- Phòng Cơ giới Vật tư: Tổ chức đấu thầu mua, bán thiết bị máy móc Quản lý,
2.2.3. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ tại công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Lô
và Xây dựng Sông Lô
2.2.3.1. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho tại công ty
Phòng Cơ giới - vật tư là bộ phận đảm nhiệm cung ứng kịp thời vật tư đầy đủ phục vụ thuận lợi cho quá trình sản xuất được đảm bảo chất lượng, kỹ thuật. Trong dự toán đã duyệt đã ghi rõ tên vật liệu, quy cách, đơn vị, số lượng từng loại vật tư.
- Để mua nguyên vật liệu nhập kho vật tư thì phòng kế hoạch – kỹ thuật, phải lập Giấy đề nghị cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua vật liệu đã được xây dựng từ đầu năm.
- Sau đó chuyển lên bộ phận phụ trách để ký xác nhận và chuyển cho thủ trưởng đơn vị duyệt. Căn cứ vào đó người phụ trách cung ứng vật liệu tiến hành đi mua vật liệu theo hợp đồng khung đã ký với nhà cung cấp.
- Khi vật liệu về đến Công ty, người mua hàng phải lập Biên bản giao – nhập vật tư kèm theo hóa đơn của bên bán làm thủ tục kiểm nhận do kế toán đội và ban kiểm nghiệm gồm: Đại diện phòng Kế hoạch – kỹ thuật, phòng Cơ giới - vật tư, người nhận hàng, thủ kho trên cơ sở hóa đơn mua hàng và số thực nhập, hợp đồng mua bán giữa hai bên.
- Phòng Cơ giới - vật tư hoặc kế toán đội lập phiếu nhập kho theo kết quả kiểm nhận, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
+ 1 liên lưu phòng Cơ giới- vật tư.
+ 1 liên thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập sau đó thủ kho chuyển kế toán.
+ 1 liên lưu đội sản xuất.
Giấy đề nghị nhập vật tư, Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho được chuyển lên phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán AMSE 3.0
Ví dụ 1: Ngày 06/12/2012, căn cứ vào dự toán Công ty mua thép của
Công ty cổ phần vật tư & tổng hợp Vĩnh Phú về nhập kho, chưa thanh toán cho công ty CP Vật tư và tổng hợp Vĩnh Phú. Khi hàng về căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0007745 (Biểu 2.3), Biên bản giao - nhập vật tư (Biểu 2.4) và Biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 06 tháng 12 năm 2012 (Biểu 2.5), kế toán lập phiếu nhập kho (Biểu 2.6).
Biểu số 2.3: Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG VP/12P
Liên 2: Giao khách hàng 0007745
Ngày 06 tháng 12 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Vĩnh Phú
Địa chỉ: số nhà 2316 – Đại lộ Hùng Vương – P.Vân Cơ – TP.Việt Trì –T.Phú Thọ Số tài khoản: 0801000036868 NH Vietcombank – CN Việt Trì…..
Điện thoại: 0210.3952.112 MS thuế: 2600305261 Họ và tên người mua: Vũ Văn Khương
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Sông Lô Địa chỉ: P.Dữu Lâu – Việt Trì – Phú Thọ
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK MS thuế: 2600106442
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =1x2 1 Tôn tấm 8 ly x 1500 x 6000 Kg 565,2 14.000 7.912.800 2 Tôn tấm 12 ly x 1500 x 6000 Kg 847,8 14.000 11.869.200 3 Thép cuộn Φ6 Kg 1.518 15.454,55 23.460.007 4 Thép cuộn Φ8 Kg 2.067 15.454,55 31.944.555 Cộng tiền hàng: 75.186.562
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.518.656 Tổng cộng tiền thanh toán: 82.705.218 Số tiền bằng chữ: Tám mươi hai triệu bảy trăm linh năm nghìn hai trăm mười tám đồng./. Người mua hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)