3.2.2.1. Quản lý tài sản ngắn hạn
- Giá trị tài sản ngắn hạn:
Tài sản ngắn hạn của công ty gồm: Tiền các loại, hàng tồn kho (hàng hoá tồn kho; hàng mua đang đi đường; nguyên vật liệu; công cụ dụng cụ; bao bì...), các khoản phải thu (phải thu của khách hàng; phải thu nội bộ; phải thu khác), các khoản đầu tư ngắn hạn và tài sản ngắn hạn khác (tạm ứng, chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển, thế chấp ký quỹ ký cược ngắn hạn).
- Quản lý vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền tại Công ty bao gồm: tiền mặt; tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Lượng tiền phát sinh và luân chuyển trong Công ty chủ yếu là tiền bán hàng và cung cấp dịch vụ. Số tiền luân chuyển bình quân trong ngày thời điểm hiện tại khoảng 2,6 tỷ đồng.
48
Tiền mặt của công ty được lưu giữ tại két tại các đơn vị. Tại mỗi đơn vị biên chế một cán bộ kiêm nhiệm công tác thủ quỹ và thực hiện thu, chi theo phiếu thu, phiếu chi được duyệt. Riêng Văn phòng Công ty, Văn phòng Chi nhánh, thủ quỹ là một biên chế riêng tại Phòng Kế toán Tài chính.
Xác định vai trò quan trọng của việc tăng tốc độ luân chuyển tiền hàng, Công ty có quy định việc thu nộp tiền bán hàng đối với các của hàng như sau: Về nguyên tắc, các cửa hàng nộp tiền về Công ty mỗi ngày một lần. Lượng tiền cửa hàng phải nộp bằng tổng số tiền tương ứng với lượng hàng xuất bán thu tiền ngay và số tiền thu khác phát sinh trong ngày. Trường hợp các cửa hàng xa địa điểm nộp tiền Công ty đã ký kết hợp đồng với ngân hàng đến tận cửa hàng thu tiền, định mức tồn quỹ không quá 30 triệu đồng.
Đối với tiền gửi ngân hàng, Công ty hiện nay có quan hệ giao dịch với nhiều ngân hàng thương mại như Ngân hàng ACB, Ngân hàng MB, Ngân hàng Đồng bằng sông cửu long,Ngân hàng SHB...
- Quản lý công nợ:
Các khoản phải thu phát sinh hiện nay gồm phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác, trong đó phải thu của khách hàng (người mua) là chủ yếu.
Bảng 3.3. Công nợ phải thu của công ty giai đoạn 2009-2013
Đơn vị: Triệu đồng
TT Thời điểm Phải thu khách hàng Phải thu khác và Phải thu tạm ứng
1 Năm 2009 19.011 2.156
2 Năm 2010 22.987 2.934
3 Năm 2011 48.712 3.449
4 Năm 2012 24.671 3.017
5 Năm 2013 21.355 3.324
Nguồn: Báo cáo tài chính các giai đoạn 2009-2013 Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex
Qua số liệu báo cáo tài chính ta thấy khoản công nợ khách hàng tương đối lớn; năm 2010 là 22.987 triệu đồng tăng 3.976 triệu, tương ứng tăng 21%. Năm 2011 là năm công nợ phải thu khách hàng lớn nhất trong 5 năm phân tích là
49
48.712 triệu đồng, có thể nói công nợ của công ty tương đối lớn nhưng đây là công nợ khách hàng trong ngành Petrolimex nên không lo ngại nhiều về công nợ khó đòi.
Về công nợ tạm ứng và công nợ phải thu ngày càng tăng dần, năm 2013 là 3.324 triệu đồng tăng so với năm 2009 là 1.168 triệu đồng, tương ứng tăng 54%. Số liệu này cũng được đánh giá an toàn, vì số công nợ trên đều phục vụ cho công trình dở dang.
Để đẩy mạnh bán ra, chiếm lĩnh thị phần thì ngoài cơ chế giá, chăm sóc khách hàng sau bán hàng, công nợ cũng là một yếu tố quan trọng trong chính sách bán hàng của Công ty. Hiện nay, hầu hết các khách hàng trong ngành Petrolimex của Công ty đều được thanh toán sau khi giao hàng chậm nhất 30 ngày. Khách hàng ngoài ngành Petrolimex phải thanh toán trước khi giao hàng và được thể hiện thông qua các hợp đồng mua bán.
Mặt khác, công tác đối chiếu công nợ với khách hàng và các đơn vị trực thuộc (cửa hàng, chi nhánh, xí nghiệp) được coi trọng, tuy nhiên vẫn chưa đầy. Cụ thể mức dư nợ của khách hàng trong năm 2013 như sau:
Bảng 3.4. Công nợ phải thu khách hàng Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex năm 2013 Đơn vị: Triệu đồng TT Thời điểm Mức dƣ nợ 1 31/03/2013 42.528 2 30/06/2013 39.403 3 30/09/2013 32.019 4 31/12/2013 18.735
Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác năm 2013- Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex
Trong 5 năm qua, tỷ lệ nợ xấu, nợ không thu hồi được là không đáng kể. Tuy nhiên, quản lý công nợ tại Công ty trong những năm qua chưa làm tốt công tác phân tích tuổi nợ để có giải pháp bán hàng phù hợp và làm cơ sở tính toán các khoản dự phòng.
50
- Quản lý tồn kho:
Đối với xăng dầu, toàn bộ lượng xăng dầu của Công ty được lưu giữ, bảo quản tại các cửa hàng xăng dầu. Mỗi cửa hàng có từ 3 đến 4 bể chứa với tổng dung tích từ 80 m3 đến 100 m3. Tại các cửa hàng xăng dầu Cửa hàng trưởng kiêm nhiệm thủ kho. Do xăng dầu là mặt hàng dễ cháy nổ, dễ bay hơi và nếu không bảo quản tốt sẽ dẫn đến ô nhiễm môi trường, vì vậy các bể chứa xăng dầu đều sử dụng công nghệ nhập xuất kín. Ngoài ra, Công ty có quy định các bể chứa xăng dầu phải được đo tính hàng ngày và ban hành định mức hao hụt phù hợp.
Bảng 3.5. Hàng tồn kho của Công ty thiết bị xăng dầu Petrolimex giai đoạn 2009-2013 Đơn vị tính: Triệu đồng STT Nhóm VTTV, HH Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 1 Xăng Mogas 92 1.200 11.500 12.400 13.700 12.600 2 Dầu Do0.05 780 800 810 880 900 3 Cột bơm 19.755 38.558 23.171 31.571 23.003 4 Vật tư thiết bị 12.968 11.900 15.700 12.500 4.500 Tổng cộng 34.703 62.758 52.081 58.651 41.003
Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác giai đoạn 2009-2013 Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex
Đối với Cột bơm xăng dầu, thiết bị chuyên dùng xăng dầu,linh kiện, công cụ dụng cụ: dự trữ tồn kho còn cao, chủ yếu là các vật tư thiết yếu phục vụ công tác kinh doanh. Giá trị hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn, đây là do đặc thù ngành hàng khi sản phẩm cột bơm Tatsuno NEO Nhật bản sẽ ngừng sản xuất, do vậy Công ty đã nhập dự phòng một số lượng lớn vật tư linh kiện thay thế cho loại sản phẩm cột bơm này nhằm phục vụ các đơn vị đã sử dụng cột bơm Tatsuno NEO Nhật bản sẽ phải thay thế trong những năm kế tiếp.
Công ty đã làm tốt công tác bảo vệ hàng hoá an toàn, đủ cho nhu cầu bán ra. Tuy nhiên, Công ty chưa xây dựng được định mức dự trữ tồn kho hàng hoá, vật tư hợp lý cho từng đơn vị, từng thời kỳ, dẫn đến sử dụng lãng phí vốn không cần thiết.
51
- Quản lý tài sản ngắn hạn khác:
Tài sản ngắn hạn khác của Công ty bao gồm các khoản phải thu tạm ứng; chi phí trả trước chờ phân bổ như: tiền mua bảo hiểm tài sản, công cụ dụng cụ chưa phân bổ hết... Thực tế, tài sản ngắn hạn khác ở Công ty phát sinh rất ít.
3.2.2.2. Quản lý tài sản dài hạn, trích khấu hao tại công ty
Việc quản lý tài sản dài hạn của công ty rất được coi trọng, với tình hình tăng giảm tài sản dài hạn năm 2013 của công ty được thể hiện qua bảng dưới đây:
Bảng 3.6. Biến động tài sản cố định hữu hình của Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex năm 2013
Đơn vị tính: Triệu đồng Khoản mục Mã chỉ tiêu Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc, thiết bị Tài sản cố định khác Tổng cộng Nguyên giá TSCĐ 11
Số dư đầu năm
01/01/2013 112 17.458 3.579 6.087
27.124
Số tăng trong năm 13 2.969 79 163 3.211
- Mua trong năm 131 79 163 242
- Điều động nội bộ
Công ty 132
- Tăng khác 133 2.969 2.969
Số giảm trong năm 14 644 576 231 1.451
- Thanh lý, nhượng bán 141 157 17 91 265 - Điều động nội bộ Công ty 142 - Giảm khác 143 627 559 231 1.186 Số dư cuối kỳ 31/12/2013 15 19.783 3.082 6019 28.884
52
Tài sản dài hạn hữu hình của Công ty bao gồm: nhà cửa; vật kiến trúc; phương tiện vận tải; máy móc thiết bị và các dụng cụ quản lý; ngoài ra còn có tài sản dài hạn vô hình vô hình như: quyền sử dụng đất có thời hạn; lợi thế thương mại; chi phí xây dựng cơ bản dở dang cũng được coi là tài sản dài hạn là giá trị vốn đã đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật nhưng chưa hoàn thành tính đến thời điểm báo cáo.
Trừ chi phí xây dựng dở dang, toàn bộ tài sản dài hạn hiện có của Công ty đều được tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Mức độ tham gia tùy thuộc vào yêu cầu thực tế của từng bộ phận quản lý tài sản dài hạn. Khi cần thiết, để đảm bảo hiệu quả kinh doanh, Công ty điều động tài sản từ đơn vị này đến đơn vị khác nhằm phát huy tối đa năng lực tài sản.
Việc quản lý tài sản dài hạn tại Công ty theo hai tiêu thức là: Quản lý theo đơn vị (bộ phận) sử dụng tài sản và quản lý theo đặc điểm (loại) tài sản. Tại Văn phòng Công ty và Văn phòng Chi nhánh thực hiện quản lý tài sản dài hạn với đầy đủ các tiêu thức quản lý theo dõi thể hiện trên thẻ đối với từng đối tượng tài sản dài hạn. Tại các đơn vị (bộ phận) tài sản dài hạn được quản lý bằng hiện vật và tình trạng kỹ thuật của tài sản.
Các tài sản dài hạn trước đây có nguyên giá dưới 10 triệu đồng, không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ (theo Quyết định số 206/QĐ-BTC ngày 12/12/2003), Công ty đã chuyển sang theo dõi, quản lý, sử dụng và phân bổ giá trị còn lại trên sổ sách kế toán như tài sản ngắn hạn.
Khi bàn giao tài sản dài hạn, Công ty quy định về quy phạm sử dụng tài sản; phương pháp và chế độ bảo dưỡng thường xuyên đối với từng tài sản dài hạn; chế độ trách nhiệm đối với cá nhân và đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản dài hạn. Tại Công ty, thực hiện việc quản lý, sử dụng tài sản dài hạn theo giá trị (nguyên giá, hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại), năng lực kỹ thuật thực tế của tài sản dài hạn. Việc kiểm kê tài sản được Công ty thực hiện định kỳ vào ngày 01/01 và 01/07 hàng năm.
53
Tại các kỳ kiểm kê, Công ty chỉ thực hiện kiểm đếm về số lượng và đánh giá chất lượng để phân loại tài sản dài hạn phục vụ cho các mục đích quản lý.
Việc tính khấu hao tài sản dài hạn tại Công ty được thực hiện theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Phương pháp khấu hao tài sản dài hạn công ty đang áp dụng là phương pháp khấu hao đường thẳng, áp dụng để tính khấu hao đối với các tài sản dài hạn là nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, dụng cụ quản lý, xe ôtô con sử dụng tại Văn phòng Công ty và quyền sử dụng đất có thời hạn. Theo phương pháp này, mức khấu hao được phân bổ đều cho các năm sử dụng tài sản.
Phương pháp tính cụ thể như sau:
Mức khấu hao trung bình
hàng năm của TSCĐ =
Nguyên giá của TSCĐ Thời gian sử dụng của TSCĐ
Trong đó, thời gian sử dụng của tài sản dài hạn được xác định căn cứ vào các quy định của Nhà nước về khung thời gian sử dụng các loại tài sản dài hạn. Tuy nhiên để nhanh chóng đổi mới công nghệ, đối với một số tài sản dài hạn, Công ty đã thực hiện khấu hao nhanh hơn so với thời gian quy định.
Ưu điểm của phương pháp này đơn giản, dễ tính toán, phân bổ đều giá trị của TSCĐ của các kỳ sử dụng.
Nhược điểm: Phương pháp này không đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Vì chi phí được phân bổ đều cho các kỳ nên đã ngầm định rằng sản xuất là không có sự biến động giữa các kỳ (mức độ sử dụng TSCĐ, chi phí sửa chữa, bảo trì TSCĐ, mức độ sản xuất… không thay đổi, giả thiết này hoàn toàn không hợp lý).
54
Bảng 3.7. Biến động khấu hao tài sản cố định hữu hình của Công ty cổ phần