7. Bố cục của đề tài
2.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu
Đây là dịch vụ cơ bản của các cơ quan TT - TV. Dịch vụ này khá phổ biến và đƣợc sử dụng rộng rãi. Đa số NDT đều biết đến các loại dịch vụ này và sử dụng một cách có hiệu quả. Thƣ viện Hà Tĩnh bao gồm các dịch vụ sau:
2.2.1.1 Dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ
Dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ đƣợc dành cho tất cả mọi đối tƣợng bạn đọc đến thƣ viện. Dịch vụ này giúp bạn đọc khai thác tài liệu ngay tại thƣ viện,với hình thức kết hợp hai hình thức kho đóng và kho mở đã tạo sự cởi mở, linh hoạt giúp bạn đọc tìm tài liệu một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Đây là hình thức truyền thống đƣợc thực hiện từ khi thƣ viện thành lập
43
và cho đến nay vẫn đƣợc tiếp tục duy trì. Thƣ viện đã tổ chức đƣợc 4 phòng phục vụ tại chỗ là: phòng phục vụ đọc, phòng sách địa chí và sách ngoại văn, phòng báo, tạp chí, phòng phục vụ mƣợn, đọc thiếu nhi. Thời gian mở cửa phục vụ của các phòng từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, giờ phục vụ theo giờ quy định của nhà nƣớc.
Phòng phục vụ đọc
Cung cấp tài liệu đọc tại chỗ là dịch vụ mang tính truyền thống của thƣ viện Hà Tĩnh nhằm giúp NDT thoả mãn NCT của mình. Tại đây NDT có thể đƣợc đáp ứng các yêu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin trên các vật mang tin khác nhau phục vụ cho học tập và nghiên cứu khoa học. Phòng đọc có nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu của bạn đọc về việc sử dụng vốn tài liệu có trong hoặc ngoài thƣ viện thông qua các phòng: phòng đọc - tra cứu, phòng báo tạp chí, phòng thiếu nhi, phòng đọc ngoại văn - địa chí, phòng đa phƣơng tiện, phòng mƣợn và các phòng chuyên biệt khác; hƣớng dẫn tra cứu và trả lời bạn đọc các thông tin về vốn tài liệu của thƣ viện; tuyền truyền vốn tài liệu, bảo quản tài liệu; phối hợp các phòng chức năng khác tổ chức các hoạt động thƣ viện.
Phòng đọc của thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh đƣợc bố trí ở tầng 2 của thƣ viện.
Với diện tích khoảng 150m2 phòng đọc là nơi lý tƣởng để NDT tìm đến và
thỏa mãn NCT của mình. Phòng đọc đƣợc trang bị 35 bộ bàn ghế với 70 chỗ
ngồi đọc với các trang thiết bị đầy đủ. Hệ thống các trang thiết bị đƣợc trang bị đầy đủ. Phòng đƣợc trang bị 01 máy tính giúp cán bộ thƣ viện có thể kiểm soát đƣợc vốn tài liệu của mình cũng nhƣ giúp cho quá trình cung cấp tài liệu cho NDT một cách dễ dàng hơn. Phòng đƣợc trang bị hệ thống quạt, giá sách, đèn điện ánh sáng đáp ứng tiêu chuẩn của chuẩn nghiệp vụ thƣ viện. Ở phòng đọc còn có giá sách tự chọn giúp NDT tự do chọn lựa tài liệu mà mình cần. Kho tra cứu đƣợc đặt ở phòng đọc với gần 1500 cuốn gồm các bộ Bách khoa toàn thƣ, các loại từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, các loại sách quý hiếm...phục vụ những đối tƣợng tin có nhu cầu tra cứu.
44
Ngoài ra ở sảnh ngay cạnh phòng đọc, phòng mƣợn và phòng sách ngoại văn, địa chí, để phục vụ cho quá trình tra cứu thông tin thƣ viện đã đƣợc bố trí 04 máy tính giúp NDT tra cứu OPAC tìm tài liệu.
Kho tài liệu của phòng đọc 60.871 bản, bao gồm tất cả các môn ngành
tri thức nhƣ khoa học xã hội, khoa học tự nhiên, khoa học kĩ thuật, văn học,văn hóa nghệ thuật...và đây cũng là kho có đầy đủ nhất các tài liệu của thƣ viện.
Kho tài liệu đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt và tổ chức theo hình thức kho đóng. Trong những năm lại đây thƣ viện Hà Tĩnh đã ứng dụng CNTT khá tốt. Phòng đọc đã đƣợc trang bị máy quét mã vạch để có thể phục vụ NDT một cách tốt nhất. Hệ thống máy tính giúp bạn đọc có thể tra cứu tài liệu trên OPAC một cách dễ dàng. Ngoài ra bạn đọc có thể tra cứu tài liệu bằng các cuốn danh mục sách, thƣ mục giới thiệu sách mới, hoặc có thể nhờ cán bộ thƣ viện tra cứu trực tiếp ngay trên máy tính làm việc của cán bộ thƣ viện đặt tại phòng. Ở phòng đọc cán bộ thƣ viện sẽ yêu cầu bạn đọc xuất trình thẻ để kiểm tra thông tin bạn đọc cũng nhƣ tiến hành đăng kí mƣợn cho NDT thông qua hệ thống tìm thông tin, trả lời câu hỏi của bạn đọc, hƣớng dẫn bạn đọc tìm tin ở các nguồn tài liệu khác khi trong kho của thƣ viện không có tài liệu đó.
Phòng đọc là nơi lý tƣởng mà bạn đọc tìm đến với số lƣợng đông đảo nhất. Riêng đặc biệt đối với các sinh viên, học sinh trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh là đối tƣợng NDT đƣợc thƣ viện ƣu ái, quan tâm nhất. Thƣ viện đã bố trí hai giá sách tự động gồm các loại sách giáo trình, sách giáo khoa, sách tham khảo, các loại từ điển...đƣợc đặt ở ngay không gian phòng đọc giúp bạn đọc có thể tự tìm tài liệu mà mình cần để phục vụ cho nhu cầu học tập. Ngoài ra thƣ viện còn mở cửa chào đón các đối tƣợng bạn đọc ngoài thƣ viện có nhu cầu sử dụng tài liệu.
Theo nhƣ khảo sát 100 NDT tới thƣ viện thì phòng đọc đƣợc bạn đọc sử dụng nhiều nhất chiếm 88% tổng số NDT.
45 Phòng sách ngoại văn, địa chí.
Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh đã tổ chức riêng một phòng dành cho sách ngoại văn và địa chí. Phòng đƣợc tổ chức độc lập, cơ sở vật chất của phòng đƣợc trang bị đầy đủ để phục vụ cho số lƣợng bạn đọc có nhu cầu về địa chí. Tại phòng đƣợc lắp đặt một máy tính để giúp cán bộ thƣ viện có thể thao tác trên máy và thực hiện cho NDT mƣợn tài liệu mà họ cần. Việc phục vụ tại chỗ giúp cán bộ thƣ viện có thể nắm bắt đƣợc kho tài liệu của mình đồng thời có thể tìm hiểu nhu cầu của NDT để có thể bổ sung những tài liệu cần thiết phù hợp với yêu cầu tin.
Sách ngoại văn hiện tại của có 2460 bản gồm nhiều loại sách về các thứ tiếng khác nhau. Sách do Quỹ Châu Á (The Asia Foundation) tài trợ hàng năm chủ yếu là tiếng Anh, giới thiệu những vấn đề mới nhất thuộc nhiều lĩnh vực khoa học.
Sách ngoại văn đƣợc tập trung tại phòng với tất cả các tài liệu ngoại văn của thƣ viện nhƣ: Tiếng Anh có 1238 bản với số lƣợng nhiều nhất, Tiếng Nga 203 bản, Tiếng Pháp 268 bản. Sách Hán Nôm có 708 bản, luận văn, luận án có 50 cuốn. Nhìn chung thì sách bằng ngôn ngữ Tiếng Anh chiếm đa số. Đây là nơi giúp cho các bạn rèn luyện kỹ năng đọc, học ngoại ngữ và tìm hiểu thế giới.
Theo số liệu thống kê phiếu điều tra 100 NDT, cho thấy có khoảng 38% NDT thƣờng sử dụng phòng này.
Do phòng tiến hành phục vụ theo hình thức kho đóng nên bạn đọc không thể tiếp xúc trực tiếp với tài liệu và muốn mƣợn tài liệu thì phải thông qua thủ thƣ vì thế bạn đọc ít hứng thú đến thƣ viện hơn. Chính vì vậy thƣ viện có thể tham khảo hình thức phục vụ theo kho mở nhƣ một số thƣ viện tỉnh bạn.
Phòng địa chí nơi cung cấp thông tin cần thiết cho bạn đọc có nhu cầu
nghiên cứu theo chuyên đề hoặc tìm hiểu về địa phƣơng. Đặc trƣng của tài
46
có giá trị. Kho sách địa chí có khoảng 2.769 cuốn, gồm nhiều sách quý hiếm nhƣ : sách Hán Nôm, sách địa bạ, phong tục tập quán, khóa luận tốt nghiệp đại học, luận văn, luận án, tranh ảnh, bản đồ khác nhau có nội dung nói về lịch sử hình thành và phát triển kinh tế, xã hội, địa lý Hà Tĩnh. Tuy vốn tài liệu chƣa nhiều nhƣng đã đáp ứng có hiệu quả nhu cầu nghiên cứu, học tập của bạn đọc. Đối tƣợng phục vụ chủ yếu là cán bộ nghiên cứu, học tập. Bạn đọc có thể tra cứu trên máy qua phần mềm Opac để tìm tài liệu đọc tại chỗ không mƣợn về nhà. Vì vậy nên thƣ viện đã cung cấp dịch vụ sao chụp tài liệu gốc, bạn đọc có thể sao chụp tài liệu mà mình cần hoặc nếu không có
điều kiện trực tiếp đến thƣ viện thì có thể sử dụng dịch vụ này. Các tài liệu
địa chí hằng năm đƣợc bổ sung vào thƣ viện cũng đã phát huy đƣợc vai trò của mình. Tuy nhiên để tài liệu địa chí trở nên quen thuộc và phát huy tác dụng của mình thì thƣ viện Hà Tĩnh cần phải nỗ lực hơn nữa, đảm bảo cho tài liệu địa chí quay vòng đƣợc nhiều lƣợt cho bạn đọc. Có nhƣ thế thì nội dung tri thức chứa đựng trong kho tài liệu địa chí sẽ đƣợc bạn đọc địa phƣơng khai thác triệt để, NDT mới có thể tận dụng hết nguồn lực thông tin của thƣ viện. Phòng đọc thiếu nhi
Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh luôn xác định công tác phục vụ bạn đọc thiếu nhi là một trong những nhiệm vụ quan trọng, góp phần thực hiện chức năng giáo dục, đào tạo thế hệ trẻ, những chủ nhân tƣơng lai của đất nƣớc.
Để tạo một không gian thoáng mát, rộng rãi cho lứa tuổi thiếu nhi đến và mƣợn tài liệu thƣ viện đã xây dựng phòng đọc thiếu nhi kết hợp với phòng báo, tạp chí với diện tích 120m2 đƣợc bố trí ở tầng một của thƣ viện giúp các em tiện lợi, thoải mái hơn khi đến đọc sách. Nhìn chung kho sách đang ngày càng có sự phong phú hơn cả về nội dung lẫn thể loại nhƣ: truyện tranh Việt Nam và nƣớc ngoài, truyện cổ tích dân gian, truyện lịch sử, sách tham khảo các loại phục vụ học tập, sách rèn kỹ năng cho trẻ em, sách thông tin, tri thức, báo, tạp chí của thiếu niên, nhi đồng...phục vụ cho đông đảo các em học sinh đến học tập và giải trí.
47
Với mong muốn phục vụ tốt hơn nữa thƣ viện đã giành khoảng 1/4 kinh phí cho hoạt động thiếu nhi và bổ sung các loại sách báo mà các em yêu cầu. Vì vậy ngoài số sách luân chuyển thì mỗi năm còn đƣợc bổ sung thêm khoảng 2.500 bản nâng vốn tài liệu của kho sách thiếu nhi lên tới trên 36.002 bản. Tài liệu dành cho thiếu nhi chủ yếu là các loại sách màu, hình thức màu mè, đẹp đẽ để thu hút bạn đọc.
Thƣ viện tạo mọi điều kiện thuận lợi cho bạn đọc thiếu nhi đƣợc tiếp cận trực tiếp với tài liệu, thƣ viện đã bố trí sắp xếp tài liệu theo chủ đề, theo môn loại khoa học và tổ chức dƣới hình thức kho mở. Các em học sinh đến với thƣ viện đƣợc tự do lựa chọn tài liệu theo nhu cầu, sở thích không cần phải tra cứu qua máy tính hay mục lục, không phải viết lại giấy yêu cầu. Đây cũng là yếu tố giúp thu hút lƣợng các em học sinh nhiều hơn. Với lƣợng sách, báo phong phú đó, bình quân mỗi năm thƣ viện tỉnh đã phục vụ bạn đọc thiếu nhi hơn 40.032 lƣợt sách báo cho 6.672 lƣợt bạn đọc.
Với cách bày trí hấp dẫn, các loại sách tài liệu có nội dung rất phong phú về nhiều môn học. Phòng đọc thiếu nhi là nơi lý tƣởng, địa điểm tin cậy của phụ huynh yên tâm gửi gắm con em mình đến học tập và giải trí sau những giờ lên lớp mệt mỏi, căng thẳng. Tuy nhiên cũng có những hạn chế nhƣ: bảo quản kho khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ mất, dễ bị hỏng sách do bạn đọc lấy ra lấy vào nhiều, mất diện tích, hình thức không đẹp,quyển dày,mỏng, cao thấp xếp cạnh nhau.
Ngày 1 - 6 hằng năm học sinh giỏi, học sinh xuất sắc các cấp, học sinh là con em thƣơng binh, liệt sĩ đƣợc cấp thẻ miễn phí để động viên các em đọc sách. Vào mùa hè gần đây nhất thƣ viện đã tổ chức mang sách phục vụ lƣu động tại Nhà Văn hóa thiếu nhi tỉnh. Trong tƣơng lai khi thƣ viện đƣợc cấp xe phục vụ lƣu động thì hình thức phục vụ này sẽ đƣợc nhân ra nhiều địa phƣơng khác và thƣờng xuyên hơn.
Có khoảng 35% NDT trong số 100% NDT sử dụng phòng này và 25% NDT quan tâm đến phòng thiếu nhi.
48 Phòng đa phương tiện
Tài liệu đa phƣơng tiện là nhóm tài liệu mà thông tin đƣợc lƣu trữ trên các vật mang tin đặc biệt, muốn khai thác, sử dụng phải cần một số thiết bị phù hợp.Tài liệu nghe nhìn là nguồn tài liệu rất đƣợc NDT quan tâm nhất là trong thời kì bùng nổ thông tin nhƣ hiện nay, nhóm tài liệu này có giá trị không thể thay thế đƣợc.
Năm 2005 thƣ viện Quốc gia đầu tƣ cho thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh phần mềm Ilib 3.6 với trị giá 600 triệu đồng để trang bị một số máy móc và thiết bị CNTT. Thƣ viện đã tiến hành cử một số cán bộ tập huấn và đào tạo từ ISIS sang Ilib 3.6 sau một thời gian thì thƣ viện đã thành lập đƣợc phòng đa phƣơng tiện.
Phòng đa phƣơng tiện đƣợc trang bị 20 máy tính đƣa vào phục vụ NDT. Phòng đa phƣơng tiện đƣợc xây dựng nhằm mục đích phục vụ bạn đọc trong việc tra cứu, nghiên cứu, học tập, giải trí...Tuy nhiên để đánh giá một cách khách quan thì hiệu quả phục vụ phòng này còn chƣa cao.
Năm 2013 thƣ viện Hà Tĩnh đƣợc tiếp nhận 20 máy tính của quỹ Bill & Melinda Gates tài trợ. Số máy tính này đƣợc sử dụng phục vụ miễn phí cho mọi đối tƣợng bạn đọc nhằm năng cao kĩ năng sử dụng máy tính và truy cập internet để khai thác các thông tin hữu ích để phù hợp với chính cuộc sống của họ.
Tài liệu phòng đa phƣơng tiện gồm: 300 đĩa, 18 cassettes, 120 CD cho ngƣời khiếm thị để đáp ứng NCT cho NDT một cách có hiệu quả nhất.
Theo kết quả điều tra mức độ sử dụng các phòng thì có 38% NDT sử dụng phòng đa phƣơng tiện.
Phòng báo, tạp chí
Phòng báo - tạp chí là nơi cập nhật những tin tức mới nhất về tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội trong nƣớc cũng nhƣ trên thế giới. Báo - Tạp chí gồm 325 loại trong đó báo - tạp chí, 4875 cuốn. Phòng báo - tạp chí đƣợc sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái tên báo - tạp chí, rất tiện lợi cho bạn
49
đọc. Phục vụ bạn đọc theo hình thức tự chọn đọc báo - tạp chí tại chỗ, không mang về nhà. Hằng năm vào dịp tết, thƣ viện tổ chức triển lãm trƣng bày báo - tạp chí và triển lãm báo Xuân của 63 tỉnh thành trong cả nƣớc. Thƣ mục toàn văn những bài báo về những vấn đề kinh tế, văn hóa xã hội, các ngành mũi nhọn của tỉnh nhà đƣợc đăng tải lên trang web của thƣ viện đã góp phần trong công tác phục vụ có hiệu quả.
Qua phiếu điều tra trong 100% NDT thì có khoảng 65% NDT thƣờng sử dụng loại hình là báo, tạp chí khi đến thƣ viện.
Theo điều tra cho thấy có có 75% NDT đã sử dụng dịch vụ này và mức độ đáp ứng NDT tƣơng đối cao có 67% NDT đánh giá là tốt, bình thƣờng là 7% và 0% NDT đánh giá không tốt đƣợc tóm tắt qua bảng sau:
Dịch vụ cung cấp tài liệu tại
chỗ Mức độ sử dụng Ý kiến đánh giá Đã sử dụng Không sử dụng Tốt Bình thƣờng Chƣa tốt 75 (75%) 25 (28%) 67 (67%) 7 (7%) 0 (0%)
Bảng 2.5: Mức độ sử dụng và ý kiến đánh giá dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ của NDT
2.2.1.2 Dịch vụ mượn tài liệu về nhà
Bên cạnh dịch vụ đọc tại chỗ thì dịch vụ cho mƣợn tài liệu về nhà cũng đã phát huy tốt vai trò của mình nhằm thực hiện việc phục vụ tin một cách tốt nhất. Đây là dịch vụ mà NDT có thể mƣợn tài liệu về nhà để sử dụng trong