Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm đƣợc tổng hợp định kỳ trên một báo cáo kế toán trách nhiệm bộ phận (gọi tắc là báo cáo trách nhiệm). Báo cáo trách nhiệm của từng trung tâm sẽ phản ánh kết quả tài chính chủ yếu theo thực tế và theo dự toán, đồng thời chỉ ra các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán theo từng chỉ tiêu đƣợc chuyển tải trong báo cáo phù hợp với từng loại trung tâm trách nhiệm 3 .
Một hệ thống báo cáo trách nhiệm thƣờng có những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, mức độ chi tiết của thông tin trên các báo cáo sẽ khác nhau đối
với những cấp độ quản lý khác nhau. Theo đó, cấp quản lý càng thấp thì các mức độ chi tiết của các chỉ tiêu báo cáo càng nhiều; những kết quả tổng cộng từ báo cáo của một cấp quản lý sẽ đƣợc báo cáo lên cho cấp quản lý cao hơn kế tiếp. Dữ liệu đƣợc tổng hợp, chắt lọc và cô đọng khi thông tin đƣợc báo cáo lên cho những cấp độ quản lý cao hơn, hay nói một cách khác, mức độ chi tiết của các chỉ tiêu sẽ giảm dần ở cấp quản lý càng cao.
Thứ hai, mặc dù lƣợng thông tin của các báo cáo có sự biến đổi, nhƣng
những bảng báo cáo mà đƣợc phát hành dƣới một hệ thống báo cáo trách nhiệm có mối liên hệ mật thiết với nhau. Thông tin trong báo cáo ở cấp thấp sẽ mang tính giải thích, chứng minh cho các chỉ tiêu trong báo cáo ở cấp cao hơn.
Thứ ba, báo cáo phải bao gồm tất cả những chỉ tiêu doanh thu, chi phí và
lợi nhuận mà có thể xác định một cách trực tiếp hay phân bổ một cách gián tiếp đến một cấp quản lý cụ thể, điều này phải căn cứu vào tính có thể kiểm soát đƣợc hay không đối với từng chỉ tiêu cụ thể. Theo đó khi áp dụng phƣơng pháp này, cần phải có sự thận trọng khi phân tách giữa những hạng mục có thể kiểm soát đƣợc và không thể kiểm soát đƣợc để xác định rõ những hạng mục mà một nhà quản lý có thể và phải chịu trách nhiệm đối với nó 9 .
Báo cáo trách nhiệm là một bộ phận của báo cáo KTQT, do vậy trƣớc hết báo cáo kế toán trách nhiệm phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu chung của báo cáo KTQT. Ngoài ra, do tính đặc thù riêng có cũng nhƣ để phát huy đƣợc tác dụng thì báo cáo trách nhiệm phải thỏa mãn những yêu cầu cơ bản sau:
-Thứ nhất, báo cáo phải được lập và truyền đạt một cách kịp thời. -Thứ hai, báo cáo phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục. - Thứ ba, hình thức phải tương đối đơn giản, dễ hiểu và có sự so sánh.
Căn cứ vào trách nhiệm báo cáo thì hệ thống báo cáo trách nhiệm đƣợc chia thành 4 nhóm báo cáo ứng với 4 loại trung tâm trách nhiệm sau: