4.2.5.1. Hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính
Công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính của công ty phải được hoàn thiện theo hướng sau:
- Hàng năm, Công ty phải xây dựng kế hoạch cụ thể về công tác kiểm tra. Kế hoạch kiểm tra phải được xây dựng chi tiết cho từng quý, tháng.
- Công tác kiểm tra phải được thực hiện thường xuyên, liên tục và kiểm tra ở tất cả các đơn vị; kiểm tra về mọi mặt hoạt động kinh doanh. Trong đó kiểm tra, kiểm soát tài chính phải được xác định là công việc trọng tâm. Ngoài việc thực hiện kiểm tra theo định kỳ hàng tháng, quý còn phải tổ chức kiểm tra đột xuất hoặc kiểm tra theo vụ việc, kiểm tra theo từng chuyên đề.
- Ngoài việc kiểm tra, kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ; hàng năm, báo cáo tài chính của Công ty cần phải được kiểm toán bởi các công ty kiểm toán độc lập nhằm mục đích công khai, minh bạch các hoạt động tài chính và đánh giá đúng mức về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty; mặt khác để phát hiện ngăn ngừa các rủi ro tiềm tàng cũng như để tránh các sự cố tài chính có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
4.2.5.2. Hoàn thiện công tác đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý tài chính doanh nghiệp Thực tế đã chỉ rõ ra lao động, đặc biệt là lao động quản lý, quyết định sự thành bại trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lao động không đáp ứng
89
yêu cầu của đổi mới là nguyên nhân quan trọng trong việc làm ăn kém hiệu quả của các doanh nghiệp. Do đó, phải có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo lao động đặc biệt là lao động quản lý doanh nghiệp để từng bước có được đội ngũ các nhà doanh nghiệp giỏi, đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp trong cơ chế thị trường.
Đối với Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex phải chăm lo bồi dưỡng và đào tạo cán bộ quản lý doanh nghiệp, trong đó có cán bộ quản lý tài chính và các nhân viên nghiệp vụ trong lĩnh vực này, tiến tới hình thành đội ngũ chuyên nghiệp đáp ứng được yêu cầu quản lý tài chính của Công ty theo cơ chế thị trường. Thực hiện chế độ tuyển chọn, bổ nhiệm, gắn quyền lợi và nghĩa vụ của các chức danh chủ chốt về tài chính với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty cần có kế hoạch đào tạo, đào tại lại cán bộ và nhân viên quản lý tài chính phục vụ cho sự phát triển trước mắt và trong tương lai của đơn vị.
Riêng đối với đội ngũ cán bộ tài chính- kế toán tại Công ty, việc tuyển chọn, trang bị cho họ có nghiệp vụ giỏi, có tinh thần trách nhiệm cao được xem như là khâu then chốt trong việc nâng cao năng lực quản lý. Để thực hiện các giải pháp này cần từng bước thực hiện các nội dung sau:
- Rà soát, đánh giá đúng năng lực, phẩm chất của từng cán bộ tài chính kế toán ở cả hệ thống kế toán từ Văn phòng Công ty đến các đơn vị trực thuộc (chi nhánh, xí nghiệp, cửa hàng...) để phân công công việc đúng chuyên môn, khả năng, sở trường của từng người. Mặt khác, thực hiện việc luân chuyển cán bộ trong nội bộ Công ty hoặc phân công, phân nhiệm hoán vị nhau giữa các bộ phận trong Phòng Kế toán tài chính. Qua đó, để một mặt nâng cao nghiệp vụ kế toán cho từng bộ phận, mặt khác giúp người quản lý có điều kiện để nhìn nhận đúng mặt mạnh, mặt yếu về chuyên môn đối với từng cán bộ làm công tác tài chính - kế toán trong cả hệ thống kế toán của Công ty.
- Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ tài chính - kế toán bằng nhiều hình thức sau: i) cử cán bộ tham dự các lớp tập huấn chế độ, chính sách mới về chuyên môn nghiệp vụ cũng như các lớp quản lý kinh tế cho cán bộ làm công tác
90
tài chính - kế toán; ii) khuyến khích động viên, tạo điều kiện để cán bộ tài chính - kế toán học tập nâng cao trình độ kiến thức chuyên môn cũng như ứng dụng khoa học, công nghệ vào công việc kế toán; iii) cán bộ tài chính - kế toán phải là những cán bộ trung thực, có phẩm chất chính trị tốt, có trình độ chuyên môn giỏi và tinh thông về nghiệp vụ. Do đó, việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ phải toàn diện cả về lý luận, chính trị, phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn và năng lực thực tiễn.
4.2.5.3. Hoàn thiện lập và thực hiện kế hoạch tài chính
- Kế hoạch dài hạn: Theo chiến lược phát triển chung của ngành, Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex xây dựng kế hoạch phát triển 05 năm gồm dự báo tăng trưởng, định hướng xây dựng cơ sở vật chất, nguồn vốn đáp ứng cho yêu cầu phát triển.
Căn cứ để xây dựng kế hoạch dài hạn: Định hướng phát triển của ngành, tình hình phát triển kinh tế xã hội của địa phương, triển vọng của thị trường vốn, nhu cầu phát triển của Công ty.
- Kế hoạch ngắn hạn: Hàng năm, Công ty xây dựng kế hoạch sản lượng, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nhu cầu vốn trang trải TSCĐ, TSLĐ,... Trên cơ sở kế hoạch của Công ty, Tập đoàn thẩm định và giao kế hoạch hàng năm cho Công ty.
Sau mỗi năm kế hoạch, công ty phân tích đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch của từng chỉ tiêu. Qua đó tìm ra các nguyên nhân khách quan, chủ quan trong việc thực hiện hoàn thành hay không hoàn hành các chỉ tiêu kế hoạch tài chính và xây dựng kế hoạch năm tiếp theo.
Lập kế hoạch tài chính gồm lập kế hoạch trong ngắn hạn và lập kế hoạch trong dài hạn. Kế hoạch tài chính ngắn hạn là việc lập kế hoạch về lợi nhuận và ngân quỹ trong khi kế hoạch dài hạn thường mang tính chiến lược và liên quan đến việc lập các mục tiêu tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong vòng từ 3 - 5 năm.
91
Bảng 4.2. Kế hoạch tài chính các năm 2014, 2015
Đơn vị: triệu đồng
STT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch năm 2014
Kế hoạch năm 2015
1 Tổng doanh thu tr.đ 650.000 730.000
2 Doanh thu bán vật tư thiết bị cột bơm
tr.đ
150.000 160.000
3 Doanh thu bán xăng dầu tr.đ 400.000 420.000
4 Doanh thu khác tr.đ 100.000 150.000
5 Lợi nhuận sau thuế Tr.đ 6.500 6.900
6 Nộp Ngân sách Tr.đ 17.500 19.970
7 Chia cổ tức % 14 15
8 Số lượng lao động Ng 175 175
9 Thu nhập bình quân đ/n/t 6.300.000 7.200.000
Nguồn: Đề xuất dựa trên tính toán của tác giả
- Kế hoạch tài chính ngắn hạn.
Các công cụ dùng trong việc lập kế hoạch ngắn hạn thường dùng là: báo cáo thu nhập chiếu lệ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, phân tích tình hình ngân quỹ và chiến lược giá cả. Kế hoạch tài chính ngắn hạn nên được lập theo từng tháng, quý để có được cái nhìn sát hơn và đưa ra được biện pháp nâng cao hiệu quả.
- Kế hoạch tài chính dài hạn hay kế hoạch tài chính chiến lược.
Các doanh nghiệp thường sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm. Vấn đề khó khăn đặt ra là làm sao có thể dự đoán hết được những biến động sẽ xảy ra với doanh nghiệp trong vòng mấy năm sắp tới. Các nhà quản lý thường áp dụng quy trình sau:
Xác lập tốc độ tăng trưởng mong muốn mà doanh nghiệp có thể đạt được. Tính toán mức vốn cần thiết để trang trải các khoản tồn kho, trang thiết bị, nhà xưởng và nhu cầu nhân sự cần thiết để đạt được tốc độ tăng doanh thu. Nhà quản lý phải dự tính được chính xác và kịp thời nhu cầu vốn để có kế hoạch thu hút vốn bên ngoài trong trường hợp ngân quỹ từ lợi nhuận không chia không đủ đáp ứng. Có 2 nguồn vốn trang trải cho nhu cầu vốn để tăng trưởng là: lợi nhuận và vay nợ. Nếu doanh nghiệp không có đủ vốn để tài trợ cho chương trình mở rộng công việc kinh
92
doanh thông qua tăng tồn kho, đổi mới trang thiết bị và tài sản cố định và tăng chi phí điều hành doanh nghiệp thì sự phát triển của doanh nghiệp sẽ bị chậm lại hoặc dừng lại hẳn do doanh nghiệp không thanh toán được các khoản nợ đến hạn. Để tránh tình trạng này, nhà quản lý phải tích cực lập kế hoạch tài chính để kiểm soát được tốc độ tăng trưởng. Muốn thế phải xác định được chính xác các nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai bằng cách sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ trong vòng từ 3 đến 5 năm.
Trong trường hợp lợi nhuận làm ra không đủ để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng dự báo của doanh nghiệp, người quản lý phải bố trí vay nợ bên ngoài hoặc giảm tốc độ tăng trưởng để mức lợi nhuận làm ra có thể theo kịp nhu cầu tăng trưởng và mở rộng. Do việc thu hút vốn đầu tư và vay nợ mất rất nhiều thời gian nên đòi hỏi nhà quản lý phải dự báo chính xác và kịp thời để tránh tình trạng gián đoạn công việc kinh doanh.
Để có thể lập và thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn có hiệu quả, các nhà quản lý nên tiến hành theo các bước sau:
- Thiết lập mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu về lợi nhuận trên vốn đầu tư và hướng mở rộng phát triển doanh nghiệp. Những mục tiêu này phải được thể hiện bằng các con số cụ thể.
- Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị cần tập trung vào các điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp và các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô và vi mô có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đồng thời phải phát triển các chiến lược dựa trên kết quả phân tích các yếu tố có liên quan (chiến lược giá; tiềm năng về thị trường; cạnh tranh; so sánh chi phí sử dụng vốn đi vay và vốn tự có…) để có thể đưa ra hướng đi đúng đắn nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp.
- Chú ý tới nhu cầu về tài chính, nhân lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng cần thiết để hoàn thành kế hoạch tài chính bằng cách đưa ra những dự báo về doanh số, chi phí và lợi nhuận không chia cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm.
- Trau dồi phương pháp điều hành hoạt động doanh nghiệp, nắm bắt các cơ hội về thị trường và phát triển sản phẩm mới để có thể tìm ra biện pháp tốt nhất nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
93
- Cập nhật kế hoạch tài chính thông qua các báo cáo tài chính mới nhất của doanh nghiệp. Thường xuyên so sánh kết quả tài chính doanh nghiệp thu được với các số liệu hoạt động của các doanh nghiệp trong cùng ngành để biết được vị trí trong ngành. Tìm ra và khắc phục điểm yếu của doanh nghiệp. Không ngại thay đổi kế hoạch tài chính nếu mục tiêu đề ra quá thụ động hoặc vượt quá khả năng.