Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Viện- 123docz.net

9. Bố cục của luận văn:

1.2.4. Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Viện

1.2.4.1 Người dùng tin:

- Khái niệm:

NDT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin.Đó là đối tượng phục vụ của công tác TT-TV.NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ TT-TV, họ cũng đồng thời là người sản sinh ra thông tin mới. NDT giữ vai trò như yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị thông tin, thể hiện ở các mặt sau:

+ NDT luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin. + NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin. + NDT cũng tham gia sản sinh ra thông tin mới, tham gia vào các dòng thông tin bằng tiếp xúc cá nhân.

- Phân loại NDT:

Có 2 nhóm NDT được phân loại theo hoạt động xã hội mà họ tham gia. Đó là:

+ Các nhà nghiên cứu khoa học nói chung, các nhà chuyên môn, kỹ thuật và thực hành, các nhà doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau của kỹ thuật, sản xuất và kinh doanh.

Cán bộ chuyên môn

Mức độ xử lý thông tin Chiều sâu thông tin

Cán bộ lãnh đạo quản lý Nhà nghiên cứu

+ Các nhà lãnh đạo, các cán bộ quản lý, cán bộ có trách nhiệm điều hành hoạt động KH&CN, kinh tế - xã hội của một đơn vị, một địa phương hay một quốc gia.

Các cơ quan TT-TV cần nắm bắt nhu cầu của NDT để qua đó, xây dựng các SP&DV TT-TV thích hợp. Những đánh giá về NDT được thể hiện ở:

+ Nội dung của thông tin được cung cấp: nội dung này thay đổi theo bản chất công việc và nhiệm vụ mà NDT phải hoàn thành.

Ví dụ: các nhà lãnh đạo, quản lý cần những thông tin xác thực, tổng hợp, cô đọng và đã được phân tích một cách có hệ thống, các thông tin chiến lược có tính dự báo để giúp họ đưa ra được những quyết định đúng đắn. Các cán bộ nghiên cứu cần những thông tin chi tiết về những chuyên ngành hẹp, những vấn đề còn đang đặt ra, những thông tin định hướng nghiên cứu trong khoa học. Còn các cán bộ chuyên môn quan tâm đến các thông tin dữ kiện, các số liệu và phương pháp cụ thể liên quan đến các ngành mà họ quan tâm

(Hình 2, Bảng 1)

Hình 2: Sơ đồ mô tả mối quan hệ giữa chiều sâu thông tin, mức độ xử lý thông tin và các nhóm NDT

Bảng 1: Sự khác nhau trong SP&DV TT-TV cho NDT

Cán bộ quản lý Cán bộ nghiên cứu

Sản phẩm TT-TV Tổng quan

Thông tin dữ kiện

Thông tin thư mục

Dịch vụ TT-TV Tư vấn

Hỏi - đáp Truyền dữ liệu

Tìm tin

Cung cấp tài liệu gốc Dịch tài liệu

Trong phần lớn các tài liệu đề cập đến dịch vụ TT-TV, các tác giả đều có chung nhận định rằng, để nâng cao hiệu quả dịch vụ TT-TV, việc nghiên cứu NDT là cần thiết và cần hướng vào các mục tiêu sau:

+ Phân tích yêu cầu của NDT, tức là nội dung và các loại hình tài liệu mà NDT cần. Nó cho phép xác định các SP&DV thông tin đáp ứng với yêu cầu của NDT;

+ Phân tích thói quen và tập quán thông tin của NDT, nó giúp cơ quan TT-TV thỏa mãn yêu cầu của NDT.

Những nghiên cứu này cung cấp cơ sở cần thiết cho việc định hướng hoạt động của cơ quan TT-TV, phục vụ cho một đối tượng NDT xác định. Một số phương pháp thường được các cơ quan TT-TV sử dụng là:

+ Phương pháp phỏng vấn;

+ Phương pháp điều tra bằng cách chuẩn bị một hệ thống các câu hỏi;

+ Phân tích các biểu ghi, các mẫu thống kê về tình hình phục vụ và yêu cầu của NDT;

+ Tổ chức các buổi họp mặt gặp gỡ với NDT.

Sự phát triển của một cơ quan TT-TV đặt ra nhiệm vụ phải làm cho NDT tiềm năng hiểu về đơn vị của mình và những lợi ích mà họ có thể nhận được, đồng thời phải làm cho họ tham gia và ủng hộ hoạt động của đơn vị.

- Đặc điểm NDT tại Viện:

NDT là một chủ thể tạo nên sự tương tác với các đơn vị thông tin. Điều này thể hiện qua hai khía cạnh:

+ Thứ nhất: NDT là đối tượng phục vụ của hệ thống TT-TV, là người tiêu thụ các SP&DV của cơ quan TT-TV;

+ Thứ hai: NDT được coi là người sản xuất “nguyên liệu thông tin” cho hoạt động của cơ quan thông tin tư liệu.

Sau khi nhận được các SP&DV thông tin theo yêu cầu NDT tham gia vào hầu hết các hoạt động thông tin như: Đánh giá nguồn tin, giúp đỡ, lựa chọn, và bổ sung tài liệu, hiệu chỉnh các hoạt động thông tin.

Để nghiên cứu nhận biết NCT thì phải thông qua các đối tượng NDT khác nhau. Người ta thường chia NDT thành hai loại: NDT thực tế và NDT tiềm năng.

+ NDT thực tế là người hiện đang sử dụng thông tin phục vụ hoạt động tác nghiệp của mình, bao gồm: Cán bộ quản lý, cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, cán bộ sản xuất - kinh doanh.

+ NDT tiềm năng được quan niệm chủ yếu là học sinh, sinh viên những người trong tương lai sẽ gia nhập đội ngũ NDT thực tế.

Qua điều tra, khảo sát căn cứ vào chức năng, công việc của từng NDT thì NDT tại Viện được chia ra thành các nhóm chính sau:

+ NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý;

+ NDT là cán nghiên cứu khoa học tại Viện; + NDT nghiên cứu ngoài Viện.

Các tiêu thức trên là cơ sở để các cơ quan TT-TV tổ chức và hoàn thiện hoạt động thông tin tại đơn vị mình, nhằm phục vụ nhu cầu của NDT ngày một tốt hơn.

+ NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý:

NCT của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Bộ, Ban, ngành thường là những yêu cầu thông tin tổng quan và phân tích:

 Thông tin tổng quan xu thế phát triển KH&CN, dự báo xu thế phát triển

KH&CN của một số nước trên thế giới và khu vực, tác động của KH&CN đến phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam;

 Dữ liệu, số liệu về tiềm lực KH&CN, năng lực công nghệ, thành tựu KHCN

trong nước và quốc tế;

 Tác động của KH&CN đến phát triển kinh tế - xã hội trong nước và quốc tế.

Các yêu cầu tin được đặt ra trong bối cảnh cụ thể khi có các phái đoàn các nước sang thăm và làm việc. Khi phái đoàn cán bộ trong nước ra nước ngoài làm việc, đàm phán, ký kết các hiệp định, khi Quốc hội họp thông qua một số dự thảo luật... Thời gian để đáp ứng các yêu cầu tin thường rất ngắn trong vòng một tuần hoặc từ hai đến ba ngày.

Thông tin yêu cầu thường là những thông tin mới nhất, chính xác, được trả lời dưới dạng báo cáo tổng quan, phân tích hoặc các tài liệu gốc. Kết quả đáp ứng các yêu cầu tin này thường là các báo cáo tổng quan và thông tin thư mục. Tuy vậy, các yêu cầu tin trên mới được đáp ứng ở mức độ thông tin thư mục hoặc toàn văn, hầu như chưa có báo cáo tổng quan và phân tích.

Tại Viện thì nhóm NDT này là lãnh đạoViện, lãnh đạo các ban, đây là những người trực tiếp quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học và triển khai cấp Viện, cấp Bộ và cấp Nhà nước. Họ là những người ra quyết định hoặc chuẩn bị ra quyết định ở các cấp khác nhau, đề ra phương hướng, xây dựng kế hoạch, tổ chức và giám sát việc triển khai công tác chung cho các cán bộ trong Viện. Mặc dù chỉ chiếm 15% số cán bộ nhưng 80% trong nhóm này có trình độ tối thiểu từ Tiến sĩ trở lên. Bên cạnh công tác lãnh đạo, quản lý, hầu hết họ vẫn trực tiếp làm công tác nghiên cứu khoa học, 60% số cán bộ thuộc

nhóm này trực tiếp làm chủ nhiệm, quản lý đề tài cấp Bộ, cấp Nhà nước. Do vậy, để quản lý tốt, họ không những cần thông tin đầy đủ, chính xác trong nội bộ Viện mà còn cần sử dụng và xử lý các thông tin chung về chính trị xã hội. Trong năm 2013, Viện đã và đang thực hiện các nhiệm vụ sau:

Thực hiện 02 đề tài cấp nhà nước, trong đó: (1) Hợp tác về KH&CN theo Nghị định thư với Lào; và (2) Đề tài thuộc Chương trình KX.06 “ Nghiên cứu cơ chế và giải pháp tăng cường hội nhập hoạt động KH&CN của Việt Nam với hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á” (2012 - 2014). Nhiệm vụ thứ nhất đã hoàn thành các nội dung, sản phẩm theo yêu cầu như xây dựng và hoàn thiện dự thảo luật KH&CN. Chiến lược KH&CN Lào giai đoạn 2012 - 2020, tầm nhìn 2030 và đã được Chính phủ Lào thông qua và trình Quốc hội Lào (luật KH&CN), Bộ Chính trị Đảng NDCM Lào (Dự thảo chiến lược). Nhiệm vụ thứ hai hiện đang được tích cực triển khai thực hiện, theo kế hoạch sẽ kết thúc cuối năm 2014.

Thực hiện 05 đề tài cấp Bộ chuyển tiếp 2012 - 2013 và 3 đề tài cấp Bộ 2013 - 2014; các đề tài đều cố gắng hoàn thành theo đúng tiến độ dự kiến và thời gian được phép gia hạn. Các đề tài đã nghiệm thu được hội đồng đánh giá cao về nội dung kết quả nghiên cứu đáp ứng được các yêu cầu đặt ra.

Thực hiện được 06 đề tài cơ sở 2013, tập trung nội dung nghiên cứu làm tiền đề cho các nhiệm vụ KH&CN cấp Bộ những năm tiếp theo, đồng thời góp phần nâng cao năng lực nghiên cứu cho cán bộ của Viện.

+ NDT là cán bộ nghiên cứu khoa học tại Viện:

Đây là lực lượng NDT chủ chốt của Viện. Số cán bộ này có trình độ đại học trở lên, thời gian dành cho việc nghiên cứu tài liệu tương đối nhiều từ 20 đến 40% quỹ thời gian nghiên cứu. Họ là những người thường xuyên tạo ra các thông tin mới qua các công trình nghiên cứu, kết quả nghiên cứu được công bố, họ cũng là những khách hàng thân thiết của bộ phận TT-TV.

Do cán bộ nghiên cứu trong Viện có nhiều công trình nghiên cứu độc lập nên NCT của họ còn bao gồm các chủ đề khác nhau. NCT của cán bộ nghiên cứu thường thể hiện rõ lĩnh vực nghiên cứu chuyên sâu của họ. Yêu cầu tin diễn ra thường xuyên, thời gian đáp ứng yêu cầu không gấp gáp như đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý, đặc biệt yêu cầu tin của cán bộ nghiên cứu có thể dự báo trước.

+ NDT nghiên cứu ngoài Viện:

Chủ yếu là học viên Cao học và nghiên cứu sinh tại các cơ sở đào tạo thạc sĩ, sinh viên các trường đại học như: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Dân lập Đông Đô, Đại học Văn hóa... và các sinh viên thực tập, độc giả nước ngoài quan tâm đến chuyên môn của Viện. Số NDT này chiếm khoảng 10%.Họ sử dụng tư liệu chủ yếu phục vụ công tác học tập, nghiên cứu của họ.

Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ là cơ quan nghiên cứu khoa học, trong đó cán bộ làm công tác nghiên cứu chiếm 2/3 tổng số cán bộ, nên công tác đảm bảo thông tin tư liệu cho hoạt động nghiên cứu đóng vai trò hết sức quan trọng.

Đối tượng NDT chính là các cán bộ nghiên cứu, một số cán bộ ngoài hoạt động nghiên cứu còn tham gia công tác quản lý hành chính cơ quan: Viện trưởng, phó viện trưởng, trưởng ban, phó ban. Hầu hết họ đều có trình độ học vấn cao, có trách nhiệm nghiên cứu, xây dựng các chiến lược, chính sách về KH&CN, có khả năng trong đảm nhiệm các khâu nghiên cứu cơ bản, điều tra, nghiên cứu ứng dụng, tham gia giải quyết các vấn đề bức xúc về KH&CN và môi trường của đất nước. Ngoài ra, cán bộ nghiên cứu về quản lý thuộc các cơ quan khác trong và ngoài Bộ KH&CN, học viên cao học và nghiên cứu sinh ở các cơ sở đào tạo Sau Đại học cũng sử dụng thông tin tại Viện.

1.2.4.2 Nhu cầu tin

Nhu cầu thông tin là một loại nhu cầu tinh thần đặc biệt về sự hiểu biết thế giới khách quan, để nhận thức thế giới, cải tạo thế giới và chung sống với thế giới. NCT rất phong phú, đa dạng, mang tính khách quan và luôn biến đổi theo hướng ngày càng hoàn thiện và phát triển.

- Khái niệm:Theo quan điểm của những người làm công tác thông tin KHCN

thì: NCT là sự đòi hỏi tất yếu khách quan của người dùng tin đối với việc tiếp nhận và sử dụng tin trong đời sống xã hội, trong quản lý, trong nghiên cứu khoa học và trong sản xuất kinh doanh và dịch vụ.

NCT và NDT luôn gắn bó chặt chẽ với nhau, không thể tách rời của bất kỳ hệ thống thông tin nào.

- Đặc điểm NCT tại Viện:

NCT phần lớn xuất phát từ yêu cầu của nhiệm vụ được giao (nhiệm vụ nghiên cứu dựa trên chức năng nhiệm vụ nghiên cứu của Viện).NCT phản ánh mức độ yêu cầu thông tin thường xuyên, không phải ngẫu hứng, mang tính ổn định, lâu dài có tập trung vào một số lĩnh vực cụ thể.

Đặc điểm nội dung NCT: Vừa mang tính tổng hợp, vừa mang tính chi tiết, cụ thể. Phần lớn chi tiết yêu cầu đối với số liệu điều tra, dữ liệu... thông tin trong nước và quốc tế, thông tin thời sự và lịch sử. Đặc biệt các thông tin cấp một: như các số liệu điều tra, khảo sát, các báo cáo đánh giá... các thông tin từ các triển lãm, hội thảo. Chủ đề thông tin yêu cầu thường không thay đổi vì công tác nghiên cứu đòi hỏi phải có sự chuyên sâu, hệ thống nhưng thông tin phải mang tính tổng hợp, đặc biệt khoa học công nghệ có liên quan tới các ngành kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục, môi trường và nhân văn...

1.3 Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Viện:

Tại Viện thì nhóm NDT chủ yếu là lãnh đạoViện, lãnh đạo các ban, đây là những người trực tiếp quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học và triển khai cấp Viện, cấp Bộ và cấp Nhà nước. Họ là những người ra quyết định hoặc chuẩn bị ra quyết định ở các cấp khác nhau, đề ra phương hướng, xây dựng kế hoạch, tổ chức và giám sát việc triển khai công tác chung cho các cán bộ trong Viện. Mặc dù chỉ chiếm 15% số cán bộ nhưng 80% trong nhóm này có trình độ tối thiểu từ Tiến sĩ trở lên. Bên cạnh công tác lãnh đạo, quản lý, hầu hết họ vẫn trực tiếp làm công tác nghiên cứu khoa học, 60% số cán bộ thuộc nhóm này trực tiếp làm chủ nhiệm, quản lý đề tài cấp Bộ, cấp Nhà nước. Do vậy, để quản lý tốt, họ không những cần thông tin đầy đủ, chính xác trong nội bộ Viện mà còn cần sử dụng và xử lý các thông tin chung về chính trị xã hội.

Tại Viện cần nắm bắt nhu cầu của NDT để qua đó, xây dựng các SP&DV TT-TV thích hợp. Những đánh giá về NDT được thể hiện ,nội dung của thông tin được cung cấp: nội dung này thay đổi theo bản chất công việc và nhiệm vụ mà NDT phải hoàn thành.

1.3.1 Yêu cầu đối với sản phẩm thông tin - thư viện.

Cũng như các sản phẩm khác, sản phẩm TT - TV trong quá trình tồn tại và phát triển của mình cần không ngừng được hoàn thiện để tạo được sự thích ứng với nhu cầu của người sử dụng cả về nội dung và hình thức. Xác định

Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Viện

Sự hình thành và phát triển củaViện

Chức năng, nhiệm vụ của Viện: