Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty là những chi phí liên quan đến việc quản lý kinh doanh phát sinh tại doanh nghiệp bao gồm: chi phí lương Ban giám đốc, chi phí văn phòng, chi phí tiếp khách, chi phí khấu hao….
2.2.5.1 Tài khoản, Chứng từ sử dụng
1. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có các tài khoản cấp 2, cấp 3 ( Phụ lục 01: Hệ thống tài khoản tại công ty) Tài khoản liên quan:111, 112, 131, 331….
2. Chứng từ sử dụng, luân chuyển chứng từ
Bảng thanh toán lương, bảng phân bổ bảo hiểm xã hội, hóa đơn văn phòng phẩm, hóa đơn viễn thông, hóa đơn ăn uống tiếp khách, bảng khấu hao tài sản cố định… Đối với những chứng từ phát sinh từ nội bộ Công ty do kế toán lập như bảng lương, bảng khấu hao… sau khi chuyển cho Ban giám đốc xem xét và ký nhận, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh vào các sổ liên quan đến tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp
Đối với những hóa đơn, chứng từ phát sinh ngoài doanh nghiệp như hóa đơn tiền điện, hóa đơn viễn thông…căn cứ vào số tiền phải trả trên hóa đơn, kế toán lập phiếu chi nếu trả bằng tiền mặt, ủy nhiệm chi nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng. Từ tháng 1/2014 đến tháng 6/2014, các nghiệp vụ phát sinh đều được chi trả bằng tiền mặt. Do đó, chứng từ làm cơ sở phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp là phiếu chi và hóa đơn đính kèm tương ứng.
Nghiệp vụ 1. Ngày 10/2/2014, chi tiền chi phí tiếp khách theo phiếu chi PC1- 14020012 số tiền 14.380.000 đồng (Xem phụ lục 17: Phiếu chi PC1 – 14020012) Nghiệp vụ 2. Ngày 11/2/2014, chi tiền chi phí tiếp khách theo phiếu chi PC1- 14020017, số tiền 9.040.000 đồng (Xem phụ lục 18: Phiếu chi PC1 – 14020012 Căn cứ phiếu chi, chứng từ đi kèm, kế toán hạch toán lên sổ như sau:
Nợ TK 642801 14.380.000
Có TK 1111 14.380.000 Nợ TK 642801 9.040.000
Có TK 1111 9.040.000
Với tài khoản 642, đầu tiên căn cứ chứng từ đi kèm, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính. Phần mềm xử lý số liệu phản ánh lên Chứng từ ghi sổ (xem phụ lục 13: chứng từ ghi sổ số 02) . Từ chứng từ ghi sổ, phần mềm kế toán phản ánh lên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (xem phụ lục 03: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ), sổ cái chi tiết (xem phụ lục 19: sổ cái chi tiết TK 642801) tình hình chi phí quản lý doanh nghiệp trong 6 tháng đầu năm.
Cuối tháng, khóa sổ tìm ra tổng số tiền của các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có trên Sổ cái tổng hợp
Ngày 30/6/2014, kế toán lên sổ cái tổng hợp theo dõi toàn bộ chi phí trong kỳ 6 tháng đầu năm 2014 (xem phụ lục 20: Sổ cái tổng hợp TK 642)