Cđ̀n làm cho ĐNCV nhđ̣n thức đđ̀y đủ vợ̀ vai trò, chức năng của họ trong các cơ quan Bự̀. Làm cho họ hiợ̉u rằng trợn cơ sở làm từ́t những vị trí, vai trò, chức năng đó thì họ có thợ̉ hoàn thành từ́t nhiợ̣m vụ được giao. Vđ́n đợ̀ này chúng từi đã nợu ở chương 1.
Nự̀i dung mà ĐNCV cđ̀n nhđ̣n thức là mừ́i liợn hợ̣ giữa hoạt đự̀ng quản lý của cđ́p trợn với sự từ̉ chức thực hiợ̣n và triợ̉n khai vợ̀ chuyợn mừn, nghiợ̣p vụ trong các cơ quan. Bợn cạnh đó nhđ́t thiợ́t phải làm cho ĐNCV hiợ̉u rõ vợ̀ thực trạng năng lực của họ cũng như những đòi hỏi cđ́p bách của sự nghiợ̣p cải cách đừ̉i mới giáo dục hiợ̣n nay. Chính vì thợ́ mà họ thđ́y cđ̀n thiợ́t phải nđng cao năng lực đang thiợ́u cho bản thđn mình.
Vụ trưởng các cơ quan cđ̀n phải kợ́t hợp nhiợ̀u hình thức tuyợn truyợ̀n khác nhau. Có thợ̉ thừng qua hình thức tuyợn truyợ̀n tại các hự̀i thảo, các buừ̉i sinh hoạt và hướng dđ̃n khi tiợ́n hành cừng viợ̣c cụ thợ̉. Có thợ̉ mời chuyợn gia đợ́n đợ̉ nói chuyợ̣n. Có thợ̉ từ̉ chức thừng qua viợ̣c xđy dựng tủ sách quản lý,
tạp chí chuyợn ngành,… Hướng dđ̃n anh chị em tiợ́p xúc với hợ̣ thừ́ng các quan điợ̉m vợ̀ vai trò của quản lý đói với sự phát triợ̉n. Xđy dựng nợ̀n nợ́p, thói quen đọc sách báo, viợ́t các bản thu hoạch. Từ̉ chức cho họ có cơ hự̀i đợ̉ trình bày, trao đừ̉i những thu hoạch đó trước tđ̣p thợ̉ nhằm khẳng định nhđ̣n thức của mình.
Khi nào tri thức biợ́n thành kỹ năng hoạt đự̀ng đợ̉m lại thành quả thì nó sẽ có giá trị thuyợ́t phục mạnh mẽ nhđ́t. Điợ̀u đó có nghĩa là khi nào ta xđy dựng được những cá nhđn điợ̉n hình, những tđ́m gương sinh đự̀ng vợ̀ “người từ́t viợ̣c từ́t” đợ̉ tuyợn truyợ̀n thì khi đó biợ̣n pháp nđng cao nhđ̣n thức của chúng ta mới thực sự có giá trị thực tiợ̃n. Các biợ̣n pháp tuyợn truyợ̀n, giáo dục, thuyợ́t phục đòi hỏi phải tiợ́n hành thường xuyợn, liợn tục đặc biợ̣t trước yợu cđ̀u cải cách đừ̉i mới giáo dục và những ảnh hưởng xđ́u của mặt trái của cơ chợ́ thị trường như hiợ̣n nay. Bởi vđ́n đợ̀ nđng cao năng lực cho ĐNCV là mự̀t yợu cđ̀u chủ yợ́u cđ́p bách của sự nghiợ̣p cải cách đừ̉i mới giáo dục của chúng ta hiợ̣n nay.
Tđ́t cả những hình thức tuyợn truyợ̀n đó nhằm làm cho mừ̃i ĐNCV đợ̀u có ý thức quyợ́t tđm nđng cao năng lực cho bản thđn. Có được như vđ̣y thì tđ́t cả những biợ̣n pháp khác mới có thợ̉ phát huy được hiợ̣u quả.
Cùng với viợ̣c xác định mự̀t nhđ̣n thức đúng đắn, cđ̀n trang bị cho ĐNCV các cơ quan Bự̀ những tri thức cơ bản vợ̀ phương pháp nđng cao năng lực cho ĐNCV. Trợn cơ sở đó hình thành của họ là những kỹ năng cđ̀n thiợ́t cho viợ̣c thực hiợ̣n và triợ̉n khai các chức năng, nhiợ̣m vụ của mọi thành viợn. Giúp cho ĐNCV biợ́t cách vươn lợn đợ̉ trao đừ̉i vợ̀ chuyợn mừn, nghiợ̣p vụ dưới nhiợ̀u hình thức khác nhau.
3.2.2 Biợ̣n pháp 2: Nđng cao năng lực kợ́ hoạch hóa cho ĐNCV của văn phòng3.2.2.1 Mục đích 3.2.2.1 Mục đích
càng có hiợ̣u quả hoạt đự̀ng vợ̀ viợ̣c thực hiợ̣n và triợ̉n khai đừ́i với lĩnh vực giáo dục thì ĐNCV là mự̀t phđ̀n giúp cho CBQL điợ̀u chỉnh và góp phđ̀n vào các vụ viợ̣c của các cơ quan được nđng cao năng lực kợ́ hoạch hóa.
Các vụ trưởng muừ́n nđng cao chđ́t lượng của cừng tác kợ́ hoạch liợn quan đợ́n chuyợn mừn, nghiợ̣p vụ của các cơ quan vụ thì phải làm cho các cơ quan phòng hiợ̉u rõ các chủ trương liợn quan đợ́n hoạt đự̀ng của mọi cừng vụ ĐNCV. Làm cho các cơ quan phòng có khả năng hiợ̉u rõ thực trạng của các ngạch mà họ được giao. Biợ́t cách thức mà các ngạch cđ̀n đạt được. Sức mạnh của cơ quan phòng là sức mạnh từ̉ng hợp của các thành viợn nhằm thực hiợ̣n các mục tiợu đợ̀ ra. Vụ trưởng phải làm thợ́ nào đợ̉ giúp cho các cơ quan phòng có khả năng dựa mọi hoạt đự̀ng của các ngạch vào kợ́ hoạch. Đó là điợ̀u kiợ̣n đđ̀u tiợn đảm bảo cho hoạt đự̀ng từ̉ chức thực hiợ̣n và triợ̉n khai của mọi ngạch nhằm đạt được mục tiợu chung của các cơ quan trực thuự̀c Bự̀.
Viợ̣c nđng cao năng lực làm kợ́ hoạch của ĐNCV nhằm giúp cho các cơ quan cđ́p phòng thì quan tđm đợ́n mọi thành viợn hoặc mọi ngạch. Xđy dụng từ́t kợ́ hoạch cho mọi hoạt đự̀ng của từng thành viợn trong cơ quan phòng, ý thức được những mục tiợu trọng tđm, đảm bảo cho kợ́ hoạch thực sự đi trước và các phương tiợ̣n hữu hiợ̣u trong cừng tác nđng cao năng lực thực hiợ̣n và triợ̉n khai vợ̀ chuyợn mừn, nghiợ̣p vụ cho ĐNCV các cơ quan trọng Bự̀.
3.2.2.2 Nự̀i dung
Các cơ quan phòng là tđ̣p thợ̉ lao đự̀ng đặc biợ̣t. Trong đó người lao đự̀ng chính là những ĐNCV có sự tương đừ̀ng vợ̀ chuyợn mừn đào tạo. Họ vừa thực hiợ̣n cừng viợ̣c chuyợn mừn, nghiợ̣p vụ, vừa tham gia giải quyợ́t những mục tiợu chung của các cơ quan phòng. Cái đặc biợ̣t nhđ́t ở đđy là chính tđm huyợ́t, trí tuợ̣, nhđn cách của họ trở thành sức mạnh lao đự̀ng chủ yợ́u. Vì thợ́, cừng tác kợ́ hoạch phải gắn với tính đặc thù của các cơ quan cđ́p phòng.
Người quản lý cđ́p vụ phải làm thợ́ nào đợ̉ cho các phòng nắm được các vđ́n đợ̀ chung của các cơ quan quản lý cđ́p vụ, biợ́t cách đợ̉ biợ́n những chủ
trương của cđ́p trợn thành hoạt đự̀ng thực tiợ̃n của đơn vị mình. Hướng dđ̃n cho các cơ quan phòng và các thành viợn đợ̀u biợ́t mình cđ̀n phải làm gì và làm thợ̉ nào đợ̉ thực hiợ̣n mục tiợu chung của cơ quan phòng. Hướng dđ̃n cho cơ quan phòng xác định được hợ̣ thừ́ng những chuđ̉n vợ̀ mức đự̀ hoàn thành nhiợ̣m vụ của đơn vị mình. Điợ̀u đó có nghĩa là giúp cho các cơ quan phòng biợ́t cách chuyợ̉n hóa kợ́ hoạch của từng chuyợn mừn, nghiợ̣p vụ của cđ́p vụ thành kợ́ hoạch của các phòng và kợ́ hoạch của mừ̃i thành viợn trong các cơ quan phòng.
Như đã xác định ở chương 1, nự̀i hàm cơ bản của năng lực kợ́ hoạch hóa là những kỹ năng xđy dựng kợ́ hoạch hoạt đự̀ng của cơ quan phòng. Chính vì vđ̣y, nự̀i dung của các biợ̣n pháp nđng cao năng lực kợ́ hoạch hóa là nđng cao các kỹ năng xđy dựng kợ́ hoạch.
Dựa trợn cơ sở phát huy điợ̉m mạnh, khắc phục điợ̉m yợ́u mà chúng ta đã chỉ ra khi nghiợn cứu vợ̀ thực trạng năng lực kợ́ hoạch hóa của các cơ quan cđ́p phòng cũng như các biợ̣n pháp mà cơ quan quản lý cđ́p vụ đã tiợ́n hành đợ̉ bừ̀i dưỡng nđng cao năng lực cho họ ở chương 2, dưới đđy chúng từi xin đợ̀ xuđ́t những biợ̣n pháp mà các cơ quan quản lý cđ́p vụ tiợ́n hành nđng cao năng lực cho ĐNCV hoặc các cơ quan phòng.
3.2.2.3 Cách thực hiợ̣n
a).Từ̉ chức bừ̀i dưỡng các chủ trương đường lừ́i của Đảng, chính sách của Nhà nước liợn quan đợ́n hoạt đự̀ng cho ĐNCV.
Ở chương 2, chúng ta đã biợ́t hđ̀u hợ́t ĐNCV trong các cơ quan phòng phải có khả năng nắm bắt các chủ tương đường lừ́i của Đảng, chính sách của cđ́p trợn là những căn cứ liợn quan đợ́n hoạt đự̀ng của đơn vị mình, cũng như xác đinh cừng viợ̣c thứ bđ̣c ưu tiợn của các mục tiợu trong hợ̣ thừ́ng mục tiợu đó. Có được điợ̀u đó là do ngay từ đđ̀u năm, người quản lý cđ́p vụ đã triợ̉n khai những hướng dđ̃n vợ̀ chủ trương của các vụ tới các phòng. Đđy là những
phòng nắm được chủ trương thì mới có thợ̉ xác định đúng mục tiợu phđ́n đđ́u của các đơn vị cho phù hợp với mục tiợu chung của các cơ quan. Đó là điợ̉m mđ̃u chừ́t đặc biợ̣t quan trọng trong viợ̣c lđ̣p kợ́ hoạch hoạt đự̀ng. .
b).Hướng dđ̃n kỹ năng xác định kợ́ hoạch, các thứ bđ̣c ưu tiợn và phđn tích cừng viợ̣c được giao cho ĐNCV
Viợ̣c này giừ́ng như ta muừ́n đi đợ́n đích thì trước hợ́t phải biợ́t mình đang ở đđu? Các cơ quan phòng muừ́n xđy dựng kợ́ hoạch thì phải nắm vững thực trạng của mừ̃i cừng viợ̣c của thành viợn. Cơ quan phòng làm từ́t điợ̀u này thì ngay từ đđ̀u người quản lý cđ́p vụ cđ̀n phải quan tđm hướng dđ̃n các cơ quan cđ́p phòng cách thức nắm bắt và phđn tích thực trạng hoạt đự̀ng của phòng. Thực ra quy trình quản lý có tính chđ́t như những “vòng xoáy ừ́c” mà vòng sau phải cao hơn vòng trước. Điợ̀u này trong các cơ quan có nghĩa là viợ̣c đánh giá thực trạng phải bắt đđ̀u từ cuừ́i năm hoạt đự̀ng trước. Trong quá trình từ̉ng kợ́t thực hiợ̣n cừng viợ̣c năm trước, người quản lý cđ́p phòng phải được ý thức được những vđ́n đợ̀ đặt ra cho năm tới là chu trình quản lý tiợ́p theo. Có thợ̉ hướng dđ̃n các cơ quan phòng cách phđn tích thực trạng tiợu biợ̉u. Chẳng hạn phương pháp phđn tích Swot. Nự̀i dung cơ bản của phương pháp này là dựa trợn cơ sở hiợ̉u rõ thực trạng những điợ̉m mạnh, khắc phục điợ̉m yợ́u, tđ̣n dụng thời cơ, hạn chợ́ nguy cơ. Ví dụ, tđ̣n dụng cơ hự̀i đđ̀u tư vợ̀ trang thiợ́t bị, tài liợ̣u và các chương trình bừ̀i dưỡng cho các cơ quan Bự̀, biợ́t dựa vào lực lượng tiợ́n bự̀, có năng lực trong cơ quan phòng đợ̉ đđ̉y mạnh hoạt đự̀ng bừ̀i dưỡng thường xuyợn cho ĐNCV đợ̉ nđng cao hiợ̣u quả đừ̉i mới. Người quản lý cđ́p vụ cđ̀n khắc phục tình trạng mự̀t sừ́ đừ́i với các cơ quan phòng vợ̀ vđ́n đợ̀ chưa thực sự coi trọng viợ̣c nắm bắt thực trạng dđ̃n đợ́n tình trạng những mục tiợu đợ̀ ra cao quá hoặc thđ́p quá so với khả năng của phòng. Các biợ̣n pháp thực hiợ̣n khừng dựa trợn cơ sở chính là phát huy nự̀i lực của các cơ quan.
Kợ́t hợp giữa viợ̣c nắm được chủ trương đường lừ́i của Đảng, chính sách và pháp luđ̣t của Nhà nước liợn quan và viợ̣c hiợ̉u được thực trạng hoạt đự̀ng của phòng sẽ biợ́t cách sắp xợ́p thứ bđ̣c ưu tiợn của các mục tiợu mà cơ quan cđ̀n thực hiợ̣n. Từ đó, đđ̀u tư với thời gian và các biợ̣n pháp chỉ đạo tương ứng đợ̉ thực hiợ̣n từ́t, tạo bước đự̀t phá cho các mục tiợu đợ̀ ra.
c).Hướng dđ̃n kỹ năng cụ thợ̉ hóa mục tiợu bằng hợ̣ thừ́ng những tiợu chí có thợ̉ đo lường được vợ̀ lượng cũng như có thợ̉ đánh giá được vợ̀ chđ́t.
Mự̀t trong những kỹ năng yợ́u nhđ́t hiợ̣n nay ở các phòng là vđ́n đợ̀ làm thợ́ nào đợ̉ cụ thợ̉ hóa mục tiợu bằng hợ̣ thừ́ng những tiợu chí có thợ̉ đo lường được vợ̀ lượng cũng như có thợ̉ đánh giá được vợ̀ chđ́t. Theo tìm hiợ̉u thực tợ́, vđ́n đợ̀ này thường được người quản lý cđ́p vụ rđ́t quan tđm. Vì nó có tác dụng giúp cho mừ̃i thành viợn hình dung được rõ các mục tiợu tham gia thiợ́t kợ́ chđ́t lượng và hiợ̉u rõ cách đợ̉ đạt được mục tiợu chđ́t lượng. Đừ̀ng thời giúp các phòng có cơ sở kiợ̉m soát được quá trình thực hiợ̣n mục tiợu. Đợ̉ giúp cho các cơ quan phòng làm từ́t viợ̣c này, người quản lý cđ́p vụ cđ̀n phải quan tđm hướng dđ̃n các cơ quan phòng biợ́t gắn mục tiợu phđ́n đđ́u với quá trình hoạt đự̀ng của từng đơn vị, của từng cá nhđn, với những sản phđ̉m mà hoạt đự̀ng của đơn vị sẽ đạt được. Những sản phđ̉m đó có thợ̉ là giờ làm viợ̣c được theo thang đánh giá giờ làm viợ̣c. Là kợ́t quả thực hiợ̣n cừng viợ̣c của mừ̃i thành viợn trong năm. Là những viợ̣c đã làm, kợ́t quả dược nđng cao năng lực chuyợn mừn, nghiợ̣p vụ, là những quy định, nợ̀n nợ́p mà đơn vị xđy dựng được. Là những danh hiợ̣u thi đua mà cá nhđn và đơn vị phđ́n đđ́u đợ̉ được vụ cừng nhđ̣n, vv… Trong đó, có những tiợu chuđ̉n chung đã được các phòng quy định, cđ̀n được áp dụng cụ thợ̉ vào điợ̀u kiợ̣n hoàn cảnh cụ thợ̉ của cơ quan đơn vị. Có những tiợu chí riợng mà cơ quan cđ́p phòng phải xđy dựng bằng trí tuợ̣ của tđ̣p thợ̉ qua nhiợ̀u lđ̀n sửa đừ̉i, hoàn chỉnh cho phù hợp với những yợu cđ̀u cải cách đừ̉i mới giáo dục.
d). Hướng dđ̃n kỹ năng xác định hợ̣ thừ́ng mục tiợu phđ́n đđ́u cho ĐNCV
Đợ̉ giúp các cơ quan quản lý cđ́p phòng phát huy cừng viợ̣c thì có sự tham gia của các đơn vị, các thành viợn. Cơ quan quản lý cđ́p vụ cđ̀n quan tđm hướng dđ̃n ĐNCV các cơ quan phòng trực thuự̀c phđn chia hợ̣ thừ́ng mục tiợu của phòng thành mục tiợu phđ́n đđ́u của từng đơn vị, từng cá nhđn. Ví dụ mục tiợu của cơ quan phòng đặt ra là ĐNCV thực hiợ̣n trưởng phòng, phó phòng chỉ ra cụ thợ̉ đơn vị nào? cừng vụ nào? Phđn cừng cho ai làm viợ̣c này ? dùng thời gian bao nhiợu? Giúp cho các đơn vị biợ́t mình cđ̀n làm gì đợ̉ đạt được mục tiợu đợ̀ ra. Từ đó mới có thợ̉ phát huy tính chủ đự̀ng sự nừ̃ lực của các thành viợn thực hiợ̣n mục tiợu chung đã đợ̀ ra.
e). Hướng dđ̃n kỹ năng xđy dựng các giải pháp trao đừ̉i, phừ́i hợp các phòng ban liợn quan nhằm thực hiợ̣n mục tiợu chung của các cơ quan Bự̀
Các cơ quan phòng đóng vai trò là cơ sở hạt nhđn. Uy tín của các trưởng phòng là điợ̀u kiợ̣n tiợn quyợ́t đợ̉ người trưởng phòng thực hiợ̣n từ́t vai trò quản lý của mình nhằm xđy dựng mừ̃i phòng thành mự̀t tđ̣p thợ̉ đoàn kợ́t nhđ́t trí cho các cơ quan vụ. Trước hợ́t vụ trưởng phải hướng dđ̃n viợ̣c rèn luyợ̣n nđng cao năng lực. Phđ̉m chđ́t đợ̉ khừng ngừng nđng cao uy tín cho các ban trưởng phòng vì ho là những người làm viợ̣c gắn chặt nhđ́t cùng ĐNCV. Hơn nữa, hướng dđ̃n làm cho họ biợ́t làm thợ́ nào xđy dựng các giải pháp trao đừ̉i phừ́i hợp và các mừ̃i quan hợ̣ trong các cơ quan phòng. Trưởng phòng phải tự nó có sức sừ́ng từ bợn trong trợn cơ sở mừ̃i phòng đợ̀u có tinh thđ̀n hợp tác với nhau trong mừ̃i hoạt đự̀ng. Kỹ năng trao đừ̉i phừ́i hợp và hợp tác với nhau trong cuự̀c sừ́ng là những yợu cđ̀u nhđ́t thiợ́t phải có mự̀t người chia sẻ với cự̀ng đừ̀ng của mình và càng trở nợn quan trọng khi cự̀ng đừ̀ng đó là cự̀ng đừ̀ng của các nhà giáo dục. Chính vì vđ̣y, vụ trưởng cđ̀n giúp cho các trưởng phòng biợ́t cách hướng dđ̃n ĐNCV trao đừ̉i, phừ́i hợp và hợp tác với nhau trong hoạt đự̀ng của các cơ quan. Ngoài nhóm chính thức là các nhóm khừng chính thức hình thành do sở thích, thói quen và các nhu cđ̀u hoạt đự̀ng khác
thường gđy ra. Đừi khi do tính tự phát mục tiợu hoạt đự̀ng của các nhóm này mđu thuđ̃n với nhau tạo nợn sự cản trở viợ̣c thực hiợ̣n các mục tiợu chung của cơ quan. Vụ trưởng cđ̀n hướng dđ̃n các cơ quan phòng quan tđm kịp thời, nắm bắt, và giải quyợ́t hợp lý đợ̉ điợ̀u chỉnh mục tiợu hoạt đự̀ng của các nhóm khừng chính thức mừ̃i khi mục tiợu của nó mđu thuđ̃n với mục tiợu chung của cơ quan.
Đợ̉ xđy dựng mừ́i đoàn kợ́t, mừi trường thiợ̣n chí ĐNCV trong cơ qua cđ̀n có những hiợ̉u biợ́t vợ̀ tđm lý con người, vợ̀ những nhu cđ̀u của các cơ quan, có khả năng giúp cho mọi người hiợ̉u vợ̀ nhau. Điợ̀u đó tạo điợ̀u kiợ̣n đợ̉ mừ̃i thành viợn thợ̉ hiợ̣n và phát huy được những phđ̉m chđ́t năng lực của mình trong cừng viợ̣c chung của cơ quan. Cũng thừng qua đó, họ hiợ̉u biợ́t nhiợ̀u hơn vợ̀ các thành viợn khác và vợ̀ từ̉ chức của mình đó là cơ sở trao đừ̉i, pừ́i hợp với nhau của ĐNCV.
3.2.3 Biợ̣n pháp 3: Nđng cao năng lực từ̉ chức thực hiợ̣n cho ĐNCV của văn phòng văn phòng