L ỜI MỞ ĐẦU
5. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng
2.2.2.1. Trình tự bán hàng
- Bán xuất khẩu trực tiếp (sản phẩm cửa xếp và tấm nhựa PP):
Khách hàng gửi đơn đặt hàng qua mail hoặc fax của công ty, căn cứ vào đơn đặt hàng bộ phận kinh doanh sẽ lập hợp đồng xuất khẩu do hai bên ký kết, tiến hành sản xuất theo hợp đồng.
Đến thời hạn giao hàng trên hợp đồng xuất khẩu, bộ phận kho lập phiếu xuất kho gồm 3 liên: Liên 1: phòng kế toán lưu, Liên 2: giao cho bộ phận kinh doanh, Liên 3: Giao cho xe chuyển hàng của công ty giữ để kiểm tra số lượng hàng, sau khi giao hàng đến cảng thì nộp lại cho phòng kế toán lưu.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, bộ phận kế toán lập hóa đơn GTGT và mở tờ khai hải quan. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: 3 liên đều lưu tại phòng kế toán lưu không giao cho khách hàng vì xuất khẩu chỉ dùng Invoice (Hóa Đơn). Công ty sẽ gửi tờ khai hải quan điện tử đến hệ thống cơ quan hải quan, sau khi cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra và phân luồng. Sau đó, công ty được nhận Luồng xanh (Miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, lô hàng được chấp nhận thông quan) từ hệ thống cơ quan hải quan là công ty đã được thông quan, công ty in ra và mang theo khi chuyển hàng.
Công ty thường bán theo giá CIF (Cost, Insurance And Freight – Giá bán, bảo hiểm và cước phí) là giá thanh toán của công ty đã bao gồm giá bán của sản phẩm, cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm. Thông thường bảo công ty sẽ mua bảo hiểm hàng xuất khẩu trước ngày giao hàng trên hợp đồng xuất khẩu 3 ngày hoặc 4 ngày (Thường mua của Công ty TNHH Bảo Hiểm Tổng Hợp GROUPAMA Việt Nam). Đồng thời công ty sẽ thuê tàu và trả cước phí vận tải hàng xuất khẩu cho Công ty TNHH MTV Tiếp Vận và Phân Phối Phương Đông. Bên cạnh đó còn phát sinh các khoản phí như: phí làm bộ form D và phí giao nhận hàng hóa sẽ thuê Công ty TNHH TM – DV Hiệp Tiến Thành; phí dịch vụ bến bãi THC, phí chứng từ, phí Seal, phí Surreder sẽ thuê Công ty TNHH Giao Nhận Quốc Tế Gia Nguyễn…
Công ty thường chuyển hàng ở Cảng Cát Lái (Số 1295B, Nguyễn Thị Định, phường Cát Lái, Quận 2, TP.HCM), hàng sẽ được chuyển đến cảng theo thỏa thuận của khách hàng. Ngày giao hàng, xe chuyển hàng của công ty sẽ chuyển hàng hóa đến cảng kèm theo phiếu xuất kho và tờ khai hải quan. Hàng hóa được chuyển lên container và người
nhận thông báo hàng được thông quan thì tại thời điểm này kế toán ghi nhận là hàng đã xác định tiêu thụ và ghi nhận doanh thu, tài khoản đối ứng doanh thu sẽ là TK 131.
Hàng để tại cảng, sau 1 ngày đến 2 ngày, khi cơ quản hải quan cung cấp Bill Of Lading (Vận Đơn) thì hàng mới được chuyển đi đến cảng thỏa thuận theo hợp đồng. Bill Of Lading (Vận Đơn) này, công ty chuyển kèm theo bộ chứng từ gửi cho bên mua.
Bộ chứng từ gồm: Invoice (Hóa Đơn), Packing List (Danh Mục Hàng), Bill Of Lading (Vận Đơn), Certificate Of Origin (Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng), Insuarance (Chứng Từ Bảo Hiểm), Sales Contract (Hợp Đồng Mua Bán) sẽ được chuyển phát nhanh đến khách hàng theo 2 thỏa thuận (tùy thuộc vào khách hàng):
• Thỏa thuận 1: Hàng và bộ chứng từ đến cùng lúc tại cảng nhận hàng để bên mua kiểm tra khi nhận hàng,
• Thỏa thuận 2: Bộ chứng từ về sau 3 ngày hoặc 4 ngày khi bên mua đã nhận hàng. Sau khi nhận hàng, bên mua sẽ thanh toán cho công ty theo 2 hình thức Điện chuyển tiền (TT – Telegraphic Transfer Remittance) trả chậm 60 ngày hay Thư tín dụng (L/C – Letter of Credit) (các thủ tục Điện chuyển tiền và Thư tín dụng đều do bên mua thực hiện) hay thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng (tùy theo thỏa thuận). Khi tiền được chuyển, công ty nhận giấy báo có từ ngân hàng vào tài khoản thì kế toán phản ánh Nợ 112/Có 131.
- Bán xuất khẩu tại chỗ (tấm nhựa PP):
Khách hàng gửi đơn đặt hàng qua mail hoặc fax của công ty, căn cứ vào đơn đặt hàng bộ phận kinh doanh sẽ lập hợp đồng xuất khẩu do hai bên ký kết, tiến hành sản xuất theo hợp đồng.
Đến thời hạn giao hàng trên hợp đồng xuất khẩu, bộ phận kho lập phiếu xuất kho gồm 3 liên: Liên 1: phòng kế toán lưu, Liên 2: giao cho khách hàng (gửi cho doanh nghiệp nhập khẩu tại chỗ), Liên 3: Giao cho bộ phận kho lưu.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, bộ phận kế toán lập hóa đơn GTGT và mở tờ khai hải quan. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: liên 1 và liên 3 lưu tại phòng kế toán lưu, liên 2 giao cho khách hàng (gửi cho doanh nghiệp nhập khẩu tại chỗ). Công ty sẽ gửi tờ khai xuất khẩu tại chỗ, hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT.
Bộ chứng từ: Invoice (Hóa Đơn), Packing List (Danh Mục Hàng), Certificate Of Origin (Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng), Sales Contract (Hợp Đồng Mua Bán) cơ quan hải
quan. Sau khi được cơ quan hải quan cấp phép xuất khẩu tại chỗ thì đến thời điểm giao hàng, công ty tiến hành xuất khẩu tại chỗ.
Đến ngày giao hàng, công ty chuyển hàng hóa đến doanh nghiệp nhập khẩu trong nước (theo thỏa thuận trong hợp đồng) kèm theo Tờ khai và bộ chứng từ xuất khẩu tại chỗ, Hợp đồng mua bán (bằng Tiếng Việt) và Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho. Khi doanh nghiệp nhập khẩu kiểm kê và nhận hàng thì kế toán ghi ghi nhận là hàng đã xác định tiêu thụ và ghi nhận doanh thu, tài khoản đối ứng doanh thu sẽ là TK 131.
Bên mua (Doanh nghiệp nhận xuất khẩu tại chỗ) sẽ thanh toán cho công ty Điện chuyển tiền (TT – Telegraphic Transfer Remittance) trả chậm 60 ngày (các thủ tục Điện chuyển tiền đều do bên mua thực hiện) thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng. Khi tiền được chuyển, công ty nhận giấy báo có từ ngân hàng vào tài khoản thì kế toán phản ánh Nợ 112/Có 131.
- Bán trong nước (mặt hàng cửa xếp):
Chủ yếu bán hàng số lượng nhỏ nên không lập biên bản giao nhận: khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc gửi đơn đặt hàng qua mail, căn cứ vào đơn đặt hàng bộ phận kho lập phiếu xuất kho gồm 3 liên: Liên 1: phòng kế toán lưu, Liên 2: giao cho khách hàng, Liên 3: Giao cho bộ phận kho lưu. Căn cứ vào phiếu xuất kho bộ kế toán lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1 và liên 3: phòng kế toán lưu; liên 2 giao cho khách hàng. Bộ phận kho sẽ xuất kho hàng hóa và hóa đơn GTGT liên 2 giao cho khách hàng; thu tiền tại chỗ bằng tiền mặt. Kế toán xác nhận tiêu thụ và ghi nhận doanh thu, phản ánh doanh thu đối ứng với TK 111.
- Bán trong nước (tấm nhựa PP):
Phần lớn bán hàng số lượng lớn và ở các tỉnh xa nên doanh nghiệp sẽ lập biên bản giao nhận để có sự ràng buộc giữa xe chuyển hàng (do bên mua đến nhận) với doanh nghiệp và xe chuyển hàng với bên nhận hàng. Trình tự bán hàng tương tự bán hàng trong nước của cửa xếp. Nhưng đến thời điểm giao hàng, bộ phận kho lập thêm biên bản giao nhận. Bộ phận kho sẽ xuất kho hàng hóa kèm Hóa đơn GTGT liên 2, Phiếu xuất kho liên 2 và biên bản giao nhận giao cho khách hàng. Thời điểm giao hàng lên xe của khách hàng, kế toán ghi nhận là hàng đã xác định tiêu thụ và ghi nhận doanh thu, tài khoản đối ứng doanh thu sẽ là TK 131. Sau khi nhận hàng, bên mua sẽ thanh toán cho công ty theo 2 hình thức Điện chuyển tiền (TT – Telegraphic Transfer Remittance) trả chậm 60 ngày
(các thủ tục Điện chuyển tiền đều do khách hàng làm) thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng. Khi nhận giấy báo có của ngân hàng thì kế toán giảm nợ tăng TGNH.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu bán hàng phát sinh được ghi nhận vào TK 511 ‘Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ’.
2.2.2.3. Chứng từ sử dụng, sổ sách và trình tự hạch toán
Chứng từ sử dụng: Hợp Đồng Mua Bán, Hóa Đơn GTGT, Giấy Báo Có, Phiếu Thu, Invoice (Hóa Đơn), Packing List (Danh Mục Hàng), Bill Of Lading (Vận Đơn), Certificate Of Origin (Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng), Insuarance (Chứng Từ Bảo Hiểm), Sales Contract (Hợp Đồng Mua Bán)…
Ví dụ 1 (Bán xuất khẩu): Bán cho Công ty Astino Marketing SDN BHN (Malaysia): - Bộ chứng từ xuất khẩu (Xem Phụ Lục 1.1 đến Phụ lục 1.5).
- Hóa đơn GTGT số 0006599 ngày 07/03/2014 tổng giá trị xuất khẩu 26.235 USD và Giấy báo Có ngày 23/04/2014 (thu tiền cho nhiều hóa đơn).
• Theo Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014: Hóa đơn GTGT được sử dụng cho cả hai trường hợp bán xuất khẩu (tại chỗ và trực tiếp) và trong nước.
• Theo Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài, xuất khẩu tại chỗ áp dụng mức thuế suất thuế GTGT 0%.
Ví dụ 2 (Bán số lượng lớn, thu tiền ngay):
Bán cho Công ty TNHH Kiến Thuận theo: Hóa đơn GTGT số 0006718 ngày 25/03/2014 tổng giá trị hàng bán 17.600.000đ và Phiếu thu số 05/PT/T03.
Ví dụ 3 (Bán xuất khẩu tại chỗ): Bán cho Công ty Sedo Camping (Korea)
- Hợp đồng mua bán số 01/DH-SD/2014 đã ký ngày 14/03/2014 (Xem Phụ Lục 1.6). - Hóa đơn GTGT số 0006732 ngày 27/03/2014 (xuất bán theo hợp đồng cho Công ty Sedo Camping (Korea), khi bán thì xuất khẩu tại chỗ cho công ty TNHH Sedovina ở 176, Dương Quảng Hàm, P.05, Q. Gò Vấp, TP.HCM, doanh nghiệp này sẽ tiếp tục sản xuất, giao công và xuất khẩu cho Công ty Sedo Camping (Korea).
- Giấy báo ngày 29/04/2014, thu tiền bìa nhựa PP Cololymer theo hóa đơn GTGT số 0006732 với tổng giá thanh toán là 518.827.680đ (tỷ giá 21.070 VND/USD). Hợp đồng mua bán (số 01/DH-SD/2014 ngày 14/03/2014).
Ví dụ 4 (Bán cho khách lẻ):
Bán cho Công ty TNHH SX TM Tiến Thịnh theo: Hóa đơn GTGT số 0006611 ngày 10/3/2014 với tổng giá thanh toán 4.421.340đ và Phiếu thu số 02/PT/T03.
Căn cứ các chứng từ ở các ví dụ kế toán ghi Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ, Sổ cái:
- Thực tế doanh nghiệp chỉ mở Sổ chi tiết các TK loại 1, 2, 3, 4; chưa mở Sổ chi tiết các TK loại 5, 6, 7, 8, 9. Các sổ sách như Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ, Sổ cái của các TK không ghi đơn vị tính (mặc định đơn vị tính là VNĐ).
CHỨNG TỪ GHI SỔ THÁNG 03/2014 (Trích) Ghi Có Tài Khoản: 511
Chứng từ DIỄN ĐẠT Tài khoản đối ứng Số tiền
SH NT
1 2 3 4 5
533 07/03 Xuất khẩu cửa cho ASTINO MARKETING SDN BHD
- Cửa 31’’x 82’’ 131 358.453.440
- Cửa 35’’x 82’’ 131 190.270.620
…… …… ………. ………. ………
10/03 Bán tấm PP cho Cty TNHH SX TM Tiến Thịnh 111 4.019.400
…… …… ………. ………. ………
25/03 Bán cửa xếp cho Cty TNHH Kiến Thuận 111 16.000.000
27/03 Xuất khẩu tại chỗ tấm PP cho SEDO CAMPING CO., LTD
131 172.663.488
131 345.326.976
Sổ Chứng Từ Ghi Sổ TK 511 Tháng 3/2014 xem Phụ Lục 3.1 và 3.2.
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ (Trích) Tháng 03 Năm 2014
Chứng từ ghi sổ SỐ TIỀN Chứng từ ghi sổ SỐ TIỀN
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
…………... ……… ………. ………. ………….. ……….
521 31/03/2014 16.000.000 529 31/03/2014 4.019.400
…………... ……… ………. ……… ………….. ……….
527 31/03/2014 1.845.463.037 531 31/03/2014 17.374.039.681
Sổ Đăng Ký Chứng Từ tháng 03/2014 xem Phụ Lục 4.
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 (Trích) THÁNG 3/2014 Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn Giải TK đối
ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng NỢ CÓ NỢ CÓ 1 2 3 4 5 6 7 8 9
31/03/2014 521 31/03/2014 Doanh thu cửa xếp thu tiền mặt 111 16.000.000
………….. …… …………. ……… ……… …… …………... … …...
527 Doanh thu cửa xếp phải thu khách hàng 131 1.845.463.037
………….. …… …………. ……… ……… …… …………... … ……
31/03/2014 529 31/03/2014 Doanh thu tấm PP thu tiền mặt 111 4.019.400 31/03/2014 531 31/03/2014 Doanh thu tấm PP phải thu khách hàng 131 17.374.039.681 Sổ Cái TK 511 Tháng 3/2014 xem Phụ Lục 5.1.
Công ty không tính thuế xuất khẩu với các trường hợp xuất khẩu hàng hóa.
2.2.3. Kế toán hàng bán bị trả lại 2.2.3.1. Tài khoản sử dụng
Thực tế, công ty phát sinh khoản giảm trừ doanh thu liên quan đến hàng bán bị trả lại được ghi nhận vào tài khoản 531 ‘Hàng bán bị trả lại’. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán thực tế công ty không sử dụng.
Mô tả về trình tự trả lại hàng bán xuất khẩu: Kết thúc bán hàng hóa cho khách hàng, có phát sinh hàng hóa không theo yêu cầu trong hợp đồng, khách hàng gửi gmail để xác nhận trả hàng cho công ty, thì bộ phận kinh doanh sẽ nhận mail và báo cáo cho Giám đốc xem xét. Sau khi đã xem xét, Giám đốc đồng ý duyệt nhận lại số hàng bị trả lại thì bộ phận kế toán mở tờ khai nhập khẩu, các khoản cước phí vận chuyển và thuê tàu chở hàng về sẽ do công ty chịu. Khách hàng sẽ mở tờ khai xuất khẩu để trả số hàng về cho công ty. Công ty sẽ chuyển khoản trả lại số tiền dựa trên số hàng hóa đã bị trả cho khách hàng (Công ty chỉ nhận hàng bán trả lại bán xuất khẩu, hàng bán trong nước thì không nhận).
Ví dụ 5: Hàng bán bị trả lại trong tháng 3 phát sinh gồm chứng từ: - Tờ Khai Hải Quan Điện Tử (xem Phụ Lục 1.7).
- Thỏa Thuận Trả Hàng số 01/DH-SK/2013 ngày 27/12/2013. - Phiếu Nhập Kho số 108/T03/2014 ngày 18/03/2014.
Căn cứ các chứng từ ở ví dụ kế toán ghi Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ, Sổ cái: - Chứng Từ Ghi Sổ TK 155 (xem Phụ Lục 3.4).
CHỨNG TỪ GHI SỔ THÁNG 03/2014 Ghi Nợ Tài Khoản: 531
Chứng từ DIỄN ĐẠT Tài khoản
đối ứng
Số tiền
SH NT
1 2 3 4 5
177 18/03/2014 Số tiền 13,342.20 USD còn phải thanh toán cho SAKAI CHEMICAL INDUSTRY CO,. LTD do trả lại hàng bán theo TK nhập khẩu số 37 DD 13/03/2014 (TK xuất 116436 DD 29/11/2013), HĐ 01/DH-SK/2013 DD ngày 27/12/2013
331 280.666.519
CHỨNG TỪ GHI SỔ THÁNG 03/2014 Ghi Có Tài Khoản: 531
Chứng từ DIỄN ĐẠT Tài khoản
đối ứng
Số tiền
SH NT
1 2 3 4 5
174 18/03/2014 Kết chuyển hàng bán bị trả lại làm giảm doanh thu bán hàng TK nhập khẩu số 37 DD 13/03/2014 (TK xuất 116436 DD 29/11/2013), HĐ 01/DH-SK/2013 DD ngày 27/12/2013
511 280.666.519
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ (Trích) Tháng 3 năm 2014
Chứng từ ghi sổ SỐ TIỀN Chứng từ ghi sổ SỐ TIỀN
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
…………... ……… ………. …………... ……… ……….
174 18/03/2014 280.666.519 177 18/03/2014 280.666.519
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 531 THÁNG 3/2014 Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn Giải TK đối
ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng NỢ CÓ NỢ CÓ 1 2 3 4 5 6 7 8 9
31/03/2014 174 18/03/2014 Kết chuyển hàng bán bị trả lại làm giảm doanh thu bán hàng TK nhập khẩu số 37 DD 13/03/2014 (TK xuất 116436 DD 29/11/2013), HĐ 01/DH-SK/2013 DD ngày 27/12/2013
511 280.666.519
31/03/2014 177 18/03/2014 Số tiền 13,342.20 USD còn phải thanh toán cho SAKAI CHEMICAL INDUSTRY CO,. LTD do trả lại hàng bán theo TK nhập khẩu số 37 DD 13/03/2014 (TK xuất 116436 DD 29/11/2013), HĐ 01/DH-SK/2013 DD ngày 27/12/2013
331 280.666.519