nhiệm
(1) Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí:
* Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh
Các trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh là trung tâm chi phí dự toán, đó là chi phí bán hàng phát sinh ở các cấp sau: cấp thấp nhất là ở các Cửa hàng tiêu thụ thuộc khu vực tiêu thụ và ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất là các Cửa hàng trƣởng; cấp kế tiếp là ở các Khu vực tiêu thụ thuộc Chi nhánh tiêu thụ và ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất là Giám đốc khu vực; cấp tiếp theo là các Chi nhánh tiêu thụ thuộc khối kinh doanh và các Giám đốc Chi nhánh là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất đối với bộ phận này trƣớc Giám đốc điều hành Ban kinh doanh. Và Giám đốc điều hành khối kinh doanh là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất đối với trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh trƣớc PTGĐ điều hành.
Theo sự phân cấp quản lý nhƣ trên, chúng ta có thể khái quát mối liên hệ các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh nhƣ sau:
(Xem Phụ lục số 4: Mối liên hệ giữa các báo cáo trách nhiệm của các trung
tâm chi phí dự toán (khối kinh doanh).
Ngoài ra, tùy theo nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản trị cấp trên mà các bộ phận còn phải lập các báo cáo chi tiết và báo cáo phân tích về biến động chi phí bán hàng phát sinh ở bộ phận mình.
(Xem Phụ lục số 5: Báo cáo phân tích biến động chi phí bán hàng).
* Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí thuộc khối quản lý
Đối với khối quản lý, báo cáo trách nhiệm là những báo cáo thuộc trung tâm chi phí dự toán, gồm chi phí QLDN phát sinh ở các cấp đƣợc trình bày từ thấp đến cao nhƣ sau: cấp các phòng chức năng nhƣ phòng kế toán, phòng quản trị kế hoạch – tài chính, phòng kỹ thuật, phòng kiểm tra chất lƣợng, phòng hệ thống thông tin, phòng nhân sự, phòng quản trị hành chính và ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất về chi phí QLDN phát sinh ở các phòng là các Trƣởng phòng; cấp các Ban chức năng nhƣ Ban quản lý tài chính do PTGĐ tài chính chịu trách nhiệm, Ban quản lý kỹ thuật do PTGĐ kỹ thuật chịu trách nhiệm và Ban quản lý
nhân sự - hành chính do PTGĐ nhân sự - hành chính chịu trách nhiệm trƣớc PTGĐ điều hành của Tổng công ty.
Với cách phân cấp nhƣ trên, chúng ta có thể khái quát mối quan hệ giữa các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí thuộc khối QLDN đƣợc trình bày nhƣ sau:
(Xem Phụ lục số 6: Mối liên hệ giữa các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí dự toán (khối QLDN).
Ngoài ra, tùy theo nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý cấp trên mà các bộ phận thuộc khối quản lý có thể tiến hành báo cáo chi tiết cũng nhƣ báo cáo phân tích sự biến động của các chi phí quản lý phát sinh ở bộ phận mình.
(Xem Phụ lục số 7: Báo cáo phân tích biến động chi phí quản lý doanh nghiệp).
Cuối cùng, căn cứ vào báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí khối kinh doanh và khối quản lý, PTGĐ điều hành sẽ chịu trách nhiệm báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch toàn bộ chi phí KD trong kỳ của Tổng công ty lên Tổng giám đốc. Mẫu biểu báo cáo này có thể thực hiện nhƣ sau:
Bảng 4.6: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí
Thời gian: (năm, quý, tháng)
Đơn vị tính: Bộ phận chi phí Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch TH/KH Đánh giá biến động Mức Tỷ lệ (%) I. Bộ phận kinh doanh 1.Chi nhánh 1 2.Chi nhánh 2
II.Bộ phận quản lý chung
1. Ban quản lý tài chính 2. Ban quản lý nhân sự
(2) Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm doanh thu
Tƣơng tự nhƣ trung tâm chi phí, trong thực tế, mức độ chi tiết theo các cấp độ quản lý doanh thu sẽ thùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của DN. Ở đây chúng tôi sẽ minh họa hình thức các báo cáo của các trung tâm doanh thu theo các cấp độ quản lý từ thấp đến cao của Tổng công ty cụ thể nhƣ sau:
(Xem Phụ lục số 8: Mối liên hệ giữa các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm doanh thu).
Ngoài ra, chúng ta còn có thể lập báo cáo chi tiết doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng tiêu thụ, đơn vị tiêu thụ, … và chi tiết các chỉ tiêu nhằm xác định doanh thu thuần tạo ra từ sản phẩm hoặc từng đơn vị, bộ phận tiêu thụ cụ thể, đồng thời phân tích chung các khoản mục chi phí tƣơng ứng trong việc tạo ra doanh thu cho đơn vị (có thể phân thành chi phí trong sản xuất và chi phí ngoài sản xuất) để thấy đƣợc hiệu quả sử dụng từng loại chi phí tham gia tạo ra doanh thu trong kỳ.
Các báo cáo chi tiết doanh thu, phân tích chung các chi phí có thể thực hiện theo mẫu sau:
- Báo cáo chi tiết doanh thu.
- Báo cáo phân tích các khoản mục chi phí trong mối quan hệ với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(Xem Phụ lục số 9: Một số báo cáo phân tích của trung tâm doanh thu).
(3) Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm lợi nhuận
Mối liên hệ giữa các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm lợi nhuận có thể khái quát nhƣ sau:
(Xem Phụ lục số 10: Mối liên hệ giữa các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm lợi nhuận).
Các báo cáo trách nhiệm về lợi nhuận của các bộ phận đƣợc trình bày cụ thể qua các mẫu sau:
- Báo cáo lợi nhuận (theo phương pháp trực tiếp). - Báo cáo lợi nhuận (theo phương pháp toàn bộ).
Ngoài ra, đối với từng bộ phận có thể tiến hành lập các báo cáo chi tiết lợi nhuận theo đơn vị tiêu thụ (Chi nhánh/Khu vực/Cửa hàng), theo thị trƣờng tiêu thụ (thị trƣờng xuất khẩu/thị trƣờng nội địa), theo sản phẩm tiêu thụ (sản phẩm A/sản phẩm B), báo cáo về tình hình thực hiện giá vốn hàng bán, báo cáo tình hình thực hiện hàng tồn kho,… và điều này tùy thuộc vào nhu cầu thông tin quản lý về lợi nhuận của từng DN cụ thể. Mặt khác, tùy theo nhu cầu sử dụng thông tin của từng DN, mà các trung tâm lợi nhuận còn phải lập các báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận, báo cáo phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến lợi nhuận tiêu thụ sản phẩm nhƣ khối lƣợng tiêu thụ, giá vốn hàng bán, giá bán, chi phí ngoài sản xuất, kết cấu mặt hàng tiêu thụ (trƣờng hợp tiêu thụ nhiều loại sản phẩm) của bộ phận mình đƣợc phân cấp và chịu trách nhiệm quản trị về lợi nhuận phát sinh. Sau đây là một số báo cáo phân tích:
- Báo cáo lợi nhuận bộ phận.
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch giá vốn hàng bán. - Báo cáo tình hình thực hiện hàng tồn kho.
- Báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận.
- Báo cáo phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận tiêu thụ sản phẩm.
(Xem phụ lục số 12: Một số báo cáo phân tích của trung tâm lợi nhuận ).
(4) Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm đầu tƣ
Nội dung và hình thức trình bày báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ giống nhƣ báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận. Tuy nhiên, để đánh giá chính xác và toàn diện kết quả của trung tâm đầu tƣ thì báo cáo cần thể hiện các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ theo từng cấp mà sự phân quyền trong việc quyết định vốn đầu tƣ của mỗi cấp đƣợc giao nhƣ tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ _ ROI, lãi thặng dƣ _ RI.
Căn cứ vào nội dung xác định các trung tâm đầu tƣ của Tổng công ty ở Bảng 4.6, chúng ta xác định mối liên hệ giữa các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm đầu tƣ trong Tổng công ty nhƣ sau:
(Xem Phụ lục số 13: Mối liên hệ giữa các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm đầu tƣ).
Ngoài ra, các bộ phận của trung tâm đầu tƣ còn phải thực hiện một số báo cáo khác nhƣ báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận, báo cáo phân tích hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ trong việc tạo ra lợi nhuận toàn DN thông qua các chỉ tiêu ROI, RI, Báo cáo phân tích các chỉ số tài chính, Báo cáo phân tích các chỉ số cổ phiếu, … Sau đây là 4 báo cáo cụ thể:
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận. - Báo cáo phân tích hiệu quả sử dụng vốn đầu tư. - Báo cáo phân tích các chỉ số tài chính.
- Báo cáo phân tích các chỉ số cổ phiếu.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 4
Hệ thống kế toán trách nhiệm đóng vai trò rất quan trọng trong việc thu thập và phân tích thông tin phục vụ việc ra quyết định cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Kế toán trách nhiệm thực hiện chức năng kiểm soát, đánh giá trách nhiệm và thành quả hoạt động của các bộ phận, cá nhân góp phần thúc đẩy việc hoàn thành mục tiêu chung của đơn vị.
Trong giai đoạn nền kinh tế nƣớc ta chuyển mình mạnh mẽ để hội nhập với nền kinh tế thế giới, Các DNTM không thể không đối mặt với những thách thức không những về tiền vốn, kỹ thuật, con ngƣời mà còn cả về công tác quản trị doanh nghiệp, mà trong đó, kế toán trách nhiệm đóng vai trò hết sức cơ bản: cung cấp thông tin để các nhà quản trị ra quyết định đúng đắn, kịp thời và đạt hiệu quả cao.
Để đạt đƣợc kết quả cao trong kinh doanh, các nhà quản trị trong các DNTM nhất thiết phải xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm hoàn chỉnh, phù hợp với mô hình hoạt động của mình. Việc xây dụng hệ thống kế toán trách nhiệm cần đƣợc tiến hành theo 3 bƣớc:
Bước 1: Xác định các trung tâm trách nhiệm. Bước 2: Xác định loại thông tin cần cung cấp Bước 3: Tổ chức các báo cáo trách nhiệm.
Trong quá trình xây dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, các DNTM cần bám sát các quan điểm, các tiêu chí phù hợp với chủ trƣơng, chính sách pháp luật của Nhà nƣớc, mô hình, đặc điểm hoạt động của tổng công ty, trình độ tổ chức quản lý và năng lực của đội ngũ cán bộ của mình, bảo đảm bắt kịp xu thế hội nhập với kế toán quốc tế và thỏa mãn yêu cầu của bài toán chi phí – hiệu quả.
CHƢƠNG 5: NHỮNG GIẢI PHÁP KỸ THUẬT HỖ TRỢ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG CÁC DNTM Ở VN 5.1 Lập dự toán cho từng trung tâm trách nhiệm:
Việc phân chia các trung tâm trách nhiệm, phân cấp quản lý trong DN đƣợc thực hiện phải đƣợc thực hiện gắn liền với việc giao các chỉ tiêu kế hoạch đối với từng đơn vị, bộ phận. Điều này đƣợc xác lập thông qua các dự toán thu – chi, kết quả hoạt động đối với từng trung tâm trách nhiệm và từng bộ phận trong DN.
Qua xem xét các định nghĩa và chức năng cơ bản của các trung tâm trách nhiệm và sau khi đã tìm hiểu về hệ thống dự toán, tôi có thể thiết lập các dự toán tƣơng ứng với các trung tâm trách nhiệm trong DNTM nhƣ sau:
Bảng 5.1: Các dự toán của từng trung tâm trách nhiệm
Các trung tâm trách nhiệm Các dự toán đƣợc lập tƣơng ứng Trung tâm chi phí
- Trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh - Trung tâm chi phí thuộc khối quản lý
- Dự toán chi phí bán hàng - Dự toán chi phí QLDN
Trung tâm doanh thu - Dự toán giá bán
- Dự toán tiêu thụ
Trung tâm lợi nhuận - Dự toán giá vốn hàng bán
- Dự toán lợi nhuận
Trung tâm đầu tƣ
- Dự toán hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ - Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh - Dự toán cân đối tài sản – nguồn vốn - Dự toán các chỉ số cổ phiếu
Sau đây là biểu mẫu của một số dự toán cụ thể:
(1) Dự toán tiêu thụ.
(2) Dự toán chi phí bán hàng . (3) Dự toán chi phí QLDN. (4) Dự toán giá vốn hàng bán.
(5) Dự toán lợi nhuận (theo phương pháp toàn bộ). (6) Dự toán lợi nhuận (theo phương pháp trực tiếp).
(7) Dự toán hiệu quả sử dụng vốn đầu tư. (8) Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh. (9) Dự toán các chỉ số cổ phiếu
(Xem phụ lục số 15: Phƣơng pháp lập dự toán cho các trung tâm trách
nhiệm)
5.2 Tổ chức công tác kế toán phù hợp với việc thu thập thông tin để lập hệ thống KTTN hệ thống KTTN
5.2.1 Xây dựng các loại sổ sách kế toán phù hợp
Nhƣ tôi đã trình bày ở trên, cơ sở số liệu để lập hầu hết các báo cáo trách nhiệm là các sổ chi tiết chi phí, doanh thu, đặc biệt các báo cáo thƣờng có 2 cột số liệu: kỳ thực hiện và kỳ kế hoạch nhằm để đánh giá mức độ thực hiện so với dự toán hoặc để tính chêch lệch giữa số liệu kỳ thực hiện so với kỳ kế hoạch nhằm phân tích các biến động về doanh thu, chi phí cũng nhƣ các chỉ tiêu cần báo cáo. Mặt khác, các báo cáo lợi tức có thể đƣợc trình bày trên cơ sở tách chi phí thành biến phí và định phí nhằm đánh giá chính xác phần đóng góp của các bộ phận vào lợi tức chung của toàn công ty. Do vậy, ngoài việc sử dụng hệ thống sổ chi tiết đƣợc ban hành theo Quyết định 15/QĐ-BTC, các DNTM cần thiết kế thêm một số sổ kế toán để theo dõi chi tiết các khoản chi phí, doanh thu cả kỳ thực hiện và kỳ kế hoạch; riêng các khoản chi phí cần theo dõi theo cách ứng xử chi phí. Tôi xin đƣợc đề nghị DN cần thiết kế và sử dụng một số sổ chi tiết nhằm phục vụ lập các báo cáo trách nhiệm sau đây:
(1) Sổ chi tiết chi phí bán hàng. (2) Sổ chi tiết chi phí QLDN. (3) Sổ chi tiết giá vốn hàng bán. (4) Sổ chi tiết doanh thu.
(Xem phụ lục số 16: Các sổ kế toán chi tiết)
5.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán theo mã trách nhiệm quản trị
Về bản chất, tài khoản kế toán là một phƣơng pháp kế toán dùng để phản ánh và theo dõi một cách liên tục và có hệ thống từng đối tƣợng kế toán riêng biệt qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động KD của một
DN. Số liệu ghi chép trên các tài khoản là một trong những nguồn số liệu quan trọng nhất để xây dựng các chỉ tiêu khi lập các báo cáo kế toán.
Về cơ bản việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo mã trách nhiệm quản trị vẫn phải dựa trên hệ thống tài khoản kế toán đƣợc ban hành theo Quyết định 15/QĐ-BTC. Tuy nhiên, đặc điểm của KTTN là thích hợp với hệ thống quản lý có sự phân cấp và khả năng kiểm soát chi phí phát sinh của nhà quản trị trong phạm vi bộ phận của mình, vì vậy các DN cần thiết kế hệ thống tài khoản kế toán cho việc ghi chép dữ liệu theo từng trung tâm trách nhiệm để có thể trích lọc các dữ liệu lập các báo cáo nhằm đánh giá trách nhiệm quản trị của từng nhà quản lý chịu trách nhiệm cao nhất đối với từng trung tâm trách nhiệm.
Để đảm bảo đƣợc yêu cầu trên, hệ thống tài khoản cần đƣợc xây dựng chi tiết hơn các khoản chi phí, doanh thu gắn với mã số của từng trung tâm trách nhiệm nhằm giúp kế toán có thể tổng hợp đƣợc số liệu thực hiện cũng nhƣ dự toán theo từng trung tâm trách nhiệm hoặc theo từng tài khoản chi phí, doanh thu của toàn công ty . Đồng thời, đối với các tài khoản chi phí, cần phân loại và mã hóa các tài khoản này theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm phục vụ mục đích kiểm soát, phân tích chi phí, trên cơ sở đó tìm kiếm biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả nhất.
Nhƣ vậy, xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ thu thập, xử lý thông tin của KTTN nhằm lập hệ thống báo cáo trách nhiệm cho các DN cần đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Cấu trúc mã số tài khoản đƣợc xây dựng từ sự kết hợp giữa một số hiệu tài