4.2.3.1. Hoàn thiện quản lý doanh thu
Việc hạch toán doanh thu phải tôn trọng nguyên tắc đúng kỳ, đúng với số thực tế phát sinh đặc biệt là vào các ngày cuối tháng, quý, năm. Mặt khác cũng cần quan tâm đến thời điểm ghi nhận doanh thu. Các yếu tố này rất quan trọng, nó ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
83
Công ty cần phải có quy định cụ thể về việc lập hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ, lập bảng kê bán hàng, chế độ báo cáo cũng như việc tổ chức đối chiếu hàng hoá công nợ để kịp thời cập nhật doanh thu phát sinh. Đảm bảo doanh thu phải được quản lý hàng ngày theo từng loại hàng hoá dịch vụ. Đặc biệt là vào các thời điểm cuối tháng, quý, năm phải tổ chức kiểm kê hàng hoá, công nợ, doanh thu phát sinh ở tất cảc cá đơn vị trực thuộc. Tránh tình trạng các đơn vị bán hàng cho khách nợ chưa thu được tiền, không lập hoá đơn bán hàng hoặc không báo cáo doanh thu làm phải ánh sai lệch kết quả kinh doanh của Công ty.
Định kỳ phân tích, đánh giá chỉ tiêu doanh thu theo từng mặt hàng, từng đơn vị, từng phương thức bán hàng so sánh với kế hoạch, cùng kỳ để xem xét mức độ tăng trưởng, cũng như có các giải pháp thúc đẩy bán hàng khi doanh thu sút giảm.
4.2.3.2. Hoàn thiện quản lý chi phí
Mục tiêu chung của mọi doanh nghiệp là phấn đấu giảm chi phí để tối đa hoá lợi nhuận. Do đó, công tác quản lý chi phí phải được Công ty quan tâm hàng đầu. Hoàn thiện quản lý chi phí ở Công ty cần tập trung vào một số vấn đề sau đây:
- Trước hết Công ty phải có quy định cụ thể về chi tiêu tài chính, khoán chi phí kinh doanh đối với từng bộ phận, từng đơn vị. Chi tiêu phải đúng nguyên tắc, chế độ của Nhà nước. Các khoản chi phí phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp pháp theo quy định; trong đó cần đặc biệt quan tâm đến việc kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các hoá đơn đầu vào (hoá đơn giá trị giá tăng). Bởi vì, hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp không xuất hoá đơn để trốn thuế; xuất hoá đơn không đúng với giá bán hoặc ghi sai các chỉ tiêu trên hoá đơn. Công ty cũng nên quy định các quan hệ mua bán hàng hoá, dịch vụ phải thông qua hợp đồng kinh tế. Mặt khác, đối với các khoản chi phí mua ngoài có giá trị lớn thì bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng để hạn chế các tiêu cực có thể xảy ra.
- Việc hạch toán, phân bổ chi phí cho hoạt động kinh doanh cần phải tuân thủ đúng các nguyên tắc, quy định của Nhà nước. Đối với các khoản chi phí liên quan đến nhiều loại hình sản xuất kinh doanh cần tìm được tiêu thức phân bổ cho
84
từng loại hình một cách khoa học tránh tình trạng do ý muốn chủ quan của Công ty mà hạch toán, phân bổ chi phí không đúng để ảnh hưởng đến kết việc xác định quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Đối với chi phí tiền lương và chi phí khác cho người lao động đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Mặc dù trên cơ sở đơn giá tổng hợp được giao, Công ty đã có quy định về khoán quỹ lương theo đơn giá chi tiết cho từng đơn vị kinh doanh, có quy chế trả lương đối với người lao động nhưng quá trình thực hiện cũng đã bộc lộ những hạn chế nhất định.
Để tiết giảm chi phí tiền lương và để tiền lương là đòn bẩy kích thích năng suất lao động Công ty cần tinh giảm bộ máy văn phòng theo hướng gọn nhẹ và chuyên nghiệp, cần phải đánh giá lại khối lượng công việc, mức độ phức tạp về nghiệp vụ của từng phòng, trên cơ sở đó định ra mức khoán cụ thể về tiền lương của từng phòng, từng cá nhân cho phù hợp với sức lao động của người lao động thực tế bỏ ra. Đối với các đơn vị trực tiếp sản xuất, thủ trưởng các đơn vị được quyền bố trí lao động và chịu trách nhiệm về thu nhập của người lao động. Ngoài ra, Công ty cần trích một phần quỹ lương để thu hút người lao động có tay nghề cao và định kỳ thưởng cho những cá nhân, tập thể có nhiều thành tích.
- Đối với một số khoản chi phí khác như chi phí tiếp khách, hội nghị, hoa hồng môi giới, phương tiện đi lại, công tác phí: đây là các khoản phí rất dễ gây lãng phí. Mặc dù hiện nay các khoản phí này tại Công ty thấp hơn mức khống chế của Luật Thuế doanh nghiệp nhưng Công ty cần thiết phải có các quy định hết sức cụ thể để quản lý các khoản chi phí này thông qua hệ thống định mức, khống chế chi phí tối đa và tăng cường kiểm tra để tránh chi tràn lan, không hiệu quả.
4.2.3.3. Hoàn thiện quản lý lợi nhuận
Lợi nhuận là một trong những chỉ tiêu quan trọng được trình bày trong BCTC (báo cáo kết quả kinh doanh). Cũng như các chỉ tiêu khác, việc đo lường và trình bày chỉ tiêu lợi nhuận phải tuân theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Tính linh hoạt của các chuẩn mực và chế độ kế toán đặc biệt là GAAPs cho phép nhà quản lý “thực hiện” một báo cáo lợi nhuận theo nhiều hướng khác nhau để
85
mang lại lợi ích cho công ty (để phát hành cổ phiếu ra công chúng thành công, tránh vi phạm hợp đồng đi vay, san bằng lợi nhuận giữa các kỳ để đảm bảo xu hướng bền vững về lợi nhuận trong dài hạn...) hoặc mang lại lợi ích cho chính các nhà quản trị (hợp đồng thù lao, tiền thưởng tính trên kết quả sản xuất kinh doanh...) nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc tuân thủ pháp lý.
- Lựa chọn phương pháp kế toán:
Lựa chọn phương pháp kế toán có ảnh hưởng đến thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí (và kết quả là ảnh hưởng đến thời điểm ghi nhận lợi nhuận). Lựa chọn một (hoặc một số) phương pháp kế toán cho phép ghi nhận doanh thu sớm hơn và chuyển dịch ghi nhận chi phí về sau sẽ làm tăng lợi nhuận báo cáo trong kỳ, và ngược lại. Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex có thể cận dụng một số phương pháp để ghi nhận doanh thu, chi phí như sau:
+ Ghi nhận doanh thu: công ty có thể vận dụng phương pháp phần trăm hoàn thành để ghi nhận doanh thu và chi phí trong hoạt động cung cấp dịch vụ và hợp đồng xây dựng. Phương pháp này cho phép công ty ghi nhận mức doanh thu lớn hơn hoặc nhỏ hơn thực tế theo tỷ lệ ước tính tiến độ thực hiện hợp đồng;
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho (bình quân, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước, đích danh) ảnh hưởng đến ghi nhận giá vốn hàng bán trong kỳ, và từ đó, ảnh hưởng đến lợi nhuận báo cáo trong kỳ;
+ Lựa chọn phương pháp khấu hao tài sản cố định. Mỗi một phương pháp khấu hao (đường thẳng, tỷ lệ sử dụng, số dư giảm dần có điều chỉnh) cho chi phí khấu hao khác nhau. Từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận báo cáo trong kỳ.
- Vận dụng các phương pháp kế toán:
Chế độ kế toán cũng cho phép công ty được phép vận dụng các phương pháp kế toán thông qua việc lựa chọn thời điểm ghi nhận chi phí. Nhà quản lý quyết định chuyển dịch về sau (hoặc ghi nhận sớm hơn) một số loại chi phí sẽ làm giảm (hoặc tăng) chi phí của niên độ hiện hành. Các loại chi phí có thể chuyển dịch thời điểm ghi nhận bao gồm: chi phí bảo hiểm hỏa hoạn, giá trị công cụ, dụng cụ phân bổ nhiều kỳ, chi phí sửa chữa tài sản cố định, chi phí quảng cáo, chi phí bảo hành sản
86
phẩm, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Những loại chi phí này có thể được ghi nhận vào niên độ phát sinh hoặc phân bổ cho một số kỳ kế toán.
- Lựa chọn thời điểm vận dụng các phương pháp kế toán và các ước tính các khoản chi phí, doanh thu:
Công ty có thể lựa chọn thời điểm và cách thức ghi nhận các sự kiện có liên quan đến chỉ tiêu lợi nhuận trong kỳ. Chẳng hạn, thời điểm và mức dự phòng cần lập của hàng tồn kho, của chứng khoán và phải thu khó đòi; thời điểm các khoản dự phòng này được hoàn nhập hay xóa sổ và mức hoàn nhập. Công ty cũng có thể ước tính (trích trước) một số chi phí: chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí bảo hành công trình xây lắp, ước tính tỷ lệ hoàn thành hợp đồng xây lắp và cung cấp dịch vụ để ghi nhận doanh thu và chi phí, ước tính tỷ lệ lãi suất ngầm ẩn của hợp đồng thuê tài sản để vốn hóa tiền thuê trong một hợp đồng thuê tài chính. Ước tính thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ cũng có thể được thực hiện để điều chỉnh chi phí khấu hao.
- Lựa chọn thời điểm đầu tư hay thanh lý tài sản cố định:
Lựa chọn thời điểm mua hay thanh lý, nhượng bán tài sản cố định cũng có ảnh hưởng đến lợi nhuận kế toán. Công ty có thể quyết định khi nào và mức bao nhiêu các chi phí quảng cáo, chi phí sửa chữa, nâng cấp cải tạo tài sản cố định được chi ra. Nhà quản lý cũng có thể quyết định thời điểm thanh lý, nhượng bán tài sản cố định để đẩy nhanh hoặc làm chậm lại việc ghi nhận lợi nhuận hay thua lỗ hoạt động khác. Đẩy nhanh hay làm chậm lại việc gửi hàng cho khách hàng vào thời điểm gần cuối niên độ cũng có ảnh hưởng đến chỉ tiêu lợi nhuận báo cáo trong kỳ.
- Dàn xếp các giao dịch thực:
Ngoài việc điều chỉnh lợi nhuận thông qua lựa chọn các phương pháp kế toán và các ước tính kế toán, công ty còn có thể phù phép lợi nhuận thông qua việc dàn xếp một số giao dịch thực nhằm tăng lợi nhuận trong năm hiện tại, mặc dù các giao dịch đó có thể không có lợi cho công ty trong dài hạn.
+ Tăng doanh thu thông qua các chính sách giá và tín dụng. Một biện pháp các doanh nghiệp thường sử dụng để tăng lợi nhuận khi thấy có nguy cơ không đạt kế hoạch đặt ra là giảm giá bán hoặc nới lỏng các điều kiện tín dụng nhằm tăng
87
lượng hàng bán ra trong những tháng cuối năm tài chính hoặc công ty có thể xuất trước hóa đơn để ghi nhận doanh thu hay thực hiện các hợp đồng “hàng bán có thể trả lại” (nghĩa là công ty thỏa thuận với khách hàng lấy hàng vào cuối năm và sang đầu năm sau trả lại hàng với lý do nào đó). Biện pháp thứ hai là công bố kế hoạch tăng giá bán đầu năm sau.
+ Cắt giảm các chi phí hữu ích như: chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D), chi phí quảng cáo, chi phí duy tu, bảo dưỡng thiết bị cũng là một cách có thể làm tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, vì các chi phí này có vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển của công ty về lâu dài, nên sử dụng giải pháp này cũng đồng nghĩa với việc hy sinh các khoản lợi nhuận tiềm năng trong tương lai.
+ Bán các khoản đầu tư hiệu quả. Công ty có thể bán các khoản đầu tư sinh lời nhằm tăng thêm lợi nhuận cho năm hiện tại.