Về bản chất, tài khoản kế toán là một phƣơng pháp kế toán dùng để phản ánh và theo dõi một cách liên tục và có hệ thống từng đối tƣợng kế toán riêng biệt qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động KD của một
DN. Số liệu ghi chép trên các tài khoản là một trong những nguồn số liệu quan trọng nhất để xây dựng các chỉ tiêu khi lập các báo cáo kế toán.
Về cơ bản việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo mã trách nhiệm quản trị vẫn phải dựa trên hệ thống tài khoản kế toán đƣợc ban hành theo Quyết định 15/QĐ-BTC. Tuy nhiên, đặc điểm của KTTN là thích hợp với hệ thống quản lý có sự phân cấp và khả năng kiểm soát chi phí phát sinh của nhà quản trị trong phạm vi bộ phận của mình, vì vậy các DN cần thiết kế hệ thống tài khoản kế toán cho việc ghi chép dữ liệu theo từng trung tâm trách nhiệm để có thể trích lọc các dữ liệu lập các báo cáo nhằm đánh giá trách nhiệm quản trị của từng nhà quản lý chịu trách nhiệm cao nhất đối với từng trung tâm trách nhiệm.
Để đảm bảo đƣợc yêu cầu trên, hệ thống tài khoản cần đƣợc xây dựng chi tiết hơn các khoản chi phí, doanh thu gắn với mã số của từng trung tâm trách nhiệm nhằm giúp kế toán có thể tổng hợp đƣợc số liệu thực hiện cũng nhƣ dự toán theo từng trung tâm trách nhiệm hoặc theo từng tài khoản chi phí, doanh thu của toàn công ty . Đồng thời, đối với các tài khoản chi phí, cần phân loại và mã hóa các tài khoản này theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm phục vụ mục đích kiểm soát, phân tích chi phí, trên cơ sở đó tìm kiếm biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả nhất.
Nhƣ vậy, xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ thu thập, xử lý thông tin của KTTN nhằm lập hệ thống báo cáo trách nhiệm cho các DN cần đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Cấu trúc mã số tài khoản đƣợc xây dựng từ sự kết hợp giữa một số hiệu tài khoản với một cấp độ trách nhiệm. Chúng ta có thể xây dựng hệ thống Tài khoản có dạng:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
X X X X X X X X X X X X
Số hiệu Tài khoản Mã quản lý (QL)
Tài khoản cấp 1 Cấp 2 Mã QL 1 Mã QL 2 Mã QL 3 Mã QL
4
Theo đó:
- Nhóm thứ nhất gồm ba (hoặc bốn) ký tự số dùng để chỉ số hiệu tài khoản cấp 1 (hoặc cấp 2) thuộc hệ thống Tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định 15/QĐ- BTC. Đồng thời, chúng ta có thể thêm một ký tự B hoặc Đ vào sau nhóm thứ nhất để phân loại yếu tố chi phí đó là biến phí hay định phí.
- Nhóm thứ hai (Mã QL 1): gồm một ký tự chữ dùng để cho biết chi phí là biến
phí hay định phí.Chẳng hạn, có thể gán ký chữ B để chỉ chi phí là biến phí và ký chữ Đ để chỉ phí là định phí (chỉ dùng cho các tài khoản chi phí).
- Nhóm thứ ba (Mã QL 2): gồm một ký tự số dùng để cho biết đó là tài khoản phản ánh số thực tế phát sinh hay số dự toán. Chẳng hạn, có thể gán ký số 0 để chỉ số liệu thực tế và ký số 9 để chỉ số liệu dự toán.
- Nhóm thứ tư (Mã QL 3): gồm năm ký tự số dùng để cho biết mã trách nhiệm
của từng cấp quản trị gắn với từng trung tâm trách nhiệm.
- Nhóm thứ năm (Mã QL 4): gồm một ký tự số dùng để biểu diễn về tính kiểm soát đƣợc hay không kiểm soát đƣợc của khoản chi phí, doanh thu đối với cấp độ trách nhiệm tƣơng ứng.
Quy định mã kiểm soát: ký tự số 0 là không kiểm soát đƣợc; ký số 1 là kiểm soát đƣợc.
(Xem Phụ lục số 17: Danh mục mã số trách nhiệm quản trị).
Trên cơ sở danh mục mã trách nhiệm quản trị ở trên, có thể lập danh mục chi tiết cho các tài khoản chi phí và doanh thu theo từng trung tâm trách nhiệm với cấu trúc mã tài khoản đã thiết kế ở trên.
(Xem Phụ lục số 18: Danh mục hệ thống tài khoản kế toán trách nhiệm).