-TV của Viện đa dạng phong phú đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu thông tin của NDT.
- Các SP&DVTT-TV của Viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc biên soạn và tổ chức, áp dụng đúng các chuẩn nghiệp vụ tạo điều kiện cho việc trao đổi dữ liệu với các thư viện khác. Nhiều sản phẩm và dịch vụ được người dùng tin đánh giá rất cao như: mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC), dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mượn về nhà…
- Các SP&DVTT-TV của Viện phần lớn được tổ chức miễn phí nên tạo điều kiện thuận lợi và thu hút số lượng lớn NDT, giúp cho việc nâng cao kiến thức học tập và nghiên cứu khoa học
69
- Các DVTT-TV của Viện chủ yếu được tổ chức theo phương thức phục vụ chủ động (dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mượn về nhà được tổ chức theo hình thức kho mở....) đảm bảo tính thân thiện, dễ sử dụng đối với NDT, tạo điều kiện cho NDT khai thác tài liệu thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng nhất.
- Đội ngũ cán bộ Viện khi phục vụ đều có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình với công việc. Chính vì vậy, tinh thần thái độ phục vụ của cán bộ được đánh giá cao.
Nhược điểm:
Chất lượng SP&DVTT-TV của Viện còn một số nhược điểm sau:
- SPTT-TV chủ yếu là thông tin về tài liệu gốc, chưa có nhiều sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao như thư mục chuyên đề, tổng luận
- Các danh mục, thư mục giới thiệu sách mới được biên soạn nhưng
thực sự chưa được thường xuyên và được chú trọng
- Việc biên soạn thư mục chuyên đề, xây dựng các CSDL dữ liệu bài
trích báo, tạp chí chưa được tiến hành biên soạn
- CSDL chưa được hiệu đính thường xuyên nên tính chính xác chưa
cao, còn nhiều biểu ghi trùng nhau, nhiều kí hiệu phân loại, từ khóa chưa chính xác gây khăn trong việc tìm tin.
- Các DVTT-TV của Viện còn mờ nhạt chưa thể hiện hết vai trò của
mình. Nhiều dịch vụ có chất lượng cao thì chưa được đưa vào hoạt động
- Website của Viện - nơi giới thiệu hình ảnh, hoạt động của Viện tới bạn đọc, một công cụ quảng bá hình ảnh hữu hiệu lại chưa được chú ý phát triển và hoàn thiện, dẫn đến trang web của Viện không có tính cập nhật, không có khả năng truy nhập hiệu quả hoạt động thấp.
70
2.4.2. Những điểm yếu và nguyên nhân: * Điểm yếu:
Theo đánh giá của NDT, trang Web của Viện có tỷ lệ đánh giá: tốt (3.5%), tương đối tốt (12%), không tốt (21%)
Bảng 3: Đánh giá về trang Web của Viện
Trang Web của Viện
Mức độ đáp ứng
Đầy đủ Tƣơng đối
đầy đủ Không đầy đủ 14 (3.5%) 49 (12%) 86 (21%)
Hình 12: Biểu đồ đánh giá về trang web của Viện
Nhiều NDT đã cho rằng website là một kênh thông tin để phổ biến tin rất được nhu cầu mong đợi. Cần bổ sung tư liệu vào các mục đã có, đặc biệt là CSDL. Nội dung trang web còn sơ sài, thông tin còn hạn chế, thiếu hình ảnh và chưa sinh động do đó chưa thu hút được nhiều đối tượng NDT.
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Tốt Tương đối tốt Không tốt
14
49
71
Hệ thống SP&DV TT-TV còn nhiều hạn chế, nhìn chung chưa đầy đủ, mới phổ biến ở một số loại hình cổ điển, còn thiếu nhiều loại hình SP&DV TT-TV quan trọng như: biên soạn thư mục, các tài liệu đa phương tiện, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc, các dịch vụ tuyên truyền, quảng bá thông tin...
Hiện nay, nguồn tin KH&CN rất phong phú và đa dạng, nhu cầu giới NDT khoa học cũng khác nhau trên nhiều phương tiện. Do vậy, số lượng tài liệu khoa học được nhập vào thư viện ngày một tăng song hệ số xử lý tài liệu đưa vào các SP TT-TV rất ít so với số lượng nhập vào: hệ thống mục lục đã không được cập nhật từ năm 2004, các CSDL còn thiếu nhiều và không được bổ sung thường xuyên nên NDT rất mất thời gian khi tra cứu và phải hỏi trực tiếp cán bộ thông tin - thư viện.
Chất lượng các CSDL còn thấp, chủ yếu mới dừng lại ở mức độ hỗ trợ trong tra cứu, chưa được sử dụng vào các hoạt động phân tích, đánh giá, tổng hợp, dự báo làm cơ sở khoa học phục vụ cho các quá trình ra quyết định, hoạch định chủ trương, chính sách, chiến lược phát triển KH&CN. Còn thiếu những mảng CSDL cần thiết cho các nhà nghiên cứu ứng dụng triển khai như CSDL toàn văn, một loại CSDL thích hợp với các nhà nghiên cứu khoa học.
Những hoạt động marketing về SP&DV TT-TV nhằm kích thích nhu cầu sử dụng SP&DV TT-TV của bạn đọc còn yếu, chưa chủ động nắm bắt nhu cầu tin mà còn thụ động chờ NDT đặt yêu cầu mới triển khai.
Kỹ năng giao tiếp, tiếp xúc với người dùng để tiếp nhận yêu cầu, NCT và sau đó thu nhận các thông tin phản hồi từ NDT cũng như việc xử lý thỏa đáng các thông tin này của cán bộ thông tin - thư viện còn rất hạn chế và thường chưa được coi trọng. Đa số cán bộ TT-TV đã không quan tâm tới việc thường xuyên phải khảo sát, phân tích và đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức mình, không nắm được số lượt tài liệu, số lượt NDT đã phục vụ... từ đó không thấy được hiệu quả hoạt động của bản thân.
72
* Nguyên nhân của những điểm yếu:
Cơ sở của Viện còn chật hẹp.
Nguồn kinh phí hoạt động hàng năm của Viện còn hạn hẹp, phần lớn chỉ dành cho việc bổ sung tài liệu mới. Do vậy, việc đầu tư nâng cao chất lượng và phát triển các SP&DV TT-TV để đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu khai thác thông tin của NDT còn chưa được chú trọng đúng mức. Việc thuyết phục lãnh đạo của NISTPASS thông qua các chính sách: đầu tư kinh phí, đầu cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực,… gặp phải những khó khăn nhất định.
Chất lượng xử lý tài liệu chưa cao.Đa số các cán bộ của Ban TTTV& ĐT SĐH đều có nghiệp vụ trong việc xử lý các tài liệu có chuyên nghành sâu.
Các phương tiện tự động hóa mới bước đầu đưa vào ứng dụng nên cán bộ thông tin - thư viện hiện vẫn còn lúng túng.
Nguồn lực thông tin chưa đáp ứng đầy đủ. Mặc dù vốn tài liệu được bổ sung thường xuyên nhưng với tình hình gia tăng tài liệu như hiện nay, với sự phát triển không ngừng của đa ngành đa lĩnh vực làm cho công tác bổ sung không chỉ của riêng Viện mà ở nhiều thư viện khác cũng gặp nhiều khó khăn.
Độ ngũ cán bộ thông tin - thư viện thực hiện việc xử lý thông tin, cung cấp sản phẩm và thực hiện dịch vụ ở Viện chưa có cơ hội tham gia thường xuyên các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học để có thể thích ứng với môi trường làm việc mới.
Tuy vậy, các SP&DV TT-TV tại Ban TTTV& ĐT SĐH của Viện chưa phải là phong phú, đa dạng nhưng cũng đã hỗ trợ rất nhiều cho NDT trong việc tìm kiếm thông tin.
73
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN - THƢ VIỆN TẠI VIỆN CHIẾN LƢỢC VÀ CHÍNH SÁCH
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
3.1 Nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Viện
3.1.1 Nâng cao chất lượng sản phẩm thông tin - thư viện
Với tốc độ phát triển thông tin như hiện nay, số biểu ghi thư mục tại Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện không ngừng tăng lên hàng năm, thì mục lục trực tuyến càng phải được nâng cấp để đạt hiệu quả cao trong việc đưa ra kết quả nhanh chóng và chính xác, thuận lợi cho NDT trong quá trình tìm tin. Ban TTTV&ĐT SĐH cần chú trọng hoàn thiện hơn mục lục trực tuyến OPAC trên cơ sở ứng dụng phần mềm thư viện Ilib. Việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng truy cập trên OPAC chính là thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động thông tin tại Viện.
Hoạt động thông tin- thư viện của Viện cần được tiến hành thường xuyên hơn với phương thức cung cấp mới tạo thuận lợi tối đa cho NDT.
Tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lượng các CSDL, đặc biệt là CSDL toàn văn, ngoài các loại hình tài liệu đã được số hóa (chủ yếu là: luận án, luận văn), Viện cần triển khai mở rộng số hóa sách và nguồn tài liệu phục vụ quá trình nghiên cứu.
Có thể nói, trong điều kiện máy tính được sử dụng rộng rãi như hiện nay, có thêm CSDL được lưu giữ trong máy chủ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó giải quyết các vấn đề cả về nghiệp vụ và tạo những điều kiện tối ưu trong hoạt động dịch vụ cung cấp thông tin. CSDL cho phép trích xuất dữ liệu trở thành các sản phẩm thông tin thư mục và hệ thống mục lục. Việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng các CSDL phải là một trong những ưu tiên hàng đầu trong hoạt động nghiệp vụ thư viện vì nó sẽ thúc đẩy phát triển hoạt động thông tin - thư viện của Viện.
74
Với điều kiện hạ tầng cơ sở vật chất sẵn có, Viện cần tăng cường cung cấp thông tin cho trang chủ. Nội dung trang chủ cần phân công cán bộ chuyên trách riêng để đảm nhiệm việc cập nhật thông tin. Có thể nói, đây là kênh thông tin nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả tuyên truyền cao đối với NDT. Điều tra NDT cho thấy, trang chủ chính là nơi mà NDT sử dụng thường xuyên để tìm hiểu các SP&DV TT-TV do thư viện cung cấp. Tuy nhiên, trang chủ của Viện trên thực tế chưa được quan tâm thiết thực, thông tin cập nhật không thường xuyên. Chính tình trạng này đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của thư viện. Nghiên cứu, phân tích và đưa ra kế hoạch hoàn thiện và nâng cao chất lượng trang chủ là vấn đề sớm thực hiện trong thời gian tới.
Tăng cường quảng bá, giới thiệu trang web này tới NDT trong và ngoài Viện.
Xây dựng các kênh phản hồi thông tin và tiếp nhận nhu cầu tin của NDT thông qua website của thư viện. Phân công người có trách nhiệm thay mặt thư viện chuyên giải đáp, hướng dẫn trực tuyến cho NDT. Thông qua trang chủ, NDT có thể dễ dàng tiếp cận thư viện mà không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
3.1.2 Nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin - thư viện * Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc * Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
Theo kết quả khảo sát cho thấy, hệ thống phòng đọc và phòng mượn đáp ứng tương đối tốt nhu cầu đọc tài liệu tại chỗ và mượn tài liệu về nhà. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng đa dạng và không ngừng tăng lên của NDT thì Ban TTTV& ĐT SĐH cần tiếp tục hoàn thiện dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ và mượn tài liệu về nhà thông qua các biện pháp sau:
Tăng cường và đa dạng hóa các loại hình tài liệu trong phòng đọc, nâng cao chất lượng kho sách bằng cách thanh lọc bớt một số tài liệu cũ nát, lạc hậu.
75
Thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ cho đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp.
Chú trọng thực hiện công tác thu nhận thông tin phản hồi từ phía NDT, làm cơ sở cho việc bổ sung tài liệu đáp ứng ngày càng cao nhu cầu tin của NDT.
Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc là một trong những dịch vụ được sử dụng nhiều tại Viện.Tuy nhiên, dịch vụ này còn nhiều bất cập về thời gian chờ đợi thực hiện dịch vụ, NDT đôi khi phải chờ lâu để lấy được kết quả sao chụp và in ấn. Vì lẽ đó, thư viện cần tăng cường cán bộ chuyên trách công tác này để giảm bớt thời gian chờ đợi thực hiện dịch vụ cho NDT. Về lâu dài khi thực hiện dịch vụ này thư viện cần lưu ý đảm bảo tuân thủ pháp luật trên cơ sở chứng minh hoạt động này không vì mục đích lợi nhuận mà nhằm hỗ trợ NDT có điều kiện thuận lợi trong việc tiếp cận, khai thác, sử dụng tri thức chung của nhân loại.
Một số nguyên tắc cần tuân thủ:
Hạn chế mức cao nhất việc sao chụp toàn bộ một tài liệu, đặc biệt đối với các kết quả nghiên cứu, báo cáo khoa học cần tuân thủ nghiêm ngặt.
Hạn chế số lượng bản sao chụp.
Cơ sở để tính phí cho dịch vụ này không được bao gồm tính phí bản quyền; giá dịch vụ chỉ là sự bù đắp cho việc bảo quản, lưu giữ chứ không phải