2.3.3.1. Về mục tiêu, chiến lược, chính sách bán hàng của công ty
Hoạt động thiết lập chiến lược, mục tiêu, các chính sách bán hàng của Công ty Cổ phần Toyota Vinh được thực hiện bởi chính phòng Bán hàng.Các chiến lược được đề ra mang tính chất khái quát, mới chỉ dùng lại ở các bước chính, chưa đi sâu vào cụ thể. Về phần mục tiêu định hướng cho các chiến lược, thì công ty mới chỉ đề ra hai mục tiêu chính: tăng doanh số bán và tăng cao lợi nhuận. Điều này là dễ hiểu vì hoạt động kinh doanh là mong muốn bán được nhiều hàng và thu về được nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu công ty chỉ đề ra hai mục tiêu chính như thế này thì sẽ rất dễ bị ảnh hưởng trước các đối thủ cạnh tranh trong ngành.
Chính sách bán hàng của công ty bao gồm chính sách về giá cả và các biện pháp hỗ trợ cho hoạt động xúc tiến bán.Hai trong những yếu tố quan trọng đặc biệt quyết định lượng sản phẩm tiêu thụ của mỗi doanh nghiệp là giá cả và chính sách giá cả. Với chức năng là đại lí tiêu thụ do TMV cung cấp, TVC không thể sử dụng chính sách giá cả linh hoạt, nhạy bén trong công tác tiêu thụ. TVC phải tuân thủ mốt cách cứng nhắc chính sách giá cả của TMV là giá bán lẻ không có chiết khấu, giảm giá hay hoa hồng. Do tính cứng nhắc trong giá cả như vậy mà TVC đã để mất rất nhiều khách hàng đến với các đối thủ trong ngành khác. Mặt khác, do quan điểm của TVM là khuyến khích các nhà phân phối chỉ tập trung vào bán lẻ nên TVC chưa xây dựng cho mình được một chính sách giá cả đối với các khách hàng mua với số lượng lớn.
Bên cạnh đó, Công ty Cổ phần Toyota Vinh vẫn còn gặp rất nhiều bất cập trong khâu thanh toán. Vì xe ô tô thuộc sản phẩm có giá trị cao nên khâu thanh toán khá dài dòng và nhiều thủ tục. Hơn nữa, công ty có áp dụng hình thức: “Mua xe theo hình thức trả góp” nên công ty cũng phải thêm một khoản chi phí cho việc quản lí nợ. Tuy khâu thanh toán cho khách hàng có thể kéo dài chút ít nhưng đây là bất cập chung của những hàng hóa mang giá trị lớn. Khâu thanh toán càng chặt chẽ, tỉ mỉ sẽ đảm bảo tính an toàn và quyền lợi cho cả khách hàng và công ty.
Về mặt truyền thông, công ty đã thực hiện một số biện pháp hỗ trợ, xúc tiến bán hàng song song với công tác bán hàng. Cụ thể như: công ty giới thiệu các sản phẩm của mình đến với khách hàng thông qua các hội chợ. Đây là một hình thức hỗ trợ bán hàng tốt vì công ty có thể vừa bán hàng vừa thu thập thông tin phản hồi từ phía khách hàng để từng bước đáp ứng đầy đủ nhu cầu và lợi ích của khách hàng. Thêm vào đó, công ty cũng cho in ấn rất nhiều tài liệu như catalog, tạp chí, tờ rơi, bảng báo giá…và thực hiện các hình thức thông tin quảng cáo để giới thiệu sản phẩm đến khách hàng như gây quỹ từ thiện Toyota, tài trợ chương trình, thực hiện các spot quảng cáo trên
36
truyền hình… Việc tham gia các hội chợ triển lãm thương mại, các hình thức khuyến mại, các hoạt động đẩy mạnh công tác bán hàng đã thu hút được đông đảo khách hàng biết đến sản phẩm của công ty và sử dụng sản phẩm của công ty. Có thể nói, Công ty Cổ phần Toyota Vinh đã xây dựng rất đa dạng các hình thức quảng cáo, marketing để phục vụ cho công tác bán hàng của mình.
Công ty luôn quan niệm rằng, kim chỉ nam cho mọi hành động chính là xây dựng niềm tin và luôn giữ chữ tín với khách hàng. Có thể nói các biện pháp hỗ trợ, xúc tiến bán hàng của công ty là hết sức đúng đắn nhưng về bản chất lại chưa thực sự hiệu quả và hợp lí. Những spot quảng cáo phát trên Đài truyền hình Nghệ An mới chỉ mang tích chất cung cấp thông tin chứ chưa tạo được sự thu hút thật sự. Việc tham gia quảng bá sản phẩm mới tại các hội chợ rất hoành tráng và sôi động nhưng vẫn chưa để lại nhiều ấn tượng trong tâm trí khách hàng và sản phẩm tại đây chỉ mang tính chất trưng bày chứ chưa mang lại hiệu quả bán hàng.
2.3.3.2. Cấu trúc tổ chức lực lượng bán hàng
Công ty Cổ phần Toyota Vinh là công ty đại diện cho công ty Toyota Việt Nam ở khu vực miền Trung nên hoạt động chính là phân phối và bán hàng.Hiện nay, tổng số nhân viên thuộc bộ phận bán hàng của công ty là 18 người.
Bảng 2.2. Cấu trúc tổ chức lực lƣợng bán hàng Chức vụ Tổng số người Trình độ chuyên môn Đại học Cao đẳng Số lượng % Số lượng % Giám đốc bán hàng 01 Quản lí bán hàng 02 02 100% Nhân viên bán hàng 15 10 66,66% 05 33,34% (Nguồn: Phòng Bán hàng)
Lực lượng bán hàng của công ty bao gồm tất cả những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng. Vì chỉ có một địa điểm phân phối và bán hàng duy nhất, các nhân viên tập trung một chỗ nên công ty không phân cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng theo bốn cơ cấu đã nêu trên (cơ cấu lực lượng theo địa bàn, cơ cấu lực
lượng theo khách hàng, cơ cấu lực lượng theo sản phẩm, cơ cấu lực lượng hỗn hợp) mà phân theo hai loại: lực lượng bên trong và lực lượng bên ngoài.
Lực lượng bán hàng bên trong (tại chỗ): tập trung tại trụ sở công ty ở đường Quang Trung, thành phố Vinh. Các nhân viên thuộc lực lượng bán hàng bên trong thường liên lạc với khách hàng thông qua điện thoại hoặc email và tiếp đón khách hàng đến xem sản phẩm trực tiếp tại công ty. Những nhân viên này được coi là lực lượng chính yếu của công ty và hoạt động bán hàng chủ yếu là nằm dưới sự điều tiết và kiểm soát của lực lượng bán hàng bên trong này.
Lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài: thường được trải ra theo vùng địa lí. Vì công ty chỉ có một địa điểm trực thuộc miền Trung nên lực lượng này cũng rất cần thiết.Các nhân viên thuộc lực lượng bán hàng bên ngoài sẽ là người đại diện bán hàng của công ty có trách nhiệm bán sản phẩm thông qua những giao dịch trực tiếp với khách hàng và thường là tại địa bàn của khách hàng.
Nhìn chung thì công ty không có sự phân bổ rõ ràng số lượng nhân viên giữa lực lược bán hàng bên trong và bên ngoài. Các nhân viên có sự luân chuyển nhịp nhàng và linh động trong các công việc nên có thể làm tốt dù thuộc bộ phận lực lượng nào.Tuy nhiên thì đây cũng chính là một hạn chế của công ty vì không thể chắc chắn được nhân viên nào sẽ phù hợp với môi trường nào hơn và vì vậy mà đôi khi hiệu quả công việc không cao.Hơn nữa, với lực lượng bên ngoài thì tốn rất nhiều chi phí và việc quản lí nhân viên bên ngoài cũng gặp nhiều khó khăn.
2.3.3.3. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng
Quá trình tuyển dụng nhân viên bán hàng
Công ty Cổ phần Toyota Vinh luôn quan tâm đến việc tuyển chọn nhân tài và thu hút nhiều nguồn nhân lực khác nhau vì vậy đã xây dựng một quy trình tuyển dụng gồm 6 bước:
38
Sơ đồ 2.4. Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng
(Nguồn: Phòng Bán hàng)
Lực lượng bán hàng là cầu nối giữa công ty và khách hàng nên công ty chú trọng tuyển chọn nhân viên bán hàng có thái độ nghiêm túc trong công việc, hoạt bát, siêng năng, vui vẻ, xử lí nhanh nhạy và khéo léo những tình huống khó trong quá trình bán hàng.
Xác định nhu cầu tuyển dụng: nhu cầu bán hàng hiện tại của công ty cần bao nhiêu nhân viên (tính tổng của cả nhân viên hiện có và nhân viên cần tuyển) Trước mỗi kì bán hàng công ty thường có công đoạn tổ chức lại lực lượng bán hàng. Tùy theo tính chất của kì bán hàng đó mà công ty có thể sẽ tuyển thêm nhân viên bán hàng hoặc không tuyển thêm. Thường số lượng nhân viên bán hàng mà công ty bán hàng tuyển trong mỗi kì bán hàng không quá 5 người.Số lượng hạn chế này là liên quan đến vấn đề đào tạo lực lượng bán hàng.Công ty quan niệm số lượng nhân viên được tuyển thêm vừa phải thì chất lượng đào tạo sẽ tốt hơn.
Từ trước đến nay, số lượng nhân viên của phòng Bán hàng chưa bao giờ vượt quá 20 người.Vì vậy, trong mỗi kì bán hàng, công ty sẽ dựa vào số lượng nhân viên hiện có và tuyển thêm số lượng cần thiết. Theo bảng kết cấu lao động ở mục trên thì số lượng hiện tại của phòng bán hàng là 18 người.
Phân tích công việc và yêu cầu tuyển dụng: những tiêu chí, yêu cầu công ty đưa ra trước mỗi đợt tuyển dụng như sau:
Mô tả công việc: bán các sản phẩm xe ô tô hãng Toyota Xác định nhu cầu tuyển dụng
Phân tích công việc và yêu cầu
Thông báo tuyển dụng
Tiến hành phỏng vấn
Tiến hành đào tạo và thử việc
Dưới 30 tuổi, tốt nghiệp đại học các ngành bán hàng, marketing, quảng trị kinh doanh.
Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp khéo léo Có ít nhất một năm kinh nghiệm bán hàng
Một số tố chất bán hàng: chịu được áp lực cao trong công việc, chăm chỉ, tính học hỏi cao…
Thông báo tuyển dụng: Thông báo tuyển dụng được đăng trên các báo quảng cáo, internet và trang web chính thức của công ty (www.toyotavinh.vn)
Tiến hành phỏng vấn: sau khi nhận hồ sơ dự tuyển, công ty tiến hành phỏng vấn các ứng viên tại địa điểm công ty: số 19, đường Quang Trung, thành phố Vinh, Nghệ An. Bộ phận Bán hàng sẽ xét duyệt những hồ sơ đạt yêu cầu rồi tiến hành tổ chức phỏng vấn. Giám đốc bán hàng cùng quản lí bán hàng sẽ trực tiếp phỏng vấn các ứng viên, đưa ra những câu hỏi và tình huống bán hàng để chọn được ứng viên có tố chất nhất.
Tiến hành đào tạo và thử việc: Sau khi tuyển chọn đủ số lượng cần thiết, công ty sẽ tiến hành đào tạo và thử việc. Các nhân viên bán hàng mới sẽ được đào tạo và thử việc trong vòng 1 tháng. Quy trình đào tạo sẽ do quản lí bán hàng và các nhân viên bán hàng chính thứctrực tiếp hướng dẫn đồng thời nhân viên mới phải có tính học hỏi cao, tự học hỏi kĩ năng kinh nghiệm từ các nhân viên cũ. Số lượng xe bán được trong vòng một tháng sẽ là điều kiện then chốt để nhân viên mới được trở thành nhân viên chính thức.
Kí hợp đồng làm việc: Sau thời gian thử việc, những nhân viên đạt yêu cầu sẽ được công ty kí hợp đồng lao động và trở thành nhân viên bán hàng chính thức. Những khoản về lương thưởng, chế độ đãi ngộ, giờ giấc làm việc cùng các quy định chung sẽ được phổ biến trong quá trình nhận việc nhận thức.
Nhận xét: quy trình tuyển dụng phù hợp với quy mô, công việc của công ty. Công ty luôn tạo mọi điều kiện để nhân viên mới có thể hòa nhập và gắn bó lâu dài với công việc.Tuy nhiên thì quá trình tuyển dụng và thử việc của công ty được cho là quá ngắn khiếncho nhiều nhân viên mới không kịp thể hiện tài năng và kinh nghiệm của mình.Hơn nữa với một sản phẩm có giá trị cao như ô tô thì nhân viên bán hàng mới cần nhiều hơn một tháng để bán hàng và chứng minh bản thân.Bên cạnh đó, qúa trình đào tạo các nhân viên thử việc là không bài bản.Chủ yếu các nhân viên
40
mới tự học hỏi và tích lũy kinh nghiệm từ các nhân viên cũ nên trình độ và nghiệp vụ rất khó đồng đều.
Quá trình đào tạo nhân viên bán hàng
Việc đào tạo nhân viên bán hàng là lĩnh vực mà công ty Cổ phần Toyota Vinh ưu tiên hàng đầu nhằm cập nhật cho nhân viên những thông tin mới nhất và thích ứng với thị trường đầy tính cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Những chương trình đào tạo của công ty chủ yếu là:
Mời các chuyên gia giỏi về ô tô để trang bị các kiến thức giúp cho nhân viên bán hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm.
Mở các lớp tập huấn để đào tạo cho nhân viên khả năng thuyết trình, thuyết phục, đàm phán với khách hàng, các quy trình bán hàng của ty… giúp cho nhân viên bán hàng một cách tốt nhất.
Tạo điều kiện cho nhân viên bán hàng nắm rõ những quy định và trách nhiệm của mình trong suốt quá trình bán hàng. Các nhân viên cũ của công ty sẽ hướng dẫn, chỉ bảo, truyền lại kinh nghiệm làm việc cho các nhân viên mới vào làm. Nhìn chung, công ty đã đề ra được những chương trình, khóa đào tạo phù hợp cho nhân viên. Tuy nhiên, các chương trình đào tạo vẫn mang tính chất rập khuôn, không có tính sáng tạo và đôi khi là nhàm chán khiến nhân viên bán hàng vẫn lơ là trong quá trình được đào tạo.
2.3.3.4. Chế độ đãi ngộ lực lượng bán hàng
Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn nhân lực đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, Công ty đã tạo mọi điều kiện cho người lao động yên tâm, gắn bó lâu dài, chính vì vậy chính sách đãi ngộ lao động luôn được Công ty xem trọng và liên tục hoàn thiện. Tại Công ty Cổ phần Toyota Vinh, nhân viên được hưởng các chế độ tiền lương, tiền thưởng theo quy chế rõ ràng. Công ty luôn chú trọng đến việc xây dựng hệ thống lương, thưởng, phúc lợi, đãi ngộ cho nhân viên phù hợp với từng thời kỳ và từng giai đoạn phát triển, đảm bảo tính linh hoạt, công bằng, tương xứng với mức độ cống hiến và cạnh tranh trong thị trường lao động. Công ty Cổ phần Toyota Vinh áp dụng hai hình thức đãi ngộ cho nhân viên là: đãi ngộ tài chính và đãi ngộ phi tài chính.
Đãi ngộ tài chính
Chính sách đãi ngộ tài chính dành cho nhân viên bán hàng của Toyota Vinh gồm có: Lương cơ bản
Phụ cấp: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe/đi lại, phụ cấp điện thoại.
Bảng 2.3. Chính sách đãi ngộ tài chính của công ty
(Đơn vị: đồng)
Chức vụ Lƣơng cơ bản
Phụ cấp
PC đi lại PC điện thoại PC ăn trƣa
Nhân viên bánhàng 3.000.000 200.000 200.000 300.000 Quản lí bán hàng 3.800.000 300.000 300.000 500.000
(Nguồn: Phòng kế toán)
Ngoài ra còn có một số đãi ngộ tài chính nữa như:
Chế độ phúc lợi: Toyota Vinh tặng quà hoặc tiền mặt cho nhân viên nhân ngày lễ, tết: Ngày Quốc tế lao động, ngày Quốc Khánh, Tết Nguyên đán, Tết Dương lịch, Ngày Quốc tế Phụ nữ, Ngày phụ nữ Việt Nam, Ngày thành lập công ty, ngày sinh nhật nhân viên; Tết trung thu/Ngày Quốc tế Thiếu nhi (dành cho con của nhân viên)...
Thưởng theo doanh số bán: là phần thưởng trên phần hiệu quả cho cá nhân hoặc nhóm nhân viên trực tiếp bán hàng theo chỉ tiêu được giao hàng tháng hoặc quý. Mỗi sản phẩm mà nhân viên bán được, tùy theo mức giảm chiết khấu và tùy theo từng thời điểm mà mức thưởng khoảng từ 500.000 đồng đến 2.000.000 đồng. Như vậy, tính trung bình một tháng, mỗi nhân viên của công ty phải bán được trên 5 xe thì mức thu nhập mới được xem là khả quan.
Thưởng hiệu quả hàng năm: Toyota Vinh trả thưởng hàng năm cho nhân viên bán hàng theo kết quả kinh doanh của công ty và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong cả năm.
Chế độ đãi ngộ tài chính của công ty là rất phù hợp.Tuy nhiên, trong những tháng doanh số bán hàng không đạt yêu cầu thì mức lương cơ bản dường như còn thấp để đáp ứng những nhu cầu sinh hoạt của nhân viên. Bên cạnh đó, sự giám sát chặt chẽ
42
cũng như áp lực trong công việc cũng gây cho nhân viên căng thẳng, mệt mỏi và mất dần sự thoải mái. Đây là một trong những hạn chế mà ban Giám đốc công ty cần lưu ý để có cách giải quyết kịp thời.
Đãi ngộ phi tài chính
Chính sách đãi ngộ phi tài chính dành cho nhân viên bán hàng của Toyota Vinh gồm có:
Chương trình chăm sóc sức khỏe định kì cho cán bộ, công nhân viên. Chương trình du lịch hè hàng năm.
Chế độ nghỉ phép: 12 ngày, 14 ngày, 16 ngày tùy từng cấp bậc.
Các chương trình sinh hoạt đoàn thể, hoạt động ngoại khóa, hoạt động tình