Các DNTM đƣợc khảo sát đều tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình Tổng công ty. Vì vậy, chúng ta có thể xác định cơ chế quản lý và sự phân cấp quản lý mang tính phổ biến cho các DNTM nhƣ sau:
XÁC ĐỊNH CÁC LOẠI TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
XÁC ĐỊNH LOẠI THÔNG TIN CẦN CUNG CẤP
LẬP CÁC BÁO CÁO CHO TỪNG TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
BƢỚC 1
BƢỚC 2
Sơ đồ 4.2: Cơ cấu tổ chức của DNTM theo mô hình Tổng công ty
Căn cứ vào tính phổ biến về tình hình tổ chức KTTN ở một số quốc gia trên thế giới, khảo sát tình hình tổ chức báo cáo đánh giá trách nhiệm quản trị tại các DNTM ở Việt Nam, tôi xin đƣợc xác lập 4 loại trung tâm trách nhiệm mang tính phổ biến sau đây: (1) Các trung tâm chi phí, (2) Các trung tâm doanh thu, (3) Các trung tâm lợi nhuận, (4)Các trung tâm đầu tư.
(1) Xác định các trung tâm chi phí:
Ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất đối với các trung tâm chi phí của Tổng công ty là PTGĐ điều hành.
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
TỔNG GIÁM ĐỐC PTGĐ KINH DOANH PTGĐ TÀI CHÍNH PHÒNG NHÂN SỰ PHÕNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH PTGĐ NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÕNG KẾ TOÁN PHÕNG QUẢN TRỊ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH PHÕNG HỆ THỐNG THÔNG TIN PTGĐ ĐIỀU HÀNH PHÕNG DỰ ÁN
Theo đặc điểm hoạt động KD các Tổng công ty thƣơng mại, chúng tôi chia trung tâm chi phí của toàn bộ Tổng công ty thành 2 nhóm sau:
*Nhóm thứ nhất: Nhóm các trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh:
Đây là các trung tâm chi phí dự toán, nhận sự ủy quyền của PTGĐ kinh doanh, Giám đốc điều hành bộ phận kinh doanh là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất đối với trung tâm chi phí này.
Theo cơ cấu tổ chức ở sơ đồ 4.2, chúng ta có thể chi tiết hóa các bộ phận thuộc khối kinh doanh nhƣ sau:
Sơ đồ 4.3: Các trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh
Theo sơ đồ 4.3, các trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh đƣợc xác định bởi 3 cấp độ sau:
- Cấp độ 1: các trung tâm chi phí ở cấp độ này đƣợc phân cấp đến từng
Khu vực tiêu thụ của Tổng công ty (gồm Khu vực 1 và Khu vực 2) và ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất trƣớc Giám đốc điều hành là Giám đốc Khu vực. Tại các khu vực có phát sinh chi phí trong quá trình bán hàng, trong đó chi phí không chỉ phát sinh ở mỗi Khu vực mà ảnh hƣởng đồng thời đến các Chi nhánh đƣợc xem là phí tổn chung của các Chi nhánh tiêu thụ (gồm 3 Chi nhánh 1, 2 và 3) và cuối kỳ phải đƣợc phân bổ đến từng Chi nhánh cụ thể.
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Khu vực 1 Chi nhánh 1 Chi nhánh 2 Khu vực 2 Chi nhánh 3 Cửa hàng 3 Chi nhánh 1 Chi nhánh 2 Chi nhánh 3
Cửa hàng 1 Cửa hàng 2 Cửa hàng 3 Cửa hàng 1 Cửa hàng 2
- Cấp độ 2: Các trung tâm chi phí đƣợc xác định chi tiết đến từng Chi nhánh tiêu thụ của mỗi Khu vực (mỗi Khu vực có 3 Chi nhánh 1, 2 và 3) và ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất trƣớc Giám đốc Khu vực là Giám đốc Chi nhánh. Đến lƣợt các Chi nhánh này cũng phải chịu một phần chi phí chung phát sinh ở Khu vực tiêu thụ cấp trên và cũng đƣợc phân bổ theo các tiêu thức thích hợp; còn những chi phí phát sinh tại mỗi Chi nhánh mà có ảnh hƣởng đồng thời đến các cửa hàng trực thuộc thì cuối kỳ phải đƣợc phân bổ đến từng cửa hàng cụ thể.
- Cấp độ 3: Bao gồm các Cửa hàng tiêu thụ của mỗi Chi nhánh tiêu thụ
(mỗi Chi nhánh có 3 cửa hàng 1, 2 và 3) và ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất về chi phí bán hàng phát sinh ở bộ phận mình trƣớc Giám đốc Chi nhánh là Cửa hàng Trƣởng. Đối từng Cửa hàng sẽ tiến hành tập hợp các chi phí bán hàng cụ thể phát sinh làm cơ sở để xác định hiệu quả kinh doanh mà các Cửa hàng chịu trách nhiệm. Cần lƣu ý rằng trong tổng chi phí bán hàng của từng cửa hàng gồm một phần là chi phí phát sinh ở tại mỗi cửa hàng và một phần là chi phí chung do Chi nhánh tiêu thụ cấp trên phân bổ đến.
Nhƣ vậy, chúng ta có thể khái quát hóa các trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh với chi tiết đến từng cấp độ bộ phận nhƣ sau:
Bảng 4.1: Xác định các trung tâm chi phí của khối kinh doanh
CẤP QUẢN LÝ NGƢỜI QUẢN LÝ TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
Khối kinh doanh Giám đốc điều hành Trung tâm chi phí khối KD
Cấp 1:
- Khu vực tiêu thụ 1 - Khu vực tiêu thụ 2 - …
Giám đốc Khu vực 1
Giám đốc Khu vực 2 Trung tâm chi phí cấp 1
Cấp 2: - Chi nhánh tiêu thụ 1 - Chi nhánh tiêu thụ 2 - Chi nhánh tiêu thụ 3 Giám đốc Chi nhánh 1 Giám đốc Chi nhánh 2 Giám đốc Chi nhánh 3
Trung tâm chi phí cấp 2
Cấp 3: - Cửa hàng tiêu thụ 1 - Cửa hàng tiêu thụ 2 - Cửa hàng tiêu thụ 3 Cửa hàng trƣởng 1 Cửa hàng trƣởng 2 Cửa hàng trƣởng 3
* Nhóm thứ 2: Nhóm các trung tâm chi phí thuộc khối quản lý:
Đây là trung tâm chi phí dự toán, bao gồm những bộ phận gián tiếp và có thể thấy rằng sự biến động chi phí của các bộ phận thuộc trung tâm chi phí này không làm ảnh hƣởng trực tiếp đến năng suất hoạt động của bộ phận kinh doanh. Các khoản chi phí phát sinh thuộc tất cả bộ phận quản lý của Tổng công ty và ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất là PTGĐ điều hành. Các bộ phận trong khối quản lý đƣợc phân cấp ở 2 cấp độ và đƣợc thể hiện quan sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.4: Các trung tâm chi phí thuộc khối quản lý DN Cấp độ 1:
- Đối với Ban quản lý tài chính: các trung tâm trách nhiệm đƣợc chi tiết
hóa đến các phòng chức năng nhƣ phòng kế toán, phòng quản trị kế hoạch – tài chính, phòng hệ thống thông tin và do PTGĐ tài chính chịu trách nhiệm trƣớc Ban TGĐ mà đại diện là PTGĐ điều hành. Chi phí quản lý phát sinh ở bộ phận này đƣợc xem là phí tổn chung của các phòng chức năng trên.
PTGĐ ĐIỀU HÀNH KHỐI QUẢN LÝ
PTGĐ TÀICHÍNH PTGĐ NHÂN SỰ - HC
Phòng kế toán
Phòng quản trị kế hoạch – tài chính
Phòng hệ thống thông tin
Phòng nhân sự
Phòng quản trị hành chính
- Đối với Ban quản lý nhân sự - hành chính: các trung tâm trách nhiệm
đƣợc phân cấp đến các phòng nhân sự, phòng quản trị hành chính và do PTGĐ nhân sự - hành chính chịu trách nhiệm trƣớc Ban TGĐ mà đại diện là PTGĐ điều hành. Các chi phí quản lý phát sinh ở bộ phận này đƣợc xem là phí tổn chung đối với các phòng chức năng này.
- Cấp độ 2: các trung tâm chi phí đƣợc phân cấp đến từng phòng chức
năng trong từng bộ phận quản lý cụ thể ở trên. Chi phí phát sinh ở các phòng chức năng gồm hai phần là phần chi phí phát sinh ở tại từng phòng chức năng và phần chi phí do bộ phận quản lý cấp trên phân bổ. Ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất trƣớc PTGĐ các ban là các giám đốc /trƣởng phòng của các phòng chức năng.
Nhƣ vậy, theo sơ đồ 4.4, các trung tâm chi phí thuộc khối quản lý đƣợc xác định nhƣ sau:
Bảng 4.2: XÁC ĐỊNH CÁC TRUNG TÂM CHI PHÍ CỦA KHỐI QLDN
CẤP QUẢN LÝ NGƢỜI QUẢN LÝ TRUNG TÂM
TRÁCH NHIỆM Khối quản lý Chánh văn phòng Tổng
công ty
Trung tâm chi phí khối quản lý
Cấp 1:
- Ban quản lý tài chính - Ban quản lý nhân sự - hành chính
PTGĐ tài chính
PTGĐ nhân sự - hành chính
Trung tâm chi phí cấp 1
Cấp 2:
- Phòng kế toán
- Phòng quản trị kế hoạch tài chính
- Phòng hệ thống thông tin - Phòng nhân sự
- Phòng quản trị hành chính
Trƣởng phòng kế toán GĐ quản trị kế hoạch - tài chính
GĐ hệ thống thông tin
GĐ nhân sự
GĐ quản trị hành chính
Trung tâm chi phí cấp 2
(2) Nhóm các trung tâm doanh thu:
Ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất của các trung tâm Doanh thu là Giám đốc kinh doanh của Tổng công ty. Doanh thu thực tế phát sinh ở bộ phận bán hàng của toàn Tổng công ty có thể đƣợc tổng kết từ các kênh bán hàng theo các Khu vực bán hàng, theo Chi nhánh bán hàng và chi tiết đến từng cửa hàng ở mỗi Chi nhánh. Sơ đồ phân chia các bộ phận của trung tâm doanh thu trong Tổng công ty có thể đƣợc cụ thể hóa theo các cấp độ sau:
Sơ đồ 4.5: Các trung tâm Doanh thu
Tƣơng tự nhƣ sự phân cấp ở trung tâm chi phí, theo sơ đồ 4.5, ta có các trung tâm doanh thu gắn với từng cấp độ quản lý và ngƣời chịu trách nhiệm ở từng cấp độ đƣợc xác định nhƣ Bảng sau: Chi nhánh 3 Khu vực 1 Chi nhánh 1 Chi nhánh 2 Khu vực 2 GIÁM ĐỐC KINH DOANH
Chi nhánh 3 Chi nhánh 1 Chi nhánh 2 Cửa hàng 3 Cửa hàng 1 Cửa hàng 2 Cửahàng 3 Cửa hàng 1 Cửa hàng 2
Bảng 4.3: Xác định các trung tâm Doanh thu
CẤP QUẢN LÝ NGƢỜI QUẢN LÝ TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
Bộ phận kinh doanh Giám đốc kinh doanh Trung tâm doanh thu của Tổng công ty Cấp 1: - Khu vực tiêu thụ 1 - Khu vực tiêu thụ 2 Giám đốc Khu vực 1 Giám đốc Khu vực 2
Trung tâm doanh thu cấp 1
Cấp 2: - Chi nhánh tiêu thụ 1 - Chi nhánh tiêu thụ 2 - Chi nhánh tiêu thụ 3 Giám đốc Chi nhánh 1 Giám đốc Chi nhánh 2 Giám đốc Chi nhánh 3
Trung tâm doanh thu cấp 2
Cấp 3: - Cửa hàng tiêu thụ 1 - Cửa hàng tiêu thụ 2 - Cửa hàng tiêu thụ 3 Cửa hàng trƣởng 1 Cửa hàng trƣởng 2 Cửa hàng trƣởng 3
Trung tâm doanh thu cấp 3
(3) Nhóm các trung tâm lợi nhuận:
Theo cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mẫu mà chúng tôi đƣa ra, Tổng Giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp trƣớc HĐQT về lợi nhuận tạo ra, đồng thời đƣợc giao thẩm quyền duyệt các chi phí liên quan đến việc tạo ra lợi nhuận đó. Nhƣ vậy, các trung tâm lợi nhuận gắn với từng cấp độ quản lý và ngƣời chịu trách nhiệm ở từng cấp độ đƣợc xác định nhƣ sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.6: Các trung tâm Lợi nhuận
- Cấp độ 1: Các trung tâm lợi nhuận của cấp độ này gồm các bộ phận nhƣ: bộ phận kinh doanh của Tổng công ty do PTGĐ kinh doanh chịu trách nhiệm về lợi nhuận tạo ra ở bộ phận mình trƣớc Tổng giám đốc; các công ty thành viên, các công ty liên doanh, liên kết và giám đốc các công ty này chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả lợi nhuận tạo ra của công ty mình phụ trách trƣớc Tổng giám đốc.
- Cấp độ 2: Các trung tâm lợi nhuận của cấp độ này gồm các bộ phận nhƣ: các Khu vực tiêu thụ thuộc thuộc bộ phận kinh doanh của Tổng công ty do Giám đốc các khu vực phụ trách và phải chịu trách nhiệm về kết quả lợi nhuận tạo ra ở bộ phận mình trƣớc PTGĐ kinh doanh.
- Cấp độ 3: Các trung tâm lợi nhuận của cấp độ này gồm các bộ phận nhƣ:
các Chi nhánh tiêu thụ thuộc thuộc Khu vực tiêu thụ do Giám đốc các Chi nhánh phụ trách và phải chịu trách nhiệm về kết quả lợi nhuận tạo ra ở khu vực của mình trƣớc Giám đốc khu vực tiêu thụ cấp trên.
TỔNG GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH CÔNG TY THÀNH VIÊN CÔNG TY LIÊN DOANH KHU VỰC 1 KHU VỰC 2 Chi nhánh 2 Chi nhánh 1 Chi nhánh 3 Chi nhánh 2 Chi nhánh 1 Chi nhánh 3
Nhƣ vậy, chúng ta có thể khái quát các trung tâm lợi nhuận của Tổng công ty với mức độ chi tiết hóa ở các cấp độ bởi bảng sau:
Bảng 4.4: Xác định các trung tâm lợi nhuận
CẤP QUẢN LÝ NGƢỜI QUẢN LÝ TRUNG TÂM TRÁCH
NHIỆM
Ban Tổng giám đốc Tổng Giám đốc Trung tâm lợi nhuận của
Tổng công ty
Cấp 1:
-Bộ phận kinh doanh của Tổng công ty
- Công ty thành viên - Công ty liên kết, liên doanh
PTGĐ kinh doanh Giám đốc công ty Giám đốc công ty
Trung tâm lợi nhuận cấp 1
Cấp 2:
- Khu vực tiêu thụ 1 - Khu vực tiêu thụ 2
Giám đốc Khu vực 1 Giám đốc Khu vực 2
Trung tâm lợi nhuận cấp 2
Cấp 3: - Chi nhánh tiêu thụ 1 - Chi nhánh tiêu thụ 2 - Chi nhánh tiêu thụ 3 Giám đốc Chi nhánh 1 Giám đốc Chi nhánh 2 Giám đốc Chi nhánh 3
Trung tâm lợi nhuận cấp 3
(4) Nhóm các trung tâm đầu tƣ:
Tùy theo sự phân cấp về quyền và trách nhiệm không chỉ đối với doanh thu, chi phí, lợi nhuận mà còn về quyền và trách nhiệm trong quyết định về vốn hoạt động và tài sản kinh doanh mà các trung tâm đầu tƣ ở mỗi DN sẽ tổ chức thành những cấp độ khác nhau. Chúng ta có thể cụ thể hóa các trung tâm đầu tƣ ở các cấp độ nhƣ sau:
Sơ đồ 4.7: Các trung tâm đầu tƣ
- Cấp độ 1: Các trung tâm đầu tƣ của cấp độ này bao gồm: Ban Tổng
giám đốc mà đại diện chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả hoạt động của bộ
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BỘ PHẬN KINH DOANH
KHU VỰC 1 BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
phận mình là PTGĐ dự án trong phạm vi quyết định về vốn đầu tƣ ở bộ phận mình mà HĐQT phân cấp; Bộ phận kinh doanh do Giám đốc dự án (đƣợc PTGĐ kinh doanh ủy quyền) và chịu trách nhiệm cao nhất trƣớc Ban Tổng giám đốc về kết quả hoạt động trong phạm vi quyết định về vốn đầu tƣ của bộ phận mình phụ trách.
- Cấp độ 2: Các trung tâm đầu tƣ của cấp độ này gồm các Khu vực tiêu thụ thuộc bộ phận kinh doanh của Tổng công ty do Giám đốc các Khu vực phụ trách và phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động tạo ra ở bộ phận mình trƣớc PTGĐ kinh doanh trong phạm vi vốn đƣợc phân cấp.
Nhƣ vậy, chúng ta có thể khái quát các trung tâm lợi nhuận của Tổng công ty với mức độ chi tiết hóa ở các cấp độ bởi bảng sau:
Bảng 4.5: Xác định các trung tâm đầu tƣ
CẤP QUẢN LÝ NGƢỜI QUẢN LÝ TRUNG TÂM TRÁCH
NHIỆM
Hội đồng quản trị Chủ tịch HĐQT Trung tâm đầu tƣ của Tổng công ty Cấp 1:
- Ban Tổng giám đốc - Bộ phận kinh doanh của Tổng công ty
PTGĐ dự án
Giám đốc dự án Trung tâm đầu tƣ cấp 1
Cấp 2:
- Khu vực tiêu thụ 1 - Khu vực tiêu thụ 2
Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2
Trung tâm đầu tƣ cấp 2
4.2.1.2 Bƣớc 2 - Xác định thông tin cần cung cấp đối với từng loại trung tâm trách nhiệm
(1) Đối với các trung tâm chi phí: * Yêu cầu thông tin chung
Các báo cáo phải cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm quản lý
và sử dụng chi phí tại các bộ phận, đơn vị có phát sinh chi phí trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc kiểm soát đƣợc của nhà quản trị cao nhất của bộ phận, đơn vị đó, đồng thời thông qua đó cũng giúp nhà quản trị có cơ sở để xem xét và có hành động cải tiến nhằm sử dụng chi phí tiết kiệm hơn, hiệu quả hơn. Theo đó thông tin cần có của trung tâm chi phí gồm:
- Thông tin về chi phí thực tế phát sinh ở từng bộ phận, đơn vị thuộc trung tâm và đƣợc báo cáo dƣới hình thức chi phí khác nhau nhƣ theo yếu tố, theo công dụng kinh tế, theo mức độ hoạt động (biến phí, định phí), …
- Thông tin về chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí định mức, dự toán ở từng bộ phận, đơn vị trực thuộc trung tâm nhƣ chi phí giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, ….
- Thông tin về nguyên nhân gây ra sự biến động từng loại chi phí ở từng