3.1.1. Nâng cao vai trò của HĐQT và thành viên HĐQT
* Nâng cao trách nhiệm của HĐQT và thành viên HĐQT
Những hoạt động của HĐQT cần phải được xây dựng theo một kế hoạch cụ thể, rõ ràng và được Đại hội đồng cổ đông thông qua. Hoạt động của HĐQT cũng cần phải có sự phối hợp với Ban kiểm soát vừa đảm bảo cơ chế giám sát của Ban kiểm soát vừa đảm bảo sự hợp tác trong việc thực thi trách nhiệm quản lý công ty của HĐQT. Kết quả hoạt động của HĐQT phải được thể hiện cụ thể trong Báo cáo hoạt động và trình Đại hội đồng cổ đông trong mỗi kỳ họp. Báo cáo này cần đánh giá được hoạt động của HĐQT, từng thành viên và yêu cầu đặt ra là có một tiêu chí để có thể đánh giá vấn đề này. Bên
cạnh đó, một cơ chế liên lạc giữa cổ đông và HĐQT là rất cần thiết để cổ đông có thể kịp thời thông báo về những sai phạm liên quan tới quyền lợi của cổ đông do những người quản trị doanh nghiệp thực hiện.
Song song với đề cao trách nhiệm của HĐQT thì cơ chế khuyến khích vật chất, nhất là chế độ tiền lương đối với họ cũng hết sức quan trọng. Họ phải được trả lương tương xứng với địa vị, đóng góp và công lao của họ. Toàn bộ tiền lương, lợi ích vật chất và chi phí làm việc của Hội đồng quản trị nói chung và từng thành viên nói riêng phải được coi là chi phí hợp lý và được tính vào chi phí kinh doanh của công ty.
* Thành viên của HĐQT không hoạt động kiêm nhiệm
Nhiệm vụ chính của HĐQT là hoạch định chiến lược cho sự phát triển của công ty và quyết định những vấn đề quan trọng khác. Còn Giám đốc, Tổng giám đốc thực hiện điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp theo chủ trương đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua. Do đó, thành viên HĐQT không nên hoạt động kiêm nhiệm chức danh quản lý nhằm hạn chế tối đa các giao dịch tư lợi, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ và vai trò của mình. Điều này mang lại nhiều lợi ích hơn là sự tiết kiệm chi phí do sự kiêm nhiệm.
* Đề cao vai trò của Thành viên HĐQT độc lập
Để nâng cao được vai trò của thành viên HĐQT độc lập thì trước hết cần làm rõ thế nào là độc lập. Độc lập ở đây nên được hiểu là việc thành viên này không sở hữu cổ phần của công ty, không giữ nhiệm vụ quản lý trong công ty niêm yết hoặc điều hành các công ty con hoặc không có mối quan hệ tác động tới hoạt động kinh doanh của công ty. Tính độc lập của thành viên này cần được quy định tại Điều lệ của công ty niêm yết và được các cổ đông thông qua.
Quan niệm truyền thống quản trị doanh nghiệp ở nước ta không có thành viên HĐQT độc lập nên khi mới xuất hiện trong cơ cấu HĐQT thì vị thế của thành viên này thường thấp hơn nhiều so với Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên điều hành khác. Vì vậy, ngoài việc xác định mức độ độc lập của thành viên HĐQT như trên, Điều lệ của công ty niêm yết còn xác định những tiêu chuẩn và nhiệm vụ của thành viên này. Từ kinh nghiệm quản trị công ty ở các nước cho thấy, thành viên HĐQT độc lập là người có hiểu biết sâu rộng trong lĩnh vực kinh tế, pháp luật, nhiệm vụ của họ là đưa ra các ý kiến độc lập về chiến lược cũng như bảo vệ sự công bằng cho cổ đông nhỏ và vì quyền lợi của các cổ đông. Họ có trách nhiệm can thiệp vào các quyết định của Ban điều hành nếu các quyết định này toan tính vụ lợi cho một số cá nhân.
* Nâng cao và thống nhất nhận thức về nghĩa vụ của thành viên HĐQT và ngƣời quản lý
Ngoài nghĩa vụ tuân thủ pháp luật thì các thành viên Hội đồng quản trị và người quản lý phải thực hiện nghĩa vụ uỷ thác và nghĩa vụ cẩn trọng, chuyên cần. Nghĩa vụ uỷ thác có nghĩa là thành viên được cổ đông uỷ thác quản lý tài sản của họ. Do đó, các thành viên HĐQT phải luôn hành động vì lợi ích của cổ đông và trung thành với lợi ích này. Còn nghĩa vụ cẩn trọng và chuyên cần yêu cầu trước khi thực thi nhiệm vụ và quyền hạn của mình phải có sự đánh giá, cân nhắc một cách cẩn trọng tối đa mà bất cứ một người bình thường nào khác trong địa vị, hoàn cảnh và trình độ chuyên môn tương ứng đều làm như vậy. Như vậy, mọi quyết định của họ đều phải là quyết định tốt nhất trong hoàn cảnh và thời điểm đó để phục vụ lợi ích của các cổ đông. Việc thống nhất nhận thức về bản chất và mức độ tuân thủ của các nghĩa vụ nói trên đối với các thành viên HĐQT là hết sức cần thiết. Bởi nếu không sẽ xảy ra một trong hai tình huống:
Thứ nhất, các thành viên HĐQT và những người quản lý khác quá cẩn thận đến mức không dám đưa ra quyết định hoặc quyết định không kịp thời.
Thứ hai, họ sẽ lạm dụng quyền lực để chiếm đoạt tài sản của công ty cho lợi ích của cá nhân mình.
Để những nghĩa vụ này được tuân thủ thì những tình huống có liên quan tới việc thực hiện nghĩa vụ của thành viên HĐQT cần được tập hợp và phân tích điểm hợp lý và chưa hợp lý trên cơ sở có sự góp ý kiến nhiều chiều như ý kiến của những người quản lý doanh nghiệp khác, của cơ quan thực thi và bảo vệ pháp luật. Bên cạnh đó, các công ty niêm yết cũng cần tạo điều kiện để thành viên HĐQT tham gia vào những khoá đào tạo về quản trị doanh nghiệp cũng như yêu cầu về bảo vệ nhà đầu tư trong quản trị doanh nghiệp hiện nay.
* Quy định chế tài đối với thành viên HĐQT vi phạm nghĩa vụ của ngƣời quản lý
Luật Doanh nghiệp nói chung và Quy chế quản trị công ty niêm yết, Điều lệ mẫu áp dụng cho công ty niêm yết đã quy định khá rõ về lợi ích của thành viên HĐQT. Tuy nhiên, các văn bản này vẫn thiếu các biện pháp để những nghĩa vụ này được tuân thủ và thi hành trong thực tế. Đó là các chế tài đối với thành viên HĐQT vi phạm nghĩa vụ gây thiệt hại tới quyền lợi của nhà đầu tư.
Việc đưa ra chế tài là hết sức cần thiết bởi không có chế tài thì bất kỳ quy định nào cũng thiếu tính khả thi. Hơn nữa, chế tài mới chỉ đảm bảo cho nghĩa vụ được thực hiện một cách tối thiểu vì mức độ thực hiện nghĩa vụ còn phụ thuộc vào trách nhiệm và lương tâm, đạo đức của người quản trị doanh nghiệp niêm yết. Kinh nghiệm của các nước như Thái Lan, Singapore, Malaysia và Philippine cho thấy, cổ đông hoặc công ty niêm yết có thể khởi
kiện thành viên HĐQT khi họ không hành động kịp thời để thực hiện quyền lợi của cổ đông; khởi kiện để thu hồi lại một khoản lợi nhuận mà người này thu được do vi phạm nghĩa vụ, để tuyên bố một giao dịch do thành viên Hội đồng quản trị thực hiện là vô hiệu nhằm không gây thiệt hại cho bên thứ ba; khởi kiện do những người này vi phạm nghĩa vụ gây ra những tổn thất cho công ty. Thành viên Hội đồng quản trị phải đền bù thiệt hại, bị phạt tiền thậm chí còn phải chịu án tù 1 năm. Bất kỳ điều khoản nào quy định trong hợp đồng, Điều lệ về việc miễn trừ trách nhiệm của thành viên Hội đồng quản trị khi họ vi phạm nghĩa vụ thì đều coi là vô hiệu [19, 79-80].
Có thể nói, đây là những gợi ý cho việc đưa ra chế tài đối thành viên Hội đồng quản trị nhằm nâng cao trách nhiệm của họ trong việc đảm bảo quyền lợi của số đông nhà đầu tư.