Khi nhận được phiếu đề nghị chi tiền hay các chứng từ hợp lệ khác thì kế toán sẽ lập Phiếu chi trình lên kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt kèm theo những chứng từ gốc có liên quan đến việc chi trên.Thủ quỹ chi tiền dựa trên chữ kí của cấp trên sau đó chuyển bộ chứng từ và phiếu chi sang kế toán nhập dữ liệu vào máy.
Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật lên chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái chi tiết, Sổ cái tổng hợp tương ứng.
2.2.4.3 Các nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 1. Ngày 14/2/2014 Chi tiền quảng cáo Hợp đồng số 61, ngày 30/10/2013 số tiền 10.000.000 đồng theo PC1- 140200028. (xem Phụ luc 10: phiếu chi PC1- 14020028)
Nghiệp vụ 2. Ngày 14/2/2014 Chi tiền quảng cáo Hợp đồng số 61, ngày 30/10/2013 số tiền 9.090.909 đồng theo phiếu chi PC1- 140200028. (Xem phụ lục 11: Phiếu chi PC1- 14020028)
Nghiệp vụ 3. Ngày 15/2/2014 Chi tiền chi phí bán hàng - hạ bãi 759.091 đồng theo phiếu chi PC1- 14020033 (Xem phụ lục 12: Phiếu chi PC1- 14020033)
Căn cứ vào các hóa đơn, kế toán hạch toán các nghiệp vụ và nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính. 1. Nợ TK 64172 10.000.000 Có TK 1111 10.000.000 2. Nợ TK 64172 9.090.909 Có TK 1111 9.090.909 3. Nợ TK 64173 759.091 Có TK 1111 759.091
Theo lập trình sẵn, máy tính xử lý và ghi dữ liệu vào chứng từ ghi sổ (xem Phụ lục 13:chứng từ ghi sổ 02) và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (xem Phụ lục 03: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ). Để theo dõi chi tiết chi phí bán hàng, phần mềm phản ánh lên Sổ Cái chi tiết (xem phụ lục 14: sổ cái chi tiết TK 64172, phụ lục 15: sổ cái chi tiết TK 64173)
Cuối tháng (quý, kỳ kế toán), căn cứ vào các chứng từ ghi sổ và sổ cái Chi tiết, kế toán phản ánh lên Sổ cái tổng hợp để theo dõi toàn bộ chi phí đã phát sinh trong tháng. Ngày 30/6/2014, kế toán lên sổ tổng hợp TK 641 ( xem Phụ lục 16: sổ cái tổng hợp 641).