9. Bố cục của luận văn:
2.1.1. Hệ thống mục lục
Hệ thống mục lục (hay thường gọi là mục lục) là tập hợp các đơn vị/phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/một nhóm cơ quan TT-TV.
Phiếu mục lục là một phiếu mô tả thư mục về tài liệu và tạo nên một điểm truy cập tới tài liệu được phản ánh.
Trong cơ quan TT-TV hệ thống mục lục giữ vai trò vô cùng quan trọng, nó giúp NDT xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho. Nói cách khác đó là cơ sở để bạn đọc lựa chọn và mượn tài liệu; mục lục cũng phản ánh trữ lượng, thành phần của kho tài liệu; nó trợ giúp thêm cho việc lựa chọn tài liệu bằng việc kết hợp và sử dụng các thông tin khác về tài liệu mà chúng không được sử dụng để làm dấu hiệu xây dựng mục lục. Có thể nói mục lục là phương tiện quan trọng trong công tác tuyên truyền và giới thiệu sách của thư viện "... một trong những phương tiện có hiệu lực nhất để giới thiệu nội dung kho sách, giúp người đọc lựa chọn sách...". Trong công tác nghiệp vụ thư viện, mục lục được sử dụng rộng rãi trong việc bổ sung và chỉnh lý kho sách, nó là tài liệu tham khảo cho cán bộ thông tin - thư viện.
Các loại mục lục phổ biến gồm: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ đề. Mục lục có thể được thể hiện dưới dạng: mục lục dạng phiếu hoặc mục lục dạng sách. Hệ thống mục lục rất quan trọng, việc xây dựng mục lục trong thư viện về mặt lý thuyết thì đều có những nguyên tắc chung, nhưng ở mỗi thư viện việc áp dụng cụ thể lại có sự khác nhau, điều đó tùy thuộc vào đặc thù của mỗi thư viện.
38
Tại Viện, để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm của đối tượng phục vụ thì việc xây dựng mục lục ở đây cũng có những đặc thù riêng. Do chỉ là Ban TT-TV với phạm vi phục vụ nhỏ, khối lượng tài liệu không lớn lắm, nên phòng chỉ xây dựng một tủ phiếu mục lục tổng hợp cho các loại hình tài liệu khác nhau. Hệ thống mục lục được xây dựng ngay từ những ngày đầu Viện thành lập dưới dạng các phiếu mục lục và ngày càng được củng cố, phản ánh toàn bộ tài liệu của thư viện. Hiện nay, số lượng phích đã xây dựng được khoảng trên 4.800 phích về nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Để tạo sự thuận lợi cho cán bộ và NDT, trên cơ sở đối tượng phục vụ có hai dạng mục lục là: mục lục công vụ dành riêng cho cán bộ thông tin - thư viện và mục lục phục vụ bạn đọc.
Mục lục công vụ:
Giúp cho cán bộ thông tin - thư viện có thể thường xuyên, dễ dàng theo dõi và kiểm tra thành phần, trữ lượng của kho tài liệu. Tất cả các phiếu mục lục đều được xếp vào mục lục công vụ theo thứ tự xếp giá của cán bộ thông tin - thư viện, từ đó các phiếu mới được phân chia vào các ô phích khác để phục vụ bạn đọc. Mục lục công vụ gồm 4 hộp phích trong đó chia làm 2 loại: - Mục lục công vụ VT (1-1500) và VT (1501-1927)
- Mục lục công vụ VN (800-2000) và VN (2001-2881)
Mục lục phục vụ bạn đọc:
Tại Viện hiện nay tổ chức mục lục theo các dấu hiệu sau: - Mục lục cho tài liệu dạng sách;
- Mục lục cho báo - tạp chí;
- Mục lục các báo cáo, đề tài của Viện.
Mục lục cho tài liệu sách gồm hai dạng: mục lục chữ cái và mục lục phân loại.
39
- Mục lục chữ cái:
Mục lục chữ cái là loại mục lục trong đó các phiếu mô tả được sắp xếp theo trật tự chữ cái tiêu đề mô tả. Đây là mục lục xây dựng trên cơ sở mang tính hình thức nhưng nó vẫn là phương tiện tra cứu đáng tin cậy của bạn đọc. Nó mang tính phổ cập và dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng bạn đọc, nhất là bạn đọc lần đầu tiên đến thư viện. Khi tra tìm tài liệu nếu bạn đọc chưa nắm được nội dung khái quát của tài liệu hoặc chỉ biết tên tác giả thì mục lục chữ cái rất có ích trong trường hợp này, giúp bạn đọc tra tìm tài liệu rất nhanh.
Trong Viện, mục lục chữ cái được sắp xếp theo tiêu đề mô tả là tên tác giả gồm 5 ô phích với 2 ngôn ngữ chính là:
+ Mục lục chữ cái tên tác giả tiếng Việt gồm 4 ô phích: từ A-G; H-M; N-P; Q-Z.
+ Mục lục chữ cái tên tác giả tiếng Latinh gồm 1 ô phích cũng phân chia theo chữ cái từ A-Z.
- Mục lục phân loại:
Mục lục phân loại là loại mục lục trong đó các phiếu mục lục được sắp xếp theo các lớp trong trật tự logic của một khung phân loại nhất định. Tức là trong đó, các phiếu mô tả được sắp xếp theo các môn loại tri thức phù hợp với khung phân loại mà thư viện đó sử dụng.
Chức năng chủ yếu và quan trọng nhất của mục lục phân loại là phản ánh nội dung kho tài liệu của thư viện một cách đầy đủ nhất. Vì vậy, nó có tác dụng giúp cho bạn đọc tìm tài liệu theo dấu hiệu nội dung (tức là môn loại tri thức) và sẽ đáp ứng NCT của bạn đọc khi chưa biết cụ thể về tài liệu mình cần hoặc khi bạn đọc muốn tìm hàng loạt tài liệu về lĩnh vực mà mình quan tâm. Đồng thời, mục lục phân loại còn giúp cho cán bộ thông tin - thư viện nắm được thành phần, cơ cấu của kho sách để từ đó tiện cho việc theo dõi, bổ sung, biên soạn thư mục chuyên đề, chọn tài liệu để tổ chức triển lãm, giới thiệu sách theo chuyên đề.
40
Phân loại theo nội dung tài liệu là tiêu chí tổ chức mục lục chính của thư viện. Thư viện phục vụ chuyên ngành nên việc phân loại tài liệu sử dụng
khung phân loại riêng có tên là "Khung phân loại chuyên ngành sử dụng
trong các thư viện chuyên ngành về chiến lược phát triển và chính sách khoa
học và công nghệ ".Khung phân loại này được xây dựng từ năm 1990, không
chỉ phục vụ hoạt động riêng của Viện mà còn của các cơ sở khác trong toàn quốc cùng lĩnh vực.
Ngoài ra, còn có mục lục báo - tạp chí: 1 ô phích, phân theo các thứ tiếng Nga, Pháp, Latinh...; tiếng Việt phân ra ba khổ T (to), N (nhỏ), V (vừa).
Mục lục báo cáo, đề tài của Viện: 1 ô phích chia các mục đề tài, luận án, luận văn, các báo cáo...
Hiện nay, các đề tài nghiên cứu của cán bộ trong Viện ở cấp cơ sở và cấp Bộ được xây dựng riêng 1 ô phích.