Phòng kinh doanh:
- Phòng kinh doanh nhận Đơn đặt hàng từ khách hàng, sau đó sẽ duyệt đơn đặt hàng, nhập liệu và lập Hợp đồng kinh tế (4 liên): 1 liên lưu, 1 liên chuyển đến Phòng Kế toán, và 2 liên gửi Khách hàng ( nếu thời hạn trên hợp đồng hết hạn thì Phòng Kinh doanh sẽ lập thêm Phụ lục hợp đồng)
- Khách hàng chấp nhận thanh toán và thanh toán tiền
- Lập Giấy đề nghị xuất Hóa đơn GTGT gửi đến phòng Kế toán Phòng kế toán:
- Nhận được thông báo khách hàng đã trả tiền
- Kế toán doanh thu kiểm tra, xét duyệt rồi lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên ( 1liên lưu, 1 liên nội bộ, 1 liên đỏ) . Liên đỏ sẽ chuyển cho khách hàng. Photo 1 liên chuyển cho Vận chuyển xuống Kho nhận hàng.
Bộ phận kho: Nhận hóa đơn Photo, lập phiếu xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán doanh thu nhập dữ liệu vào phần mềm ePacific. Theo trình tự được cài sẵn, máy tính sẽ tự động xử lý số liệu để ghi vào Chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ, thông tin sẽ được ghi vào Sổ cái tổng hợp các tài khoản liên quan như TK 511, 131…và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Đồng thời, từ các chứng từ gốc thông qua khai báo chi tiết máy tính cũng tự xử lý số liệu ghi vào Sổ cái chi tiết các tài khoản có liên quan như Sổ cái chi tiết TK 511, 131…
Cuối kỳ (hoặc bất cứ thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện các bút toán khóa sổ trên máy vi tính để lập các Báo cáo. Máy tính sẽ tự xử lý số liệu từ Sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh và Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó theo chương trình cài đặt sẵn, số liệu được xử lý để lập Báo cáo tài chính.
Cuối kỳ, các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết sẽ được in đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về ghi chép và lưu trữ sổ sách kế toán.