- Phòng Cơ giới Vật tư: Tổ chức đấu thầu mua, bán thiết bị máy móc Quản lý,
2.2.1. Đặc điểm và tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Lô
Xây dựng Sông Lô
2.2.1. Đặc điểm và tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Lô phần Đầu tư và Xây dựng Sông Lô
2.2.1.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu a) Đặc điểm
Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng như: sản phẩm ống cống bê tông cốt thép, gạch Block, sản xuất gạch tuynenl, đá các loại… Tại Công ty để đáp ứng cho quá trình sản xuất cần sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, thứ với chủng loại, quy cách đa dạng và phong phú.
Mỗi loại nguyên vật liệu có đặc điểm, tính chất lý hóa khác nhau nên điều kiện bảo quản cũng khác nhau. Với vật tư chịu ứng lực như các loại sắt, thép... thường có giá trị cao nhưng nếu không bảo quản tốt sẽ bị rỉ nên cần phải bao bì cẩn thận tránh mưa nắng. Đối với xi măng phải thường xuyên kiểm tra, phải đảo lại tránh bị hoá đá. Có loại nguyên liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay mà không qua chế biến như: các loại cát, sỏi, đá ... Những loại vật liệu này không để trong kho mà thường để ngoài trời nên hao hụt tự nhiên thường cao. Các loại keo, bột màu và các loại phụ tùng...cần bảo quản trong kho cẩn thận đảm bảo kiện an toàn kỹ thuật.
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu tại Công ty chủ yếu là mua ngoài. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, nguồn cung cấp các loại nguyên vật liệu trong nước rất dồi dào, giá cả cạnh tranh nên việc thu mua vật liệu khá thuận tiện, nhanh chóng.
Qua thống kê ở Công ty chi phí chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí thường chiếm từ 60-70% trong giá thành sản phẩm nên sự tăng lên hoặc giảm đi sự tiêu hao nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp tới các chỉ tiêu giá thành thực tế, lợi nhuận,…của Công ty. Do đó công tác quản lý nguyên vật liệu
b) Phân loại
- NVL chính: Là NVL tham gia cấu thành nên sản phẩm gồm hầu hết các loại như: xi măng, sắt thép, cát, đá, gạch…
- NVL phụ: Là những NVL có tác dụng phụ trợ trong sản xuất như keo, bột màu, sơn, ve, đinh, dây buộc, que hàn, cáp….
- Nhiên liệu phục vụ cho quản lý và sản xuất: xăng, dầu….
- Phụ tùng thay thế các loại: động cơ phanh, vật tư sửa máy móc thiết bị, mũi khoan…
- Các thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị, phương tiện dùng cho công tác xây dựng cơ bản
Để thuận tiện cho việc quản lý NVL, Công ty đã tạo lập và sử dụng bảng danh mục vật tư
Biểu số 2.2: Trích danh mục vật tư
Bảng danh mục vật tư (trích) Mã Tên ĐVT TK kho NVL Nguyên vật liệu 152 NVL C NVL chính 1521 XM Xi măng kg 1521 S8 Sắt thép φ 8 kg 1521 SL 50x6 Thép hình L 50 x 50 x 6 kg 1521 C1 Cát đen m3 1521 C3 Cát nền m3 1521 D2X3 Đá 2 x3 m3 1521 NVL P NVL phụ 1522 NL Nhiên liệu 1523 DAO1 Dầu nhờn lít 1523
DAO2 Dầu Diezen lít 1523
XANG Xăng lít 1523
... ... ...
PY Phụ tùng sửa chữa thay thế 1524
(Nguồn phòng kế toán - tài chính)
Mỗi loại, nhóm vật tư được đặt mỗi mã số riêng theo một trật tự nhất định phù hợp với đặc điểm mỗi loại vật liệu và chúng có quy định như sau:
NVLC: Nguyên vật liệu chính NVLP: Nguyên vật liệu phụ
Từng loại NVL thường lấy các chữ cái để thể hiện mã số. Chữ số đầu tiên thể hiện nhóm vật liệu, ví dụ:
XM: Xi măng C: Cát S: Sắt thép D: Đá Hai chữ số tiếp theo thể hiện loại vật liệu và chúng được lập trên cơ sở ký hiệu viết tắt của tên vật liệu, ví dụ:
Sắt thép có nhiều loại: S8: Sắt Þ8 Đá có nhiều loại: D1 x 2 Đá 2 x3
2.2.1.2. Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu
Với số lượng NVL nhiều, các loại NVL đa dạng và phong phú nên việc quản lý NVL chặt chẽ là một yêu cầu cần thiết. Nếu quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ làm cho hiệu quả SXKD được nâng cao, chất lượng sản phẩm sẽ được đảm bảo.
Ở công ty NVL được quản lý cả 2 mặt hiên vật và giá trị.
* Về mặt hiện vật:
NVL được xuất cho các xưởng, bộ phận theo một quy trình chặt chẽ. Theo đó bộ phận vật tư của phòng sản xuất sẽ tính định mức cho từng đơn hàng và từng PX, bộ phận. Sau đó viết phiếu xuất kho và thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất NVL cho từng bộ phận. Các bộ phân sẽ nhận đúng định mức đã được tính toán và thực hiện sản xuất theo quy trình kỹ thuật.
Ngoài ra tại các phân xưởng cũng có những nhân viên gọi là tổ vật tư chuyên giao nhận cấp phát vật tư đến từng tổ, chuyền. Mọi vấn đề liên quan đến NVL đều được báo cho bộ phận vật tư của phòng sản xuất một cách kịp thời. Bộ phận vật tư chịu trách nhiệm theo dõi chung mọi tình hình liên quan đến vật tư. NVL của phân xưởng nào thì PX đó phải chịu trách nhiệm theo dõi và sản xuất đúng quy trình, tiến độ.
* Về mặt giá trị:
Được thực hiện tại phòng kế toán. Tại công ty có riêng 1 kế toán hàng tồn kho phụ trách phần hành kế toán hàng tồn kho chịu trách nhiệm lập sổ sách, sổ chi tiết NVL, bảng phân bổ NVL, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn và định kỳ tính toán và phân bổ chi phí NVL vào chi phí SXKD. Mặt khác phải quản lý việc tiêu hao NVL theo định mức, tránh thất thoát, lãng phí vốn.
Như vậy, thông qua phòng kế toán, phòng sản xuất và các PX thì NVL được quản lý cả về mặt giá trị lẫn hiên vật luôn đảm bảo cho yêu cầu sản xuất trong công ty.