9. Bố cục của luận văn:
3.1.2.Nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin thư viện
* Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
Theo kết quả khảo sát cho thấy, hệ thống phòng đọc và phòng mượn đáp ứng tương đối tốt nhu cầu đọc tài liệu tại chỗ và mượn tài liệu về nhà. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng đa dạng và không ngừng tăng lên của NDT thì Ban TTTV& ĐT SĐH cần tiếp tục hoàn thiện dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ và mượn tài liệu về nhà thông qua các biện pháp sau:
Tăng cường và đa dạng hóa các loại hình tài liệu trong phòng đọc, nâng cao chất lượng kho sách bằng cách thanh lọc bớt một số tài liệu cũ nát, lạc hậu.
75
Thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ cho đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp.
Chú trọng thực hiện công tác thu nhận thông tin phản hồi từ phía NDT, làm cơ sở cho việc bổ sung tài liệu đáp ứng ngày càng cao nhu cầu tin của NDT.
Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc là một trong những dịch vụ được sử dụng nhiều tại Viện.Tuy nhiên, dịch vụ này còn nhiều bất cập về thời gian chờ đợi thực hiện dịch vụ, NDT đôi khi phải chờ lâu để lấy được kết quả sao chụp và in ấn. Vì lẽ đó, thư viện cần tăng cường cán bộ chuyên trách công tác này để giảm bớt thời gian chờ đợi thực hiện dịch vụ cho NDT. Về lâu dài khi thực hiện dịch vụ này thư viện cần lưu ý đảm bảo tuân thủ pháp luật trên cơ sở chứng minh hoạt động này không vì mục đích lợi nhuận mà nhằm hỗ trợ NDT có điều kiện thuận lợi trong việc tiếp cận, khai thác, sử dụng tri thức chung của nhân loại.
Một số nguyên tắc cần tuân thủ:
Hạn chế mức cao nhất việc sao chụp toàn bộ một tài liệu, đặc biệt đối với các kết quả nghiên cứu, báo cáo khoa học cần tuân thủ nghiêm ngặt.
Hạn chế số lượng bản sao chụp.
Cơ sở để tính phí cho dịch vụ này không được bao gồm tính phí bản quyền; giá dịch vụ chỉ là sự bù đắp cho việc bảo quản, lưu giữ chứ không phải do bản quyền của tài liệu đó mang lại.
* Dịch vụ trao đổi thông tin
Ban TTTV&ĐT SĐH cần tăng cường phát triển dịch vụ trao đổi thông tin bằng cách tổ chức thường xuyên các hoạt động như: hội nghị, hội thảo, nói chuyện chuyên đề, triển lãm trưng bày giới thiệu sách - báo tạp chí … nhân các ngày kỷ niệm, ngày lễ lớn trong năm. Các hoạt động này sẽ thu hút được
76
sự tham gia của đông đảo bạn đọc, là dịp để bạn đọc nắm bắt được những thông tin về hoạt động của thư viện, tạo cơ hội để bạn đọc tiếp xúc trao đổi những thông tin, từ đó làm tăng hiệu quả trong công tác phục vụ bạn đọc.
* Dịch vụ tra cứu thông tin
Nằm trong dịch vụ tra cứu thông tin, dịch vụ tra cứu thông tin theo yêu cầu đã và đang được triển khai tại Viện. Dịch vụ này được hình thành dựa trên cơ sở yêu cầu của NDT , để phát triển loại hình dịch vụ này Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện trước hết phải triển khai một số việc sau:
Phân tích nhu cầu thông tin tại Viện: để xác định được chính xác các đối tượng NDT cần gì? Muốn gì?
Chuẩn bị, sắp xếp một cách khoa học các nguồn lực thông tin tại chỗ và bên ngoài thư viện.
Đào tạo cán bộ thông tin - thư viện về chuyên môn và cách thức phục vụ và tiến hành thực hiện một số biện pháp sau:
+ Tăng cường nguồn lực thông tin, đặc biệt hướng tới phát triển nguồn tin điện tử đảm bảo cung cấp cho NDT những thông tin có giá trị gia tăng cao.
+ Đa dạng hóa các loại hình thức cung cấp dịch vụ qua các phương tiện như: Email, thư chuyển phát nhanh, fax,…
+ Xây dựng khung giá dịch vụ hợp lý để kích thích nhiều đối tượng NDT được sử dụng.
+ Thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng cho các cán bộ trực tiếp thực hiện dịch vụ.
+ Giới thiệu, quảng bá rộng rãi loại hình dịch vụ này tới NDT , thông qua hình thức: tờ rơi, thông báo trên trang web, email,…
+ Thường xuyên thu thập và phân tích thông tin phản hồi từ phía người sử
77
* Dịch vụ khai thác tài liệu đa phƣơng tiện
Để phát triển dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện, Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện cần làm những công việc sau:
Tăng cường kinh phí bổ sung thêm các tài liệu nghe nhìn và CSDL phù hợp với công tác nghiên cứu học tập của Viện.
Biên soạn các tài liệu hướng dẫn chi tiết cách khai thác và sử dụng tài liệu đa phương tiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tăng cường sự hỗ trợ của cán bộ thông tin - thư viện đối với NDT, thông qua hình thức: hướng dẫn hoặc giải đáp trực tiếp,…
Nâng cao chất lượng dịch vụ của phòng đọc đa phương tiện bằng hình thức: bổ sung thêm các thiết bị nghe nhìn, thường xuyên bảo trì hệ thống mạng đảm bảo thông suốt và hoạt động ổn định.
Mở chiến dịch quảng bá, giới thiệu loại hình dịch vụ này tới NDT, thông qua hình thức: tờ rơi, thông báo trên trang web, email,…
Thường xuyên thu thập và phân tích thông tin phản hồi từ phía người sử dụng dịch vụ để kịp thời điều chỉnh và hoàn thiện dịch vụ.
3.2 Đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Viện
3.2.1 Xây dựng các sản phẩm thông tin - thư viện
3.2.1.1 Xây dựng thư mục theo chuyên đề
Xét về tổng quát thì NDT tìm kiếm tài liệu tại Viện là rất rõ: là những cán bộ nghiên cứu khoa học, cán bộ quản lý và học tập của sinh viên. Nhìn nhận điều này có thể thấy sự xuất hiện của các thư mục theo chuyên đề là rất cần thiết trong việc phân loại thông tin. Các thông tin gần gũi với sự quan tâm của NDT sẽ được quảng bá và tiếp cận NDT nhanh hơn qua các thư mục chuyên đề này.
Việc xây dựng thêm các thư mục chuyên đề là một công việc khó khăn và đòi hỏi nhiều tâm huyết của cán bộ, đòi hỏi việc xây dựng công phu, tỉ mỉ
78
trên cơ sở khảo sát kỹ lưỡng nhu cầu của NDT. Ngoài chức năng vốn có của một thư mục chuyên đề được xây dựng còn phải thể hiện được nét riêng của cơ quan thông tin - thư viện, khẳng định tính chuyên môn, đồng thời thể hiện rõ chức năng của một cơ quan thông tin - thư viện chuyên ngành.
Trước thực tế hiện nay, số lượng cán bộ ít ỏi, vốn tài liệu chưa thực sự đa dạng, việc xây dựng thư mục chuyên đề là một khó khăn và thách thức lớn đối với Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện. Tuy nhiên, đứng trước đòi hỏi ngày càng cao của NDT nhận thấy hiệu quả tích cực do sản phẩm này mang lại chính là động lực lớn của lãnh đạo và cán bộ thông tin - thư viện trong việc tạo ra thư mục chuyên đề trong tương lai gần.
3.2.1.2 Xây dựng CSDL học liệu điện tử phục vụ E-learning
Hiện nay với sự phát triển của công nghệ viễn thông, nhiều hình thức đào tạo mới xuất hiện. E-learning chính là sự phân phát các nội dung học sử dụng các công cụ điện tử hiện đại như máy tính, mạng vệ tinh, mạng internet, băng video,… thông qua một máy tính. Người dạy và học có thể giao tiếp với nhau qua mạng dưới hình thức như: email, chat, hội thảo,…
Thời gian gần đây, E-learing được xem như một phương thức dạy học mới, bổ sung và hỗ trợ các phương thức đào tạo truyền thống, tạo thêm cơ hội cho đông đảo tầng lớp xã hội và đặc biệt góp phần hiện đại hóa, nâng cao chất lượng giảng dạy. Để phục vụ cho lớp học này Ban TTTV&ĐT SĐH phải xây dựng những CSDL số hóa, các học liệu điện tử đa phương tiện.
Xây dựng học liệu điện tử phục vụ E-Learning tại thư viện góp phần làm đa dạng hóa các loại hình tài liệu, bổ sung nguồn cung cấp tài liệu mới dưới hình thức các tư liệu trực tuyến đa phương tiện. Đây là tiền đề xây dựng mô hình phục vụ bạn đọc mới, mô hình này gồm: lưu trữ và chia sẻ trực tuyến tài liệu cho các đối tượng NDT. Để triển khai kế hoạch xây dựng CSDL học liệu điện tử phục vụ học tập E-learning, thư viện cần tiếp tục bổ sung thêm
79
nhiều các phương tiện máy móc hiện đại và đường truyền kết nối Internet tốc độ cao. Tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn và cách thức quản lý mô hình phục vụ bạn đọc mới này cho cán bộ thông tin - thư viện.
3.2.1.3 Biên soạn tạp chí tóm tắt
Hiện nay, trong các loại SP TTTV, tạp chí tóm tắt là loại sản phẩm có giá trị thông tin cao, là công cụ hữu ích để tìm các thông tin hồi cố và hiện đại, hạn chế bớt tình trạng nhiễu thông tin trong quá trình thông tin.
Một bài tạp chí tóm tắt phải đảm bảo những tính chất sau:
Mức độ bao quát nguồn tin, tính chất này đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ tới NDT.
Mức độ cập nhật thông tin. Tính chính xác của thông tin.
Khả năng truy cập tới thông tin trong tạp chí tóm tắt. Tạp chí tóm tắt có thể xuất bản ở nhiều dạng thức: ấn phẩm định kỳ, CSDL online, CSDL lưu trữ trên CD-ROM.
Đối tượng sử dụng tạp chí tóm tắt gồm: cán bộ nghiên cứu, học viên,… Với những ưu điểm và tính chất như trên, việc biên soạn và tổ chức tạp chí tóm tắt tại Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện phục vụ nhu cầu tin của NDT trong thời điểm hiện tại là cần thiết.
Để triển khai công việc này, Ban TTTV&ĐT SĐH cần phải có một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi chuyên môn để khi tiến hành biên soạn họ có thể xác định rõ được diện đề tài của tạp chí, xây dựng được hệ thống các điểm truy nhập tới thông tin trong tạp chí.
Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện cũng cần có kế hoạch cụ thể xác định chu kỳ xuất bản cho tạp chí để đảm bảo tính cập nhật của thông tin. Quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới này tới NDT.
80
3.2.2 Phát triển dịch vụ thông tin - thư viện mới
3.2.2.1 Dịch vụ mượn liên thư viện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dịch vụ mượn liên thư viện (ILL - Inter Library Loan) ra đời là một nhu cầu tất yếu trong quá trình hoạt động của các thư viện. Mượn liên thư viện là hình thức phục vụ bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu của NDT của thư viện mình. Một số cơ quan thông tin - thư viện nằm trong cùng một khu vực địa lý hoặc cùng đáp ứng tin cho một số ngành, chuyên ngành khoa học sẽ liên kết với nhau cho phép NDT của mỗi cơ quan thành viên thông qua dịch vụ tổ chức của thư viện mình sử dụng chung nguồn tài liệu của tất cả các cơ quan này. Đây là hình thức chia sẻ nguồn lực thông tin tích cực giữa các thư viện để phục vụ đối tượng NDT đa dạng.
Dịch vụ này tạo ra những điều kiện tốt nhất để thỏa mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin; tiết kiệm được kinh phí cho các thư viện.
Từng thư viện thành viên sẽ bao quát được việc NDT của họ để mượn tài liệu gì, ở thư viện nào, chi phí bao nhiêu. Phía NDT, họ không cần biết tài liệu họ chọn nằm ở thư viện nào, mà chỉ cần biết họ có thể mượn tài liệu đó qua thư viện mà họ là NDT và với chi phí bao nhiêu?
Điều kiện quan trọng để duy trì mượn liên thư viện là phải có mục lục liên hợp, phần mềm mượn liên thư viện giữa các thư viện tham gia và cần phải xây dựng một chính sách liên thư viện cụ thể.
Trong điều kiện bùng nổ thông tin hiện nay, sự hợp tác giữa các thư viện là cần thiết hơn bao giờ hết, nhằm tiết kiệm tối đa kinh phí cho các thư viện và bạn đọc mà vẫn đảm bảo sự thỏa mãn về nhu cầu tin. Với Ban thông tin - thư viện và đào tạo sau Đại học , nhu cầu sử dụng tài liệu luôn phát triển và phong phú, do vậy việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong
81
Viện và bên ngoài Viện là rất cần thiết. Chính vì vậy, việc tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện là việc cần phải làm đối với thư viện để đáp ứng nhu cầu tin của NDT .
Hiện tại, Viện có thể tiến hành dịch vụ này theo phương án sau:
Liên kết với các thư viện của các đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, văn phòng Chính phủ, các Bộ khác, các Sở Khoa học và Công nghệ. Sau khi tổ chức thành công mục lục liên thư viện. Để dịch vụ này được áp dụng có hiệu quả, Viện cần xây dựng một quy định về chính sách mượn (loại hình tài liệu, thời gian mượn, giá cả dịch vụ...), quy trình mượn, trả giữa các thư viện của các Viện nghiên cứu. Bên cạnh đó các thư viện của các Viện và Viện cần kết hợp chặt chẽ với nhau trong việc đề nghị bổ sung tài liệu để tránh bổ sung trùng lặp.
- Về chính sách mượn
+ Loại hình tài liệu mượn : sách hay báo, tạp chí, tài liệu điện tử.... + Thời gian mượn
+ Phương thức mượn, trả + Giá cả của dịch vụ
- Về quy trình mượn (đưa ra từng bước cụ thể) + Đối với tài liệu in ấn
+ Đối với tài liệu điện tử
Tóm lại, việc tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện giữa các thư viện của các Viện sẽ gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn đầu mới triển khai. Do vậy cần phải có sự phối hợp và bàn bạc chặt chẽ với nhau giữa các thư viện trước khi triển khai dịch vụ mượn liên thư viện này, vì đây là dịch vụ đòi hỏi phải có sự đầu tư và sự quan tâm thực sự của Ban giám đốc và các phòng chức năng liên quan. Có như vậy, Viện mới thực sự triển khai được dịch vụ này để mở rộng nguồn lực thông tin, tiết kiệm kinh phí bổ sung tài liệu, công sức xử
82
lý tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho NDT khai thác nguồn tài liệu một cách có hiệu quả.
3.2.2.2 Tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Mục đích của dịch vụ này là giúp NDT ( cá nhân hoặc tập thể) nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và toàn diện thông tin thư mục mới nhất hoặc những thành tựu mới nhất trong các lĩnh vực khoa học, giúp NDT rút ngắn thời gian tra tìm thông tin để thực hiện mục đích nghiên cứu, giảng dạy của mình.
Đối tượng sử dụng dịch vụ này thường là các nhà nghiên cứu, giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học.
Các hình thức triển khai dịch vụ:
Hàng năm thư viện cần có danh mục chuyên đề gửi tới các Viện nghiên cứu.
Trên cơ sở đó, NDT sẽ đăng ký sử dụng dịch vụ thông qua một hợp đồng hay một biên bản có xác nhận của đơn vị NDT đang công tác, học tập.
Thư viện sẽ cung cấp cho NDT thư mục các tài liệu mới nhất được chọn lọc theo từng chuyên đề nhất định theo định kỳ thời gian thỏa thuận.
Các sản phẩm được cung cấp qua dịch vụ này có thể là: thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề ( có tóm tắt, chú giải qua ngôn ngữ gốc của tài liệu - nếu là tài liệu tiếng nước ngoài), bản sao một phần hoặc toàn bộ tài liệu gốc.
Để tiến hành dịch vụ này cần phải có đội ngũ cán bộ giỏi về nghiệp vụ, hiểu biết sâu về các chuyên nghành khoa học, có khả năng đưa ra được danh mục chuyên đề phù hợp với hướng nghiên cứu của NDT trong từng Viện.