Để đáp ứng nhu cầu về vốn công ty nên huy động vốn từ nhiều hình thức khác nhau:
Huy động vốn từ lợi nhuận không chia: Lợi nhuận không chia là một phần lợi nhuận của công ty được tích lũy lại từ tái đầu tư từ số lợi nhuận để lại, tức là không dùng số lợi nhuận đó để chia cổ tức, các cổ không được nhận cổ tức nhưng bù lại họ có quyền sở hữu số vốn cổ phần tăng lên của công ty.
Như vậy giá trị ghi sổ của các cổ phiếu sẽ tăng lên cùng với việc tự tài trợ bằng nguồn vốn nội bộ, điều này nhằm khuyến khích cổ đông giữ cổ phiếu lâu dài.
Huy động vốn từ phát hành thêm cổ phiếu: Phát hành thêm cổ phiếu là một kênh rất quan trọng để huy động vốn dài hạn cho công ty một cách rộng rãi.
Huy động vốn bằng tín dụng ngân hàng: Công ty nên mở thêm giao dịch ở một vài ngân hàng khác, nhằm nâng hạn mức tín dụng cho công ty khi tiếp cận vốn dễ dàng hơn.
4.2.2.1. Hoàn thiện quản lý vốn bằng tiền
Hiện tại dòng tiền vào, dòng tiền ra của Công ty mang tính thường xuyên, liên tục và có số lượng lớn. Các đơn vị trực thuộc Công ty, các cửa hàng xăng dầu lại nằm phân tán trên cả các Quận,huyện, tỉnh khác nhau. Vì vậy, Công ty cần có quy định cụ thể về việc thu, nộp tiền của các đơn vị; yêu cầu và giám sát các đơn vị phải nộp tiền bán hàng thường xuyên hàng ngày hạn chế mức thấp nhất tiền tồn quỹ và số dư trên tài khoản của các cửa hàng, chi nhánh, xí nghiệp.
Để tăng tốc độ chu chuyển tiền, không nhất thiết phải mở riêng tài khoản cho từng đơn vị. Trên mỗi địa bàn khu vực trọng điểm nơi có nhiều cửa hàng (ví dụ như khu vực Gia Lâm), công ty nên lập các trung tâm thanh toán để các cửa hàng trong khu vực chuyển tiền tập trung vào tài khoản này, từ đó chuyển thẳng tiền về tài khoản công ty, các nhà cung cấp khác cũng có thể áp dụng sơ đồ thanh toán bỏ qua
80
khâu trung gian chuyển tiền qua tài khoản công ty. Ngoài ra, đối với các khách hàng công nghiệp lớn, khi ký kết hợp đồng, nên căn cứ vào tài khoản khách hàng để lựa chọn tài khoản thanh toán cho phù hợp, tránh việc chuyển tiền phải qua nhiều công đoạn, qua các ngân hàng không cùng hệ thống gây tăng chi phí trong chuyển tiền.
Có thể mô tả quy trình chuyển tiền tại công ty hiện tại và phương án đề xuất cải tiến bằng hình sau:
QUY TRÌNH HIỆN TẠI
QUY TRÌNH CẢI TIẾN
Hình 4.1. Phƣơng án cải tiến quy trình chuyển tiền
Nguồn: Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex và đề xuất của học viên
Xuất phát từ đặc điểm mạng lưới kinh doanh rộng, lượng tiền mặt phát sinh hàng ngày với số lượng lớn, vì vậy yêu cầu đảm bảo an toàn cho lượng tiền mặt lưu tại quỹ và luân chuyển trên đường từ các đơn vị đến các ngân hàng cũng phải được hết sức coi trọng. Công ty cần tổ chức xe đi thu tiền tại các đơn vị ở gần Văn phòng Công ty hoặc hợp đồng dịch vụ thu tiền bằng xe chuyên dụng với các ngân hàng. Đối với các cửa hàng ở xa, nếu không có điều kiện đến thu thì cần có phương án bảo vệ cụ thể đối với từng đơn vị.
Đồng thời cần xây dựng định mức tồn quỹ thích hợp tại Văn phòng Công ty; Văn phòng Chi nhánh, Văn phòng xí nghiệp.
Ngoài ra, cần xây dựng chế tài vật chất cụ thể đối với những tập thể, cá nhân vi phạm các quy định của Công ty về định mức tồn quỹ, thời gian
CỬA HÀNG, KHÁCH HÀNG TÀI KHOẢN CỬA HÀNG TÀI KHOẢN CÔNG TY TÀI KHOẢN TẬP ĐOÀN, NHÀ CUNG CẤP CỬA HÀNG, KHÁCH HÀNG TÀI KHOẢN TẬP ĐOÀN, NHÀ CUNG CẤP TÀI KHOẢN TRUNG TÂM THANH TOÁN
THANH TOÁN TRỰC TIẾP KHÁCH HÀNG LỚN
81
chuyển tiền, địa điểm chuyển tiền, làm chậm quá trình chu chuyển tiền gây thiệt hại cho Công ty.
- Để nguồn vốn có tính dài hạn, công ty nên phát hành thêm cổ phiếu để tăng thêm nguồn vốn nhằm chủ động hơn trong kinh doanh và đầu tư dài hạn.
4.2.2.2. Hoàn thiện quản lý công nợ
Khi hoạch định chính sách nợ, phải biết phát huy thế mạnh vốn có của Công ty về uy tín, kinh nghiệm chuyên ngành; về khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng; hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật đồng bộ; chất lượng phục vụ tốt hơn hẳn các đối tác khác cùng kinh doanh trên thị trường để hạn chế phương thức bán hàng cho nợ. Việc bán hàng cho khách nợ có giá trị lớn phải đi kèm các biện pháp đảm bảo thanh toán như có tài sản thế chấp hoặc bảo lãnh của các tổ chức tín dụng. Tổ chức tốt việc đối chiếu công nợ theo hàng tháng hoặc hàng quý đối với từng hợp đồng, từng khách hàng cụ thể.
- Về quản lý, theo dõi, đôn đốc thu nợ: Để đảm bảo an toàn về tài chính, khi bán hàng cho nợ tránh sự cố phát sinh nợ phải thu khó đòi, Công ty cần phải có quy định cụ thể đối với các bộ phận bán hàng, quản lý công nợ về trách nhiệm, quyền hạn được quyết định bán hàng, cho nợ; gắn công tác tiếp thị tìm hiểu thông tin về khách hàng với công tác hoạch định chính sách nợ và quản lý theo dõi đôn đốc thu nợ. Cán bộ tiếp thị và phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm hiểu cung cấp thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán của tất cả các đối tượng khách nợ Công ty. Phòng Kế toán tài chính (cụ thể là kế toán theo dõi công nợ) chịu trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin về khách nợ, số dư nợ và thời hạn nợ để giúp cho công tác quản lý thu hồi nợ được kịp thời. Gắn liền trách nhiệm cá nhân của các nhân viên bán hàng, người đề xuất, quyết định cho khách hàng nợ với các khoản nợ.
- Mặt khác công ty cần thường xuyên đánh giá, phân tích tuổi nợ. Qua đó, phân loại các khoản nợ trong hạn, các khoản nợ quá hạn, các khoản nợ khó đòi, các khoản nợ không đòi được để có biện pháp xử lý và trích lập dự phòng tài chính theo đúng chế độ quy định.
82
Công ty cần theo dõi công nợ theo tuổi nợ theo bảng 4.1.
Bảng 4.1. Theo dõi tuổi nợ
STT Tên đối tƣợng nợ Số tiền < 1 Năm Từ 1-2 năm Từ 2-3 năm < 3 năm
1 Công ty A 2 Công ty B 3 Công ty C 4 Công ty D
Nguồn: Đề xuất của học viên
Phải thu khác:
Các khoản phải thu khác bao gồm: phải thu tạm ứng của cán bộ, nhân viên; phải thu của các cá nhân bồi thường trách nhiệm vật chất, thu của các đơn vị không có quan hệ mua thương mại,... Công ty cần có những quy định chặt chẽ về các khoản công nợ này. Cụ thể:
- Đối với công nợ tạm ứng: Chỉ chi tạm ứng cho cán bộ, nhân viên để giải quyết công việc chung của Công ty và chỉ giải quyết cho tạm ứng khi đã trả hết số dư tạm ứng của các lần tạm ứng trước đó, tránh gây lãng phí vốn trong khi công ty đang phải đi vay vốn.
- Đối với công nợ khác: Công ty cần có biện pháp thu hồi dứt điểm số dư nợ này, đặc biệt là công nợ của một số cán bộ, nhân viên có số dư nợ đã lâu mà tiến độ trả nợ chậm. Giải pháp có thể là tính lãi suất dư nợ cao hoặc cho dừng công việc để thu hồi nợ...
- Việc đối chiếu xác nhận công nợ phải đầy đủ và tiến hành hàng tháng.